商務英語信函在對外貿易中的應用方法探析

江西外語外貿職業學院 曹敏

隨著我國國際貿易的發展和全球經濟一體化過程的不斷進步，國際范圍內的貿易合作與交流也在不斷增加。在這個大規模的經濟活動中，人們往往不可能與自己的貿易對象(供應商或客戶）面對面協商。在這種情況下，我們需要把各種承諾條件和價格等變成有據可查的文字記錄傳遞給貿易對方。此刻，商務信函就成了取代見面的一種方便有效的溝通介質。各種涉外英語商務信函日益增多，如書信、合同、協議等等。伴隨著我國國際商務交往的頻繁發生，書信則成為最重要的書面交往方式之一。

1 概述商務英語信函

商務英語信函是一種在國際商務環境下，利用書信方式與具有不同社會背景、文化背景的客戶進行溝通的跨區域、跨文化行為，這種行為的應用范圍逐漸廣泛和普遍起來。在商務英語信函溝通過程中，很多不曾謀面的交易雙方以信傳達意思，無論是企業還是個人，一封得體的商務英語信函都是十分重要的，雙方應該努力塑造良好形象，以獲得商務活動進行成功，取得穩定的經濟效益。但是，由于貿易雙方在社會文化背景、思維方式溝通方式等方面存在著差異，在通函過程中容易產生誤解和不便因素，因此，如何恰當的運用商務英語信函成為一個重要的前提條件。認清和掌握商務英語信函的特點及寫作翻譯技巧成為重中之重。

隨著我國經濟貿易的發展，商務英語信函在國際交流中起著越來越重要的功能，各種涉外合同、協議、通知等日益增多。所以，對涉及到商務貿易的企業雙方人員來說，熟悉商務英語信函寫作的相關知識和技能，掌握其寫作構思和應用方法是促成商務活動能夠順利達成的關鍵。商務英語信函并不需要華美的語言，而是用簡單樸實的貿易專業用語清楚表達雙方的思想，讓對方真切的懂得彼此所需。

2 商務英語信函的特點及其原則

商務英語信函不同于普通的交流性書信，其擁有鮮明的特點：完整準確、簡潔清楚、規范禮貌等。信函的內容與特點相輔相成，共同體現信函的價值。下面有幾點不同于其他信函的特征：商務英語信函文體構成特點、語言特點和翻譯特點。在問題構成上遵循傳統規范格式，不粗枝末節；在語言上講究精確簡練完整，表達淡于修飾，內容不能偏離要表達的中心含義；翻譯則要達到實用效果，不要求語言的絕對優美，而要求禮貌尊敬。

一般來說，商務英語信函在當今社會遵循的寫作原則，有以下幾個方面：

(1)語言禮貌原則在商務英語信函的寫作中尤為重要，它不僅表現在一些簡單的禮貌用語、敬語上，還應考慮到恰當用詞，不能產生對對方客戶冒犯之意，在寫作和翻譯上很好把握這條原則，使商務英語信函更具禮節，更加完美。

(2)清晰干練作為商務英語信函的又一重要原則被廣泛應用。它要求我們用最少的語言表達最豐富完整的內容。應注意用簡潔易懂的語言，避免含混不清、辭不達意的信函，不要使對方有錯誤的理解在里面。

(3)在商務英語信函中，正確原則也是必不可少的一個關鍵部分。詞語和信息的完整性，語法和內容的正確性規定一篇優秀的信函質量。此外，應注意具體時間地點的明確以及數字和拼寫的正確。

3 淺析商務英語信函在對外貿易中的應用

3.1 商務英語信函寫作技巧的應用

首先，應掌握商務英語信函中的詞語技巧的應用，商務英語信函中的正式詞匯和專業術語較多，非正式口語詞匯相對較少，充分體現出商務英語信函規范正式的特點。因此，寫作者在選詞方面應盡可能的選用規范、莊重或突出重點的專業性術語。在用詞方面注意某些詞語的靈活運用，有時會出現一詞多用現象。例如：We find the product will have a good market in Los Angeles，譯為“我們在洛杉磯發現此產品有很好的銷路”，再如：They would like to work with me to market the product in China，譯為“他們非常樂意和我方合作在中國銷售此產品”。這兩個句子中“market”分別翻譯為“銷路”、“銷售、出售”的意思。要根據具體上下文語境翻譯，防止發生誤解情況。

其次，商務英語信函在句子方面用法比較固定，常見的套語有：Referring to your letter，I wish to discuss inform you等等。用句要求簡潔精干，力求表達有效。比如：I am glad to accept your invitation(我非常樂意接受您的邀請）。簡潔短小的句子可以更清楚地表達內容，便于理解。還應特別注意語法的準確嚴謹性和句子的完整性，注意拼寫錯誤和時態誤用情況。隨著時代的不斷進步，商務英語信函中有些慣用的語句被清新脫俗的句子所替代。如：sb enclose here with sth(某人把某物封入信封）。

最后，商務英語信函的結構固定，篇章邏輯連貫，語篇思維明確。在信函結構方面根據內容、主題的不同，其語篇結構也不盡相同。因此，寫作人應根據對方客戶的情況完成信函的整體結構和框架，避免出現凌亂的架構分支，使對方能夠清楚準確的明白寫信人的初衷和要求，最終增大雙方合作完成的可能性。

3.2 商務英語信函架構技巧的應用

(1)在商務英語信函中語境的應用。隨著國際經濟的不斷變化，商務英語信函的風格和規律也在逐漸改善，跟隨潮流的寫作模式和恰當的信函寫作語境在實現國際貿易交流中起到決定性作用。為講究語言表達的方法和技術，達到成功合作的目的，寫信者即交易買賣雙方的一方人員應結合當時事務的具體英語語境去探求。商務英語信函中的語境主要由外部語境和內部語境兩部分構成。外部語境即時間、地點、氣候等客觀因素和寫信者的思想、身份、職業、修養等主觀因素。內部語境存在于信函自身所構成的環境條件中，即詞語所在的上下文結構、具體內容、語法等。外部語境同內部語境一起，制約和調節整個英文信函的情景，針對不同的貿易對象寫出適合其特征的風格和語體，只有充分了解商務英語信函寫作過程中語境的重要性，才能將外部語境和內部語境有機地結合，才能提高信函中語用和語言交際的能力，才能促進對外貿易活動的順利進行。相反，商務英語信函將無的放矢，成為實現對外貿易活動的阻礙。

(2)在商務英語信函寫作時構思的應用。寫信者在書寫信函之前需要清楚對方的實際情況提出相應的寫作構思，比如列出一份概括的提綱或者清單是十分必要的做法。這樣有助于寫信者的思路清晰明確，影像到寫信者組織信函，從而避免造成寫信過程中的遺漏或者錯誤。具體可以從以下幾點思考：對方客戶的背景情況、對方希望了解的情況和與之相對應的反應、客戶感興趣的話題和消息、對方收到信函最后給出的答案或者做法等。根據這些未知的可能性仔細思考寫信的目的和信函應該符合的注意事項和要求。接下來逐個提出和寫下此方案不成立時應對的方法和語言。然后針對所列出的最佳方案思考對方的反應和回答，以確認自己是否有足夠的條件和能力來完成此項任務。此外，還應做到商務信函的清晰度和準確度，避免使用不恰當詞句和詞語，禁止使用忌諱語句，含糊詞語。

(3)在商務英語信函中翻譯的應用。商務英語信函由于自身的特殊性，故比其他英文翻譯復雜得多，翻譯者除了熟悉翻譯技巧及精通兩種語言外，還必須深知商務情況知識，了解不同領域的語言特點。比如：Document一詞本意為“文件”，但在外貿英語中譯為“單據”。此外，還要注意模棱兩可的現象發生，如詞組“in a afternoon”不知道是什么時候的下午，這就需要與對方商定改換表意明確的詞語。此外，在商務英語信函中還應注意常把文字翻譯成交流雙方友誼感情的方式，應用書面語體的語言結構特點來譯，注意突出重點信息，比如商品的質量、價格、貨運問題等，而非只為客套。在翻譯時盡量保留原文的用語方式，使譯文在言語準確、風格規范方面與原文并等。

4 結語

綜上所述，用做涉外商務交流的商務英語信函不僅在對外貿易交往中是用做溝通的媒介，更是建立貿易雙方長期信任合作關系、吸引客戶的有效方式。商業英語信函的專業性和特殊性及其撰寫的技巧對業務的成功與否有著極其重要的影響。商務信函的寫作還會直接影響到交易對方對自身企業的評估和價值，以專業的交談方式跟對方客戶進行有效的溝通，亦會顯示本企業的水平和實力。因此，在現當今日常的商務外貿活動中，商務英語信函有著舉足輕重的地位，我們應注意商務英語信函在實際寫作中的應用，掌握其寫作技巧，這樣才能更好促進商務合作的順利進行。

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