利用網站深化高校圖書館捐贈工作

張 蓓 晏 凌 袁 欣 桂立新 （清華大學圖書館 北京 100084）

接受捐贈是高校圖書館資源建設的重要途徑之一，不僅豐富、補充了館藏資源數量，緩解了圖書館經費緊張的狀況，還增加了館藏資源類型（除圖書、報刊外，還出現了手稿、照片、字畫等多種類型），拓寬了館藏資源的廣度。并且，捐贈資源中的珍貴收藏或者絕版資料是圖書館特色館藏建設的重要來源。以筆者所工作的清華大學圖書館（以下簡稱我館）為例，“保釣、統運”資料專藏、科恩圖書室、服部文庫、地方志與地方文獻等一批特色館藏都是在捐贈資料的基礎上發展而來的。為了擴大捐贈工作的影響，激發捐贈者的熱情，從而爭取到更多的捐贈資源，圖書館必須深化業務，建立完善的捐贈工作機制[1]。因此，我館從2006年開始對捐贈工作進行規范化、程序化的實踐，借助網絡技術研發捐贈管理系統提升捐贈工作的管理水平[2]，充分利用網絡環境進行深化捐贈工作的探索。本文旨在分析我館捐贈工作現狀的基礎上，通過介紹捐贈網站以闡述利用網絡平臺發展捐贈工作的優勢。

1 捐贈工作的現狀

我館非常重視捐贈工作，根據實際情況制定了捐贈物品收藏管理標準和相關工作規范，開辟了到館捐贈、郵寄捐贈、他人代轉捐贈、館員上門接受捐贈等多種接受捐贈的途徑，依靠捐贈管理系統實現了從捐贈聯系、接收登記到捐贈處理、入藏或轉贈等一系列工作的自動化管理。幾年來，我館捐贈工作有序開展。

隨著捐贈工作的不斷深入，增強捐贈工作服務特性的需求逐漸顯現。我館對于留下聯系方式的捐贈者能夠做到有贈必復。由于大多數捐贈物品到館后會經過數個部門的流轉和處理，導致捐贈反饋工作通常需要一段時間后才能進行。若捐贈者想要隨時了解捐贈物品的狀態和去向，就需要通過電話、電子郵件等方式詢問。這在圖書館服務趨于網絡化和信息化的大趨勢下，無疑會影響捐贈者的應用體驗，也增加了館員的工作量。我館接受捐贈的來源廣泛，如國家領導人、知名專家學者、港澳臺及國際機構、企事業單位、本校師生、校友等，并且捐贈物品不乏學術價值極高的資源。我館對捐贈資源進行了妥善的管理，但對讀者開放的程度十分有限，使讀者無法實時查看、及時獲知捐贈信息，不利于捐贈資源的利用。因此，筆者認為需要建立一個網絡平臺，實現圖書館和捐贈者、讀者之間高效的信息交流，提高捐贈者和讀者對捐贈資源的可知性和可獲性。

經過幾年的工作實踐，我館認識到只有積極地對捐贈工作及其成果進行宣傳、擴大其影響、激發捐贈者的熱情，才能吸引更多的捐贈[3]。因此，我館通過定期開展捐贈活動、制作捐贈主題展板等形式宣傳捐贈工作，還專門設計并制作了證書和藏書票，并在我館館報——《圖書館與讀者》上刊登最新捐贈榜，用以表示對捐贈者的感謝。同時，我館還在圖書館網站主頁上開設了捐贈專欄，借助網絡開展宣傳。但與大部分高校圖書館一樣，在捐贈專欄中主要發布以說明性文字為主的捐贈指南和手動更新的捐贈名錄，存在內容更新不夠及時、版式不夠美觀、技術不夠先進、功能不夠豐富等問題，不能充分發揮宣傳窗口的作用。因此，加強捐贈網站建設成為當前深化捐贈工作的重要內容。

2 我館捐贈網站主要功能介紹

通過分析捐贈工作現狀，我館確立了充分利用網絡平臺深化捐贈工作的基本思路，決定將捐贈網站作為捐贈工作對外宣傳和服務的窗口，從而提高捐贈工作的影響力，促進捐贈工作的發展。我館的捐贈網站是基于B/S架構（Browser/Server結構，即瀏覽器和服務器結構）建立的，與捐贈管理系統緊密結合，面向廣大捐贈者和讀者提供服務。具體功能模塊如圖1所示，主要包括：

● 捐贈導引 建立捐贈聯系導航，以交互導引的方式，根據不同的捐贈途徑，將捐贈者指引到相應的聯系人及聯系方式，從而減少捐贈者及捐贈物品在圖書館部門間的流轉程序。

● 捐贈榜單發布 動態匯總和展示“捐贈實時鳴謝”、“重要捐贈榜”、“最新捐贈榜”、“歷年捐贈名錄”等各類捐贈數據，以供捐贈者和讀者查看。

● 捐贈信息查詢 捐贈網站提供查詢功能，使捐贈者可以查詢到所贈物品到館后的處理情況；讀者也可以查詢、了解圖書館接受的捐贈資源信息。

● 畢業生贈書專欄 在捐贈網站中設置畢業生贈書專欄，以方便學生了解我館定期舉辦的畢業生捐書及贈書轉贈活動等信息。

● 網上展覽廳 通過“捐贈精品室”和“捐贈主題展”兩個子欄目， 圖文并茂地介紹了我館各特色捐贈閱覽室及捐贈主題展覽，使捐贈者和讀者可以直觀地看到珍貴的捐贈資源。

● 捐贈新聞發布 在網站上及時報道重要的捐贈活動，并且提供RSS[4]新聞源，讓更多的人了解我館捐贈工作的進展。

3 我館捐贈網站的效用

捐贈網站的建成為我館帶來了意想不到的效用。我館在利用網站對外宣傳、展示捐贈工作的同時，全面梳理了捐贈工作，使工作流程更加規范、合理、高效。由于網站提升了捐贈工作的透明度，更便于讀者和捐贈者對圖書館工作進行監督，從而由內外兩個角度深化了圖書館的捐贈工作。捐贈網站的效用重點體現在以下幾個方面。

3.1 增設查詢功能，完善捐贈服務。

提供捐贈信息查詢功能是加強捐贈工作服務特性的具體體現。目前，我館捐贈網站針對贈書提供“捐贈人/單位名稱”和“捐贈圖書題名”兩種查詢方式，陸續還將實現對于其他類型捐贈資源的查詢功能。從捐贈者的角度來說，由于捐贈網站與捐贈管理系統底層數據庫一致，即使捐贈資源到館后經過多個部門的流轉和處理，捐贈者通過查詢功能依然可以實時了解到所贈物品的處理狀態、去向，使整個捐贈處理過程清晰可見。自我館捐贈網站建成以來，館員接到的詢問捐贈物品去向的電話次數大幅度減少，極大地減少了館員的工作量。

此外，對于入藏贈書，捐贈網站的查詢結果頁面（見圖2）基于ISBN、題名等特征字段，逐步實現指向我館館藏目錄系統的鏈接。通過該鏈接，捐贈者能夠進一步查看到贈書入藏后的詳細信息，如館藏地點、出借狀態等，可以直觀了解所贈物品的狀態和利用情況，也是無形中對捐贈行為的肯定和鼓勵，有利于提高捐贈者的積極性。

圖2 捐贈信息查詢結果頁面

從讀者角度來說，捐贈信息查詢開辟了嶄新的圖書查閱途徑。一方面，我館的捐贈者中不乏楊振寧、文潔若、許淵沖等名師名家，他們所捐贈的文獻多是多年珍藏。捐贈網站的查詢功能為讀者提供了獨特的視角，有助于在大量館藏中發現更具價值的文獻；另一方面，對于那些因館藏復本總量達標而未能入藏的贈書（如校內師生、校友捐贈的教學參考書），捐贈管理系統也有詳細登記，讀者可以通過捐贈信息查詢獲知這部分信息并聯系轉贈事宜，有助于促進捐贈資源的再利用。

3.2 動態更新榜單，激發捐贈熱情。

捐贈榜單歷來是體現圖書館對捐贈者尊重和鼓勵的重要方式之一。捐贈網站除了在主頁的中心位置發布“重要捐贈榜”之外，還動態生成“最新捐贈榜”、“捐贈實時鳴謝”和“歷年捐贈名錄”（見圖3）。其中，“最新捐贈榜”是由系統每月自動計算捐贈數量而產生的；“捐贈實時鳴謝”對應捐贈管理系統處理每一次捐贈資源的自動更新，并及時表達對捐贈者的感謝；“歷年捐贈名錄”以捐贈年份為線索對捐贈者所贈物品進行實時展示，除公布捐贈單位名稱或捐贈者姓名外，還將所贈物品的明細和去向等信息予以公布，令人一目了然。

我館每年都會接收到大量各種類型的捐贈資源。僅以2010年接收的非大宗社會贈書為例，全年共收到來自1 184個捐贈單位及個人的13 251冊圖書。在捐贈網站建立之前，我館每兩個月在館報上發布一期最新捐贈榜，每年發布一次單位及個人捐贈名錄。首先由館員以Word文檔或者Excel表格形式手動整理出榜單和名錄，然后在館報和我館網頁上發布。這種手動整理數據的效率很低且容易發生遺漏、發布也不夠及時，當需要增加發布頻率、擴充發布內容時會大大加重館員的工作量。而捐贈網站在發布頻率和發布內容方面實現了最大限度的提升和豐富，并且在提高捐贈工作效率的同時，充分體現了我館對捐贈者的尊重，可以激發捐贈者的熱情，增加其捐贈意愿。

3.3 及時發布新聞，擴大捐贈影響。

捐贈網站作為圖書館捐贈工作的宣傳窗口，新聞發布功能是必不可少的。為了保證新聞發布及時有效，捐贈網站不僅設立了專門的捐贈新聞欄目，以傳統的網頁方式發布新聞，而且實現了基于RSS的新聞發布功能。

綜上所述，我國在林下套種中草藥的栽培方面重視程度較高，很多區域工作的開展，都能夠取得較好的效果。日后，應繼續在林下套種中草藥的栽培方面深入研究，不斷的提高工作的可靠性、可行性，減少錯誤的操作。與此同時，林下套種中草藥的栽培多項內容必須保持較高的協調性，爭取創造出更高的價值。

RSS是Web 2.0時代促進信息迅速傳播的熱門技術，讀者和捐贈者只要通過專用軟件訂閱捐贈新聞，就可以及時了解到最新的捐贈動態。由于RSS數據采用標準的XML格式，能被其他網站靈活調用，或者嵌入到微博、手機服務等多種應用環境之中，使更多的人獲知捐贈新聞成為可能。

捐贈新聞發布來源于捐贈管理系統的捐贈新聞管理模塊。由館員實時更新新聞內容和圖片，相關信息可圖文并茂地顯示在捐贈網站中（見圖4）。捐贈網站推出后，我館對“清華接收西南地區瀕危文字文獻及實物捐贈”、“校友鄭啟心向圖書館捐贈百米書法《金剛經》梵文長卷”等重要捐贈活動和捐贈者事跡及時進行報道，與社會產生良性互動，增加了讀者對圖書館的認可度和關注度，從而擴大了捐贈工作的影響力。

圖4 捐贈新聞發布示意圖

3.4 網絡展示珍藏，促進捐贈宣傳。

為了宣傳捐贈工作的成果，我館多次舉辦捐贈展覽，集中展示了論文、手稿、日記、信函、證書等捐贈珍品，受到了讀者的關注和好評。但是由于展覽受展出時間限制，展覽結束后讀者就很難看到相關展品。為此，捐贈網站開辟了“網上展覽廳”欄目，按照主題展和精品室兩種類型，發布與捐贈相關的展覽相冊，使捐贈展覽可以不受時間、地點所限，隨時隨地供讀者查閱。我館通過“網上展覽廳”（見圖5）陸續展出“清華名人手稿專藏展覽”、“2010年清華大學圖書館紀念‘保釣、統運’四十周年展”、“2011年圖書館捐贈主題展覽”等電子展覽，實現了對展覽內容（包括圖片和文字）的統一、規范管理。“網上展覽廳”圖文配合、基于幻燈片的流暢展示，使得讀者獲得最佳的視覺效果，克服了采用靜態網頁發布的內容格式各異、呈現效果不夠生動等缺點。同時，“網上展覽廳”為需要相關資料的讀者提供了有效的信息獲取途徑。例如，我館通過捐贈獲得的“保釣、統運”特藏資料是目前全世界同類收藏中最全、最多的，但少有人了解。自“網上展覽廳”推出相關電子展覽后，我館不但得到海內外新、老“保釣”人士的關注并收到他們的繼續捐贈，而且獲得該領域學術研究專業人士的青睞。除本校師生外，先后有臺灣大學、廈門大學、北京大學等高校的教授、博士前來為課題研究和畢業論文寫作查找資料。可以說，“網上展覽廳”真正起到了提升捐贈宣傳效果的作用。

圖5 網上展覽廳相冊展示效果

4 結 語

接受捐贈對高校圖書館豐富館藏資源、建設特色館藏具有重要的意義。我館研發的捐贈管理系統在促進捐贈工作規范化、信息化方面取得了良好的應用效果，先后吸引了武漢大學圖書館、上海交通大學等多所高校圖書館以來電或到館方式咨詢、學習。并且，于2011年清華大學百年校慶之際推出的捐贈網站，集中展示了4萬多件捐贈文獻及超過100次的捐贈展覽和活動。基于網絡平臺的捐贈宣傳和服務更加高效及時、生動透明，得到了我校捐贈者和讀者的好評——捐贈工作和服務細致入微，還得到了北京大學等外校讀者的關注和肯定。捐贈網站正式運行以來，月均訪問量超過千人次，接收捐贈資源的數量較去年同期增長了近20%。可以說，捐贈網站對完善捐贈服務、營造良好的捐贈氛圍、擴大捐贈工作影響、激發捐贈熱情起到了非常積極的作用。在后續的網站完善過程中，我館將不斷豐富網站內容，現初步設想將捐贈榜單制作成基于JavaScript的頁面模塊并嵌入到更多的網站中，以進一步擴大捐贈工作的影響、爭取更多的捐贈資源。

[1]李 娜, 李文蘭. 完善贈書管理 激發捐贈熱情[J]. 圖書館工作與研究, 2011(3): 61-66.

[2]莊 玫, 晏 凌, 韋慶媛, 等. 淺談清華大學圖書館捐贈工作的管理[J].圖書情報工作, 2006(S2): 83-84.

[3]王 嵐. 公共圖書館建立健全圖書捐贈機制的若干思考[J].圖書館建設, 2011(2): 30-32.

[4]Wikipedia. Wiki Page of RSS[EB/OL].[2011-07-01].http://en.wikipedia.org/wiki/RSS.