淺談加強電子檔案管理的方法

李清華

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

淺談加強電子檔案管理的方法

李清華

（赤峰學院 成人教育學院，內蒙古 赤峰 024000）

本文對目前電子檔案管理工作中所出現的一系列問題進行了探討，并針對這些問題進行了初步分析，提出了相應的對策和建議，以確保電子檔案的原始性和有效性.

電子文件；檔案管理；電子檔案存儲

當前，隨著辦公自動化的進一步擴展，檔案管理工作也已向電子化、網絡化發展，這種變化所帶給我們的不僅是一次挑戰，也是一次提高檔案管理水平和質量，充分發揮檔案信息效用的機遇.電子檔案既可以全部存儲于計算機硬盤中，也可以代碼形式存儲在磁盤或光盤等載體中，并依賴計算機系統或其他一些技術和設備讀取文件，這就使得電子檔案管理具備了特殊性.

1 我國電子檔案管理的現狀

1.1 忽視紙質文件原稿的保存

目前，辦公人員已習慣在計算機上起草和修改文件，往往文件一旦定稿，作為草稿性的紙質文件的保存就被忽視，對紙質文件沒有采取必要的保留措施，隨意對其進行毀損或者被新文件替代，從而使具有原始性的紙質稿件失去了歸檔保存的意義.

1.2 電子檔案存儲存在安全隱患

由于辦公自動化手段采用的都是統一字體和標識，不再具有特定的字跡，人們可以根據需要以不同的字體、字號將電子文件輸入輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不利于文件的真假鑒別，也無法區別其中哪個是“原件”哪個是“復制件”，更不易發現文件已通過遠程調用被修改或盜用.同時，計算機系統具有高讀寫速度，普通閃存的讀寫速度都是以MB/S為單位，這樣的速度是傳統書寫無法比擬的，因此，倘若重要電子檔案文件被盜取，其受侵害的程度將遠遠大于傳統媒質.

另外，以網絡為生存基礎的電子文件在發送、接收和保管時又面臨病毒的攻擊.在惡劣的網絡環境下，網絡“黑客”對現有的防火墻等技術的頻頻破譯，接入互聯網所遇到的非法訪問難以計數，致使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅.

1.3 電子檔案數據的完整性缺失

一次的筆誤或處理失誤對于傳統的紙質文件而言，其影響范圍是有限的，而且很容易在后面的書寫過程中被發現和及時修改.而與其相對應的電子文件，由于其所依賴的計算機系統一次處理的文件量極大，因此，一次操作失誤就可能造成大面積的信息錯誤甚至信息丟失.

1.4 電子文件存儲不規范

同傳統的紙質檔案管理模式相比，文件數字化管理的優勢之一就是計算機對信息的閱讀速度遠遠地超過人腦.但是，由于目前一些檔案管理人員缺乏電子檔案管理和計算機操作的基礎知識，不懂得如何利用計算機對文件進行科學的編目，分類和歸檔，導致機內存儲文件雜亂無章，文件名稱不規范，大大降低了計算機檢索效率.

另一方面，檔案管理人員對電子檔案信息保密意識不強.檔案管理人員忽略了對必要的電子文件應該采取安全防盜措施，這一部分文件也需要保密或限制查閱，尤其是核心機密，更應當采用高保密手段來防范信息泄露.

1.5 不重視電子檔案存儲載體的必要環境

1.5.1 溫度

高溫會加速化學雜質對電子文件存儲載體的破壞作用.一般溫度每升高10℃，各種化學雜質反應速度會加快l-2倍.

1.5.2 濕度

潮濕的環境會滋生有害微生物（細菌和霉菌），這會使電子文件保存載體生成霉斑，分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加，導致電子文件保存載體霉變.

1.5.3 光

陽光中的紫外線向外輻射時會產生熱量，這種輻射的熱量會影響電子文件保存載體的耐久性，光的長期照射會使磁性載體消磁，最終導致信息難以讀取.

1.5.4 灰塵

通常在整理、保存或使用電子文件過程中，會引起灰塵對其存儲載體的摩擦，使文件存儲載體受到劃損，由此而受到的機械損傷將影響電子文件的閱讀效果.

2 加強電子檔案管理的對策

2.1 紙質文件和電子文件雙套歸檔

當前，雖然檔案文件已趨于數字化管理，但這并不意味著放棄紙質檔案.這是因為目前，在實際保管過程中，電子檔案存儲載體在高溫、潮濕等環境下具有無法永久保存的特性，而且在證據性，管理技術與方法，網絡安全控制等方面也存在諸多問題，并且這些問題尚待解決.因此，在沒有科學的管理制度和充分的技術保障的條件下，應把紙質檔案與電子檔案結合起來并存保管，形成兩套內容相同的檔案.具體做法是：歸檔時紙質檔案與電子檔案須采用不同的編目方法和存貯工具，即檔案管理員應在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應的紙質文件的檔號，同時，在每一卷紙質檔案的卷內目錄“備注”項中注明相應的電子文件的編碼及路徑，以便查閱時相互對比參照.另外，若紙質檔案或電子檔案任一方在記錄、編號以及文件內容等方面進行更改，那么另一方檔案也要作相應更改，以保證二者一致性和檔案文件的真實性.

長久以來，對于傳統檔案的積累、歸檔、存儲、保護等已基本形成了穩定的管理模式，但電子檔案的管理卻不夠規范.無論是傳統檔案管理還是現代檔案信息化管理，規范性永遠是確保信息可用性的基本條件.與傳統檔案不同的是，電子檔案是利用網絡這種現代信息傳遞方式提供信息服務，因此，對網上檔案信息的組織與傳遞必須采取統一認可的標準，所有電子化檔案信息應盡可能采用國際標準的存儲模式和文本格式.比如，按照統一的標準，檔案信息在錄入計算機系統時應包含以下幾個方面內容：名稱、編號、檔號、編制時間、編制單位以及關鍵詞等；在保存電子文件時，還要注意統一文件的存儲格式和處理軟件，這樣即防止了文檔在格式轉換或者軟件兼容性等問題上可能遭到的損壞，又大大提高了計算機信息檢索效率.

2.2 加強存儲設備以及網絡安全性

2.2.1 專機專用

對于計算機網絡內部的保護，一方面，要嚴格規定文件讀寫權限.檔案存儲設備可通過設置指紋識別，身份驗證，數字簽名等方式加以防范和控制使用，防止被其他用戶非法訪問和隨意刪改，確保核心電子文件在存儲、傳輸過程中的安全.另一方面，為防止信息被非法篡改，還要對已歸檔的文件進行技術處理，將其改為“只讀性”文件并禁止帶密級的文件上網，從而保證電子文件的可靠性和準確性.同時，為防止存檔文件在意外情況下丟失，還要定期采用多種媒介手段（如：磁帶，錄像帶，光盤等）對其進行存儲備份.

2.2.2 加強網絡外部環境的安全

首先要控制入網訪問.用戶入網訪問的第一道防線就是防火墻，它可以最大限度地阻止網絡“黑客”的入侵性攻擊，使非法訪問者無法直接獲取網絡內部資源，防止信息輕易泄漏.其次，要及時修補漏洞，對防火墻和殺毒軟件實行網絡自動升級，以保證電子文件在傳輸過程中的安全.目前，保護電子信息不被修改、盜竊、刪除的最先進技術是數字水印法、數據加密法和數字時間印章法等.其中，數字水印法是“利用某種技術方法把作者的標志(如印簽、花紋等)隱藏于電子文件中，電子文件如被拷貝時，這些標志是不會被拷貝的”，這就保證了電子文件的唯一性.數據加密法是指“按確定的加密變換方法對未經加密的數據作處理，使其成為難于識讀的數據”；數字時間印章法是“用來確保電子文件信息的真實性和原始性不受損害，若歸檔的電子文件被修改、刪除，該文件生成時在網上登記的時間是無法改變的”.最后，還要進行網絡實時入侵檢測.實踐證明，一個網絡化的信息系統要完全避免越權訪問操作僅僅依賴防火墻，病毒防范，文件加密等技術是很困難的，因此，還要必須做好服務器的日志審計工作，及時發現各種越權行為，并及時采取相應的補救措施.

2.2.3 確保電子檔案載體物理環境安全

保護好電子檔案載體，就是保護好信息的完整性.但由于電子載體自身的脆弱性，決定了其對外部物理環境具有較高的要求.一方面，應注意溫度和濕度環境的控制.溫度宜控制在14-24攝氏度，相對濕度在45%-65%之間，同時還要注意，電子檔案載體存放要避光保存，防止因紫外線作用而使載體過早老化，因此，避光的同時，每隔3-5年，還要對磁盤、光盤等載體進行復制轉存.另一方面，還要做好定期除塵工作，防止有害微生物的滋生，防止灰塵對載體表面的損傷.

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案信息化的迅速發展，必然對檔案管理工作者提出了更大的挑戰.這就要求在新的形勢下，檔案管理人員可以通過在職培訓、網上學習等方式不斷提高自身計算機操作技能，系統掌握現代化檔案管理專業知識.檔案專職人員除了注重對業務素質的加強外，還要樹立風險意識，提高政治素質和職業道德水平.

總之，檔案管理工作是一門管理科學，我們要以科學的態度來研究電子檔案管理的特殊性問題，及時發現電子檔案管理的不足，積極改進電子檔案管理技術，增強電子文件的安全性和可靠性，以適應信息時代檔案工作的需要.

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1673-260X（2011）11-0166-02