應收賬款內部控制管理實踐探討——以江蘇蘇美達集團公司為例

江蘇蘇美達集團 趙建國

江蘇蘇美達集團公司是大型國有外貿集團，主要從事機電產品進出口，2010年進出口總額27.9億美元，其中：出口總額12.5億美元，進口總額15.4億美元。歷年來進出口總額在江蘇十大外貿集團中穩居前列。由于外貿企業其業務經營的特點，會存在著較高比例的應收賬款。多年以來，江蘇蘇美達集團公司一貫重視對應收國內外賬款的管理，建立健全了一系列應收賬款內部控制制度，摸索出一條行之有效的管理體系，有效地控制逾期應收外賬款的發生，使企業的資產一直保持著優質、高效地運行。

一、加強應收賬款內部控制管理意義

對應收賬款管理的重視，江蘇蘇美達集團公司也經歷過曲折的過程和慘痛的教訓。改革開放初期，當時對應收賬款管理的認識還不到位，為了擴大出口規模，對出口拉美、東南亞的機電產品放賬賒銷，結果大量的應收賬款產生壞賬。

隨著經濟體制改革的深入，江蘇蘇美達集團公司經營體制也由統負盈虧轉為獨立核算、自負盈虧模式，“精打細算過日子、加強管理做業務。”逐漸成為企業發展的宗旨，江蘇蘇美達集團公司上下對應收賬款管理的認識統一到“收到早晚是效益問題，收到與否是生存問題。”的高度。

30多年來，通過內部制度建設，不斷完善內部控制制度，建立ERP系統和信用管理體系，組織業務、物流和財務等條線人員的學習、宣傳和培訓，配之以績效考核和經濟處罰，使得應收賬款管理和風險防范意識深入人心，成為每位員工的自覺行為。

二、建立與完善應收賬款管理內部控制制度

根據內部控制要求，不相容崗位的科學分離、制約，業務、財務與國際結算等部門各司其責。

對應收賬款管理在不相容崗位的分離上顯得十分重要，江蘇蘇美達集團公司從銷售業務管理、信用管理、現金管理、績效管理等環節著手，杜絕管理盲區。應收賬款管理在銷售業務環節的管理重點是付款方式，是否接受賒賬方式要經過授權和審批，大額合同要董事會批準，銷售員不能擅自決定。應收賬款管理在信用管理環節的管理重點是信用額度，業務開發時能給客戶的信用額度多少，采取何種信用政策，都由信用管理部門決定。應收賬款管理在信用管理環節的管理重點是資金回流，對資金周轉的管理是由財務部門牽頭，賒賬項下的資金能否及時回籠，將影響企業的資金周轉、融資成本甚至財務風險。財務部每月檢查是否產生新的逾期應收賬款，督促催收到期應收賬款。應收賬款管理在績效管理環節的管理重點是賞罰分明，一旦產生逾期應收賬款，按逾期金額扣減經營人員的考核利潤，督促其及時、積極催收。通過實踐證明，由于職能分離、職責分明，能有效地降低壞賬產生。

三、加強應收賬款內部控制管理措施

第一，建立具有業務特點ERP系統，提高信息化管理水平。江蘇蘇美達集團公司目前使用的ERP系統包括業務經營的ITS系統、財務系統、銀企直聯資金平臺三部分。研發始于1997年，通過持續改善，在經營、管理中具有不可或缺的作用。

ITS系統進行合同管理、客戶管理、銷售管理、物流管理、信用管理、國際結算管理、現金流管理和應收賬款管理等等。財務系統除承擔會計核算、財務報表外，還要進行逾期賬款管理、資金管理等等。銀企直聯資金平臺主要對銀行端的收付進行實時管理，及時掌握應收賬款的回收情況。

以上三個平臺是根據江蘇蘇美達集團公司的經營管理特點量身定做的，基于信息安全的角度，系統相對獨立，但又能通過數據包進行共享。根據權限，信息資源進行分享、管理及監督。

由于業務都在ERP系統中反映，應收賬款就無處藏身了，逾期賬款也會一目了然，客戶信用狀況也公開透明。企業內部管理減少了產生信息不對稱現象的死角，管理水平逐年提高。

第二，組織架構合理，管理流程有效。為防止管理失效，江蘇蘇美達集團公司在管理的組織架構建設上下功夫，對所轄的6大控股子公司采取財務人員的全員委派及物流、國際結算人員的委派制。管理流程大為縮短，既能使得服務前置，又可在業務一線進行管理。管理的針對性強、目標明確。由于委派制的有效執行，最大限度地減少逾期應收賬款瞞報、少報、漏報、遲報現象的發生，爭取到最佳的催收時機。

發揮“跟蹤收匯管理”功能，對應收賬款進行日常監控和全程跟蹤管理。在預計結匯日前，通過信息系統和人工提示進行催收，對出現短暫逾期及時排查原因并跟蹤處理，并根據情況及時進行信用險可能損失申報及索賠處理。定期編制發布逾期賬款報表上報各子公司和集團領導掌握應收賬款情況。

圖1 ERP系統收匯的“結匯水單管理”界面

第三，建立客戶信用檔案，加強信用管理。客戶信用管理是一個持續的管理行為，客戶進行評審是ISO9000質量體系的主要內容，包括客戶的專業能力、財務狀況、信用調查、授信評估等等。對新客戶來說，如在未充分調查的情況下貿然開展業務，極易受到損害；對老客戶來說，也可能因其經營狀況的變化，使得財務惡化。

首先，通過中國信用保險公司以及鄧百氏等國際咨詢機構對新客戶的資信進行調查，根據調查結果確定信用等級及授信額度；

其次，ERP系統記錄還款信息，并對還款記錄進行分析，評價客戶信用，據此指導業務的開發；

最后，經常拜訪、隨訪新、老客戶，掌握客戶的經營場所、經營狀況、市場分布、償債能力和員工精神面貌等第一手資料。并在ERP中反映，通過實踐證明其效果往往好于函調。

通過以上多項有效措施，將收匯風險扼殺在萌芽狀態。

第四，建立應收賬款預警機制，實時監管收匯風險。在ERP系統中建立應收賬款預警機制，實時監管收匯風險。國際結算部加強對國際貿易和相關專業領域的動態跟蹤研究，及時對高風險國家、地區、行業及商品發出預警通報，對黑名單買家發出業務通報，實行風險的動態管理模式。對國際慣例和技術標準新動向發布業務指導，通過集團內網和郵件系統發布應收賬款風險指導的專業文章，同時定期整理發布包括重點客戶收匯動態跟蹤在內的國際結算簡報，加強宣傳指導，提升廣大業務人員收匯安全意識和能力。

圖2 ERP系統中的風險預警平臺

第五，加強全員培訓，風險意識深入人心。制度不是用來“紙上畫畫、墻上掛掛”的官樣文章，是用來執行和防范風險的，而執行的主體是人。那么執行者的理念能否達到，僅靠獎懲還是不夠的，要讓他們認識上提高，變“要我執行制度”為“我要執行制度”。

為統一思想認識，江蘇蘇美達集團公司組織了一系列的員工培訓。根據管理需要和工作特點，對新員工、業務骨干、管理層等不同人群進行業務知識培訓、管理制度培訓、流程優化培訓。為加強應收賬款管理提供了思想保障，管理深入人心。

第六，投保出口信用保險及風險自留。應收賬款風險防范的補救措施就是投保出口信用保險及風險自留。

投保出口信用保險。江蘇蘇美達集團公司2010年12.5億美元出口業務中，非信用證業務7.70億美元，占50%，投保出口信用保險的7.1億美元，覆蓋率占非證業務的92.17%。未投保的業務也是按信用政策，對信譽好、實力強、合作久的客戶在授信額度內，有限地賒銷。

風險自留。由于國際市場風云變幻、加之金融風暴的來襲，客戶付款難、倒閉破產的現象也會發生。造成的壞賬，保險公司會賠80%，仍有20%需要自己消化。計提足額的壞賬準備，以及售價中充分考慮財務成本進行風險自留、消化十分必要。

通過投保及風險自留等手段，降低應收賬款風險的成效非常明顯，江蘇蘇美達集團公司一年一度的清產核資，很少出現不良資產，資產質量在同業中處于先進行列。

第七，立體管理、獎懲到位，建立業務人員自我約束機制。業務人員在業務運作過程中直接與客戶打交道，比其他部門或人員更容易了解客戶的情況，也更容易發現客戶的異常行為，因而加強業務人員對逾期國內外往來的防范和催收，建立業務人員自我約束機制至關重要。

明確業務人員對業務風險的責任，將逾期國內外帳款列入對業務人員獎金考核的指標。按規定，凡逾期應收帳款超2個月的，從第3個月起，每月按逾期額的5%從相關經營公司的計獎利潤中扣除，直至收回逾期賬款。子公司再根據業務人員過失大小扣減其獎金。

從制度上規范業務人員的行為。包括：預付貨款的比例和金額，需要辦理哪些手續，什么樣的業務和以什么方式成交的業務需要經過哪一級簽字審核，什么情況下必須對客戶的資信情況進行調查，逾期賬款發生后如何處理等等，都在制度、ISO9002上做出了明確的規定。這種約束機制既增強了業務人員的風險意識和責任感，又確保了資金及時回收和效率的提高。

［1］李現葉：《對應收賬款加強內控管理》，《河北煤炭》2011年第1期。