中文現刊架位號設計——以柳州醫學高等?？茖W校圖書館為例

陸偉峰，勞江霓

（柳州醫學高等專科學校，545006）

現刊排架工作是期刊管理工作中的重要組成部分，如何滿足廣大讀者的需求，使他們能在最短的時間內獲取所需的期刊，提高期刊的利用率，一直是高校圖書館工作者積極研究和探討的重要課題。柳州醫學高等專科學校圖書館目前正在搬遷之中，新館報刊閱覽室比舊館報刊閱覽室大5倍。新購入了十二列（五組一列的5層）雙柱雙面斜坡式期刊陳列架，一列有五組，一組有五層，一層有四個架位，一列有100個架位（五組×五層×四個架位），十二列共有1200個架位。在形式和直觀上給讀者一個很清楚的方位，讓讀者走進報刊閱覽室就對各類期刊的擺放位置一目了然，能很快找到自己所需的期刊。既有利于讀者利用，又便于工作人員的管理。現將2011年中文現刊架位號設計的過程分享如下。

1 中文現刊架位號設計遵循的原則

1.1 整個排架體系按《中國圖書館分類法》排列，保證期刊排架體系的科學性和系統性。

1.2 方便讀者在一個區域內找到自己所需要學科的全部期刊，縮短讀者查閱期刊時間。

1.3 方便工作人員的管理。

1.4 保證現刊、過刊索刊號一致，體現期刊管理的延續性[1]。

2 期刊采用分類排架

2.1 分類號的依據

分類號是根據《中國圖書館分類法(第四版)》來進行分類的，或者直接采用書商贈送的MARC數據。

2.2 刊次號的取號方法

取刊名前四個字的左上角組成四角號碼，例如：《護理實踐與研究》的索刊號是R47/5136。對于刊名字數不足四個字的，補0組成4位數字。如果刊名是一個字時，取它的左上角，后面補3個0，例如：《虹》的索刊號是D432/5000；如果刊名是兩個字時，分別取它們的左上角，后面補兩個0，例如：《骨科》的索刊號是R68/7200；如果刊名是三個字時，分別取它們的左上角，后面補一個0，例如：《中草藥》的索刊號是R28/5440。

2.3 索刊號的組成、排序

分類號和刊次號兩部分組成就是館藏期刊索刊號，是期刊排架的依據。我館期刊索刊號的組成是：分類號/刊次號。排序是：按分類號排列→按刊次號排列→如果同類且刊名前四個字的四角號碼相同，則根據它們的國內郵發代號先后順序排列。例如：《中國醫學計算機成像雜志》的索刊號是R445/5679，郵發代號是04-566→《中國醫學影像技術》的索刊號是R445/5679，郵發代號是82-509→《中國醫學影像學雜志》的索刊號是R445/5679，郵發代號是82-712。對于非郵發期刊、內部期刊、自辦發行期刊等，既沒有中國標準刊號，又沒有郵發代號的，首先看有無其它能代表期刊特征的代號，如地區號等。無國內郵發代號的期刊排在有國內郵發代號同類且刊名前四個字的四角號碼相同的后面。這種組合排列，兼顧了兩種排架方式，即先按照學科分類，同一類號下再按照刊名的四角號碼大小順序比對排列?？梢詫⑼?、同名、同地域的期刊都集中在一起，使期刊館藏形成一個有內在聯系的文獻整體，排架具有科學性、邏輯性。既做到了科學歸類，又突出了每種刊物的特性和相似性，有一定的規律可循，也方便查找[2]。

3 中文現刊架位號設計

3.1 架位號與索刊號一致

架位號是指開架現刊分類陳列時的架位順序號，即架標，是每一種期刊在期刊陳列架上的標識，表示每種刊物的所在位置，它與索刊號是一致的。原則是一刊一位一號。開架現刊有多少種，設多少架位，編多少號碼，取號工作可在下年度現刊公開征訂工作結束之后一次性進行。

3.2 制作Excel表格

Excel提供了許多快速輸入數據的方法，允許用戶采用鼠標拖動單元格右下角的填充柄來快速輸入這些預定義序列，可以極大提高輸入數據的工作效率[3]。建一個Excel文件，命名為“2011年現刊總目錄”，在工作表中建立標題欄：序號、架位號、索刊號、郵發代號、刊名、總期數、全年價、份數、刊價*份數。把本館所訂購的全部中文現刊按郵發代號的順序錄入具體的原始數據，或者從網上下載復制到Excel表格里。要注意的是，輸入“郵發代號”時，短橫前的數是十位數，表示某地區，如果遇到個位數時，在它的前面補一個0，例如：02-143《中華護理雜志》。短橫后的數是百位數，遇到個位數時，要在它的前面補兩個0。例如：28-006《國際皮膚性病學雜志》；遇到十位數時，要在它的前面補一個0，例如：12-089《中國免疫學雜志》。這樣的“郵發代號”自動排序時，順序才不會混亂。“非郵發”有號也要注明，每種現刊按以上方法對應給出索刊號（見表1）。

3.3 索刊號自動排序

選擇該表有標題欄的列：架位號、索刊號、郵發代號、刊名、總期數、全年價、份數、刊價*份數，單擊工具欄的“數據/排序”，主要關鍵字選擇“索刊號”，次要關鍵字選擇“郵發代號”，都選擇“升序”，選擇“有標題行”，單擊“確定”按鈕。計算機自動把所有的期刊按《中國圖書館分類法》由A到Z的順序排列，分類號相同，按刊次號的大小順序排，索刊號相同，按郵發代號的大小順序排[4]。這樣，把同類、同名、同地域的期刊都集中在一起。

表1

表2

表3

3.4 現刊架位號自動排序

架位號用阿拉伯數字0001，0002，……表示，從0001排起，以后增加閱覽架，可以排到9999號，可以放9999種現刊，也要在斜坡式期刊陳列架上打印相應的“架位號”。我館2011年只訂購現刊748種。選擇標題欄為“架位號”這列，右單擊鼠標，選擇“設置單元格格式”→數字→文本→對齊→居中→居中→確定。在B2單元格內輸入0001回車，選擇這個單元格，當鼠標在其右下角呈實心“+”時，按住鼠標左鍵向下拖動鼠標到0748（見表2）。

4 生成現刊總目錄

4.1 按“郵發代號”排序

選擇該表有標題欄的列：架位號、索刊號、郵發代號、刊名、總期數、全年價、份數、刊價*份數，單擊工具欄的“數據/排序”，主要關鍵字選擇“郵發代號”，選擇“升序”，選擇“有標題行”，單擊“確定”按鈕。計算機自動把所有期刊按“郵發代號”的大小順序排列。

4.2 設置表頭

在行1處插入兩行，選擇A1→I1，點擊“合并及居中”，輸入“2011年中文現刊總目錄”，選擇A2-I 2，點擊“合并及居中”，輸入“制表單位和日期”（見表3）。

5 上述排架方法的優點

5.1 可以用漢字進行標識

將分類號所代表的學科門類用漢字寫出標牌，置于開架的斜坡式期刊陳列架上。將架位號寫在兩個地方，一個標寫在斜坡式期刊陳列架的具體架位上，固定的；一個標寫在現刊上。

5.2 定位準確，方便讀者和工作人員

《中國圖書館分類法》采用漢語拼音字母和阿拉伯數字相結合的混合制號碼。工業技術所屬的二極類，采用雙字母。如果我們直接用分類號或者索刊號來排架，造成類號復雜難記，不易查找，讀者也不理解類號的含義。將索刊號轉換為架位號，在標識開架現刊時又可以拋開索刊號，而將架位號作為索刊標識和排架標識使用，可以使架位號從表現形式上脫離索刊號的符號系統，又不失類分現刊、區分刊種的性能。而對于每個人來說，阿拉伯數字是最直觀和最容易排序的號碼方式，簡短、易懂、易記、易查。讀者不用了解號碼本身的意義，只要將刊物上標識的阿拉伯數字和架標對應就可以正確歸架。這樣的架位號直觀明了，定位準確，方便讀者歸架和工作人員上架、整架、下架、清點以及查找等項工作。例如：讀者或者工作人員查找或者歸架《中國實用護理雜志·上旬版》，它的架位號是0538，它的索刊號是R47/5637，用架位號歸架比用索刊號歸架容易“對號入座”，也快幾倍。阿拉伯數字的排列方式更容易讓讀者接受，也體現出人性化的服務理念。這樣做還省去了使用代書板的麻煩。

5.3 有利于提高工作效率

每期現刊陸續到館后，工作人員將清單上的“郵發代號”作為檢索點，在“現刊總目錄”上檢索就會顯示該刊的架位號和索刊號等信息，將相應的架位號抄寫在該現刊封面的空白書標上（在其現刊封面的左上角或醒目處貼一張空白書標）作為刊標，就可以快速準確地上刊。既減輕管理人員的勞動強度，又使工作效率得到進一步地提高。

5.4 避免了預留架位的矛盾

因為期刊的動態性很強，如果為新刊預留架位，就會出現空位，既不美觀，又不利于空間的節省。用阿拉伯數字標識架位號就不存在這種矛盾的。不論刊種和數量如何變化，架位始終用阿拉伯數字排序，不用變動。架位號是為當年開架現刊在排列布局上的管理方便而編制的，每年度根據征訂情況編制或調整一次。每種現刊的架位號一旦確定，這一年內排架位置始終不變。第二年度訂購時，新增刊種的數量在往年訂購的基礎上不會有多大變化，將變化的刊種刪除或添加到排架用的Excel表中，如果期刊有更名的索刊號也要更改，最后重新排序即可。

5.5 使現刊、過刊的索刊號實現統一

中文現刊的排架法是將索刊號轉換為架位號排架，編目過刊合訂本時，直接按照現刊的索刊號給號。這種期刊排架方法使現、過刊的索刊號實現統一。

我館經過多年不斷地實踐、改革，將索刊號轉換為架位號后，認為架位號用阿拉伯數字組織排列開架現刊，是讀者和工作人員樂于接受的一種形式。

[1]孫 浩.基于圖書館自動化集成管理系統的期刊排架方法新探[J].情報探索，2009，（2）：106-107.

[2]王衛國.現刊排架號新探[J].圖書館理論與實踐，2009，（12）：99-100.

[3]曹廣英.EXCEL試用于現刊排架 [J].圖書館建設，2006，（3）：81-82.

[4]姬天巧，馬巧云.電子表格在期刊工作中的應用[J].圖書館雜志，2006，25（7）：44-45.

（編輯：朱愛瑜）