建立高校檔案信息網絡中心的可行性分析

楊菊洪

（浙江財經學院，浙江 杭州 310018）

建立高校檔案信息網絡中心的可行性分析

楊菊洪

（浙江財經學院，浙江 杭州 310018）

檔案是學生的跟蹤資料，保存情況直接影響了學生未來的工作學習。信息化時代的到來使得檔案信息的數字化成為了新的檔案管理方式。文章針對高校檔案管理的具體問題研究了檔案信息網絡的積極意義，且根據高校實際情況采取了針對性處理措施，以保證高校檔案信息網絡中心可以有效運行，從而創建出可以積極運用的新管理模式。

檔案；信息管理；高校；信息網絡中心

進入信息化時代之后，人們對于信息的認識變得更加深入，尤其是檔案信息成為了社會上極為重要的信息來源，其對于學生的作用是不可估量的。另外，在信息技術不斷發展的過程中，許多先進的數字技術開始運用到檔案管理上，給高校的管理工作帶來了方便。高校檔案信息數字化的建設成為高校檔案管理工作者需要認真思考和不斷探索的新課題。在檔案信息網絡中心建立之后，高校的檔案管理工作將會更上一層樓，而諸多先進的技術引用更是大大提高了檔案資料的相關信息。

一、建設高校檔案信息網絡中心的必要性

胡錦濤同志曾精辟地指出:“檔案事業是黨和國家事業發展的一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。”高校在重視人文教育的同時，注重檔案管理則是極為重要的研究，其能夠給學校的人才培養帶來很大的幫助。

（一）社會信息化的必然要求

高校信息網絡中心本質上是一種信息技術的運用，其能夠擺脫傳統管理模式帶來的不足，成為了高校檔案管理工作持續改進的動力。信息社會中各類技術的發展成為了高校創建網絡中心的基礎，這也是加快檔案管理建設的重要條件。檔案載體的每一次變更是現代社會的發展表現，也是檔案工作變革發展的主要動力。在現代社會經濟持續上升的同時，很多行業都積極實施了自動化管理模式。國家檔案局和中央檔案館在2000年12月19日共同頒布《全國檔案事業發展“十五”計劃》，重點將“加快檔案信息化建設”作為主要項目，從而說明了檔案信息管理對于各項事業發展的積極性作用。作為我國檔案事業重要組成部分的高校檔案室(館)，更應積極響應這一號召，建立檔案信息網絡中心，改變傳統的檔案信息服務模式，借助和依托網絡來實現主動的、超越時空的信息服務，讓檔案工作隨著信息化共同發展。

（二）檔案價值的現代需求

檔案對于學生有著極為重要的作用，其可以讓學校、企業及時掌握學生信息，從而做出相關的培養策略，這也是高校檔案管理走向正規的要求。第一，早期檔案管理主要依賴于人為操作，多數運用館員對檔案實施初步管理。而由于每個檔案工作者的水平能力大小不一，使得檔案管理質量好壞不一。信息化技術運用之后，常常要依賴于各類先進技術，這對于檔案管理的規范性則能起到較大的促進作用；第二，高校成立檔案信息網絡中心之后，許多自動化操作過程必須要按照原先制定的原則制度進行，這些對于檔案管理的規范性是很有幫助的。如此使得傳統檔案管理質量上帶來的弊端則會少之又少，且會促進檔案管理者不斷改善自己的工作能力，間接地促進了檔案管理信息化提早來臨。第三，早期使用的紙張檔案轉換為電子檔案，且在檔案管理信息網絡系統運行時，能夠結合網絡巨大的運行功能對信息資料檢索，為后面的管理工作帶來方便。從很多高校的實際運用情況看，電子檔案的使用呈現出了多個方面的優勢，不僅避免了手工操作帶來的錯誤，也能夠改善檔案管理工作的效率，讓檔案信息資料得到充分運用。

（三）檔案利用的迫切需求

高校檔案信息網絡中心的建立可以有效提供檔案的利用率，滿足人們日益增長的信息需求。進入21世紀，衡量檔案工作好壞的基本標準，不是館藏的卷數和庫房的設備如何先進，而是它所提供的信息在學校乃至社會發揮的作用。第一，早期檔案就被當成一種重要的信息庫，其可以向學生、學校、企業等出示具體的信息資料，促進學生和企業之間的交流活動，為后面的就業工作帶來方便。在使用信息資料的同時，能夠讓學生把握好自己的學習層次，合理運用檔案資料。第二，高校創建了檔案網絡中心之后，能夠對需要使用檔案信息的企業公開學生的信息，提供相關的信息查詢服務，以保證檔案資料可以發揮其應有的價值。例如：用戶能夠結合自己的愛好，且結合圖形、圖像、聲音等不同的多媒體元素來選擇不同的信息檢索工作，利用新型的電子技術來介紹每個檔案信息的作用。第三，網絡的交互性加快了檔案管理方式的變革，促進了學生與企業之間的信息交流。而檔案信息收集者在檔案信息網絡中的互動性，能夠對不同部門的工作加以調整，在網絡技術的幫助下廣泛地搜集檔案信息，以及時掌握好每個用戶的最新資料，加快了檔案信息的更新調整。例如：檔案網站能成立新的用戶專欄，促進檔案部門與師生之間的聯系，讓學生對檔案能夠有徹底的了解，以改善當前的檔案管理工作。

二、高校創建檔案信息網絡中心的條件

在信息化時代到來之后，檔案管理事業開始走信息化道路，新的模式對于高校的檔案工作提出了更加嚴格的要求。高校檔案網站是高校檔案館的電子窗口，是宣傳檔案工作的強大工具，對于實現檔案信息資源共享、改善檔案管理工作現狀，加快檔案管理事業長期運行很有幫助。當前，在高校廣泛創建網絡中心具備的條件有：

（一）具有豐富的信息資源

檔案信息的本質作用在于成立一個巨大的信息庫，從而實現資源共享，為需要運用信息的人提供資源。高等院校是信息比較集中的場所,各類信息資源比較豐富,且共性很多。高校的檔案部門可以利用現代網絡技術、計算機技術和多媒體技術,加強校際、館際之間的協作,打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面,把分散的信息資源集中組織起來,建立完整的社會化信息服務系統,充分發揮高校的整體優勢,實現檔案信息資源的共建、共知、共享、共開發的新局面。

（二）具有良好的技術保障

高校檔案管理中對檔案管理實施改革，能夠加快檔案信息的有效運用。而計算機網絡技術的發展可以促進檔案管理工作的實施，為我國檔案管理提供堅實的技術基礎。首先，現代化信息技術具備的多項功能可以滿足網絡化檔案管理的需要。用戶只要有互聯網便可不限時間、不限地點地瀏覽檔案信息，當然前提是具有足夠的授權。其次，高校檔案管理部門普遍運用的自動編目、檢索以及計算機輔助立卷、校園網建設等等都為檔案信息網絡中心建設奠定了基礎，從而保證網上信息資源能夠達到共享狀態，且組織好不同的網絡結構來開展檔案信息工作。

三、科學實施高校檔案信息網絡中心的要求

對于高校檔案管理而言，采取信息網絡中心模式對于整個檔案工作都是很有幫助的，其可以維持高校信息資源的有效利用，保證學生的資料信息發揮出應有的價值。高校應加大投資力度，積極引進先進的基礎設施，搞好校園網絡中心建設工作。

（一）完善檔案管理模式

信息化背景下檔案管理工作面臨著諸多新的挑戰，尤其是在很多電子檔案投入使用之后，其給檔案管理方式都帶來了新的變革。如：檔案管理、維護、運用、保管等每個工作都必須進行徹底調整。早期的檔案管理模式主要是運用身份實名制，在身份被確認之后將檔案目錄歸納整合，然后從庫房提取檔案原件，供給使用者閱讀信息。在信息化進程快速到來中，我們應該對檔案管理工作提出新的舉措并加以改進：第一，創設新的檔案信息收集系統，通常的措施有電子檔案的收集、文件搜索等等，從不同的渠道收集到資料。另外，還可以對社會上一些沒有被使用的資料加以運用處理，提高檔案的信息儲存量；第二，創設檔案資源管理系統之后可以綜合處理好XML/HTML、電子圖片等信息資料，之后開設搜索、查詢、統計等不同的資料功能；第三，創設檔案信息資料，結合網絡管理系統來查找相關的信息，其可以結合信息認證的方式為用戶查詢帶來幫助。

（二）延長檔案價值產業鏈

檔案部門在檔案信息網絡中心建設中要根據需求的發展，延長檔案價值產業鏈。首先是以利用促開發，推進檔案信息資源進行收集歸檔與整理保存，再運用替代、重組、綜合、濃縮等信息加工方法集聚用戶需要的信息，以便更好地服務于用戶。比如可以根據用戶需求自動地對檔案信息進行分析、對比、綜合等，形成新的知識資源數據庫，并把數據庫的各種服務方式進行整合和集成，建設異域跨庫檢索平臺，將大量的分散的網絡資源按一定的主題進行智能化的聚集，建立起一個用以訪問不同知識資源的統一界面，實現網絡信息的跨庫檢索，為個性化信息傳遞提供良好的服務平臺。其次是可以建立用戶數據庫、智能代理技術和數據挖掘技術等，可分析并記憶用戶的興趣取向，如各用戶對各類個性化服務方式的使用情況和使用偏好等，高校檔案館在此基礎上針對用戶的需求為其選擇各自喜歡的個性化傳播方式，并針對不同的檔案信息實施信息化處理，向用戶開設不同的服務項目，如：垂直門戶服務、檢索服務、呼叫服務等。

（二）搞好檔案的數字化維護

早期文紙的檔案管理主要是采取防水、防火、防腐等措施，這些都是在實際工作中可以進行的。但信息化電子檔案由于存儲于計算機內部，對于檔案的維護則更加注重于技術維護，使得網絡檔案管理應在技術形式上進行調整，通過運用齊全的設備條件，結合技術指紋等相關的要求嚴格規范檔案的使用情況。第一，高校檔案是信息范疇，也是對黨政、科研、教學等過程的記載，檔案信息本身就能發揮出相關的使用價值，因此，對其進行完善的保護則是必不可少的。信息加密技術則是當前運用最多的技術形式，其主要是信息加密、授權訪問等技術形式。信息加密主要是為了維持網絡數據、文件、口令的有效傳播，讓無法公開的電子檔案能夠完全公開化，其運用于實際操作時能結合密碼使用。授權訪問可以向用戶采取電子身份確認的認證制度，避免信息數據受到非法者入侵。第二，保證信息的實用性，讓數字檔案可以發揮出良好的檢測效率，給電子檔案的使用帶來方便，檔案管理者可定期檢查操作。以一個邏輯卷為單位先查外觀，后進行邏輯檢側，對出錯載體，進行有效修正更新。對載體的拷貝應不少于每四年一次，且原載體繼續保留時間不少于四年，以確保數字檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態。

（三）加大檔案信息化人才隊伍建設

在信息化背景下，高校檔案管理工作需要全面改進。充分運用先進的計算機技術提高檔案管理效率，這樣才能保證網絡中心的建立發揮出成效。而檔案管理者除了需要具備理論知識外，對于先進的網絡技術還需要積極學習，如：掌握檔案學、檔案管理學、檔案保護技術學、檔案管理知識。還要熟練掌握其他社會、科技知識，如計算機技術、情報學、系統工程學、信息論、管理科學，以及其他社會科學、自然科學的相關技術。因此，高校檔案管理機構要把在職工作人員的隊伍建設納入師資隊伍建設中去，不斷完善檔案工作人員的管理機制，持續為館員的業務學習、培訓交流等提供平臺，使他們逐步掌握現代經濟、科技、法律、現代管理知識及計算機信息處理技術，滿足高校檔案管理的需求。作為新時期的檔案管理者，應該學習科學的網絡技術，讓整個檔案管理能達到理想的工作水平，為檔案信息管理工作提供幫助。

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1673-0046（2011）01-0100-02