淺談技工學校的檔案管理工作

王金玉

（黑龍江省技工教師進修學院 黑龍江 哈爾濱 150040）

淺談技工學校的檔案管理工作

王金玉

（黑龍江省技工教師進修學院 黑龍江 哈爾濱 150040）

作為一名檔案工作者，必須清楚地看到，信息時代給檔案工作提出了新的更高的要求。如何面對新形勢，抓住機遇，發揮優勢，完善自己，迎接挑戰，已是擺在技工學校檔案工作者面前的一項重要課題。

一、做好檔案工作必須要轉變觀念

由于歷史原因，技工學校檔案室長期處于封閉、半封閉狀態，檔案工作者一直從事著簡單的收集、整理、利用、保管等被動服務工作，由于科研、學術等方面檔案利用制度條條框框較多，缺乏必要的對內、對外宣傳工作，檔案工作者變成了保管員的代名詞，本應提供信息利用服務的檔案室卻成了信息閉塞的角落。在信息化程度越來越高的今天，信息傳遞量、傳遞速度與日俱增，技工學校檔案工作者必須認清形勢，增強責任感、緊迫感，解放思想，擺正位置，拿出新的舉措，全方位、多角度地開發檔案信息資源，更好地為技工學習及社會各界提供服務，作出自己應有的貢獻。

二、做好檔案工作必須要夯實基礎

技工學校檔案室信息資源具有學科多，分類細等特有的優勢，我們必須在進一步夯實基礎工作的同時，積極的發揮這一優勢，才能不斷壯大和完善自己。

1.積極主動地做好建檔工作

堅持“提前介入”的指導思想，從關注技工學校各項工作文件的形成和積累工作做起，及時完整、系統地做好檔案的收集、整理、利用、保管等工作。

2.加快技工學校檔案信息數據庫和網絡建設，實現資源共享

我們應從傳統的收集、分類、編目中走出來，將過去獨立封閉狀態的檔案室建設成為行業或地域性信息系統的一個節點，由所有相關行業計算機數據庫、網絡系統連接組成的信息網，實現真正意義上的信息資源共享。

3.加強檔案工作者自身素質建設，適應信息社會對檔案專業人員的需求

21世紀的競爭，將是人才的競爭。隨著科學技術進步，社會的發展日新月異，各行各業對人才的需求提出了更高的標準，原來單一型人才已遠不能適應當今社會的發展需求，代之的是具備“一專多能”的復合型人才。作為具有專業龐雜、種類繁多、介質及形式多樣的技工學校檔案事業，對人才的需求更是如此。目前，技工學校檔案工作的重點應放在對檔案工作者觀念的轉變、職能的轉變和思維方式的轉變上，因為辦公自動化系統、網絡系統管理、維護、開發利用，檔案信息資源開發、編研等方面的專業素質培訓及人才的合理引進上，都離不開人的決定作用。

三、做好檔案工作必須要積極開發檔案信息資源

衡量檔案工作好壞的最直接的標準，是檔案部門能夠積極主動提供優質、高效的信息利用和服務。檔案工作只有做到“有為”才能實現“有位”。

1.積極挖掘館（室）藏信息，把握信息服務的主動權，搞好超前主動服務

技工學校檔案工作要從過去狹義的機關文書檔案工作的小范圍，轉入面向技工學校及社會經濟建設大范圍的軌道上來，切實拓展技工學校檔案工作發展空間，確立技工學校檔案信息資源開發服務目標的合理定位。通過經常性的檔案價值鑒定，去粗取精，將利用價值較高的檔案按技工學校及社會需要重新加以整理和分類，編制成專題目錄或專題資料匯編供各界利用。將收集、整理的“熱點檔案”在國內網上發布，供社會各界有效利用，最大限度地實現學校檔案擁有的價值。

2.探尋技工學校及社會各界對技工學校檔案信息利用的需要動向，搞好檔案跟蹤服務

學校檔案工作要堅持“同步介入”的原則，緊密跟蹤關注社會經濟建設的發展動向，爭取實現服務對象發展哪里，檔案工作就延伸到哪里，切實拓寬發展空間，努力實現學校檔案價值的最大化。

3.完善利用方式，制定靈活的管理制度，簡化利用手續，提高檔案利用水平

對于學校檔案管理工作中一些過時的規定和工作方式要及時修改、完善，吸取當今社會新的檔案管理理念、經驗、技術、新的科技成果，制定滿足工作需要的利用制度，采取靈活的服務方式，滿足各界檔案用戶的利用需要。

四、做好檔案工作必須要加強對內、對外的宣傳與服務工作

我們要加大對檔案工作的宣傳力度，從根本上消除社會各界對學校檔案室的陌生感和神秘感，引導社會各界積極利用學校檔案，提高查閱利用率。

1.介紹館（室）藏內容、分類和價值特點

重點介紹學校各歷史時期的檔案。按種類、形成的特點，吸引各界用戶廣為利用，為其提供較具體的檔案來源與線索。

2.介紹學校檔案有關使用管理方面的規章制度

通過宣傳、指導、服務，向用戶介紹學校檔案利用的批準手續、具體要求、查閱范圍及內部開放檔案利用的界限，得到用戶的理解與支持。

3.介紹學校檔案檢索工具及使用方法

主動向各界用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及使用方法，方便用戶選擇和使用檢索工具，及時準確地查找到所需檔案。

4.介紹學校檔案的利用方式

隨著各界用戶對檔案的利用越來越多樣化，僅僅依靠單一的服務方式很難滿足需要。我們采取多種利用服務方式，如，可嘗試制發檔案復制、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽、開放部分檔案等服務方式，使用戶對學校檔案利用有充分的選擇余地。

5.介紹學校檔案編研成果

為準確把握社會利用導向，適時做好各種專題史料匯編，我們注意編研形式與內容的創新，以有效提高學校檔案信息資源的開發利用水平。

五、做好檔案工作必須要加強與外界的學術交流與合作

開拓思路，創造條件，通過各種渠道，采用各種形式，加強與國內同行進行學術交流與合作是擺在我們面前的又一新任務，只有加強同社會各界用戶的信息開發利用合作，瞄準國內信息市場，才能抓住一切可以利用的機遇，發展自己，更好地服務社會，迎接更加輝煌的明天。