加快信息化建設提高檔案管理現代化水平

魏志紅

（黑龍江省科學院 黑龍江 哈爾濱 150001）

在當今社會，檔案信息是各類信息中最集中、最豐富、數量最大的信息源。因此，加快檔案信息化建設步伐，實現檔案信息資源的社會共享，對于提高檔案管理現代化水平，促進社會主義物質文明、政治文明和精神文明建設，有著重要的作用。

一、加快檔案信息化建設的必要性

（一）檔案管理現代化離不開檔案信息化建設。在信息時代，以現代通訊技術和計算機引起的信息革命正不斷地沖擊和推動信息業的變革和發展。檔案部門作為社會信息業的重要組成部分，正面臨著機遇和挑戰。僅靠傳統的手工管理的檔案工作方式，已不能適應現代社會對檔案信息資源的需求。檔案工作必須要走現代化的道路，以現代化的管理方式和手段來提高檔案管理的效率與質量。只有這樣，檔案工作才能獲得應有的地位，檔案事業才有發展前途。實現檔案管理現代化，就是實現檔案管理模式從實體管理向數字化信息服務的轉變。因此，檔案信息化建設也是適應檔案工作自身發展而必須進行的一項工作。

（二）檔案信息化建設是開發利用檔案信息資源的需要。檔案是一種重要的信息資源，原生性是它的最大特點。因此，檔案也是信息加工的基礎。現代信息技術的廣泛應用，為檔案信息資源的開發利用創造了條件。它可以將檔案信息資源進行合理配置、科學管理，實現檔案信息資源的數字化、系統化和網絡化，滿足社會各方面對檔案信息的需求。實現檔案管理信息化，有利于各級各類檔案部門豐富的檔案信息的開發利用，使其發揮應有的作用。

（三）電子文件的產生，要求實現檔案管理現代化。計算機的普及和網絡技術的發展，使得電子文件的產生和應用十分普遍。電子文件的出現是一場記錄革命，是對傳統的紙質檔案管理的一種顛覆，傳統的紙質檔案的管理方式已不能適用于電子文件的管理，因此，檔案工作必須采用現代化的技術建立新的管理模式。當前，電子文件的管理是檔案信息資源建設的重點，各級各類檔案部門必須加快實施檔案信息化建設，才能與時俱進，滿足社會的需求。

二、檔案信息化建設中所存在的問題

（一）舊的傳統思想觀念是阻礙檔案信息化建設的主要路障。檔案信息化建設在各級政府部門的重視關心下，在各級檔案部門的努力下，已經有了較大發展。然而，由于思想觀念與經濟發展等原因，各地發展水平不一，差距懸殊。一些地區和部門領導及檔案部門工作人員對檔案信息化建設的重要性、緊迫性認識不足，重視不夠，嚴重地阻礙了檔案信息化建設的步伐；一些檔案部門還存在著傳統的重收集保管、輕開發作用，重封閉管理、輕開放性服務的思想。

（二）檔案信息化建設的基礎不夠完善。檔案信息化建設需要有高性能的軟硬件基礎設施作保證，然而我們現有的信息化基礎設施尚不能完全滿足檔案信息化建設的需求。目前，我國信息高速公路建設尚未全面完成，現有的數據寬帶遠遠滿足不了日益膨脹的網上流量。同時，各地檔案部門計算機、網絡設施普及率不高，雖然全國已建檔案網站幾百家，但未能形成行業體系，因此上網的一些檔案網站主要是進行檔案法律法規宣傳和檔案部門自身介紹，對檔案業務信息交流、網上檔案查詢工作，還沒有真正開展起來；同時，一些檔案網站也還存在許多技術上的缺陷和不足。因此，檔案信息化建設仍任重而道遠。

（三）缺乏技術保證。檔案信息化建設需要嚴格的技術作保證，這涉及到計算機技術、網絡技術所需要解決的一些問題。加上檔案信息的范圍和種類處于不斷的擴展和變化之中，使得技術保證難以把握，特別是一些技術難點難以解決。如網絡安全問題、信息資源全民共享與信息有效控制兩難均衡問題。要做到辦公自動化系統、涉及大量國家機密的黨政機關信息網與互聯網的安全隔離，確保相關局域網和檔案信息的安全，都需要相關的技術來支持。

（四）電子文檔的標準體系不完善。電子文檔的標準體系，是檔案信息化建設的重要基礎之一，但現有的相關標準尚不能滿足檔案信息化的快速發展，存在著軟件繁多、數據輸入方式不統一、軟件兼容性差等問題。國內所頒布并執行的檔案信息化建設標準，還有許多空白和不足之處，檔案信息化的標準規范體系建設還需要快馬加鞭。

三、加快檔案信息化建設的切入點

（一）加強信息化建設的宏觀管理，統一電子文件管理標準。為了改變檔案信息化建設中各自為政、不規范的現象，國家檔案局應對電子文件的管理、數字檔案、紙質檔案數字化等問題進行統一的規劃和安排，應盡快制定檔案信息數據輸入規定、軟件使用標準、數據編排細則、網絡傳輸及信息使用法規等。通過制定法規和執行統一的標準，改變目前檔案信息化建設中各自為政、互不溝通、自立標準的無序局面。

（二）加強基礎設施投入，完善技術保障體系。各級檔案部門要根據本地區和本部門的具體情況，以局域網為基礎，連接計算機網絡、數據庫系統，加快完善檔案管理現代化軟硬件的開發，實放有效的管理和應用，提供完善的技術做保證。還可以借鑒已有的成果和經驗，做好應用系統建設，確保檔案信息的安全。

（三）加強對專門人才的培養和使用。人才是檔案信息化建設的關鍵，檔案部門要把培養和選用專門人才納入檔案工作的管理目標，有針對性地培養一批既能熟練應用計算機技術、信息技術、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足信息化建設的需要。