關于高校家庭檔案建設的思考

謝 鵬

（重慶交通大學檔案館 重慶 400074）

高校家庭檔案是家庭及其成員在社會活動和家庭生活中形成的文字、圖表、聲像等形態的歷史記錄。家庭檔案的興起,是生產力發展和家庭生活水平提高的必然結果，這是對傳統檔案工作格局和體系的補充和延伸。

1.高校家庭檔案建設的意義

高校家庭檔案是重要的社會財富，對家庭和社會都能發揮重要的作用。一是價值性高，高校的教授、專家在社會活動和家庭生活中形成的許多材料還主要保存在自己家中，因此，高校家庭檔案可謂是知識和藝術的寶庫；二是實用性強，一方面它能為家庭活動提供利用，另一方面能為學校的文化教育、科學研究和歷史研究等提供服務，能創造社會效益和經濟效益；三是資源性好，高校家庭檔案從一個側面反映了時代的變遷、社會的發展，是國家檔案資源的補充，特別是在家庭計算機普及化的條件下，利用家庭檔案管理軟件可以很好的管理、保存高校教職員工的家庭檔案，是高校檔案館社會征集的豐富源泉；四是宣傳性廣，建立并不斷完善高校家庭檔案，廣泛的宣傳了《檔案法》，增強了檔案意識，檔案工作將會深入到千千萬萬個高校家庭。正如湖北大學檔案系教授覃兆劌指出的：“家庭檔案能夠激活檔案工作機制，是實現檔案事業現代化轉型的希望工程，家庭檔案是讓現代檔案觀念深入人心的切入點。只有將社會檔案觀念滲透到社會最基本的組織細胞—家庭當中，才能帶來檔案事業的真正春天。”[1]

2.構建高校家庭檔案的體系結構

高校家庭檔案建設的重點是構建體系結構，根據高校家庭檔案的形成規律、內容和特點，對高校家庭檔案實體分類、編號、檢索進行規范化建設。

2.1 高校家庭檔案類目設置

高校家庭檔案類目設置要具有穩定性，類目排列、檔號結構的確定要符合邏輯原則，按照從總到分，做到同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。在類目名稱、檔號模式、標示符號等方面，力求做到準確、簡明、易懂、好記。

高校家庭檔案是一個有機的整體，由若干不同類型的材料組合而成。根據高校家庭檔案的形成規律和特點，可將其分為三大類：一是教職員工個人類；二是家庭生活類；三是聲像類。

2.1.1 教職員工個人檔案類目設置

①綜合類：主要包括簡歷、信件、身份證、畢業證、職稱證、黨（團）證、教師證、護照、專利證書以及各種聘書等；

②教學類：主要包括教學筆記、教案、自編教材、教學工作總結等；

③科研類：主要包括科研項目材料、學術論文底稿、公開發表文章的刊物、專著等；

④管理類：主要包括講稿、記事本、會議資料、年度考核和履職考核材料等；

⑤資源類：主要包括讀書卡片、圖書資料、學術期刊資料、書報剪輯（復印）資料等；

⑥學術交流、進修類：主要包括學術會議的通知和邀請函、會議資料；國內外的進修、考察、培訓材料等；

⑦職稱類：主要包括歷次職稱申報材料、評審的文件等；

⑧表彰類：主要包括在教學、科研、管理工作中獲得的表彰獎勵和榮譽稱號的材料等。

2.1.2 家庭組織檔案類目設置

①家庭歷史類：主要包括家譜族書、家史、自傳、回憶錄、家庭活動的重要記事、收養繼承的文書、遺囑等；

②家庭教育類：主要包括子女的出生證、獨子證、成長記錄冊、學習成績單、不同時期的優秀作業、獲獎證書等；

③家庭證書類：主要包括房地產證、戶口薄、結婚證、家庭的獲獎證書等；

④家庭財務類：主要包括家庭收（支）賬本記錄、銀行存折（卡）、財務憑證、財產公證書和協議書、合同和契約文書、股票和期貨類投資交易證（卡）等；

⑤家庭設備類：主要包括購置各種大小家用電器的保修單和使用說明書。購置大件物品的裝箱單、隨機光盤、配件等材料、歷次維修記錄原始單據等；

⑥家庭健康類：主要包括家庭成員的醫保證（卡）、病歷本、歷次住院的病歷資料、歷次體檢資料、疫苗接種和藥物過敏記錄等；

⑦家庭收藏類：主要包括藏書、古玩、字畫、集郵冊等；

⑧家庭旅游類：主要包括景點門票、導游圖、旅行線路圖、游覽日記等等。

2.1.3 聲像檔案類目設置

聲像檔案主要包括反映家庭及成員在社會活動和家庭生活的以照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤等為載體的聲像材料。按不同載體材料進行分類，分為照片類、錄音帶類、錄像帶類、光盤類、磁盤類等。

2.2 高校家庭檔案的檔號編制

檔號是存取檔案的代號，排架的依據，反映的是高校家庭檔案的分類體系和物理位置。檔號的編制必須符合唯一性的原則。檔號的標示：采用漢字和阿拉伯數字相結合的混合號碼編制，中間用“—”連接。高校家庭檔案的檔號可分為教職員工個人類、家庭組織類、聲像類三種類型。教職員工個人類檔號由姓名、年度號、分類號、件號（年度號由4位阿拉伯數字組成，分類號由類目組成、件號按順序編號）組成，格式為：姓名+年度+分類號+件號。如：張民的2009年科研類項目申請書，可標示為：張民—2009—科研—3。家庭組織類檔號由年度、分類號、件號組成。格式為：年度+分類號+件號。如：2009年的集郵冊，可標示為：2009—家庭收藏—6。聲像類檔號由年度、分類號、保管單位號（以“冊”為單位）組成。格式為：年度+聲像檔案分類號+保管單位號。如：2009年參加XXX科技項目照片冊，可標示為：2009—照片—23。

3.高校家庭檔案的整理、裝盒、排列及保管

3.1 高校家庭檔案材料的整理

教職員工個人材料、家庭生活材料和聲像材料的整理。建檔材料按“一事一歸”方法歸類，事情辦理完畢后即可建檔。材料整理以“件或冊”為單位、以人為主線、以問題為中心，按材料產生的時間排序，每個類目的材料在一個年度內編一個大流水號，重要的聲像材料要做說明（書寫題名、時間、地點、人物等），與其它載體檔案是同一事件的要同時注明參照號。

利用高校家庭檔案管理軟件對以上三類建檔材料進行著錄后，形成卷內目錄。電子文檔直接輸入家庭檔案管理軟件數據庫，紙質材料通過掃描或翻拍處理后輸入家庭檔案管理軟件數據庫。

3.2 高校家庭檔案的裝盒、排列及保管

家庭檔案材料裝盒時（為節約裝具，可多個年度歸檔材料裝在一盒里），要同時裝入此盒的卷內目錄和備考表。然后填寫檔案盒脊背，內容包括：年度、分類號、姓名、起止件號、盒號。從維護家庭檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限，按年度橫向排列。同時，要注意防水、防火、防磁、防塵、防霉、防蟲、防曬，妥善保管。

4.高校檔案部門對家庭檔案建設的對策

家庭檔案是檔案大家族的重要門類，是社會檔案資源的重要組成部分，具有檔案的基本屬性，因而家庭建檔與檔案部門有著密切關系，開展家庭檔案建設工作對于檔案部門既是一個新領域，又是一個新機遇。高校檔案部門要圍繞實現“兩個轉變”，建立“兩個體系”，倡導、指導高校家庭檔案建設，并將其作為檔案部門當前的一項重要任務來抓，做好高校家庭檔案建設工作是高校檔案部門的歷史責任，[2]這種利國利民的活動，是檔案工作服務民生的最好體現。

4.1 開展高校家庭檔案建設的有利條件

高校是知識分子聚集的地方，多數家庭中都具有電腦、數碼照相機、掃描儀、數碼攝像機等家電設備，并能熟練使用，為家庭檔案建設提供了物質基礎；教職員工從事教學、科研、管理工作和家庭生活，形成了教案、科研項目材料、管理筆記，以及家庭生活的教育、財務、收藏等文字、聲像、圖表材料，為家庭檔案建設提供了建檔材料基礎；教職員工具有較高的文化水平，易于接受家庭檔案知識并認識其重要意義，有利于家庭檔案建檔的開展，是家庭檔案建設的群眾基礎。這些是開展高校家庭檔案建設工作的有利條件。

4.2 高校家庭檔案建設具體措施

高校檔案部門組織家庭建檔工作可歸納為“建、宣、供、幫、密、比”六個字，建：建立制度和規范，如家庭檔案的收集、整理、保管規范、家庭檔案實體分類體系、代管制度、捐贈制度等；宣：利用網絡視頻、圖片展、小冊等多種方式廣泛宣傳家庭建檔的意義和方法，使廣大教職員工知道為什么這樣做，怎樣做；供：開發提供高校家庭檔案管理的軟件，簡單易用，對項目可以進行設置和修改，能適應家庭對紙質檔案、電子文件、聲像檔案管理的需要，方便高校家庭檔案的建檔；學：對教職員工以家庭為單位進行集體培訓；幫：舉辦巡回輔導，手把手的幫教，進行講解和操作示范；密：由于家庭檔案的私有性，在幫助建立家庭檔案的過程中，必須注重保密、取得教職員工家庭的信任；比：知識競賽和檢查評比、樹立典型相結合。

高校檔案部門要將檔案工作服務民生的精神貫徹到具體的工作中去，開展家庭建檔活動是極佳的切入點。家庭建檔是社會生產力高速發展基礎上產生的先進文化現象，是社會文明進步的標志，隨著我國物質文明、政治文明和精神文明的不斷發展，家庭檔案的內容和形式將日臻豐富和完善，讓家庭檔案承載的文化、歷史、學術的活力競相迸發，將使“檔案”在社會的發展中發揮越來越大的作用。

[1]沙菲.我國家庭建檔若干問題的思考 [J].檔案管理，2009（1）:41—42.

[2]同1.