檔案信息資源的網絡開發利用

曹 昕

(黑龍江省交通科學研究所)

檔案信息資源的網絡開發利用

曹 昕

(黑龍江省交通科學研究所)

介紹了檔案信息資源的網絡開發、建立檔案信息數據庫、高效的網絡檔案檢索系統及開發利用的專業人才。

檔案;信息資源;網絡;開發;利用

網絡技術的飛速發展為檔案信息資源的開發提供了有利的工具和手段，使檔案信息能突破時間、空間的限制進行自由的發展利用。同時，網絡環境使檔案信息資源開發模式發生了重大變革，對檔案信息資源的開發利用工作產生了深刻的影響，實現了檔案信息資源最大限度的社會性共享。網絡環境下檔案信息資源的開發利用，有利于改善檔案信息資源的整體結構，有利于發揮各類檔案信息資源的綜合優勢，有利于促進檔案信息資源的二次、三次開發。探索網絡環境下檔案信息資源開發利用的模式與方案，對現代檔案工作具有重要的影響。

1 開發網絡檔案信息資源

(1)逐漸推行檔案全文數字化。將檔案進行全面的數字化處理，即將檔案的所有檔案通過手工著錄、掃描等形式，將檔案中有各種物理載體形式體現出來的信息，全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現有檔案信息向數字化轉化的過程。紙質檔案原件全文數字化，是使檔案信息數據上網運行的前提條件，又是網絡環境下開發檔案信息的基礎。在此基礎上，才能對檔案信息進行分類，建立檔案數據庫和檔案查詢系統。目前，檔案館開發和提供上網利用的檔案信息僅僅是二次信息，即目錄、索引和文摘等，而對作為一次信息的檔案全文信息以及圖像信息卻開發的很少，為了滿足網絡環境下檔案信息的提供利用，當務之急就是實現檔案的全文數字化。然而由于我國檔案保存的傳統文本型檔案信息數量龐大，短期內將其全部轉換成數字信息無論在實踐、資金和技術上都是難以實現的，這項工作可根據各檔案室的具體情況，分階段按照不同的方式實施。可先將重要的、利用率高的文本文獻轉化成數字信息，也可先將目錄或重要的文摘、提要、數據等數字化。只要通過數字化的轉換，才可能使大量的靜態檔案室信息被激活，從而逐步滿足網絡時代信息利用的要求。

(2)積極拓展傳統載體及新型電子檔案收集的渠道。檔案信息資源開發的主要來源是館藏檔案，豐富的館藏是提高開發利用效益的重要前提和基礎，這就需要檔案部門與時俱進，開拓創新，加強并改進檔案的接收與征集工作，拓展傳統載體及新型電子檔案的收集渠道，尤其注重以光盤、硬盤等為載體的電子文件、聲像檔案等新型載體的檔案的收集工作，不斷豐富館藏資源，確保網絡環境下檔案信息資源開發利用的效率和質量。

2 建立檔案信息數據庫

無論是將傳統的文本信息進行數字化轉換，還是接收新型的電子檔案，最終都必須以數據庫的建立為基本目標。建立數據庫是網絡信息資源組織的重要方式。這種方式就是將要處理的數據經合理分類和規范化處理后，以紀錄的形式存儲于計算機。通過建立數據庫組織信息資源，可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。當前要著重建立兩種數據庫:一是以館藏檔案數字化為基礎的館藏檔案信息數據庫。主要目的是保護珍貴的紙質歷史文檔，提供全部紙質檔案數字化檢索工具和部分館藏的檔案數字化利用，為歷史檔案提供多功能的檢索服務。二是以歸檔電子文件為基礎的電子文件數據庫。為電子文件保管建立的專門性數字檔案館，其目的是保證紙質文件和電子文件能夠在任何時間和任何地點被任何人利用，保證電子文件具有永久性法律價值、財政價值和歷史價值。在檔案信息數據庫建設中要著重注意其內容質量。我國的數據庫大部分都是二次信息，即文摘、索引、目錄等，雖然也能為利用者提供必要的服務，但僅僅依靠二次信息是無法滿足利用這需求的，因此，應該在注重各館的特色館藏數據庫的同時，加強一次信息數據庫的建設。

3 建立高效的網絡檔案檢索系統

網絡環境下檔案信息資源開發利用涉及多方面的內容，但其核心和關鍵環節是信息資源的有效檢索。網絡檔案檢索系統面臨許多新的課題，如前期基礎工作的組織與實施、信息檢索系統的功能、適用于網絡信息組織與管理的方法和技術、網絡環境中對信心的篩選與過濾等。網絡環境下，只有建立高效的網絡檔案檢索系統，才能滿足利用者的需求。具體表現為:利用網絡技術和有效的檢索系統，檔案信息被制作成網頁，通過網站上網傳輸，用戶只要在搜索欄中填入所查檔案的相關信息，便可完成對所需檔案信息的查找，這就在空間上大大縮短了利用者與檔案的距離，在時間上收集有關的網站網址，對檔案信息進行著錄標引，使網上檔案信息條例分明，從邏輯上講分散在全國各地的檔案信息資源聯系起來，形成一個內容豐富、門類繁多的信息集成系統，為利用者提供高質量的服務，從根本上解決了檔案分散和利用不便的問題。

4 培養檔案信息資源開發利用的專業人才

要想做好網絡下的檔案信息資源開發利用工作，就必須加強檔案信息資源開發利用專業人才隊伍建設。要加大培訓力度，教育培訓設置的課程體系不能僅僅涉及計算機基礎知識及計算機自動化管理，還應補充計算機信息網絡、現代通信技術應用基礎、人工智能及經濟信息研究與咨詢等類課程，力爭使檔案工作者成為知識結構合理，具有一定檔案知識和信息處理能力的復合型人才。除此之外，專業的檔案人才還應該解放思想，強化信息服務意識。在檔案的開發利用中，不僅要做好傳統的服務工作，還要發揮主觀能動性，充分利用網絡和檔案信息數據庫等優勢，開發多種多樣的數字檔案信息資源，不斷開拓檔案信息服務的新局面。

U415.1

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1008－3383(2011)12－0106－01

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