如何做好檔案開發(fā)利用的基礎工作

王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

如何做好檔案開發(fā)利用的基礎工作

王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

檔案作為一種重要的信息資源，全面真實地載錄著社會實踐各個領域的經(jīng)驗和成果，為生產、建設、科研等活動提供憑證、依據(jù)和信息。有效地開發(fā)利用檔案信息資源，將為推動科技進步與經(jīng)濟建設發(fā)展起著重要作用。搞好檔案的開發(fā)利用工作應做好四方面的基礎工作。

一、樹立“五種意識”，增強檔案工作人員的素質

檔案人員素質的高低對檔案開發(fā)利用工作的優(yōu)劣有著至關重要的影響。因此，提高檔案人員的素質，是搞好檔案開發(fā)利用工作的關鍵。

1.超前意識。檔案信息開發(fā)工作必須具有超前意識，領會領導意圖和工作需求。及時調整視角，找準檔案工作與服務對象的結合點，有針對性地進行收集、征集和整理，為利用者提供有效服務。

2.計劃意識。檔案工作者要充分掌握本地區(qū)、本單位的長、短期工作計劃和工作重點，圍繞中心工作確定檔案工作的開發(fā)項目。

3.參與意識。市場經(jīng)濟打破了檔案部門因循守舊的工作模式，將檔案工作從與經(jīng)濟工作涇渭分明的思維中解脫出來，為檔案部門參與經(jīng)濟建設提供了有利的契機。檔案工作者要積極主動投入到經(jīng)濟建設的主戰(zhàn)場，增進與其他工作部門的了解和聯(lián)系，以保證檔案信息開發(fā)項目服務到位。

4.跟蹤意識。檔案部門要為領導和各個工作部門服務，因此，要對領導和各個工作部門的工作進行跟蹤，及時了解領導工作意圖、各部門的工作安排及進展。選出適合工作需要的開發(fā)項目，以便及時提供檔案信息服務。

5.效益意識。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想，樹立起檔案開發(fā)利用創(chuàng)社會效益與創(chuàng)經(jīng)濟效益并舉的新觀念，把檔案信息開發(fā)工作真正提高到以創(chuàng)效益為中心的軌道上來。

二、做好基礎業(yè)務工作，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供必要的前提保障

開發(fā)檔案信息資源是一個系統(tǒng)的工程，檔案的接收、征集是存貯信息；檔案的鑒定是篩選信息；檔案的保管是維護信息檔案的利用是傳遞信息。因此，要進行開發(fā)利用檔案信息資源，必須加強基礎業(yè)務工作。

開發(fā)利用信息資源，首先要存貯檔案信息，增加檔案信息的存貯量，要不斷豐富室藏檔案資料的數(shù)量和內容。

要使室藏檔案的內容不斷豐富，一是要搞好正常的檔案收集工作，努力做到嘴勤、腳勤、手勤，認真負責，積極主動。及時將各項工作活動中形成的有關文件材料、圖表等收集齊全完整，如文書檔案、科技檔案、報紙、雜志等應盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作，也就是將散失在個人手里和社會上與本單位有關，在相當一段時間內有一定潛在利用價值和參考價值的文件材料、經(jīng)濟資料等，去粗取精，去偽存真，有針對性地征集。

收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于開發(fā)利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價值的信息，依據(jù)一定的原則和方法，進行科學的分類，系統(tǒng)的組合排列，以保持文件的歷史聯(lián)系和形成規(guī)律，使其有序化，成為條理井然的有序信息，經(jīng)過鑒定，用科學的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發(fā)利用提供可靠的保證。

檔案信息資源要通過利用才能實現(xiàn)其自身的價值。信息資源在利用同時，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來加強檔案管理，以利于長遠利用。同時制訂科學的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準確度，為利用者提供快速、準確的服務。我們要下工夫編制完備適用、成龍配套的檢索工具，為檔案的開發(fā)利用提供必要條件。

三、加強編研工作，系統(tǒng)地提供檔案信息是搞好檔案信息開發(fā)利用的有效手段

檔案編研工作是對檔案信息進行系統(tǒng)化、精練化的加工過程，它把龐雜的、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的考訂、加工，使其準確、系統(tǒng)、專業(yè)，它是檔案管理，尤其是提供利用，從形成到內容、從檔案實體到檔案信息的深化，是系統(tǒng)地發(fā)掘檔案的信息資源，主動有效地服務各項工作的重要手段。因此，檔案人員應重視檔案編研工作，搞好檔案編研工作，主動向領導及有關部門提供編研材料，促進檔案的開發(fā)利用。

四、建立檔案系統(tǒng)部門計算機網(wǎng)絡，實現(xiàn)信息共享，加大信息資源的開發(fā)利用

近年來，隨著電子計算機的普遍應用，各種檔案管理軟件也相繼問世，極大地簡化了檔案管理程度，加快了檔案檢索查詢速度，為檔案信息資源的開發(fā)利用提供了有利契機。但是，單位信息資源畢竟有限，因此，建立檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)信息共享，必將大大促進檔案的開發(fā)與利用，促進我國各項建設事業(yè)的發(fā)展。