基于EDI的管理信息系統數據交換問題研究

[摘要]為解決傳統數據交換存在成本高、效率低的問題，本文在對不同數據處理方法比較分析基礎上，對企業如何利用EDI技術實現數據交換進行了設計。研究認為EDI技術可更好地提高企業信息系統數據處理能力，在未來的電子商務領域中應用前景廣闊。

〔關鍵詞〕EDI；信息系統；數據交換

ＤＯＩ：１０．３９６９／ｊ．ｉｓｓｎ．１００８－０８２１．２０１１．０３．０１６

〔中圖分類號〕Ｇ２０３ 〔文獻標識碼〕Ａ 〔文章編號〕１００８－０８２１（２０１１）０３－００６７－０４

Research on the Data Exchange of Management Information System Based on EDIZhou Yan Wu Lei

（Library，Jinan University，Jinan 250022，China）

〔Ａｂｓｔｒａｃｔ〕To deal with the problems about high cost and ineffective of traditional data exchange，based on the comparative analysis of different data processing technology，this article designed the methods of data exchange using the EDI technology.The research results EDI can improve the information data processing ability of corporation，EDI will get a very wide application prospect in the area of E-Commerce.

〔Ｋｅｙｗｏｒｄｓ〕EDI;information systems;data exchange

企業在生產經營活動過程中往往需要涉及很多不同的應用管理系統，如倉庫管理系統、考勤管理系統、績效管理系統、銷售與客戶管理系統等，這些不同的系統又可能分散于不同的組織部門與機構，這就需要各個應用系統之間的相互配合。如果現實中無法在各個應用系統之間進行數據的有效傳遞，勢必會造成數據的多次變換，甚至手工重復錄入。這不僅會造成人力、物力與財力上的浪費，而且降低了信息在企業內的傳遞效率，還可能在多次變換數據時引入錯誤［１］。造成這種狀況的原因一是因為企業中沒有一個統一的數據結構，二是沒有一個統一的信息交換機制，從而使各個應用系統間不能共享信息。以商業領域的商品交易活動為例，假設一個零售企業需要向供應商訂貨，基本的流程如下：其先把訂貨信息生成并傳遞給供貨商，供貨商在對客戶的訂貨信息進行審核后，把經過批準的訂貨信息傳遞給供貨商倉庫，倉庫生成出庫信息，送貨人員根據出庫信息從倉庫提貨后給客戶送貨，零售商生成自己的收貨信息，然后在供貨商的送貨單上簽字，交由送貨人員帶回。供貨商倉庫把送貨信息交給財務部門，財務部門生成應收款項。零售商對供貨商的應收款項和自身的應付款項核對無誤后，給供貨商開具支票或者現金，然后供貨商給零售商開具發票。這一商品交易過程雖然非常普通，看似簡單，但因為需要在供貨商和客戶之間傳遞多種、多次的票據信息，如完全采用手工完成，會出現一系列的重復錄入、重復檢查與核對操作。這一過程要求嚴謹、認真，避免出現差錯，否則整個流程可能會出現信息差錯，交易雙方甚至遭受一些不必要的損失。

上述的信息流轉問題，可以劃歸入兩個基本的領域：企業應用集成與電子商務［２］。對上述問題的解決可以用分布式數據庫技術、電子數據交換技術、分布式處理技術與軟件代理技術幾種方式。從現代技術發展看，解決問題的一個簡單可行并且適應性廣泛的方法是電子數據交換技術（簡稱EDI）。利用EDI通過在不同系統之間傳遞預定義的結構化數據，以實現不同應用系統之間的數據共享，以此來減少重復的手工操作，提高信息傳遞的速度與信息處理的效率，則不但可以減少業務處理的差錯率也能降低企業的運行成本。

１ 數據交換時需要解決的問題

由于不同系統在功能和結構上存在著一定的差異性，相關數據在交換時往往存在一定問題。這樣就要求在交換時必須消除系統差異帶來的影響，保證系統順利進行，實現系統間的順利交換。系統間的交換主要應解決以下幾個方面的問題：

１.１ 前期準備工作

不同系統在功能、結構上的差異基本上表現在各個系統硬件所處環境、軟件的體系結構、數據結構、交易方式以及前臺操作和業務管理等諸多方面，因此，不同系統之間的數據交換不僅僅是要從技術方面解決問題，還應當對由于上述不同因素造成的管理、技術問題做好相應的準備工作，才能使工作順利進行，所以做好前期準備工作是數據交換的前提。一般情況下，系統交換前期準備工作由業務準備工作和技術準備工作兩個方面構成：業務準備工作是按照實施方案的要求進行數據交換前的管理方面的準備工作；技術準備工作是按照實施方案的要求進行數據交換前的技術準備工作，一般包括骨干網絡系統的改造、安裝，以及對系統主機的硬件、應用系統的調試等工作。這兩種前期準備工作對于企業數據交換重要而又必須，直接影響到數據交換工作的整體效率與效果，因此應首先解決、處理得當。

１.２ 數據準確性

系統數據交換的目的是通過不同技術方法讓信息、數據在不同系統間能夠可靠、準確、高效地相互傳遞。其中最為關鍵的是數據的準確性、可靠性，在保證準確的前提下，實現高效傳遞。實踐中，造成數據傳遞出現誤差的原因可能有很多，其中常見的是由軟件數據檢查模塊和數據校驗模塊不足造成的。數據檢查模塊的作用是在數據轉換前對將需要轉換的數據進行檢查，以保證數據轉換系統的數據準確無誤，而要保證數據準確無誤，就必須在數據正式轉換之前反復多次進行數據檢查，以避免出現嚴重問題；數據校驗模塊的作用主要是對上傳到系統的數據進行數據校驗，以保證上傳到系統的數據的正確性。這兩個模塊對于保障交換數據的正確與準確具有極為重要的作用，可以說是數據交換的核心任務，應充分重視。

１.３ 技術問題

我們知道，在過去很多企事業單位常采用Foxpro數據庫進行系統管理，但后來由于數據量的不斷增長，以及管理復雜性、多樣化的耗散特征，更多的企事業單位開始采用ORACLE等大型的數據庫。同時我們相信，隨著技術的進步，新的管理信息系統將隨之出現，不可避免地取代原有的運行系統，這一速度在IT時代可能是非?？焖俚摹５?，如果企業采用的系統應用軟件不同，由于不同系統數據的格式差別明顯，勢必導致不同系統的數據無法有效共享。如此一來，不同系統的數據就各自成為孤立的“信息孤島”［３］，對于企業來說，由于技術及實力原因，不太可能將所有數據集成一個系統，因此就必須時時進行不同系統間的數據交換，這種情況同樣造成數據轉換的準確、效率、及經濟效益問題，所以系統軟件的不同也是造成數據交換問題的一個重要因素。

２ 數據交換傳遞的主要方法

２.１ 傳統數據交換傳遞方法

較為傳統的信息交換與傳遞方法是用大量的人力進行手工操作，這往往導致大量的人力重復勞動，這已經隨著時代發展而漸被淘汰。而如上文所述，即使企業采用了信息交換系統，但如果不能實現系統的集成化，而只是各自為戰，那么由于信息系統之間采用數據庫的不同，會導致相同的信息無法在不同信息系統中實現傳遞和共享［４］。例如在某企業內部有一個購銷系統和一個PDM(產品數據庫管理)系統，在企業生產經營活動中，銷售人員需要知道某種產品的型號，而產品的參數儲存在PDM系統中，銷售人員如果要得到這種產品的參數，就需要產品部門把在PDM系統中的數據傳遞到購銷系統，為了實現這一目的，傳統的數據傳遞做法是將相關的數據從PDM中提取出來并打印到紙面上交給銷售人員，再由銷售人員將這些信息錄入到購銷系統中去。基本的信息交換流程如圖１所示：

圖１ 企業內部的系統之間傳統的信息交換圖

２.２ EDI數據交換

２.２.１ EDI數據交換工作原理

EDI，即電子數據交換，英文全稱是Electronic Data Interchange［５］，是數據交換雙方或多方之間通過電子數據網絡，按統一的標準在不同的計算機系統之間進行數據交換和信息處理。EDI將訂單、發票、貨運單等商業文件，將數據按統一的標準制成計算機能識別和處理的數據格式。

EDI有3個基本組成要素：首先是應具備通信網絡這一基礎條件，這是EDI系統必不可少的組成部分；其次，為實現EDI系統的功能，必須設計和開發相應的 EDI軟件；再者，EDI的標準化，在EDI技術構成中，標準起著核心的作用。不論是EDI技術標準中的EDI語言標準還是載運信息語言規則的通信標準都應按照國際標準進行格式化，同時也要符合計算機網絡的傳輸標準。常見的EDI系統間數據交換如圖２所示：

圖２ EDI系統之間的數據交換

（1）文件的格式化和標準化處理：用戶首先將原始的紙面商業和行政文件，經計算機處理，形成符合EDI標準的、具有標準格式的EDI數據文件。

（2）傳輸和交換：用戶用自己的本地計算機系統將形成的標準數據文件，經由EDI數據通信和交換網，傳送到登錄的EDI服務中心，繼而轉發到對方用戶的計算機系統。

（3）文件的接收和自動處理：對方用戶計算機系統收到發來的報文后，立即按照特定的程序自動進行處理。

２.２.２ 企業內部系統EDI方式的信息交換

EDI不僅可以實現企業間的信息傳遞與交換，提高交易效率。同時，EDI在企業內部同樣有著較大的作用，可以實現在內部不同系統間的信息共享，降低內部成本，提高效率。EDI內部信息交換過程中需要先將電子文檔從信息系統中導出，再將導出的數據導入需要導入的信息系統［６］。一般情況下的EDI內部系統的工作流程如圖３所示：

圖３ EDI在企業內部信息傳遞圖

（1）發送方從信息系統數據庫提出需要傳遞的信息數據，然后轉換成平面文件；

（2）將平面文件轉換為標準的EDI報文，再組成EDI信件；

（3）將EDI信件拆開，然后翻譯成為平面文件；

（4）將平面文件轉換，然后再送到接收方信息系統中進行處理。

２.２.３ EDI方法的優點

因為EDI能夠把企業間的商業信息，轉換成標準化、規范化的文件格式，并通過網絡在不同計算機之間，用電子信息方式直接交換與傳遞，整個信息交換過程無需大量人工介入和紙質文件，相對傳統的信息與傳遞方式，EDI用計算機網絡數據交換取代傳統貿易所使用的各種單證、票據，不僅避免了數據的重復錄入，節約辦公費用，同時也提高了信息處理的準確性，降低差錯率；同時，EDI系統的大范圍使用使得企業間交易時間大大縮短，降低了企業庫存和成本，提高了企業運營及資金周轉效率，提高了企業經濟效益。

同時，EDI的采用可以大大提高企業管理和服務質量，實踐中如果將EDI技術與企業內部的倉儲管理系統、自動補貨系統、訂單處理系統等企業MIS系統集成使用，則可以實現各種單證的快速交換和處理，簡化采購程序、減低營運資金及存貨量、改善現金流動，也使得企業可以更快地對客戶的需求進行響應，提升服務質量。

３ 利用EDI技術實現數據交換的設計

３.１ 總體分析

假設在某企業內部，有多個應用系統，例如PDM、ERP、CRM、供應鏈管理（SCM）等。業務發展使一個系統產生新的數據，其它系統可能需要系統中的這些新數據，就需要把數據從這個系統中轉移到其它多個系統中，但往往因為不同的數據庫中表的結構不同，數據不能自動從一個系統轉到另一個系統，這就造成了系統中常見的“信息孤島”。要有效地利用這些孤島中的數據，通常的解決方案有兩種方法：（1）將多個系統集成為一個系統，就是把所有的數據都保存在同一個數據庫中；（2）采用數據交換的方法。

若采用第一種方案會有很多的不足，不但大大增加系統開發的難度，而且會增加自然開發成本，同時還會大大降低系統的可維護性。因為隨著企業的發展以及社會、市場的變化，一個企業的業務肯定會變化。這就要求整個系統隨之改變，這肯定是一件頭疼的事?？傊?，若采用第一種方案，不但將大大降低系統的可靠性、可維護性，而且大大提高系統的開發、維護的成本［７］，這種開發是得不償失的。

第二種方案就是把各種業務分開，讓其各自成為一個系統。這樣做的好處是在對各個系統進行分析、設計的時候，不必過多地考慮業務之間的聯系。采用傳統數據交換的方法顯然無法滿足企業對市場迅速反應的需求，所以絕大數企業都采用電子數據交換的方法。企業只要在有數據交換需要的系統之間，設置一種公共的信息格式，以便使要導入的系統能夠識別即可。由于當前的EDI的標準很多，所以能夠滿足大多數企業的業務需求。例如國際上比較通用的標準UN/EDIFACT，特點是大而全。雖然大而全的特點能夠滿足大多數企業的業務需求，但是也造成了很多無用的內容，因為這樣不僅加大了開發的難度，而且消耗了大量的系統資源。其實，在企業內部進行數據傳遞時，也可以自己定義一種格式，只需將需要交換的數據以較好的方式組織起來即可。比如：采用Excel格式，它的好處是有很好的可讀性。如果采用Excel格式，不但業務人員可以將它作為報表，交給相關人員參閱，而且作為一種全球通用的格式，Excel在各種系統中都可以有很好的讀寫功能。實際上，目前大多數企業都是這樣做的。

３.２ B/S開發平臺

３.２.１ B/S開發模式的優點

B/S結構（Browser/Server），是客戶端采用瀏覽器運行軟件，即采用瀏覽器／服務器結構。B/S最大的優點就是可以在任何地方進行操作而不用安裝任何專門的軟件，只要有一臺能上網的電腦就能使用，客戶端零維護，系統的擴展非常容易。其實和我們平時上網瀏覽網頁是一樣的，甚至通過電話線也可以運行軟件。當系統維護、升級的時候，B/S結構的軟件所有的維護、升級工作不需要維護升級客戶端，所以工作都只在服務器上進行［８］。服務器升級后，客戶端就能獲得最新版本的軟件。

３.２.２ C/S結構與B/S兩者比較

相對于更早的文件服務器來說，C/S（Client/Server）結構的確有了很大的進步。但C/S結構與B/S相比，C/S結構有明顯的缺點和不足。

（１）B/S比C/S維護起來更加方便。由于C/S一般建立在專用的網絡上，局域網之間再通過專門服務器提供連接和數據交換服務，雖然對信息安全的控制能力很強，但由于C/S結構的每一個客戶端都必須安裝和配置相關軟件，所以一旦系統要有所改動比如升級，每一個客戶端都要改動。同時，由于其特有的整體性，在出現問題時必須整體考察，這給問題的處理以及系統升級帶來了難度，有時可能需要再做一個全新的系統。而如果是B/S結構，就不需要對客戶端進行重新安裝和維護了，遇到上述問題時，B/S結構的系統維護員只需將服務器的軟件更新到最新版本。而其他客戶端的用戶，只要重新登錄系統就能使用最新版本的軟件了。

（２）B/S比C/S的成本低。一般情況下B/S采用的是三層結構，而C/S軟件采用兩層結構，在三層結構中，用戶有需求發送到客戶端，然后客戶端再向服務器提出請求，應用服務請求數據庫里的數據，數據庫返回數據，然后應用服務在將數據進行計算后，再將結果提交給客戶端，最后客戶端將結果呈現給用戶。

圖５ 三層結構示意圖

在兩層結構中，首先用戶有需求發送到客戶端，然后客戶端向數據庫服務請求提取數據，得到請求數據庫將數據返回給客戶端，最后客戶端將數據進行處理后再將結果呈現給用戶。

圖６ 兩層結構示意圖

事實上三層結構要優于兩層結構，原因是兩層結構中的客戶端參與運算，這就要求客戶端的配置較高。但是由于三層結構中的客戶端并不需要進行運算，只需要在接收用戶的請求后返回最后的結果，所以三層結構對客戶端的電腦配置要求是比較低的。

（３）如果采用B/S結構，服務器到客戶端傳遞的只是數據量很少的最終結果，這樣用電話線也能夠勝任。但是采用C/S兩層結構的話則不行，原因是如果使用電話線則可能會使傳輸數據的速度太慢而不能接受。如果采用三層結構的B/S，提高系統配置的時候，只需提高服務器的配置，這樣就可以降低客戶端的配置。增加一臺服務器就可以省下幾十臺客戶端機器的費用，這樣就可以降低總成本。

（４）數據安全性比較。由于C/S結構的軟件數據分布在各個客戶端的服務器，各個客戶端可能分布在不同的地區，不同地區的安全性不敢保證，一旦發生火災、盜搶、或者地震等，就會造成數據流失。另外，由于C/S結構的軟件必須在各地安裝的服務器之間進行數據同步。這樣，每個數據點上的數據安全就會影響整個系統的數據安全。所以，對于大型的企業甚至一般的中型企業，C/S結構軟件的安全性是令人擔憂而且是不能接受的。對于B/S結構的軟件來講，將其數據集中存放于總部的數據庫服務器，確保一點的安全是可以做到的。而且因為客戶端不保存任何業務數據和數據庫連接信息，任何人要想獲取數據庫信息只能去總部的數據庫服務器，所以數據的安全性也就得到保障。

３.３ 企業內部系統電子數據交換過程

圖７ 整個操作過程圖

關于系統與系統之間的數據交換，本文假設在一個PDM系統中，企業要采購一批產品而產品的信息儲存在PDM系統中，此時要保證采購順利進行首先就要為采購管理系統中導出這批產品的參數，以此為例來說明關于企業內部系統電子數據交換的解決方案。假設企業的PDM系統保存著很多產品的數據，此時由于生產需要，企業要購進一批產品，為保證送到的產品是正確的，企業就需要在采購時說明此批產品的各種參數。實際操作時，操作員需要把產品的各種參數從PDM中導入采購系統中。在上面的總體分析中，綜合考慮本系統如果采用Excel作為中間載體來傳遞數據的話是比較合適的，接下來的問題就只需要解決變為如何導出和導入Excel了。

圖８ 公司內部電子數據交換處理的流程圖

按照上面的分析本系統采用了B/S的開發方式，這樣客戶端僅僅是一個沒有計算功能的瀏覽器，所以所有數據的處理都集中在服務器端。因為客戶端沒有計算功能，所以在導入時就需要把要導入的電子文檔從客戶端上傳到服務器端，然后再對電子文檔的格式進行校對，只有格式正確才能再對數據進行讀取處理，最后保存到數據庫中。

４ 結 語

目前，許多國際和國內的大型制造商、零售企業、大公司等都已經普遍采用EDI技術，而且當這些企業評價新貿易伙伴時，是否具有EDI能力是一個重要評價指標。因此，采用EDI是企業提高競爭能力的重要手段之一。隨著越來越多的企業使用EDI技術進行電子數據交換，它們的業務處理速度和能力將會不斷增強，對市場的反應速度也會不斷提高。同時，EDI技術自身也會在與包括Internet技術在內的其他先進技術不斷融合的過程中，不斷為用戶提供更靈活、多樣、簡便的使用方式，使其自身擁有更廣闊的電子商務服務領域。

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