人事檔案的信息化管理初探

周 萍

（省直機(jī)關(guān)大直街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案的信息化管理初探

周 萍

（省直機(jī)關(guān)大直街辦公區(qū)管理服務(wù)中心 黑龍江 哈爾濱 150001）

管理好利用好人事檔案，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，對(duì)于開(kāi)發(fā)人力資源有著重大的意義。隨著辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，檔案也逐漸由紙質(zhì)形式被機(jī)讀形式所代替。把檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來(lái)，使得機(jī)讀形式的人事檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。由此看來(lái)，人事檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。各單位部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案工作就是登記、保管的事務(wù)性工作，誰(shuí)都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內(nèi)容，保管好，不遺失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以，就是好的檔案員。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管，往往容易忽視人事檔案管理工作，未把人事檔案管理工作納入到議事日程，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員沒(méi)有保障。另外，個(gè)別檔案工作人員自己本身對(duì)檔案管理工作就不重視，缺乏高度的工作責(zé)任感。因此，這是一項(xiàng)最容易被忽視的工作。

（二）檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，對(duì)檔案工作精力投入不足，管檔人員工作變動(dòng)頻繁，檔案收集意識(shí)淡薄。所以工作中對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)處理不當(dāng)，缺乏全面性、系統(tǒng)性、連續(xù)性，只看重以往個(gè)人歷史信息記錄的維護(hù)，忽視現(xiàn)期內(nèi)容的補(bǔ)充和更新。對(duì)于應(yīng)該歸檔的材料沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，檔案的收集、整理、儲(chǔ)存、檢索以及利用等方面，仍沿用傳統(tǒng)的管理方法，靠小作坊式加工，基本靠手工完成。調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式。

從檔案人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)看，許多單位缺乏現(xiàn)代技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了。

（三）硬件設(shè)施解決和落實(shí)的力度差，信息化程度較低。人事檔案管理工作還局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，人事檔案的電子數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有建立，管理的重心還是實(shí)體管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理在一些單位還是一句口號(hào)。雖然一些單位配備了微機(jī)，但是也僅局限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，微機(jī)成了工作人員的工具，而不是檔案管理的機(jī)器。根本不能實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩選、排序、分類(lèi)、匯總，沒(méi)有形成紙質(zhì)檔案和電子檔案并存共用的管理機(jī)制。

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，現(xiàn)行的檔案整理、分類(lèi)方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用。

（四）檔案信息化管理軟件缺乏系統(tǒng)性。檔案信息管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，導(dǎo)致檔案信息電子化的進(jìn)程停滯不前。

二、人事檔案信息化管理的措施

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)人事檔案管理工作給予一定的重視，將其納入到議事日程，做到對(duì)檔案工作及時(shí)檢查、督促、指導(dǎo)，使檔案管理工作真正起到服務(wù)于單位整體管理的作用。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)黨委、政府義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

（二）加大投入力度，夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。人事檔案的信息化建設(shè)是檔案資源科學(xué)、有效整合的手段，建立人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)就是最好的整合。一是建立電子檔案，在保管好實(shí)體檔案的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化，有關(guān)信息全部錄入計(jì)算機(jī)，利用人事檔案信息對(duì)職工隊(duì)伍進(jìn)行綜合分析，使得檔案的檢索和查詢更加迅速和快捷。二是在錄入數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，建立每個(gè)人的個(gè)人檔案信息平臺(tái)，以姓名、崗位、身份證號(hào)、本人照片等重要信息作為檢索，以人事檔案的目錄作為條目鏈接。隨時(shí)通過(guò)計(jì)算機(jī)增加個(gè)人的考核、獎(jiǎng)懲、教育、成果等數(shù)據(jù)資料。三是在豐富個(gè)人信息的同時(shí)，突出個(gè)人特色，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理和補(bǔ)充。

實(shí)現(xiàn)上述目的，需要建立在一定軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要添置必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等，這是需要資金做基礎(chǔ)的，各單位財(cái)政在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)要有預(yù)算安排、保障落實(shí)。要按標(biāo)準(zhǔn)、按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，檔案信息不失密、不泄密。

（三）穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，人的因素是主要的。《干部檔案工作條例》第二十五條規(guī)定“各級(jí)黨委組織、人事部門(mén)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，注意對(duì)檔案工作人員的教育和培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作和生活，充分發(fā)揮他們的積極性與創(chuàng)造性。對(duì)那些為檔案工作做出貢獻(xiàn)的同志，應(yīng)給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)”。

檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合人才；提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，創(chuàng)造條件有針對(duì)性適合不同工作崗位的學(xué)習(xí)進(jìn)行知識(shí)更新，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；檔案管理人員要在掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的基礎(chǔ)上，掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息存儲(chǔ)技術(shù)，同時(shí)還應(yīng)具有一定的外語(yǔ)運(yùn)用能力，滿足當(dāng)代信息社會(huì)的新要求。

（四）加強(qiáng)歸檔管理，提高檔案信息化管理水平。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，隨著政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，人事制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。檔案管理人員必須及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。對(duì)各種不同類(lèi)型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的積累、鑒定、著錄、歸檔等工作，保證產(chǎn)生有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法。在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)。

建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。

制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證人事檔案的可靠性，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，在系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。

對(duì)于長(zhǎng)期保存的電子檔案，要定期復(fù)制，防止信息損失。電子文件從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子檔案形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證。所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討。

（五）建立健全安全人事檔案管理制度。檔案信息對(duì)安全有著嚴(yán)格的保密要求，建立健全科學(xué)、嚴(yán)密的管理制度以防止信息失真的隱患，確保檔案信息的真實(shí)性，是最基本的要求。對(duì)電子文件的搜集積累、歸檔驗(yàn)收、管理記錄等過(guò)程加強(qiáng)管理。任何環(huán)節(jié)的疏忽，都有可能對(duì)檔案信息的真實(shí)性與可靠性造成危害。采取相應(yīng)的管理措施，同時(shí)在技術(shù)上進(jìn)行自動(dòng)控制，才能做到更為系統(tǒng)、安全、嚴(yán)密。

總之，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，是服務(wù)于人事工作、人事制度改革與發(fā)展的需要，是我國(guó)整個(gè)社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個(gè)具體組成部分，也是適應(yīng)當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求，我們應(yīng)不斷地探索和嘗試與時(shí)俱進(jìn)的人事檔案管理方式，為檔案事業(yè)的進(jìn)步和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。