淺談企業(yè)管理信息系統(tǒng)分類、獲取方式及應用

陜西中醫(yī)學院 韓珂

1 企業(yè)管理信息系統(tǒng)的概念和關聯(lián)學科的關系

自1961年加拉格爾(J.D.Gallagher)提出管理信息系統(tǒng)(management information systems，MIS)概念以來，隨著科學技術和社會經(jīng)濟的發(fā)展以及MIS的普遍應用，對MIS的認識也在不斷地深入。綜合分析對MIS的各種定義可以看出，MIS是研究利用信息技術(information technolngy，IT)，開發(fā)信息系統(tǒng)(information systems，IS),以提高組織的內(nèi)部績效與外部競爭能力，支持組織運營，達到組織目標的一門學科。由此可以看出，MIS的主要目的不在于科技層面信息技術的研發(fā)，而是在應用層面，即如何通過IT/IS的應用來提高企業(yè)內(nèi)部的效率，同時能提高企業(yè)外部的競爭優(yōu)勢。實際上，MIS是信息科學、行為科學、系統(tǒng)科學、經(jīng)濟學和管理科學等多門學科橫向綜合交叉與融合的產(chǎn)物。

經(jīng)過數(shù)十年的發(fā)展，MIS已經(jīng)基本形成了自身的概念理論、結構體系和方法技術等，但作為一門學科，目前仍處于既迅速發(fā)展又有待深入完善的過程之中。

因此，作為管理學的一個重要組成部分和管理實踐的一個重要工具，MIS不僅是學科交叉的產(chǎn)物，而且還在不斷地與其他學科交叉。并且這些交叉又具有如下特點：首先，定量方法與定性方法相結合，使MIS能夠滿足不同類型的管理問題和不同管理層次的需要；其次，管理信息系統(tǒng)的應用必須和國情以及應用對象的實際情況相結合，并不存在一種通用的管理信息系統(tǒng)；最后，在研究和應用領域上還在不斷拓寬，向更多的學科與部門滲透，例如，和交通工程相結合就產(chǎn)生了宏觀和中觀物流信息系統(tǒng)(logistics)，在政府部門中的應用就產(chǎn)生了電子政務(e-governance)和電子政府(e-government)等等。

2 MIS的基本分類

MIS可以按支持層次與對象進行分類，按解決問題的結構性分類，按用于支持組織的主要目標分類。本文主要按支持層次與對象分類，按安托尼對企業(yè)管理問題的分類，結合IS的功能對IS進行分類。

2.1 支持辦公自動化與通信

典型的IS系統(tǒng)是辦公自動化系統(tǒng)(office automation systems，OAS)。

2.2 支持操作控制層次

IS主要用來支持業(yè)務人員日常作業(yè)流程的自動化處理，典型的IS有交易(或稱事務)處理系統(tǒng)(transaction processing systems，TPS)、電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)(electronic data processing systems，EDPS)等，應用這類系統(tǒng)可以幫助實現(xiàn)作業(yè)流程處理的速度更快、質量更好、效率更高。

2.3 支持管理控制層次

針對中層主管這個層次的需求，IS主要用來支持日常的規(guī)劃、控制與決策，典型的IS有：企業(yè)資源規(guī)劃(enterprise resources planning，ERP)、供應鏈管理(supply chain management，SCM)、客戶關系管理(customer relationship management，CRM)、通道商關系管理(partners relationship management，PRM)以及電子商務(electronic commerce，EC)等，SCM、CRM和EC等屬于組織間信息系統(tǒng)(inter-organizational information systems，IOIS或IOS)。

2.4 支持輔助決策層次

企業(yè)內(nèi)部有許多專家(或稱知識工作者)，如投資專家、財務專家和營銷專家等，IS提供決策支持系統(tǒng)(decision support systems，DSS)、群體決策支持系統(tǒng)(group decision support systems，GDSS)、專家系統(tǒng)(expert systems，ES)以及知識管理系統(tǒng)(knowledge management systems，KMS)來支持這些專家，使其擁有更好的信息與知識進行決策，這就是所謂的輔助決策。在這個層次，最新的發(fā)展還有幫助企業(yè)更好地利用數(shù)據(jù)提高決策質量的商業(yè)智能(business intelligence，BI)技術，包含數(shù)據(jù)倉庫(data warehouse，DW)和數(shù)據(jù)挖掘(data mining,DM)等。

2.5 支持戰(zhàn)略管理層次

IS針對企業(yè)戰(zhàn)略性的規(guī)劃提供經(jīng)理(或稱執(zhí)行)信息系統(tǒng)(executive information systems,EIS)，針對提高公司的競爭優(yōu)勢來鎖定顧客、打擊競爭對方，IS主要提供戰(zhàn)略性信息系統(tǒng)(strategic information systems，SIS)。

3 MIS的主要獲取方式

當企業(yè)要獲取一個IS時，在不同的情況下有著不同的選擇，有多種方式可供選擇，一般包括：自行開發(fā)、購買軟件包、協(xié)作開發(fā)、委托編程以及外包等。

3.1 自行開發(fā)(insourcing)

用戶自行開發(fā)IS是指用戶自行在信息系統(tǒng)專業(yè)人員支持和協(xié)助下開發(fā)、維護自己所需要的應用系統(tǒng)。這種方式主要的適用范圍是簡單的、個人導向的、查詢導向的、決策支持的、規(guī)模小的以及交易量小的一些基本IT/IS應用系統(tǒng)。這種方式不適用于企業(yè)要獲得復雜的、大規(guī)模的且要求嚴謹控制、安全及效率的系統(tǒng)。

3.2 協(xié)作開發(fā)(cooperating)

在系統(tǒng)的獲得過程中往往存在用戶角色太過被動，用戶與系統(tǒng)人員之間互動的機會太少的問題，這樣就難以互相學習和協(xié)調(diào)，用戶常常對系統(tǒng)的目標、功能或價值存在疑慮，缺少共識，造成系統(tǒng)的需求與企業(yè)的目標配合度(matching)不良。針對上述問題，就產(chǎn)生了協(xié)作開發(fā)的需要，協(xié)作開發(fā)主要是協(xié)作需要規(guī)劃(Joint Requirement Planning，JRP)和協(xié)作應用設計(Joint Application Design，JAD)。

JRP和JAD方式不僅能夠通過用戶和IS專業(yè)人員雙方的互動，快速分享知識，有效協(xié)調(diào)和解決沖突問題，提高認同感，而且可以使得IS開發(fā)與企業(yè)的目標匹配。但是這種方式需要占用用戶比較多的時間和精力。

3.3 購買軟件包(buying)

企業(yè)直接在市場上采購合適的套裝軟件(software package)，不需要進行IS全過程的開發(fā)。目前的套裝軟件已經(jīng)發(fā)展到所謂的企業(yè)系統(tǒng)，例如：ERP、SCM、CRM等，這些軟件內(nèi)含標準的作業(yè)流程，一些企業(yè)以此來配合企業(yè)進行業(yè)務流程重建(business process reengineering，BPR)。

這種方式的優(yōu)點是成本低、錯誤較少，也節(jié)省IS開發(fā)時間，IS本身性能優(yōu)良。但這種方式也有其不足之處，因為套裝軟件強調(diào)通用性，因此無法適應不同企業(yè)的運作方式與特殊性，而且由于企業(yè)沒有參與全部開發(fā)過程，因而對系統(tǒng)架構與程序內(nèi)容就難以了解，造成維護和修改方面的困難。

3.4 委托編程(cosigning programming)

委托編程方式下，企業(yè)自行組織IS分析和設計，只是委托外部力量進行代碼編制，這種方式比較少見。

3.5 外包(outsourcing)

進入21世紀以來，由于信息技術及Internet的普及發(fā)展，企業(yè)組織形式發(fā)生了很大的變化，逐漸轉型為虛擬組織、戰(zhàn)略聯(lián)盟等形式，有愈來愈多的企業(yè)逐漸把非核心的業(yè)務(non-core business process)交給專業(yè)的第三者來運作，即外包(outsourcing)，而企業(yè)則專注于自身的核心能力上，因此IS的外包甚至是租用也成為企業(yè)獲取IS的重要方式之一。

4 管理信息系統(tǒng)的應用

目前在我國企業(yè)中應用最為典型的管理信息系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃(ERP)、供應鏈管理(SCM)、客戶關系管理(CRM)、電子商務(EC)、戰(zhàn)略信息系統(tǒng)(SI)和財務會計系統(tǒng)(AIS)等。這里僅對企業(yè)資源計劃、供應鏈管理和客戶關系管理作簡要介紹。

4.1 企業(yè)資源計劃

企業(yè)資源計劃是建立在信息技術基礎上，利用先進的管理思想，全面集成企業(yè)所有資源信息(物流、資金流、信息流)，為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營業(yè)績評估的全方位、系統(tǒng)化管理平臺。

4.2 供應鏈管理

供應鏈管理是一個范圍更廣的企業(yè)結構模式，它以核心企業(yè)為主，將客戶、研發(fā)中心、供應商、制造商、分銷商、零售商、服務商等整合成一個完整的網(wǎng)鏈結構，供應鏈上的各個節(jié)點企業(yè)，形成了一個不可分割的有機整體，從而達到對客戶需求、產(chǎn)品研發(fā)、物料采購、產(chǎn)品制造、銷售和服務各環(huán)節(jié)供應鏈資源的有效規(guī)劃和控制。

4.3 客戶關系管理

隨著市場競爭日趨激烈，僅僅依靠產(chǎn)品的質量已經(jīng)很難留住客戶，而必須為客戶提供全方位的服務，服務已成為企業(yè)取得成功的強有力的手段。對于企業(yè)來說，要針對每個客戶的不同需求，提供個性化的服務已成為當務之急。客戶關系管理就是融合了當今最新的信息技術，包括Internet技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)挖掘、專家系統(tǒng)和人工智能、呼叫中心，通過對客戶進行跟蹤、管理和服務，留住老客戶，吸引新客戶的手段和方法。

下面舉例海爾公司在管理信息系統(tǒng)方面的具體應用。

海爾公司總裁張瑞敏說：“海爾通過信息手段，實現(xiàn)了全球化的設計、全球化的采購，可以隨時響應客戶的需求。信息化使海爾實現(xiàn)了與客戶零距離。海爾為訂單生產(chǎn)，全部做到了現(xiàn)款現(xiàn)貨，不會打價格戰(zhàn)”。2001年初，海爾已完成了連接海內(nèi)外終端市場，貫通采購、設計、生產(chǎn)、銷售、財務等環(huán)節(jié)的計算機化的管理信息系統(tǒng)工程。海爾目前在全國有42個配送中心，每天配送的產(chǎn)品大約是5萬多件，要配送到1550個海爾專賣店和眾多銷售點。海爾所有的配送工作都是通過計算機系統(tǒng)指令來進行，到貨及時率由95%提高到98%以上，實現(xiàn)了與用戶的零距離。

海爾公司采用網(wǎng)絡化管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)訂單的實時處理。目前，海爾每周接到外貿(mào)公司訂單460多個，定制的產(chǎn)品品種平均為960多個，訂單的產(chǎn)量為40多萬臺，平均每天出口300多個標準箱。當訂單信息在網(wǎng)上一出現(xiàn)，物流、資金流以及所有支持流程的每個部門都同時準備到位，做好訂單上與本部門相關的工作。

海爾公司工業(yè)園區(qū)物流中心采用了SAP軟件管理系統(tǒng)的紅外線無線掃描設備，工作人員只需掃描物料周轉箱上的條形碼，就可以輕松完成收貨程度；如果物料不要訂單范圍內(nèi)，信息終端就會自動報警，避免了人為因素導致的庫存增加。倉庫的任務已不再是用來貯存物料，而是過站物流的一個中轉點，它只是暫時存放各種零部件，然后由計算機進行配套，把配置好的零部件直接送到生產(chǎn)線。

海爾公司大力推進企業(yè)信息管理的根本目的就是創(chuàng)造世界名牌，通過企業(yè)信息管理追求采購、制造、營銷、設計和資本運作五種業(yè)務的全球化。在全球化采購方面，海爾物流每年的采購額超過200多億元，來自1000多個供應商，全部通過網(wǎng)上招標系統(tǒng)完成，使公司得到了真正價廉物美的商品。在全球化設計方面，海爾的產(chǎn)品開發(fā)管理系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)和世界各地的研究機構進行交互式的設計，這就大大縮短了家電產(chǎn)品的開發(fā)周期，使海爾的網(wǎng)絡家電領域占有領先地位。在全球化制造方面，海爾目前在國內(nèi)有12個生產(chǎn)工廠，在美國和巴基斯坦有兩個工業(yè)園區(qū)。通過公司的網(wǎng)絡化管理信息系統(tǒng)，海爾能隨時了解工廠的運營情況。在全球化營銷方面，海爾目前在海內(nèi)外共有53000個營銷網(wǎng)點，其中海外38000多個網(wǎng)點，占總數(shù)的一半以上，公司通過信息網(wǎng)絡來管理這些網(wǎng)點，提高了公司的管理效率。

盡管MIS作為一門學科至今尚處于不斷完善過程中，但經(jīng)過30多年的發(fā)展，其應用已經(jīng)滲透到社會生活的各個領域，成為企業(yè)等組織的必不可少的一項重要基礎實施。MIS除了具有系統(tǒng)的一般特性外，還有其自己的特性，它的理論、方法和技術雖然還不成熟，但也已經(jīng)取得了長足的發(fā)展，形成了眾多的相互關聯(lián)的體系。作為多學科橫向交叉的學科，MIS必須在交叉的基礎上進行融合，它必將會成為一門具有完整體系的獨立的學科。

[1]黃渝祥,蔣景楠.企業(yè)管理概論[M].高等教育出版社,2003.

[2]何海燕,李存金等.現(xiàn)代管理學:理論與方法[M].北京理工大學出版社,2007.