基于工作流技術(shù)的校園OA系統(tǒng)構(gòu)建研究

黃媛媛，張人杰，費(fèi)耀平

（1.長沙通信職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南長沙410015；2.中南大學(xué)，湖南長沙410082）

1 工作流及相關(guān)概念

1.1 工作流

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)科學(xué)的發(fā)展，在市場競爭加劇的前提下，企業(yè)對提高生產(chǎn)、管理質(zhì)量和辦公效率提出了更高的要求。這時，工作流管理成為企業(yè)界和研究領(lǐng)域的熱門話題。迄今為止，不同的學(xué)者對工作流賦予了不同的的定義。工作流管理聯(lián)盟（WfMC）將工作流定義為：工作流是一類能夠完全或者部分自動執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則，文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間傳遞與執(zhí)行。我國清華學(xué)者范玉順將工作流定義為：工作流是一種反映業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化的模型，是為了在先進(jìn)計(jì)算機(jī)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)經(jīng)營過程集成與經(jīng)營過程自動化而建立的可由工作流管理系統(tǒng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)模型。

從上述比較具有代表性的定義可以看出，工作流是應(yīng)用過程的一個計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，它利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理的全部或部分自動化，使各業(yè)務(wù)流程相互銜接，自動進(jìn)行流轉(zhuǎn)。工作流管理系統(tǒng)是這一實(shí)現(xiàn)的軟件環(huán)境。工作流管理系統(tǒng)就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件開發(fā)技術(shù)，對組成活動的各項(xiàng)流程、各個活動進(jìn)行管理、監(jiān)督和實(shí)施的計(jì)算機(jī)軟件環(huán)境。

工作流的相關(guān)基本術(shù)語及聯(lián)系如圖1所示。

圖1 工作流基本概念之間的聯(lián)系

1） 業(yè)務(wù)過程

在組織生產(chǎn)或者企業(yè)管理的日常活動中，任務(wù)由一個個的業(yè)務(wù)處理過程組成，如：收文和發(fā)文件處理過程、文件的流轉(zhuǎn)過程、文件的審閱簽批及其它項(xiàng)目的開發(fā)過程等。

2） 過程定義

過程定義由一個或多個活動組成，在具體的處理步驟中，一些任務(wù)可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，一些任務(wù)則需要人為的參與。

3） 活動

活動是業(yè)務(wù)執(zhí)行中可被工作流引擎調(diào)度的最小工作單位，包含整個業(yè)務(wù)過程中的一個工作單元（處理步驟）。

4） 工作流管理系統(tǒng)

一種能定義、創(chuàng)建和管理工作流執(zhí)行的系統(tǒng)，利用信息系統(tǒng)形式化地描述業(yè)務(wù)過程、支持過程的自動或者半自動運(yùn)行，完成工作流的執(zhí)行和管理。

5） 過程實(shí)例/活動實(shí)例

過程/活動實(shí)例指某個工作流過程的一次執(zhí)行。

1.2 工作流管理系統(tǒng)接口參考模型

工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System，簡稱WfMS）是指運(yùn)行在一個或多個工作流引擎軟件上，用來定義、實(shí)現(xiàn)和管理工作流運(yùn)行的一套軟件系統(tǒng)，通過將有關(guān)業(yè)務(wù)活動依照時間順序或者邏輯關(guān)系相互連接而構(gòu)成業(yè)務(wù)流程，并依據(jù)組織規(guī)范在參與者或用戶之間進(jìn)行傳遞、處理或執(zhí)行，從而實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)流程的自動化管理。圖2為WfMC提出的工作流管理系統(tǒng)接口參考模型。該參考模型定義了工作流管理系統(tǒng)所包含的組件和接口工作流執(zhí)行服務(wù)。工作流執(zhí)行服務(wù)是由一個或多個工作流引擎組成，提供任務(wù)流程的創(chuàng)建、管理和執(zhí)行等功能。工作流管理系統(tǒng)以工作流執(zhí)行服務(wù)為中心，其它相關(guān)應(yīng)用程序和工具通過各個接口與它進(jìn)行信息交換和傳遞。

圖2 工作流管理系統(tǒng)接口參考模型

2 辦公自動化系統(tǒng)及參考模型

2.1 辦公自動化

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是隨著通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，將計(jì)算機(jī)、通信以及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)的多種功能結(jié)合在一起的新型辦公方式。辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System，簡稱OAS）指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公自動化的人機(jī)交互系統(tǒng)，圖3為OA系統(tǒng)的模型。OA系統(tǒng)的出現(xiàn)，打破了以往傳統(tǒng)的手工辦公形式和僅僅停留在紙張上的辦公形式，為管理部門提供了現(xiàn)代化日常辦公的各類綜合信息，有效的提高了工作效率，為可靠保存各類信息，實(shí)現(xiàn)信息資源共享、科學(xué)管理和決策提供強(qiáng)有力的服務(wù)支撐。契合當(dāng)今構(gòu)建節(jié)約型社會的主題，辦公自動化系統(tǒng)的推廣在倡導(dǎo)無紙化辦公上做出了很大的貢獻(xiàn)，為企事業(yè)單位提高辦事效率的同時節(jié)約了辦公成本。

圖3 OA系統(tǒng)模型

2.2 基于工作流的OA系統(tǒng)模型

OA主要以協(xié)同企業(yè)內(nèi)部辦公為主，最突出的就是各類工作任務(wù)的流轉(zhuǎn)問題。致力于解決流程管理問題的工作流技術(shù)，由于在業(yè)務(wù)過程處理方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢，使得它在包括各大企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)、金融部門以及高等學(xué)校等組織機(jī)構(gòu)的辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)中得到了廣泛的應(yīng)用。工作流技術(shù)與辦公自動化系統(tǒng)的完美結(jié)合使得各項(xiàng)工作流程得以理順和優(yōu)化，充分集成了企業(yè)信息資源，實(shí)現(xiàn)資源的充分利用和共享。參考工作流管理聯(lián)盟所提出的工作流管理系統(tǒng)參考模型（WFMC），我們可以得出基于工作流管理的辦公自動化系統(tǒng)模型，如圖4所示。

圖4 基于工作流管理的OA系統(tǒng)模型

1）工作流管理工具：工作流數(shù)據(jù)的建模工具，負(fù)責(zé)進(jìn)行圖形化的流程定義、對工作流實(shí)例的運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)控和管理。系統(tǒng)管理員通過工作流管理工具了解并掌握各個活動的運(yùn)行情況，并對活動進(jìn)行干預(yù)和管理。

2）OA工作流執(zhí)行服務(wù)：為整個系統(tǒng)的核心部分，它包括一個或多個工作流引擎和流程控制數(shù)據(jù)。其中工作流引擎是工作流管理系統(tǒng)參考模型的核心組元。流程控制數(shù)據(jù)是工作流管理環(huán)境的系統(tǒng)信息和過程實(shí)例的動態(tài)信息，用于解釋過程定義、生成過程實(shí)例，依據(jù)流程控制數(shù)據(jù)和與工作流相關(guān)的數(shù)據(jù)控制執(zhí)行，按照一定的規(guī)則對任務(wù)和過程進(jìn)行調(diào)度，包括任務(wù)和過程的執(zhí)行順序、并行操作、執(zhí)行時間安排等，生成相關(guān)的工作表單。

3）過程定義工具：根據(jù)業(yè)務(wù)流程中的活動情況，創(chuàng)建計(jì)算機(jī)可以識別和處理的業(yè)務(wù)過程描述，同時維護(hù)工作流控制數(shù)據(jù)和工作流相關(guān)數(shù)據(jù)。

4） 組織/角色信息：組織/角色信息是在OA系統(tǒng)中，根據(jù)業(yè)務(wù)流程處理所需涉及的信息和數(shù)據(jù)。它通過過程定義工具，或從工作流管理引擎中提取相關(guān)信息。它是可通過管理工具建立或從人力資源庫中提取的基于職能的部門和基于人員的信息等。

5）工作流客戶端應(yīng)用：系統(tǒng)末端操作和使用人員通過工作流客戶端應(yīng)用程序與工作流系統(tǒng)接觸，每個用戶生成一個工作列表，通過工作流引擎來顯示列表中需要被執(zhí)行的工作項(xiàng)，通過工作項(xiàng)的選擇來開始某個案例、某個任務(wù)以及某個過程的執(zhí)行，應(yīng)用支持批量處理和鏈?zhǔn)教幚怼?/p>

6）接口1：過程定義工具同流程控制數(shù)據(jù)中的接口，可以打開、關(guān)閉一個鏈接，獲取工作流定義及打開、創(chuàng)建和保存一個過程定義。

7）接口2：工作流在運(yùn)行中需要調(diào)用的應(yīng)用程序，以及流程處理中時刻需要訪問的組織/角色信息。

8）接口3：用于實(shí)現(xiàn)工作列表處理器和執(zhí)行服務(wù)之間的交互和數(shù)據(jù)傳遞，工作流引擎通接口對具體的客戶應(yīng)用進(jìn)行驅(qū)動。

9）接口4：工作流引擎在驅(qū)動具體案例、任務(wù)或者過程時，使用解釋程序?qū)α鞒炭刂茢?shù)據(jù)中的描述性語言進(jìn)行解釋執(zhí)行，同時借助流程控制數(shù)據(jù)來共同完成此項(xiàng)操作。

10）接口5：用于實(shí)現(xiàn)工作流管理和監(jiān)控工具與OA工作流執(zhí)行服務(wù)之間的鏈接。各類工作流管理工具通接口對工作流實(shí)例的運(yùn)行情況進(jìn)行監(jiān)控和管理。

3 系統(tǒng)建設(shè)需求分析

一個完善的OA系統(tǒng)除了要實(shí)現(xiàn)公文的正常流轉(zhuǎn)和辦理，還要實(shí)現(xiàn)日常行政事務(wù)管理、政務(wù)信息管理、個人事務(wù)管理以及系統(tǒng)管理等功能。為適應(yīng)現(xiàn)代化的辦公，提高信息化處理水平，OA系統(tǒng)逐步向OA協(xié)同辦公發(fā)展。由此可分析得出，協(xié)同辦公需要實(shí)現(xiàn)諸如包括文件收發(fā)的公文管理功能，會議管理、計(jì)劃審批等的行政管理功能，內(nèi)部信息、通知公告等的信息管理功能，個人事務(wù)提醒、日程安排、郵件管理等的個人事務(wù)管理功能、以及日常工具下載、常用鏈接等資源管理功能。OA協(xié)同辦公需求模塊示意圖如圖5所示。

圖5 OA協(xié)同辦公需求模塊示意圖

1）建立快速高效的信息網(wǎng)：實(shí)現(xiàn)立體的、多維的信息獲取、共享和使用的通道。實(shí)現(xiàn)行政管理向無紙化辦公的轉(zhuǎn)變，為學(xué)院內(nèi)部的信息傳遞建立聯(lián)系，便于協(xié)同工作。

2）搭建規(guī)范協(xié)同的流程網(wǎng)：整合各個工作環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)互通和協(xié)同。通過系統(tǒng)的信息流程約束，規(guī)范管理過程，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化，流程制度化。

3） 完善互惠互通的人員網(wǎng)：為處于不同部門、不同層級、不同地域的人之間建立互聯(lián)和溝通的橋梁。

4）滿足隨需而動的實(shí)時需求：根據(jù)需求動態(tài)和靈活的整合各種資源，做到安全穩(wěn)定。

5）提高效率構(gòu)建節(jié)約型高校：通過OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，可使辦公效率大大提高，人員溝通實(shí)時快捷，任務(wù)傳遞高效清晰，可以及時了解任務(wù)和工作進(jìn)度。同時節(jié)約單位在日常辦公中的紙張、消耗品、通訊等費(fèi)用，達(dá)到開源節(jié)流，增產(chǎn)增效的目的。

6）方便不同年齡層次用戶使用要求：用以人為本，以簡單快捷為第一原則，讓用戶輕松辦公，做到快樂、便捷辦公。

4 系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

4.1 系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

圖6為OA協(xié)同工作系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)，OA系統(tǒng)的架構(gòu)從下到上可分為系統(tǒng)層、應(yīng)用層、用戶層三層。

1）系統(tǒng)層：完成基本的核心結(jié)構(gòu)，包括單位（組織）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、工作流服務(wù)、數(shù)據(jù)管理和日志管理等基礎(chǔ)信息結(jié)構(gòu)。

2） 應(yīng)用層：完成從基礎(chǔ)IT技術(shù)結(jié)構(gòu)往應(yīng)用邏輯的轉(zhuǎn)移，包括協(xié)同工作、公文管理、內(nèi)容管理、電子郵件、即時通信、日程管理等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)內(nèi)容，再行進(jìn)行組裝。

3） 用戶層（表示層）：通過PORTAL技術(shù)往B/S、C/S、PDA以及手機(jī)等各種平臺上進(jìn)行展現(xiàn)，包括即時消息。

圖6 OA協(xié)同工作系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

4.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最終目的是圍繞需求進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)高校真正意義上的辦公自動化。具體功能模塊設(shè)計(jì)如下。

1）辦公事務(wù)：提供公文管理的基本流程功能，實(shí)現(xiàn)公文從收取、擬稿、審核、批示、會簽、分發(fā)、督辦以及最后歸檔全過程的自動化處理。包括收文流程、發(fā)文流程、文件補(bǔ)發(fā)流程、收發(fā)文登記簿、已發(fā)文件查詢和收文緊急處理查詢。

2）部門事務(wù)：用作本部門內(nèi)部日常事務(wù)的管理，包括綜合流程、用車管理、基本資料管理、內(nèi)部信息管理等資源管理。

3）個人事務(wù)：按照用戶日常工作管理需求，設(shè)置了包括我的待辦公文/事宜，公文/事宜流程監(jiān)控、公文授權(quán)、密碼重置、流程變更與刪除、公文催辦、日程安排、通知發(fā)布、短信提醒等在內(nèi)的個人事務(wù)流程。著重負(fù)責(zé)用戶在日常辦公中的常用事宜和日常督辦工作。

4）系統(tǒng)管理：系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括部門信息管理、用戶信息/角色管理、角色信息維護(hù)、角色菜單/流程權(quán)限點(diǎn)配置、日志查詢、系統(tǒng)組信息維護(hù)等。

5）學(xué)院事務(wù)：包括有公告管理、會議管理、值班表管理、部門業(yè)務(wù)通知、合同管理、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)安排及固定資產(chǎn)管理等流程信息。

6）綜合查詢：提供查詢檢索功能。便于用戶在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行文件、通知、事宜等的查詢。包括了收發(fā)文件查詢、信息查詢、通知查詢、公告查詢、會議查詢以及各類申請請示查詢和相關(guān)信息資料查詢。

7）相關(guān)信息：該模塊包括了信息產(chǎn)品綜合流程、信息刊物、網(wǎng)上調(diào)查、法規(guī)制度信息、工具資料共享、通訊錄等日常信息資源。

4.3 工作流應(yīng)用設(shè)計(jì)

一個工作流就是一個完整的工作過程或者幾個相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)處理過程，它代表了日常工作事務(wù)的處理過程。包含著若干定義完善的活動（或任務(wù)），以及它們之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，即流程的啟動、終止條件，任務(wù)的描述、調(diào)用規(guī)則，參與任務(wù)執(zhí)行人員的使用權(quán)限和相關(guān)要求，以及其它相關(guān)的應(yīng)用和數(shù)據(jù)信息等。為此，工作流應(yīng)用設(shè)計(jì)主要就是實(shí)現(xiàn)工作流流程定義，流程執(zhí)行和流程跟蹤三大功能。

1） 流程定義

包括工作流程建模和工作表單定義。

2）流程的執(zhí)行

包括流程啟動、流程審批、流程授權(quán)、流程結(jié)束。

3） 流程跟蹤

體現(xiàn)一個業(yè)務(wù)流程在現(xiàn)在所處的狀態(tài)和歷史處理的過程。

現(xiàn)以校園內(nèi)部信息發(fā)布工作流程為例來說明工作流的應(yīng)用設(shè)計(jì)。

流程定義：定義“通知發(fā)布”流程名稱，參與人員信息（包括擬稿、審核、發(fā)布等人員）；根據(jù)流程內(nèi)容進(jìn)行表單定義，對“信息發(fā)布”模塊進(jìn)行界面設(shè)計(jì)。

流程的執(zhí)行：確定整個流程由信息擬稿人你搞開始啟動，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核（流程授權(quán)）、辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核（流程授權(quán)），最后交由信息發(fā)布人員進(jìn)行發(fā)布，結(jié)束流程。

流程跟蹤：通過“待辦事宜查詢”模塊，隨時查閱流程現(xiàn)在及歷史處理過程和狀態(tài)。

5 小結(jié)

工作流技術(shù)是一項(xiàng)涉及多個領(lǐng)域的不斷發(fā)展中的技術(shù)，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，辦公自動化系統(tǒng)不斷升級以適應(yīng)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)發(fā)展需求。基于工作流技術(shù)的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，使得各項(xiàng)工作流程清晰化、規(guī)范化、模塊化。就高校目前的辦公自動化系統(tǒng)使用中，僅針對行政事務(wù)辦公的事情較多，而對于高校而言，學(xué)生管理、教務(wù)管理、科研管理等都是需要通過相關(guān)管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的。那么，隨著工作流技術(shù)的發(fā)展和協(xié)同辦公的不斷推進(jìn)，集行政辦公管理、人事管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、學(xué)生管理、就業(yè)指導(dǎo)管理、教務(wù)管理、科研管理、以及相關(guān)資源共享管理的大集成系統(tǒng)將逐步推出，將所有的子系統(tǒng)集成統(tǒng)一在一個平臺上，使各項(xiàng)資源實(shí)現(xiàn)共享，從而提高高校整體數(shù)字化管理水平，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園做出積極的貢獻(xiàn)。

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