元數據：電子檔案的“生命線”

李德民

（哈爾濱市呼蘭區婦幼保健院 黑龍江 哈爾濱 150500）

元數據：電子檔案的“生命線”

李德民

（哈爾濱市呼蘭區婦幼保健院 黑龍江 哈爾濱 150500）

隨著信息技術的不斷發展，大量的公文性電子文件在其歸檔后產生了一種新的檔案形式——電子檔案。電子文件是計算機中產生的文字、圖形、聲音、影像等多種信息的集合體，其信息形態是以數字化為主體，借助計算機讀取。電子檔案就是具有保存價值的電子文件。

電子檔案由于其區別于紙質檔案的特性，使原有的管理模式無法對其進行管理。現階段，電子檔案管理中還存著諸多技術問題。一是電子檔案的法律效力難以得到保證。傳統的紙質檔案強調原件才具有法律的憑證作用，而電子檔案的法律效力的確定無法與紙質檔案文件相比。這主要是電子檔案技術等方面的原因。二是電子檔案有較強的依賴性。離開了計算機及相應的軟件，電子檔案就無法生成和識別。一般的計算機和軟件更新很快，而光盤等電子檔案載體具有一定的耐久性，可以保存幾十年甚至更長的時間。這樣待若干年后，很可能出現雖然有保存完好的數據，卻找不到可讀取的設備了。

技術問題是完善電子檔案管理的關鍵。可以采取以原始形式的格式進行還原顯示、規范電子檔案管理系統等技術措施來保證電子檔案的原始性。

元數據是各種技術措施的基礎。所以，只有構建了一個完善的元數據體系，才能使上述的措施有效地實施。目前，元數據的應用已成為電子檔案管理的關鍵，其重要程度被喻為電子檔案的“生命線”。

所謂元數據，是對具體的資源對象進行定位和管理，并有助于資源對象的發現和獲取的數據。元數據的標準取決于具體的資源描述對象，不同類型的資源對象需要用不同的元數據標準來描述。元數據最本質、最抽象的定義為：關于數據的數據。它在不同領域有其具體的定義和應用。可以給電子檔案中的元數據這樣定義：它是電子文件歸檔后進行合理管理的一種手段，把電子檔案的數據加以綜合分析、記錄，使之更好地進行管理并提供利用。因此，它既可用于保障相關電子檔案的真實性、完整性、一致性、關聯性和長期有效性，又可以幫助對網絡環境下的電子檔案進行有效的集成管理和提供集成服務，更是構建數字檔案館信息組織體系必不可少的工具。

電子檔案較紙質檔案最大的不同就是保存在機讀載體上，并要借助于計算機來讀取。而元數據恰恰在探索解決由機讀載體而帶來的新課題上發揮出自身獨有的優勢，其作用體現在以下幾個方面：

1.確保電子檔案的真實性和憑證價值

電子檔案因為具有信息與載體易分離、信息可操作等特點,使其原始性與憑證性受到質疑。而如果有了保證電子檔案完整性的元數據,將電子檔案的內容特征和檔案形成、處理和利用的過程如實地記錄下來，就能夠證明其真實性和完整性。同時，將電子檔案形成時的環境和背景信息記錄在元數據中，有助于證明電子檔案的憑證價值，便于檔案利用者了解檔案形成時的歷史背景和真實內涵。

2.在一定程度上保證電子檔案的長期可讀性

由于電子檔案有較強的依賴性，離開了計算機及相應的軟件，電子檔案就無法生成和識別。為了保證電子檔案的長期可讀性,除了把檔案內容及時轉錄到新的存貯載體上之外,還應該在元數據模型中詳盡描述電子檔案的格式信息、制作信息、轉換方式、技術環境等，以便于電子檔案的轉換與遷移。

3.能夠補充電子檔案的著錄

依據傳統方法編制的檔案目錄、檔案指南以及其它檢索工具已不能系統解決電子檔案的著錄問題。相比較，元數據在著錄系統上進行了加強和提高,是動態的、多維的、過程性的。首先,元數據主要是在檔案形成、利用、保管時通過計算機技術從檔案中自動提取的。因此,元數據系統可作用于檔案的整個形成過程與利用過程,它能動態地獲取檔案在這一過程中變化發展的情況。其次,檔案之間的聯系是多種多樣的,不僅可根據檔案的整理級別構成等級結構,也可以根據相同的責任者和主題將檔案聯系起來。也就是說,對于單一的檔案來講,它可以從不同時間、不同層面、不同等級結構對檔案進行著錄；對于多份檔案來講,它可以根據檔案之間的不同關系建立起多方面的聯系。

當然，元數據系統不能完全取代著錄系統。它是安裝在電子檔案管理系統中的保存歷史記憶的管理工具;而著錄系統對檔案的內容揭示得更詳盡。因此，元數據系統可與著錄系統進行有機的鏈接，以達到互補。

由于電子檔案的本質屬性，決定了它在收集、保管的過程中必須保證真實、完整。因此，在電子檔案管理中運用元數據時，可以適當地借鑒圖書界在有關元數據方面的應用經驗，在其基礎上建立屬于電子檔案的元數據運用體系，以保證電子檔案的真實性、完整性。一是身份驗證。這是保障電子文件及電子檔案信息真實性的重要手段，是用戶進入系統后的第一道防線。二是加密技術。采用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性，對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。三是數字簽名。這是一種保障電子檔案的非否定性的重要手段。

另外，在構建好一個電子檔案元數據體系后，應該適時地建立行之有效的管理系統，定期地對元數據體系進行維護。同時，在新的管理系統中，各檔案部門有必要對相關檔案工作人員進行專業化的培訓。只有這樣，元數據體系才能體現出優勢并發揮出最佳的作用。

1.何嘉蓀.保存電子文件背景信息的重要手段——再論全宗、案卷形態的異化.檔案學通訊，2001.5

2.馮惠玲.電子文件利用的障礙與對策.檔案學通訊，1998.5

3.徐維等.元數據概念的產生、發展與成熟.中國檔案，2003.84.[美]戴維·比爾曼著，王健等譯.電子證據——當代機構文件管理戰略.中國人民大學出版社，2000

5.劉瓊瑤.國際檔案界關于電子文件元數據之研究.四川檔案，2003.2