淺談企業檔案管理的現狀及創新發展

劉海蘭

青海鹽湖工業股份有限公司

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 隨著社會經濟的發展，企業在飛速擴張的同時檔案管理也變得愈發重要。企業檔案是企業重要的因素，往往也是最容易被忽視的部分。本文將對近幾年企業檔案管理的現狀及存在的問題進行分析，同時對于企業檔案管理的缺陷提出幾點創新性建議，以供參考。

關鍵詞 企業檔案管理 問題分析 創新發展

檔案是信息資源的重要組成部分，它聯系著過去、現在和未來。但是，在當下社會，企業家們更多的去追求企業的社會效益和經濟效益，而忽視了對企業本身檔案部分的管理，使得企業檔案管理的缺陷日益凸顯。因此，企業檔案工作者更要認清現實、不斷學習、掌握新方法、加強創新管理以適應新形勢的需要。

一、當代企業檔案管理的現狀

（一）檔案管理體制和思想存在問題

目前，大部分的企業家們都注重于以盈利為目的的經營目標，檔案管理因為不能夠立即為企業產生經濟效益而處于被擱置的境地。企業領導者忽略了對企業檔案方面的管理，使得檔案管理部門如同游牧民族一樣的自由自在。因此，在企業其他部門更新換代，快速發展的同時，檔案管理部門仍然停滯不前。這種現象將對企業內部檔案的收集與整理產生不利影響，導致整個企業的檔案管理體制一直處于落后的狀態，為企業日后發展留下了后患。

再者，企業檔案的管理者思想也存在著一定問題。在市場經濟的影響下，眾多企業領導者都是看重經濟部分多于管理部分。對于企業檔案管理的認識不夠充分，看不到企業檔案管理對日后企業發展的影響。而作為企業檔案的管理人員，盲目的遵從企業領導者的想法，對企業的檔案疏于管理，任由其自生自滅，都不愿意在檔案管理上花時間、下功夫。最終將導致企業檔案管理制度和隊伍建設的水平越來越低。

（二）檔案管理的形式和內容存在問題

目前，大部分企業的檔案管理還停留在紙質階段，紙質的檔案在長期的翻閱過程中容易出現磨損，很難實現長久的保存。隨著科學技術的發展，許多高科技信息化的技術被發明出來。但是很多企業的檔案還沒有落實到信息化的層面上來。企業檔案部門的信息化程度遠遠落后于企業的其他部門。企業應時刻與社會發展潮流保持一致，迅速將現代化的技術應用到檔案管理部門中來。將紙質的檔案登記管理轉變為電子錄入的形式，使檔案管理的信息化水平不斷提高。但是，在這一轉變過程中，部分企業由于不愿意花費太多精力，疏于加強管理，也不注重管理內容和形式上的創新，導致檔案內容混亂、結構不規范、條理不清晰、查找不方便等弊端全部都顯現了出來。

二、當代企業檔案管理的創新發展

（一）企業必須完善對檔案管理的制度

企業檔案管理實質上是一件比較冗雜的工作，完善對企業檔案管理機制是保障企業檔案工作順利開展的基礎和前提。企業應根據國家的有關規定，完善檔案管理機制，明確電子檔案的儲存標準和管理方法。

隨著經濟的發展，企業的壯大，企業中各部門也呈多元化的發展趨勢。因此，檔案管理部門也應該與時俱進，分門別類。各部門之間各司其職，各管其事。對于不同部門之間的檔案要分開管理，避免混淆。如果兩個部門之間需要借鑒檔案時，應做到及時登記注明，用完后做好歸檔工作，不要亂放，以免丟失。不要盲目借鑒其他企業的管理方法，要針對自己企業的特點，建立一套屬于本企業特有的企業檔案管理機制。

（二）企業必須加強對檔案管理的重視

對于檔案管理部門，企業必須要加大重視程度。企業領導者應該轉變思維理念。如果高層領導都不能夠重視這個理念，那么即使檔案員工有這樣的認識，也會因為缺少技術設備或者相關人員的支持而無法實現合理的管理。

此外，檔案管理人員的意識對檔案工作有著極其重要的影響力。檔案管理看似是一份輕松的工作，但需要檔案管理人員有一定的耐心與責任心。否則容易引發工作者的懶惰心理。因此，企業領導應該建立明確的賞罰機制，對檔案管理者起到激勵作用，避免檔案管理者出現消極情緒，不利于工作的進行，甚至會給整個企業帶來不利影響。所以要引發檔案管理者的工作熱情，使他們認識到自己的部門不是可有可無的，是對企業的發展起著重要作用的。企業檔案的管理者也應該不斷提高自身的綜合素質，成為符合企業標準的復合型人才，要熟練的掌握自己的本職工作，在各部門來借閱資料時，能夠迅速的找到。在工作出現問題時能夠及時的修復和改正，并給出建設性意見。

（三）企業必須加強對檔案管理的科技創新

對檔案管理進行科技創新，最重要的就是要利用新型的信息化手段進行檔案管理，將企業內部資料采用數字化的收集和整理，使大家能夠方便快捷的使用。這樣做也可以避免了傳統紙質檔案年限過長導致的檔案字跡模糊、紙張腐爛受損、后期更改困難等現象，還可以節約儲存空間、便于快速查找等，使得企業資料與企業發展的步調一致。在運用新科技進行檔案管理的同時，檔案管理部門應注意檔案管理系統的后期維護工作，要定期更新軟件系統、做好硬件設備的維修工作等，使電子檔案能夠正常運行。同時各部門之間要注重溝通，做到資源共享。

三、結語

社會經濟發展日新月異，科技信息化時代已經到來。企業檔案管理應該緊跟新時代步伐。檔案管理部門需要高素質綜合型人才，企業領導者更應該對檔案管理部門加以關注，積極迎合新時代背景下的總體發展趨勢，創新改革，才能使檔案管理部門為企業的發展奉獻出自己的一份力量。

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