關于鄉鎮檔案工作綜述

徐 穎

（哈市房地產交易中心 150000）

關于鄉鎮檔案工作綜述

徐 穎

（哈市房地產交易中心 150000）

一、鄉鎮檔案工作的現狀和存在的問題

1.檔案管理體制不完善

檔案管理達標時，各鄉(鎮、區、處)都設立了與政府辦公室合一、合署辦公的綜合檔案室，并明確了一位鄉級領導分管檔案工作，制定了檔案工作發展計劃，指定了檔案員和檔案網絡員．建立了相關的管理制度，確立了檔案管理體制，形成了檔案管理網絡。但由于所設綜合檔案室沒有經過有關部門的批準。沒有人員編制沒有專職檔案員、給鄉鎮領導干部誤認為鄉鎮檔案工作不多、難度不大，不管領導或科室負責人需要抽人時，第一個想到的就是檔案員，檔案員成了“突擊隊員”，長期從事著其他工作，檔案工作的時間越來越少，甚至沒有。檔案整理任務日積月累，無法按期完成歸檔任務，更談不上做好檔案信息的開發利用工作了，到頭來領導不理解，其他干部也不理解，久而久之，沒有人愿意干檔案工作，指定的檔案員也想方沒法離開檔案工作崗位，所擬定的計劃無法實施。建立的制度也未能很好落實，究其原因，就是因為體制問題沒有很好解決。

2.基礎沒施較薄弱

檔案庫房、檔案箱柜、滅火器、溫濕度顯示儀、檔案整理所需用具等是檔案室最基本的設施。但由于各種原因，絕少數鄉鎮的檔案庫房面積狹小，該調整的沒有調整，需更換或添置檔案箱柜的也沒有更換或添置，有的滅火器沒能保持在能工作狀態，溫濕度顯示儀成了擺設等，這些問題的產生很大程度上除鄉鎮檔案管理意識有待提高外，與檔案員未能履行職責有很大的關系。

3.業務建設有待于規范

檔案業務建設規范與否直接關系到一個單位乃至一個地區檔案管理能否實現科學化、標準化和現代化的問題。山于鄉鎮檔案員更換頻繁新手多、業務生，再加上沒能保征充裕的時間讓檔案員去學習專業知識、鉆研業務和實踐鍛煉，檔案員的業務素質不適應檔案工作的需要，履行其職責，檔案的收集、整理、鑒定、分類、編目等不同程度地存在著問題，歸檔質量難以保征，檔案的保管保護也只能做到鎖好門窗、避免火災、對破損檔案和字跡擴散、褪變的檔案沒能及時修復，庫房溫濕度的記錄和調節也斷斷續續，檔案信息的開發工作特別是深層次的加工也沒能開展，鄉鎮檔案業務建設令人堪憂。

4.提供利用工作需加強

檔案整理的最終目的是提供利用。但鄉鎮檔案信息的提供利用工作電存在著一些問題。主要反映在以下幾個方面：一是檢索手段單一。檔案檢索手段單一是鄉鎮檔案室存在的共性問題，由于沒有編制專題檢索目錄和參考資料，也沒有或沒能使用檔案現代化管理設備，只能通過全引目錄以手工方式進行查閱，檢索檔案信息達不到快捷、準確的目的。二是被動服務。由于各種原因，多數鄉鎮檔案員采取你來我查、你要我給的坐等服務方式，不能主動出擊，“上門”服務，檔案信息的作用沒能最大限度地發揮。三是缺少必要的登記和信息反饋記錄。檔案查借閱登記和利用效果反饋記錄是提供利用檔案信息的歷史記錄。是檔案工作的最終成果。通過其可以發現檔案工作的不足，能依據其改進和完善檔案工作方法，遺憾的是能堅持做好這方面工作的檔案室不多，有的鄉鎮甚至沒作任何登記和記錄。

二、幾點對策

1.進一步完善檔案管理體制

為認真貫徹依法治檔、科技興檔、強化服務、發揮效益的工作方針，使鄉鎮檔案管理工作走上規范化、標準化、科學化、法制化的軌道，需對現行鄉鎮檔案管理體制進行改革和完善，即確立統一領導、分級負責、承上啟下、步調一致、發揮效能的科學管理體制。

2.加強基礎設施建設

加快鄉鎮檔案工作的基礎設施建設步伐，改善檔案保管保護環境，是檔案保管保護的客觀要求，是保護國家檔案的重要舉措，鄉鎮政府設置必要的符合要求的檔案專用庫房、檔案閱覽室和檔案員辦公室，購置必要的檔案箱柜、滅火器、溫濕度顯示儀和檔案整理所需用具等，有條件的還應購置去濕機、加濕器和現代化管理設備。為有效保管保護國家檔案和實現檔案管理現代化創造條件。

3.強化檔案管理監督與指導

當地檔案行政管理部門應當根據檔案法律法規、規章和方針政策的規定。加強對鄉鎮檔案工作的領導，協助鄉鎮人民政府結合鄉鎮工作實際和鄉鎮檔案工作的規律、特點有計劃、有步驟對所屬單位的檔案工作進行業務指導和監督，定期不定期地對其檔案工作進行行政執法檢查。特別是對其文件材料的歸檔、檔案的安全和利用進行重點檢查或抽查，發現問題，及時解決。

4.加快檔案干部培訓步伐，規范檔案業務建設

一是加強檔案法制教育。通過檔案法律法規的宣傳和學習，使鄉鎮檔案員充分認識到檔案工作的重要性，明確鄉鎮檔案機構和檔案員的職責，掌握有關檔案工作的法律規定，學會依法治檔。二是加強檔案業務培訓。當地檔案行政管理部門應根據鄉鎮檔案的不同門類，用聯系實際、通俗易懂的教學方法分門別類地對鄉鎮檔案干部進行業務培訓，逐步提高其工作技能，達到學以致用、學了會干的目的，同時做好繼續教育工作，適時更新他們的專業知識，鄉鎮政府要創造條件，鼓勵鄉鎮檔案干部多渠道、多方式去參加檔案專業的學習或進修，全面提高其檔案管理工作水平。三是加強計算機技術的學習。隨著辦公自動化的推廣和應用，電子檔案的大量產生，電子計算機技術成了當代檔案部必須掌握的一門技術，鄉鎮檔案干部應參加各有關部門舉辦的計算機技術培訓，熟練掌握計算機操作技術并應用于檔案工作中，逐步實現檔案管理現代化。

5.開發檔案信息資源

充分發揮檔案信息作用。開發檔案信息資源的目的是有效利用檔案信息資源，最大限度地發揮檔案信息的作用，更好地為各項工作服務。鄉鎮檔案員要做到對室藏檔案信息了如指掌、如數家珍，除準確、快速提供利用檔案信息外，根據本鄉鎮各位領導決策和各項工作的需要，主動出擊，“推銷”信息，上門服務，使檔案信息的作用發揮得淋漓盡致、徹徹底底。