醫院檔案管理工作的現狀與思考

鄧 影

醫院檔案管理工作的現狀與思考

鄧 影

福建中醫藥大學附屬人民醫院綜合檔案室

闡述了醫院檔案在醫院建設中的重要性和必要性，分析了醫院檔案管理中存在的問題，并提出做好醫院檔案工作現代化管理的具體措施。

醫院檔案管理 問題 創新思路

1 醫院檔案工作的重要意義

醫院檔案類別很多，其中包括醫院在建設和發展中形成的公務文書、病案、科研、基建、設備、財務、人事、聲像等各種載體、文件材料。這些資料都是醫院歷史發展過程中的原始記錄和見證，覆蓋著醫院各個部門，也是醫院工作中的重要組成部分。為了滿足醫療、教學、科研工作的需要，有意識地積累完整、準確、有價值的檔案，不斷加強醫院檔案資料的管理工作，提高醫院檔案工作的服務水平和服務質量，對推動醫院工作和醫療衛生事業的發展都有重要參考價值和借鑒作用。隨著現代信息科學不斷發展，醫院管理工作將不斷面對日益深化的醫療改革競爭的挑戰，如何加強醫院檔案管理，充分認識醫院檔案工作重要性，提高檔案工作效率和質量，是深化檔案工作現代化管理的根本任務。

2 醫院檔案管理的現狀

2.1 醫院檔案一體化管理的模式有待完善

由于醫院存在著醫療用房緊張，致使檔案用房不足，有些醫院的檔案門類分散，病案、科研、財務、人事等檔案還由相關部門分散管理，不同的檔案有不同的保管方式, 由于各部門檔案庫房設施不足，存放條件不一，達不到檔案安全保管的標準，也未能按照規范管理進行必要的防范。再加上檔案管理人員不是專職、且人員素質參差不齊，對檔案的保存易造成缺失，甚至無法做到長期保存。由于分散管理，缺乏溝通，也不利于綜合檔案室對檔案信息進行分析、研究、開發和利用。

2.2 檔案文件材料歸檔難

醫院是一所集醫療、教學、科研為一體，以病人為中心的醫療單位。在日常工作中，各部門產生的檔案資料，由于歸檔制度和考核措施落實不夠，有些該歸檔的材料和載體，仍然留在各部門手中，為已所用。認為檔案材料一旦歸檔，平時利用不方便，致使檔案滯留。或者這些辦理完畢該歸檔的檔案材料要催促多時，才能送交綜合檔案室，造成拖延歸檔、查找困難，甚至造成資料散失。

2.3 檔案管理信息化仍存在弊端

隨著計算機技術、通信技術和網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境的逐步形成，使檔案信息迅速向數字化方面發展，傳統的檔案管理方式和技術手段已越來越不適應信息化的發展潮流。但目前檔案的計算機管理僅限于目錄的輸入、輸出和檢索，在檔案信息數字化、管理現代化、利用網絡化等方面應用較少。醫院的檔案信息化管理還存在著不盡人意的地方，例如利用電子文件歸檔，無論從載體形式、歸檔方法還是其本質屬性、來源都與紙質文件有所不同，電子病案作為舉證材料是否有法律憑證作用，電子文件的原始記錄和憑證作用如何確定還有待認證，也有待進一步探討。

2.4 重檔案的收集整理，輕開發利用

醫院的檔案管理人員把大部分的精力放在檔案的收集、整理、保管上，對檔案信息的開發利用重視不夠，很多價值珍貴的檔案被束之高閣。檔案管理人員也不積極主動地深入到臨床一線了解需要，信息反饋不及時，編研“編”多“研”少，形式單一，大多都是一些文件匯編、目錄匯編、數字匯編，重點不突出。而真正知識性、學術性、帶有研究價值的編研成果較少，不能準確地對醫療、教學、科研工作起指導作用，檔案的潛在價值也不能得到充分的發揮。

3 檔案管理的創新思路

3.1 加強宣傳，增強檔案管理意識

領導重視是做好檔案管理的前提，加強領導檔案管理意識，強調檔案管理的重要性，把檔案工作納入與醫院建設同步發展，是對開展檔案工作起決定性、關鍵性的保證作用。醫院領導要把檔案管理工作提上重要議事日程及明確崗位職責，共同分析、研究檔案工作中遇到的問題，及時加以解決。并加強檔案管理經費的投入，為檔案工作提供良好的條件。檔案管理人員要加大對檔案工作的宣傳，使檔案工作在醫院的管理中凸顯出重要的作用，做到人人都關心檔案工作的良好氛圍。各專、兼職檔案管理人員和各科室的文秘人員都應該不斷學習新知識、新技術，強化檔案管理現代化理念，從而進一步實現醫院檔案規范化、信息化、現代化管理。

3.2 實現綜合管理，提高歸檔率

一體化的檔案綜合管理模式也是醫院檔案事業發展的必然趨勢。因此，為保證檔案歸檔的完整性，將各部門、各門類、各種載體的檔案材料均交醫院綜合檔案室統一管理，建立醫院檔案與其他信息管理一體化的管理模式是有必要的。醫院檔案材料的收集，是醫院檔案管理工作中的重要環節，檔案材料收集不齊全，就會影響醫院檔案的質量。只有建立宏觀性、整體性的檔案信息，才能確保檔案的歸檔率。

3.3 提高創新意識，強化服務理念

檔案管理人員要更新與檔案現代化管理不相適應的思想理念，增強創新意識，提高自己的綜合能力，改變以往“重保管，輕利用”的封閉式和半封閉式的坐等服務。要隨時掌握檔案收集的主動權，及時了解科室對檔案工作的要求，做到熟悉室藏，準確無誤地提供檔案信息。在服務方式上變被動服務為主動服務，在服務標準上要優質、便捷、及時和周到。檔案管理人員必須充分利用檔案管理和開發檔案信息為平臺，提高檔案利用價值的開放式服務，樹立起為全院服務的主導思想。

3.4 加快推進檔案信息化進程

隨著信息化的飛速發展，電子檔案將成為檔案的重要組成部分，計算機用于檔案管理已不再僅限于檔案目錄的輸入、輸出和檢索方面，檔案數據資料存儲和工作流程的信息化，也由傳統的紙質轉向計算機管理的數字形式。檔案載體的多樣性，在網絡中的表現也呈現出形式的多樣化，如復制技術、縮微技術、聲像技術等。這些檔案創新的載體應用于檔案管理，大大提高了電子化管理水平。而檔案管理現代化的趨勢，是建立科學的檔案管理模式，加速現代技術的應用。只有加強網絡建設，應用計算機數據庫建立檔案信息系統，有計劃地把縮微、光盤技術應用于檔案的管理，達到電子化、網絡化、動態化以及數字化的信息存儲,才能大大提高檔案的收集、存儲、開發和利用，實現數據共享。同時在檔案管理人員的人才培養中，既要使他們做到掌握檔案專業知識，又要懂得信息化知識。

3.5 利用室藏，做好檔案編研工作

檔案編研工作是檔案信息開發、利用的高級模式，是專業性和知識性較強的工作。檔案管理人員要面向醫院積極開展多種編研活動，原先僅限于全引目錄、專題目錄、案卷目錄的匯編已越來越不能滿足需求。檔案管理人員必須結合醫院醫療、教學、科研的實際需要，和各個時期的工作重點，把編研工作列入醫院的工作計劃，要把落實檔案信息開發的專題匯編數據、檢查編研成果的利用情況和利用效果，作為檔案管理水平和開發利用成效的主要考核依據。通過查閱檔案資料，對信息檢索匯總、分析，制訂出一個有目的、有步驟、有系統、可實施的編研選題，挖掘出檔案的潛在價值。除了平時做好《發文匯編》、《論文匯編》、《規章制度匯編》等，利用醫院發展歷史編制《院志》、《大事記》、《年鑒》、《歷任干部職務任免匯編》外，還可以利用現代化技術，對聲像檔案進行編研。有針對性地積極開發檔案資源，努力開拓檔案利用新途徑，拓展編研深度和廣度,多在“研”上下功夫，對室藏檔案信息進行加工提煉、濃縮升華。編研的選題多體現獨特性、新穎性，從而促進各項編研工作的進一步開展，使編研成果不僅能滿足黨政工作的需要，也能適應臨床一線工作的需要，為醫院的可持續性發展和醫療衛生事業提供更好的服務。

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