環境研究與做好檔案工作的意義

李寶華

（黑龍江省富?？h公證處 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

檔案管理工作就是對各種檔案進行收集、征集，分類、立卷，保管、保護，開發利用。檔案收集、征集工作是對現行文件、歷史檔案進行收集歸檔，是文件由分散到集中的過程。分類、立卷則是將收集到的檔案按一定的分類辦法分門別類組成一個個保管單位，以利于檔案的保管、保密和提供利用。檔案的保管是通過采取各種保護措施，保證其完整與齊全，盡量延長其壽命。檔案的開發利用是檔案工作的目的和歸宿，包括檔案的檢索、編研、提供利用等環節。

一、了解社會環境需求，更好地服務社會大眾

傳統的檔案資源服務更多地站在歷史的角度上。當今的社會環境往往與資源配置有著密切的關系，市場經濟的建立形成了一套激烈競爭的機制從而追求信息的快速傳遞，發揮時效是信息價值的重要措施。要想實現這一目的的首要條件是檔案人員要有積極采用現代化手段開展檔案服務工作的意識，大膽地進行設備更新、進行環境分析研究、努力學習現代化設備的應用技術。檔案部門目前正面臨著市場經濟、信息社會，特別是知識經濟的大潮與挑戰，以及高新技術的應用與滲透。我國的檔案工作是建立在過去計劃經濟基礎上，長期的經驗式管理、手工操作和科技含量不高等一系列體制、模式、理論和工作方式與當今社會發展需要有許多不相適應之處。因而檔案利用，一定要強調現實，要了解利用者的需求。從對近幾年來訪者利用需求的調查，除了工作查考外，更多的是查找和社會大眾利益相關的文件，例如：有關的政策、法規、產權問題等一系列與老百姓密切聯系的文件，另外也有企業查找政府的優惠政策，特別是對外實行的特別優惠政策。我國檔案工作許多傳統的做法和管理模式對做好不同時期的檔案工作起到了積極作用，但也有一些做法已不再適應當前社會發展的需要。檔案館的社會功能就是指檔案館面向社會、面向公眾所具有的檔案服務功能。因此，發揮檔案館社會功能，創造社會效益，是檔案館的生命力之所在。良好的檔案信息提供服務環境應建立在及時、準確、適用、經濟的前提下。目前已開展的檔案提供利用的服務方式有兩種一是提供文件實體進行服務，一種是提供網上查詢服務。提供文件實體的方法可由利用者自己查詢，檔案館編制有關現行文件的目錄，利用者依靠目錄可自行手工查詢所需文件。網上查詢方便快捷，現在大多檔案館已建立自己的網站，利用者無需到檔案館，只要進入檔案館網頁，即可對所需文件進行查詢。

利用計算機網絡提供利用是傳統手工查詢無法比擬的。計算機網絡環境的形成和發展，使人們有條件通過網絡獲取信息，同樣檔案工作也需要運用計算機網絡實現網上查詢、網上發布最新信息、網上與利用者進行溝通等。由此可見，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，通過計算機網絡可使檔案信息順利地與最新技術接軌。

二、加強檔案收集工作和廣泛宣傳，使檔案利用公開化

目前檔案工作沒有很好的開展和推廣，一個很重要的原因就是缺乏宣傳，應該通過媒體和報刊等進行廣泛宣傳報道，檔案工作人員還應定期下社區宣講檔案知識，加強社區公眾對檔案工作的認知，讓更多的人知道檔案是與我們生活息息相關的。開展檔案提供利用服務是順應時代發展和人們意識進步的舉措，檔案館要開拓服務領域，說白了就是要打開為機關服務這個小圈子，開辟為老百姓服務的新天地。為了更好的提供利用服務，我們要廣泛的收集與社會大眾息息相關的政策、法規等文件，這就要求政府的支持和各機關、單位、直屬部門的配合，向檔案館提供最新、最準、最全的現行文件，從而提高了政府辦事的透明度，為檔案館解開禁錮，為社會服務，在提高自己地位的同時，找到了新的出路。因此，環境的研究為檔案工作的提供利用服務進行了可行性分析、開辟了新領域。

三、檔案信息化資源網絡開發和利用

傳統的信息管理階段以信息資源管理為核心，以圖書館為象征，同時也包含檔案管理和其他文獻資料管理。雖然人類對知識信息的保存與管理早已有之，但作為專門的工作和事業則是在圖書館出現之后才興起發展和規范化的。檔案信息網絡化的發展趨勢使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程通過計算機、網絡進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的以磁盤等為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來，就是檔案信息資源網絡的廣泛利用。檔案信息資源的開發與利用必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得檔案信息資源的利用更具有系統性、真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。檔案管理手段應與企業信息化進程相適應。我國實行的是以信息化帶動工業化，以工業化促進信息化的方針。在這個進程中，企業信息化水平參差不齊，檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、網絡管理會同時并存。脫離企業管理技術形態單純追求檔案管理手段的更新是沒有基礎的，不能盲目追求情息化。由此看來，檔案信息網絡化是檔案利用工作發展的必然趨勢。在檔案網絡信息資源管理活動中，數據庫技術具有非常廣泛的應用領域，它是實現資源共享，節省開支，提供系統的反映能力，工作質量和服務水平的重要手段和技術保證。世界提供的大型數據庫有萬余個，總記錄數幾十億，這些數據庫通過發達的網絡向機關、團體、學校、公司以及個人提供各類檔案信息、科技信息、金融信息、商業信息、文化信息等。從目前的狀況看，我國可供服務的檔案信息資源顯得比較匱乏。良好的檔案信息提供服務環境應建立在及時、準確、適用、經濟的前提下，針對目前的檔案提供服務來說，目前已開展的檔案提供利用的方式有兩種，一是提供文件實體進行服務，一種是提供網上查詢服務。雖然“信息高速公路”在我國尚在起步階段，但檔案事業要注意此方面的發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求。

信息和知識經濟時代，給檔案工作帶來機遇，同時也提出了挑戰。我們檔案工作者是否已經具備了迎接挑戰的能力與素質，是否已掌提了先進的科技知識、理論與技術，是否已能夠作為專門人才或業務骨干去完成檔案學術研究的課題，解決檔案工作實踐所提出的諸多熱點、難點和焦點問題。我們要清醒地認識自己，清醒地認識現狀，清醒地認識未來，把責任感、使命感與時代的脈博聯系起來，適應市場經濟的大潮流，不斷探索、分析、研究當今社會的需求，為檔案工作的發展和不斷努力創新。

[1]代春娜，柴亞娟.對檔案管理創新的幾點認識.黑龍江檔案.2009年第4期.

[2]李明麗.淺談企業科技檔案管理創新.安徽科技.2009年第8期.