爭創三甲醫院藥庫管理模式的探討

楊統升 梁藍月

(廣東省中山市小欖人民醫院 廣東 中山 528415)

我院是一所正在申報三級甲等醫院的南方醫科大學附屬醫院,醫院藥品庫房的管理作為藥事管理的一部分,一直被擺在醫院藥劑科工作的重要位置,它的運作好壞直接影響到醫院的醫療秩序[1]。醫院藥庫的中心任務是:圍繞“一切為臨床服務”的服務宗旨,完成醫院醫療、科教研、采購、保管和供應工作。本作者經過幾年的工作實踐,在規范化管理思想的指導下,逐步掌握了一套完善的管理方法,使我院藥庫的管理更加規范,為藥劑科在爭創三甲醫院的新形勢下實現服務功能、服務模式的轉變,發揮了堅實的保障作用。現介紹如下。

1 建立嚴格的審批制度,擬定科學的采購計劃

我院現有西藥1200余種,以我院《中標藥品目錄》為依據,每天由藥庫保管員根據上一天藥品消耗數量編制采購計劃,交藥劑科主任批準后,由采購員網上采購中標品種,建立《藥品采購記錄表》。藥品采購過程中,做好采購計劃是關鍵,在保證藥品供應的同時,要加速周轉,減少庫存.我們采取以下三種方式購進:①用量穩定的藥品控制在1個月用量。②受氣候及臨床用藥習慣等因素影響的藥品控制在2周量。③對于一些有效期比較短、用量較為波動以及藥事委員會審批的新藥,我們控制在一周量,采用少購、勤購的原則。總之,在制定采購計劃時應充分考慮用藥的季節性以及藥品的有效期等諸多因素,既可有效地控制庫存,又可以減少藥品的在庫時間。

2 嚴格驗收藥品質量,嚴防假藥、劣藥流入

藥品入庫前要嚴格驗收藥品質量,實行入庫藥品批批驗收制度,藥庫保管員應按發票或隨貨同行單驗收,包括購入日期、藥品名稱、規格、單位、數量、供藥單位、生產單位、批準文號、批號、有效期、外觀、價格及包裝質量等10余個檢查項目[2],需要冷藏的藥品還要驗收冷鏈運輸條件。進口藥品要審核《進口藥品檢驗報告書》或《進口藥品通關單》及《進口藥品注冊證》和《國家藥品注冊證》,國產藥品每批都要驗收藥檢報告。首營藥品要核收生產企業資質,加蓋企業印章的藥品生產或經營許可證,營業執照,注冊商標證書,大小包裝注冊批件及GMP證書復印件,藥檢報告等。

除搶救或緊俏藥品外,有效期≤3個月的藥品拒絕驗收入庫。在驗收時還應注意如液體藥品有無破損、藥液外滲等,注射劑是否有結晶沉淀,生物制品其外觀性狀是否符合要求,片劑有無變色和裂片等。第一類精神藥品、麻醉藥品要驗收到最小包裝單位。在近幾年的實際工作中,我們曾經發現某些廠家的藥品有嚴重的質量問題,如維生素C注射液顏色加深變黃,甘露醇注射液中有明顯的白色結晶,中藥口服液混濁沉淀,抗生素粉針瓶外蓋松落等。對于這些有問題的藥品,要堅決拒收。藥品經仔細檢查合格后才能人庫,建立《藥品驗收登記表》,做好真實、完整的驗收記錄并簽字。

3 采用醫院藥品管理系統(MIS)管理藥品注冊資料

在庫藥品的相關注冊資料我們采用醫院藥品管理系統(Medinee Information System,MIS)管理,儲存藥品的購入日期、名稱、規格、單位、數量、供藥單位、生產單位、批準文號、批號、有效期、生產許可證,營業執照,進口藥品的檢驗報告書或進口藥品通關單,進口藥品注冊證等詳細資料,利用藥品管理系統(MIS)設計藥品有效期,批準文號,生產許可證,營業執照等有效期的提醒功能。醫院藥品管理系統(MIS)的應用提高藥品注冊資料的管理水平,使我院使用藥品的資料集中統一儲存,方便了信息數據的提取,減少經驗管理,增強管理的科學性。

4 做好藥品養護,加強藥品有效期的管理

對庫存藥品根據性質分類擺放,內服藥品與外用藥品分開。分區管理,設置常溫庫、陰涼庫、冷庫等庫區,并設有冰柜保存貯存溫度要求在0℃以下的藥品(如卡孕栓,貝普生等),務必做到按照藥品存放標準貯存。特殊藥品如麻醉藥品、精神藥品、危險藥品單獨專柜存放,生物制品等存放在冷藏庫。建立《藥品貯存溫、濕度記錄表》,藥學專業人員每天對各個庫房的溫、濕度進行檢查并記錄,上、下午各監測1次,保證常溫庫≤30℃,陰涼庫≤20℃,冷庫2-10℃,冰柜0℃以下,濕度在45%-75%之間。

建立《藥品養護記錄表》,每月對藥品進行一次全面檢查,有效期在6個月之內的藥品記錄在《近效期藥品記錄表》,公布于近效期藥品板示牌中,懸掛在醒目位置,建立《近效期藥品催銷表》,下發近效期藥品通知單,加快藥房內部調劑使用并聯系經銷商更換,避免藥品失效而給醫院造成經濟損失。對于一些有效期很近又必需使用的藥品,發放時貼上有“近效期”字樣的不干膠在其外包裝,同時電話通知使用部門,以引起高度重視。藥品養護中同時建立《破損藥品記錄表》,《不合格藥品記錄表》,對標簽損壞,打爛,出現沉淀,滲漏等藥品記錄,并移到指定區域保管,放置醒目提示牌。

5 嚴格藥品發放制度, 做到帳物相符

各藥房(門診藥房、住院藥房、急診藥房、兒科藥房等)負責人將領用的藥品輸人電腦,傳至藥庫,藥庫會計打印出清單,并按清單發藥,核對后出庫。領用清單一式三聯,第一聯由藥庫保管員出帳,第二聯由藥庫會計電腦出帳,第三聯交領藥部門核對藥品數量。藥品發放原則:①有效期＜6個月的藥品貼上有“近效期”字樣的不干膠。②按“先產先出,近期先出,按批號發貨”的原則。③更換廠家和規格的藥品發放時要特別注明。建立《藥劑科藥品信息表》,對于出庫的藥品要進行質量跟蹤檢查,各個部門都有質量檢查員對臨床和調劑部門跟蹤檢查,發現有質量問題的藥品,要及時上報并由藥庫全部召回,記錄在《藥品召回記錄表》,聯系經銷商退貨。

每季度對庫存藥品進行盤點,帳物相符率達到100%。

6 部分藥品零庫存管理, 減少庫存和醫院資金的占用

專科搶救用藥和特定病人專用藥品,采取零庫存管理。如卡泊芬凈,施捷因,鼠神經生長因子等,藥庫管理員做好計劃交給采鉤員采購,當醫藥公司把貨及時送到,經藥庫保管員驗收合格后,由藥品會計入賬后,直接送到使用部門。這必須要與有誠信的供貨商合作,其物流系統完善,送藥及時且供應充足,否則有可能發生斷貨現象。

藥庫部分藥品的零庫存管理使藥品由醫藥公司直接進人藥房,減少了藥庫存放環節,大大加快了藥品的流通速度,有效地減少了藥品的積壓和資金占用。隨著我院醫院藥品管理系統(Medinee Information System,MIS)系統的全面上線,藥庫信息化管理體制不斷完善,降低藥品庫存、簡化流通環節,藥品從采購、入庫到發至病人手中,將全部納人信息化管理。

7 特殊藥品(麻醉藥品和精神藥品)管理[3]

麻醉藥品、第一類精神藥品的管理是醫療機構管理普遍存在的難點,稍微放松管理,就可能滋生問題。我院在認真貫徹執行《麻醉藥品和精神藥品管理條例》、《麻醉藥品、精神藥品處方管理規定》和《醫療機構麻醉藥品和第一類精神藥品管理規定》的同時,為了加強麻醉藥品和第一類精神藥品的管理。結合我院實際制訂了以下實施方案:①醫院成立由主管院長負責,醫務處、藥劑科、護理部、保衛科等部門參加的“麻醉藥品、第一類精神藥品管理小組”,日常工作由藥劑科負責。②根據國家的法律法規,結合醫院的實際情況,制訂我院麻醉藥品、精神藥品的管理規定、實施方案及各部門、各環節麻醉藥品、精神藥品管理的規章制度。③把麻醉藥品和第一類精神藥品管理列入醫院年度目標責任制考核,建立麻醉藥品和第一類精神藥品使用專項檢查制度。并定期組織檢查,做好檢查記錄,及時糾正存在的問題和隱患。具體到在庫管理,麻醉藥品和一類精神藥品的儲存保管方法必須嚴格執行專庫(專柜)保管,二者可存放在同一專用庫(柜)房內。專庫(柜)必須執行雙人雙鎖保管制度,倉庫內須有安全措施,如警報器、監控器。建立《麻醉藥品、精神藥品的專用賬冊》,專人登記,定期盤點,做到賬物相符。麻醉藥品入庫時,應堅持雙人開箱驗收、清點,驗收到最小包裝單位,雙人簽字入庫[4],并記錄于《麻醉藥品、精神藥品驗收表》。嚴格執行出庫制度,建立《麻醉藥品、精神藥品進出的專用賬冊》,出庫時專人對品名、數量、質量進行核查,并由第2人復核,發貨人、復核人共同在單據上簽字。由于破損、變質過期失效,而不可供藥用的品種,應清點登記,單獨妥善保管,并列表上報藥品監督管理部門,聽候處理意見。如銷毀必須由藥品監督管理部門批準,監督銷毀,并由監督銷毀人員簽字,建立《麻醉藥品、精神藥品銷毀表》存檔備查,不能隨便處理。

二類精神藥品,可儲存于專用的藥品柜內,并上鎖管理。

怎樣管理好藥庫是一個值得不斷探討的問題,在實際工作中應注意以上幾個問題,建立健全規章制度,制定嚴格的崗位職責,使部門內員工辦事有章可循,使規范化管理落實到實處。圍繞藥品采購→保管→發送這一工作主體,密切協調各環節,確保環環緊扣,保證各項工作高效有序的運轉。合理計劃,統籌安排好藥品采購工作,保證臨床藥品供應。進行效期藥品的管理,處理好近效期藥品和積壓藥品,將醫院和醫藥公司的損失降低到最低限。建立了嚴格的藥品進貨渠道(誠信的供貨商)→嚴格藥品質量驗收(質控人員和保管員)→藥品保管(監控藥庫藥品質量)→藥房拆零觀察(監控藥房藥品質量)→臨床及病人意見反饋藥庫→最終反饋到醫藥公司,一條相對嚴密的藥品質量控制鏈,保證用藥安全。

總之,為確保藥品質量我院建立和完善了藥庫管理規章制度,包括藥品采購、藥品驗收、藥品貯藏、有效期藥品的管理規范、首營藥品管理規范等,使得藥品采購和藥庫管理工作有章可循。藥庫工作人員更要有高度的責任心和較高的思想素質掌握必備的藥學知識,注意收集藥品管理信息,加強藥品質量管理,不斷探索更為合理的藥庫管理模式,最終實現藥庫科學化、系統化的管理,為臨床提供安全、有效的藥品。

[1]吳蕾.紀國慶.黃世祥.馬艷立.淺談庫房藥品保管的方法[J].實用醫技雜志.2007,25(2):3471.

[2]賀大偉.醫院藥庫管理中值得注意的問題[Z].2001年第三屆全國醫院藥品質量監督管理學術研討會.

[3]衛生部.醫療機構麻醉藥品、第一類精神藥品管理規定[S].衛醫發[2005]1438號.

[4]國家食品藥品監督管理局.藥事管理與法規[M].北京:中國中醫藥出版社.2004.104.