煤炭企業全面實行會計電算化的現狀分析

秦孝林

摘 要：我們在享受會計電算化給我們帶來的輕松與解脫時，不可避免地也承受著全面實行會計電算化帶來的許多問題。如：專業會計人員的角色轉換、會計基礎知識的淡化、電算化內部控制的高級要求、會計電算化審核的滯后等一系列現實問題都無法回避。怎樣更好地解決電算化工作中遇到的問題，是擺在我們面前的一道道思考題。文章就當前煤炭企業全面實行會計電算化的現狀展開深入分析研究。

關鍵詞：煤炭企業 會計電算化 現狀

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-170-02

山西焦煤集團有限責任公司（簡稱山西焦煤）是國家規劃的全國13個大型煤炭基地的骨干企業之一，是中國目前規模最大的優質煉焦煤生產企業和煉焦煤市場主供應商。西山煤電（集團）有限責任公司(簡稱西山集團)是山西焦煤集團的核心骨干企業，西山集團已經由一個傳統的國營煤炭生產企業發展成為多業并舉、綜合發展，擁有全國最大的燃用中煤坑口電廠的大型國有能源集團，是全國最大的煉焦煤生產基地和國家首批循環經濟試點單位。筆者有幸作為一名山西焦煤集團公司西山煤電公司的原煤礦會計師，見證了企業從手工核算到人機并行，再到全面推行會計電算化的發展過程，現就筆者所在企業在會計核算過程中遇到的問題及經驗做一簡單介紹。

西山集團現運行的《企業之魂》是重慶林木森公司針對眾多企業的特點尤其是煤炭行業的特點，專業設計出的一套使用于煤炭企業的軟件，該軟件讓西山集團在人、財、物的管理上真正有了很大的變化和進步，從最初的單純會計核算軟件到現今多個相互獨立又相互聯系的財務管理、工資管理、固定資產、物資管理、報表管理、生產管理、設備管理和辦公自動化會計模塊的聯網并用，《企業之魂》逐步完善了自身的程序設計與升級，西山集團與《企業之魂》在運行過程中從最初的不熟習中磨合使用，到現在的得心應手中共同進步。《企業之魂》憑借她強大的功能及操作簡便、靈活、智能化、人性化、個性化、樸實等特點，給山西焦煤集團帶來了管理上的高質量和高效率，得到了山西焦煤集團會計行業的肯定，同時也使西山集團的軟件管理得到了實質性的飛躍發展。

隨著《企業之魂》等會計軟件的功能不斷完善，全面實現電算化在西山集團乃至山西焦煤集團，甚至整個煤炭行業不再是夢想，全面實施會計電算化將繁瑣、單調、機械的會計核算工作由計算機來代替進行處理，提高了會計核算的準確性、規范性和工作效率，明顯減輕了財會人員的勞動強度。過去一到月底，通宵達旦的記賬、結賬、對賬、出報表已成為珍貴的回憶，財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，轉到更好地參與單位的經營決策，加強了財務管理，使財務管理工作電算化，給決策者及時提供管理和決策所必需的數據。

我們在享受會計電算化給我們帶來的輕松與解脫時，不可避免的也承受著會計電算化帶來的許多弊端。下面就將筆者所在企業全面實行會計電算化中的問題作一系統分析。

一、專業會計人員的角色轉換

山西焦煤集團屬于國有大型煤炭企業，其職工的組成結構也同其他國有企業一樣，職工辭退人員少，崗位無法競爭，造成捧著鐵飯碗的老會計人員多，新型電算化會計人員又因崗位有限，無法更換。會計電算化涉及計算機、會計、財務管理等方面的專業知識，目前，煤炭企業的大部分會計電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用，不能靈活運用軟件處理的會計數據，進行財務信息的加工和分析，一些簡單的操作還可以完成，一旦遇到超出范圍的問題，只能找軟件的系統管理員，而系統管理員有的是計算機專業出身，對財務專業知識和會計基礎工作缺少經驗，雙方不能很好地溝通配合，即使系統管理員對會計電算化知識掌握比較全面，也有時候難以協調各個崗位運行中出現的問題，因此會計電算化復合人才的缺乏成為當今會計工作存在的普遍問題。會計電算化工作推展的關鍵是應用，特別是從事具體財務管理工作的管理者，他們的會計電算化水平決定本企業會計電算化管理的水平。財務管理者有著系統管理員所無法比擬的職權，他們能夠利用計算機進行輔助管理工作，甚至能對系統管理員有著制約作用，他們對會計電算化的順利實施起著至關重要的作用。所以建議煤炭企業應全面對會計人員實行電算化知識培訓，不僅僅包括系統管理人員，更應包括財務管理者和普通會計人員甚至審計人員，即使是暫時不用《企業之魂》的會計人員，因為有時無知者的一個誤操作也會給企業帶來無法彌補的損失。現在煤炭企業的職教經費提取到工資的2.5%，足以能堅持連續每年定期的對所有財會人員進行專業培訓，并把培訓成績與崗位工資掛鉤，爭取用最短的時間取得最佳的學習效率是煤炭企業會計電算化工作的最有效途徑。

二、會計基礎知識的淡化

在未全面實行會計電算化的時候，《企業會計準則》、《會計基礎工作規范》等規定是一名會計人員首先必須熟知的行為準則，而在會計電算化全面推行的今天，年輕的會計對一些會計基礎原理、會計最基本的記賬原理、會計的書寫數字和記賬要求都逐漸陌生，手工登記賬簿的具體規定已經在新會計人員中沒有印象，“承前頁、過次頁、結賬余額劃紅線”等規定已逐漸成為模糊的概念，甚至對會計憑證的錯誤修改也不像原來規范，按照會計規定會計憑證在填制的時候發生錯誤，憑證應當重新填制，如果已經登記入賬的記賬憑證，應當采用紅字沖削法或補充登記法。會計賬簿記錄發生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦、描寫或用藥水消除字跡，不準更換賬頁重新抄寫。會計賬簿如果在填制的時候發生錯誤應當用劃紅線更正，但必須使原有字跡仍可辨認，會計憑證的更正在未記賬時可以隨意更改而不留痕跡，而系統操作員則可以將已記賬或已審核的憑證刪掉而不留痕跡，錯誤的容易修改讓會計再不用對錯誤持誠惶誠恐的態度，進而導致錯誤的發生率更高。

《企業之魂》軟件對報表系統的完善設計，讓很多報表都可以從賬簿中取數，甚至報表間也可以互相取數，一張報表的生成僅需要幾十秒甚至幾秒，對于報表的取數公式，只有最初設立的人員清楚，在崗位輪換后，新接手的會計人員懶于再探究報表的每個數字的由來，進而探究報表中數字的真正用途，即使數據處理中發生了錯誤，也不能及時發現，而寄希望于報表勾稽關系的檢查，一旦勾稽關系疏于設置難以全部設置，就只能等報表審驗時才能發現。

三、電算化內部控制的高級要求

在手工會計核算時，一項經濟業務的每個環節要經過具有相應權限人員的審批，從原始憑證的審核、記賬憑證的審核到登記入賬以及賬賬相對等一系列的審核，一筆經濟業務需要經過不同會計人員的多次登記，在登記入賬的時候對業務又進行了再次復核，核算中的一些錯誤能被及時發現，而現在會計電算化工作流程是從原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸入（制單）→電算審核→計算機系統處理→賬表輸出。手工會計處理方式條件下,企業依據不相容職務相分離這一基本原則,建立各種會計崗位與機構,制定各級財務制度與職責,不同人員限制在各自特定的業務領域內,各級主管依制度實行嚴密監督。而且企業通過對會計業務的多重反映或者相互稽核關系進行控制，企業通過核對記錄可以追溯到任何一個環節所出現的問題。未經授權,任何人員都難以操縱全部會計環節或獲取全部會計資料,由此形成了手工條件下會計系統組織制度上的內部牽制網。在電算化條件下,會計信息系統是按計算機數據處理系統組織起來的,除原始數據的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成,這種數據處理的集中性使得傳統組織控制功能減弱。同時,會計信息系統中不區分總賬和明細賬、日記賬,這雖然使數據處理流程大為簡捷,但也使賬簿間的相互控制不復存在,使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此手工條件下行之有效的內部牽制網,在電算化條件下已難以發揮其作用,會計電算化內部控制出現了很多新問題,表現為:

1.數據處理方式變化帶來的問題：（1）因數據輸入操作不當而導致的控制問題。一旦憑證輸入者出現輸入錯誤或處理業務不正確，將會引發明細賬、總賬乃至會計報表等一系列連鎖錯誤。（2）責任高度集中于電算化軟件系統,企業面臨巨大的系統風險問題。一旦系統數據被非法修改、拷貝或是系統程序控制失效,就會影響系統運行的穩定性和安全性,嚴重的可能會導致系統的崩潰,給企業造成不可估量的損失。（3）一些職責的高度集中違背了不相容職務分離和授權、批準控制的原則，軟件設計賦予系統管理員所有的職權，而系統管理員又可以設置其他會計人員的權限。由于數據處理集中進行,導致職責合并嚴重,會計人員大大減少,從而使一些不相容職務得不到分離,如有些會計人員既從事數據的輸入、輸出工作,又負責數據的報送,這增加了他們在未經授權批準的情況下直接對使用中的數據和程序進行修改等操作的可能性,從而使會計數據的準確和安全性受到威脅。

2.會計信息磁性化帶來的問題：手工條件下,會計數據和信息記錄在紙介質的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。而在電算化條件下,會計電算的資料如證、賬、表都是通過計算機處理系統完成的,資料的表現形式主要是打印的賬表和存儲在計算機軟硬盤和其他存儲介質中的會計數據,這些存放在磁性介質中的會計檔案,可以方便地被不留痕跡地加以修改,很容易遭到損壞和破壞,影響會計信息的真實可靠性。

3.計算機網絡發展帶來的問題網絡的迅猛發展及其在財務工作中的進一步應用帶來了層出不窮的新問題。網絡環境具有開放性和動態性的特點,這給會計信息系統內部控制帶來了許多新問題,如大量會計信息通過網絡通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網絡會計信息系統遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大。這些問題給煤炭企業帶來了內部控制的新挑戰。

四、會計電算化審核的滯后

實行會計電算化后，業務的處理都以電腦為載體，某些人員往往既從事數據的輸入，又負責數據的輸出，此外，由于電腦中原始數據是由人工事先進行審核和輸入計算機的，但實行會計電算化后放松了人工審核審批這項基礎工作，許多審批環節被省缺了，從而加大了出現錯誤和舞弊的風險，如果一但出現一個人的輸入失誤或處理業務不正確，就會出現多米諾骨牌式的錯誤。這些錯誤由于沒有多名會計人員的手工記賬，無法在記賬的時候和對賬過程中發現，電腦在自動記賬后，又自動生成會計報表，只有在檢查勾稽關系的時候，有些錯誤才能發現，這些錯誤因為當月利潤已經結轉或時間的緊迫，只能放到下月調整，而有些錯誤則一直到有外部審計才能發現，此時只能用追溯調整糾正。

實行會計電算化后，針對會計審核的滯后性，必須建立嚴格的內控制度。基本的內控制度應該包括會計人員權限的合理設置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。手工作賬時要考慮不相容職務的分離、分設。同樣，在實行會計電算化以后，不相容職務也不能由一個人承擔，應根據每個人的工作內容賦予相應的權限。《企業之魂》軟件在設計的時候已設置系統管理員和普通會計核算人員、出納、財務主管等崗位，但實際工作中系統管理員和數據管理員、甚至復核人員都同屬一人，系統管理員身兼數職又權限集中，但難以對所有的會計事項都及時監督，導致許多會計事項的審核滯后，此時就需要財務負責人甚至內部審計人員及時的對系統管理員的工作再進行復核。

五、會計軟件的及時升級

雖然西山煤電集團所用《企業之魂》軟件經過將近10年的不斷摸索更新，已經能很好的服務于煤炭企業的會計管理，但在實際運行中仍然會遇到一些意想不到的新問題。軟件程序對一些會計處理事項的不正確不能及時提示或警告，對偏離財務預算的支出無法控制。盡管《企業之魂》軟件已經開發并投入使用如工資管理、固定資產、物資管理、生產管理、設備管理和辦公自動化會計等模塊，因涉及到不同單位之間的物品管理，無法與財務軟件實行真正并網使用，財務管理人員無法直接獲取所需數據并對這些數據進行分析管理。系統中對已經輸入的會計憑證修改和系統管理員的一些刪除修改痕跡，系統不制止，而是不留改正痕跡，賬簿也不像手工記賬，沒有登記修改痕跡等。有時在業務操作的關鍵時刻，計算機突然以待機、死機等手段磨蹭和抵抗，甚至計算機突然提示“執行了非法操作，即將關閉”等信息，使辛辛苦苦的勞動一瞬間化為烏有。盡管林木森公司留有軟件維護人員，但等到軟件維護人員來處理問題，已嚴重影響了會計工作的速度。這些問題也急需會計軟件能與時俱進，跟上實際工作的步伐及時更新換代。

以上這些問題是在全面實行會計電算化進程中經常遇到而又必須重視和及時解決的問題，做好了以上工作，我們有理由相信煤炭企業會計電算化的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊，會計電算化事業也將會蒸蒸日上，它必然會促進山西焦煤集團會計電算化向更深層次發展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質量。

參考文獻：

1.西山煤電集團公司會計核算辦法.

2.注冊會計師考試教材.

3.企業會計準則講解.

（作者單位：山西焦煤集團公司東曲礦財務科 山西古交 030200）

（責編：賈偉）