會計機構出納崗位監控的缺失與完善

河南省工商行政管理學校 黃春勝

會計機構出納崗位監控的缺失與完善

河南省工商行政管理學校 黃春勝

會計機構出納崗位現狀

（1）出納崗位的設置。在會計機構中對經管貨幣資金設置的出納崗位有兩種形式，一是只設置一個出納崗，該工作人員既負責現金業務的收支又負責銀行存款業務的收支；二是分別設置一個現金出納崗和一個銀行存款出納崗，由兩人分別經管現金和銀行存款的業務收支。

（2）貨幣資金的收支。現金的收支由出納人員根據有效的原始憑證直接收支，并且有相當一部分單位現金收支的記賬憑證也是由出納人員在收支現金后編制，并據此登記現金日記賬。銀行存款的收與支也是由出納人員一人來辦理，并負責編制銀行存款余額調節表。

（3）出納崗位的固定性。由于出納的工作崗位具有自身的特殊性，在很多單位里一般是不經常更換的，甚至有些單位的出納工作人員能從開始做這項工作一直到退休為止都不更換工作崗位。

出納崗位監控存在的缺失

（1）工作流程不合理。出納人員收支貨幣資金都是直來直去，沒有什么特殊的防范環節，一切“工作”都能順利進行。如開票和收款都是由出納一人來完成，發票、收款收據用完后自己去購買。對發票的使用，特別是對收款收據的使用，一些單位的財會部門既不采用復核制，也不采用消號制，甚至有的單位出納人員可以同時使用若干本收款收據。

（2） 出納人員的職權過于集中。早在2001年6月22日，我國財政部就頒布了《內部會計控制規范──貨幣資金（試行）》的通知，在第二十二條中明確規定，“單位應當加強銀行預留印鑒的管理。財務專用章應由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人員保管。嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。”實際情況卻是有相當一部分單位的全部銀行預留印章都是由出納人員一人保管，不僅掌握著各種各樣的印章，同時還掌握著各種各樣的銀行票據，隨時隨地都可以“工作”。

（3）不相容的業務混做。出納人員在工作中，不該做的工作也做，比如，銀行存款余額調節表的編制。本來出納人員的職權就夠大了，再加上由出納來編制每月的銀行存款余額調節表，又沒有專職人員來核對，編制后的銀行存款余額調節表又由出納人員暫時保管，年終才裝訂成冊移交檔案部門。

（4）監控制度空白。依據會計法律制度的規定，會計機構應根據本單位的特點和管理要求，制定出適合于本單位的會計制度。雖然會計法律制度這樣要求，但大多數單位都因種種原因沒有做到位，制度不健全，不單獨設置內部會計監控制度。

強化會計機構出納崗位監控

（1）現金的內部監控。具體而言：一是發票和收款收據的使用應有專人負責購買和保管，領用時要登記數量和起止號碼。對已開出收款的發票和收款收據在審核人員審核記賬憑證時應采用消號制，并逐筆登記金額，對其缺號的票據在收回核對發票和收款收據時，應認真核查是否已全聯注消作廢，以確保單位所收現金全部登記入賬。二是對出納人員經管的現金要制定出嚴格的庫存限額，以防制意外事件的發生。并定期不定期的由單位內部審計部門或類似機構對出納人員經管的現金進行核查，以防止挪用、白條抵庫、現金短缺等違法事項的發生。三是現金收支的記賬憑證應由專職的會計人員根據有效的原始憑證編制，經審核統一編號后再由出納人員據此收支現金。這樣出納人員在收支現金后才能及時依據收付款記賬憑證登記現金日記賬，做到現金日記賬的日清月結。

（2）銀行存款的內部監控。具體而言：一是單位在正常的運行中是不允許超過國家規定多開設銀行賬戶的。但在實際工作中，自收自支的事業單位和企業往往會因本單位的私利，通過種種手段在金融機構超過國家規定多開設銀行賬戶。這雖然可以給這部分企事業單位帶來工作上的便利，但同時也給一些思想不健康的工作人員帶來可乘之機。所以，各單位的行政領導不要因本單位的私利，使單位內部的資金在不知不覺中流失。二是銀行印鑒章的監控。銀行印鑒章一般在兩枚以上，由財務專用章、本單位行政領導人的私章和出納人員的私章所組成。這三枚章應分別保管，也就是在簽發銀行票據時應由兩人同時在場。三是銀行票據的使用與管理。不管是現金支票還是銀行轉賬支票，都必須在使用的當時加蓋銀行印鑒章，不得提前預蓋。票據的簽發和票據的保管應由兩個人負責，不得兼容。四是銀行存款余額調節表的編制。銀行存款余額調節表的編制不應由出納人員來編制，應由專職的會計人員根據每月的銀行對賬單和出納人員經管的銀行存款日記賬逐筆核對編制，并作為會計資料裝訂在本期的會計憑證中。

（3）其他貨幣資金的內部監控。具體而言：一是外埠存款。外埠存款是指單位在異地銀行開設賬戶存入的款項，具有臨時性的特點，最長時間為2年，在特殊情況下還可以支取現金。對外埠存款臨時開設的賬戶，在經濟業務完成后應及時消戶結清余額，并指定專人對此賬戶進行核查，以保證貨幣資金的安全完整。二是銀行匯票、銀行本票是一種專款專存的結算方式，是出票人在出票后，由持票人持票到結算單位辦理結算手續。對其監控應重點放在結算期內票據的回收上，以防止在較長的結算期內票據出現紕漏。三是存出投資款是單位為充分利用暫時閑置的資金，獲得比存入銀行利率高的收益而投放在證券市場上的那部分資金。由于這部分資金的主要目的是為了獲得有價證券的買賣價差，其特點具有很強的活躍性，在資金的活躍中應加強資金的回籠和收益的記錄。

完善出納崗位內部監控制度

（1）制度的制定。制度的制定應在國家頒布的《企業內部控制基本規范》和《會計內部控制規范──貨幣資金》的基礎上制定出適合與本單位的《出納崗位內部監控制度》實施細則。具體內容應包括五個部分：實行崗位分工制度，貨幣收支監控制度，票據印章分管制度，盤點核對控制制度，人員定期輪崗制度。

（1）制度的執行。制度的執行是制度內容得以貫徹的關鍵所在。一個好的制度如果不去貫徹執行，再好的制度內容也不能起到應有的作用。所以制定了的制度不能如同虛設，應創造環境積極貫徹執行，具體實施方法應為：在會計機構內部認真學習單位內部制定的《出納崗位內部監控制度》實施細則，讓每一位會計人員都知道《企業內部控制基本規范》等法律法規對會計工作行為規范的重要性；制度的執行應形成一個長效機制，如什么時候核查貨幣資金結存余額，什么時候輪換會計工作崗位，都應嚴格按照制度規定的時間表進行，對制度的執行讓每一位會計工作人員都形成一個自覺的行動；領導認真對待，制度執行的好壞與單位領導的關心、支持和要求是分不開的，領導的關心是制度執行的契機，領導的支持是制度執行的動力，領導的要求是制度執行的目標。