新時期檔案服務工作的新形勢

袁海燕

（富裕縣低保中心 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

隨著社會的發展，特別是當今人類社會正走向信息化社會，信息共享已成為一種歷史潮流，在這一背景下，檔案部門由封閉半封閉走向開放，為社會、公眾提供公共服務是歷史發展之必然。

檔案工作從大到小，從無序到有序，正朝著科學化、現代化的方向發展。但由于歷史的、社會的種種原因.檔案服務利用工作總體上不能適應當前社會發展的需要，與整個檔案事業的發展不相適應，這使檔案的社會功能和經濟效益不能得到充分的利用和發揮。為此，檔案部門要增強緊迫感，加強檔案服務利用工作。

一、對檔案館服務利用率低的分析

1.館藏的饋乏：主要是指檔案儲藏、管理跟不上現代化步伐，應該運用現代化手段做好管理和服務，體現時代氣息。

2.查詢方式的單一：現在人們普遍認為檔案的查詢方式只有到檔案部門進行查閱。許多人認為檔案是塵封的歷史，有一種神秘感、陌生感。其實，檔案是人類活動及其歷史的記錄，應該發揮它為現實服務，為群眾服務的作用。

3.社會對檔案部門的認知度低：過去人們一提到“檔案館（室）”，其印象就是“存檔案的倉庫”、“保密性強”等概念。實則不然，檔案館（室）是面向社會，為各項工作服務的公益性文化事業機構。應該發揮其多功能作用。

二、新時期檔案部門服務利用的總體要求

1.要有做好新時期檔案工作的責任感，這是服務大局的需要。充分發揮檔案為當地政府和各項事業服務的自身優勢，大力開發利用檔案信息資源，為經濟發展和現代化建設服務。

2.新時期的檔案工作是為民謀利的需要。隨著改革開放的深入和經濟社會的發展，檔案工作已經越來越多地滲透到社會生活的各個方面，檔案不僅可以為經濟建設服務，還可以為人們日常生活服務，也是我們工作和生活的查考依據和參考資料，更是維護合法權益的憑證。

三、新時期檔案館應如何做好檔案工作

1.加強檔案的接收工作，拓寬檔案的接收范圍，提高檔案接收數量和質量，真正做到豐富館藏結構。

2.做好檔案的宣傳利用工作。（1）加強現行文件的收集整理，定期更換，使來館的各階層人員均能及時了解到各項方針政策；（2）還可以定期舉辦各種宣傳展覽，邀請和吸引各階層人士前來參觀，且每次展覽還可通過媒體進行社會宣傳，以此加強社會公眾對檔案館性質和特點的認識；（3）可以印制一定量的宣傳小冊子，向社會發放，使公眾了解檔案館（室），提升檔案館（室）的知名度和公眾性；（4）通過互聯網對檔案館（室）的特點、性質進行報道，可以擴大公眾對檔案的了解；（5）還可以通過其他多種媒體進行宣傳，如電視臺、電臺、報紙、雜志等，使檔案館（室）形成較大影響。

3.實現自動化檢索、查詢，以自身的發展加強宣傳。作為檔案部門，特別是檔案館（室），一定要加快硬件建設，早日實現自動化檢索、網上查詢功能，這樣既方便了社會利用檔案，擴大了服務面，同時也是對檔案及其檔案工作的最好宣傳。

4.建立以調查公眾興趣為主的民意調查，對公眾的意見進行征集，了解公眾心理，并相應對檔案館（室）進行改進。

5.加強對檔案工作人員素質的培訓。對檔案工作人員進行定期業務培訓，以及其他科學技術知識的培訓，如計算機、英語、史學等方面的培訓。

四、積極開展檔案編研工作，適應時代需求

檔案編研是對檔案文獻進行研究與編纂，為社會提供檔案信息利用服務的工作，它是檔案業務的重要組成部分，也是現代信息加工產業的一個分支。目前，我國檔案編研工作進入新的發展階段，檔案編研業務已由檔案館擴展到企業檔案室，非檔案部門也借助檔案進行編史修志，匯編出版各種專題資料，傳播科技與經濟信息，這些直接和間接的檔案編研活動匯成了檔案信息加工產業的熱流。

1.從目前看，檔案編研工作還存在著一些問題，主要是以下幾個方面：

（1）檔案編研的理論跟不上形勢發展的需要。總的來看，我國檔案理論研究歷史不長，主要致力于檔案基礎理論和宏觀管理的研究，檔案編研知識在檔案管理學中只占很小的一部分，內容單薄。檔案文獻編纂學雖然比較系統，但主要是論述史料的一次文獻編纂工作。許多企事業單位的檔案編研，特別是二次文獻和三次文獻編研工作由于缺乏理論指導，只好自我摸索，編而不研，簡單匯總，有的編制成果缺乏科學性和實用性。

（2）有關人員對開展檔案編研工作的意義認識不足。有些領導認為檔案只要能保管好，到時能查找到就行了，不必再費力搞編研。因此，除一部分企業檔案室專業力量料強外，多數檔案部門編研力量都比較薄弱，往往沒有固定編研人員。檔案工作人員忙于應付收集整理工作，沒有精力做編研工作。

（3）檔案編研工作的組織問題。檔案編研工作缺乏統一規劃，往往靠各單位的積極性和編研力且自發開展工作，有的未經調研盲目上馬，結果事倍功半；有的工作缺乏計劃性，收效甚微；更多的是閉門搞編研，缺乏外界幫助；有些企業單位在檔案升級時，出了幾種編研成果，升級之后沒有新的進展。

（4）檔案編研成果的公布和利用問題。有些文獻不宜公開，但編印后散發面很廣。另外，檔案編研成果出版困難較多，受資金市場的制約，花費很大精力編出的材料未能出版。

2.根據以上問題，為搞好企事業單位檔案編研工作，應采取以下的對策：

（1）強化編研意識，提高編研人員素質。要真正把編研工作納入議事日程，列為檔案館（室）工作的重要內容。首先，要落實人員，對已成立的編研處、室、科等單位，要使編研人員到崗到位，履行職責；其次，要抓編研人員素質提高，這其中包括政治素質、文化素質、身體素質等。

（2）強化基礎工作，繼續從收集抓起。編研工作是以研究檔案內容為基礎的，室藏豐富，編研的內容就充實。如果室藏貧乏，基礎工作跟不上，編研工作也就深化不起來。

（3）強化多方位工作體制，增強編研工作的社會意識。從四方面抓起，一是強化參政決策意識，要利用手頭的檔案資料，編研出有價值、有影響的檔案資料，為領導決策服務。二是強化學術研究意識，要充分利用自己的特長，發揮自己的優勢，編研出有價值的編研成果。三是強化經濟建設意識，編研工作人員要認真研究檔案，從中找出規律性，從而推動經濟向前發展。四是強化宣傳教育意識，要通過編研，認真總結經驗，吸取教訓，使編研成果真正起到宣傳教育作用。

（4）強化多功能效應，適應當前競爭形式。編研工效應是多方面的，歸納起來有兩點：一是社會進步效應。編研出的勞動成果，首先起到推到社會進步的作用。二是經濟發展效應。在改革開放的形勢下，圍繞以經濟建設為中心，不斷編研出促進經濟建設，向前發展的檔案資料。如果離開了這個出發點，我們的事業將一事無成。

總之，檔案工作任重道遠，檔案服務利用應立足檔案、面向社會，拓寬思路，不斷增強全社會的檔案意識，充分開發和利用檔案信息資源，構建和諧文化，不斷增強中華民族的凝聚力、向心力、親和力，為構建和諧社會創造良好的人文環境和文化環境。

[1]于進川.檔案信息系統建設的效益管理研究[D].四川大學;2005年.

[2]簡茂明.實踐“三個代表”以科技為先導推動檔案工作發展[A].貴州省檔案學會紀念建黨80周年學術交流會論文集[C];2001年.