動態館藏組織機制剖析

余 艷

（湖南工業大學，株洲 412008）

1 引言

信息傳遞的方式隨著科技的進步呈現出多樣化的趨勢，人們不但可以使用傳統的紙介質信息，而且還可以利用網絡、郵件、電話、電報、手機等先進的信息傳遞方式進行信息交流，實現快速獲取信息。目前，高校圖書館為了適應多校區讀者需求，逐步形成了一主館多分館的運作模式，這種模式給圖書館的館藏管理和信息傳遞提供了新的機遇和挑戰。圖書館在有限的文獻資源采購經費總量情況下需綜合考慮各分館的信息存儲空間，適應各分館專業讀者的需求變化以及專業的整合需要，不斷改進和調整館藏模式，傳統三線典藏模式已經很難適應這種多分館模式發展的需要。盡管很多高校圖書館采用“一卡通”、“通借通還”等方式進行跨校區借閱，但圖書借還歸架耗時較長，讀者不太適應這種方式，從而造成館藏利用率低，在一定程度上影響了圖書館服務質量的整體提高。在信息傳遞手段不斷進步的今天，圖書館利用現代科技手段，改進工作流程，更新服務理念，全面實行一種全新的動態館藏服務模式，是解決館藏利用之本。筆者參照動態館藏組織理念，結合實踐工作經驗，對現有館藏及新進館藏進行合理的調配與重組，以實現圖書館的館藏動態更新和動態配置，引導讀者自動參與圖書館的館藏管理。

2 動態館藏組織機制內涵

動態館藏組織機制是以三線典藏制為基礎建立起來的（見圖1）。三線典藏制是圖書館學重要的經典理論之一，是以美國圖書館專家R.W.Truesovel提出的藏書利用的“二八率”為理論根據的。根據這一理論，三線典藏制按照讀者的借閱需求和借閱方式進行布局，它反映了文獻利用分布高度集中與相對分散的規律。三線典藏制是按圖書的新舊程度及讀者利用率的高低，結合服務方式，把館藏圖書分為利用率最高、較高、較低的3個不同層次，分別組織一、二、三線書庫的方法[1]。一線書庫實際上為開架閱覽室，所藏之書為利用率最高的圖書，藏書通常不外借；二線書庫為閉架或半開架書庫，所藏之書為利用率比較高的圖書；三線書庫為基藏書庫，所藏之書是利用率較低甚至是無人問津的圖書。三線典藏制是依托分科開架借閱方式來實現的，其最大的優勢在于使讀者可以在同一區域內按類查找所需圖書，使讀者與書之間盡量達到零距離，極大地方便了讀者，提高了借閱率，降低了拒借率，滿足了讀者的借閱需求。其局限在于館藏文獻利用率統計因種種客觀因素的不斷變化而難以確定，館藏文獻三線調整周期較長，館藏文獻典藏分散，館藏的品質和數量因時間原因必然造成圖書館多數的資源只用于滿足與服務較少的借閱需求，這都極大地限制了讀者對館藏文獻的及時有效利用。

動態館藏組織機制，是基于讀者所用，即為讀者所薦的信息推送理念，將讀者利用的資源通過相關方式再次推送到讀者，讓讀者直接參與到館藏組織的機制[2]。讀者服務工作直接與典藏工作相融合，已典藏到各借閱區、書庫內的既有藏書，都必須根據讀者的閱讀動向和利用率進行隨時、靈活的動態調整。經過這樣的調整，使各借閱區內的藏書布局更合理，能夠更好地發揮效益，讓讀者感覺到圖書館正在關注著其所需的資源。通常來說，動態管理可視為：調查研究→現狀分析→擬施計劃→監測反饋→指導調整→評估提升等步驟程序，這些程序的有序運行，不斷在階段區域中通過線、環的變化，使之逐步形成整體螺旋上升的動態循環脈絡。動態館藏組織即在這種PDCA循環中不斷適應讀者和靠近讀者的需求[4]。

3 動態館藏組織機制應遵循的原則

3.1 科學原則

館藏資源經過長期積累的過程，形成了本館相對特色的資源，這些特色資源的形成離不開利用資源的讀者。在館藏資源實行動態組織的過程中，除了考慮學科專業設置和館藏布局外，還要考慮讀者利用館藏情況和圖書館自身定位等一系列的客觀因素。動態館藏組織中的“動”不是盲動，而是講究規律的動，它要針對固定和特定的內容進行調控，保證動而有序；動態館藏組織中的動是有度的，圖書館對度的把握與運用，要注意應時性和應勢性，動的面和深度要有分寸；動態館藏組織中的動是要圍繞讀者所用的動態資源進行管理，以一線對外服務窗口作為調查讀者藏書利用情況的平臺，以圖書的利用率、流通率、館藏的容量為標準，以客觀真實地反映讀者的需求為工作出發點，以滿足讀者不同層次需要為目的，圍繞新書如何發揮極致的資源效力而開展的工作，擯棄原有的館藏工作流程，克服舊的藏書調配方式的缺陷，減少各種主觀因素不利影響，將舊有的館藏建設從單純靜態的配置或單一配置擴展為多渠道信息資源的組織和管理[3]。可以說，此種管理機制已經把“以人為本”的理念體現得淋漓盡致，其實質就是發揮三線典藏優勢，形成動態的、流動的館藏布局。無論是到館的新書還是講科學依據的，館員或圖書館不能單憑自己的主觀愿望、主觀想象而一味變化。圖書館只有在調查研究的基礎上，掌握可信、準確的依據，才能做好相關館藏的調整。任何違背館藏資源建設規律和無原則的資源動態管理都是不科學的。

3.2 藏以致用原則

合理地進行動態館藏組織的目的就是“藏以致用”，圖書館必須緊緊圍繞一個“用”字，使藏書流動起來。判斷資源是否過時或無用，單憑其利用率是不能恰當反映藏書效果的，還應注重其在讀者借閱的實踐活動中是否具有流通活力，是否還有讀者借閱，產生良好的社會效應[5]。把那些知識新穎、流通率高的圖書，留在藏書展示區供讀者閱覽和短期外借；把那些知識內容豐富、流通較慢、適合長期外借的圖書，利用關聯讀者信息推送方式讓讀者第一時間跟上閱讀趨向或將資源下架轉移到專業圖書借閱書庫。

3.3 可操作原則

在動態館藏組織的過程中，必須保證其整體運作方案的可操作性，從讀者研究、資源配置、服務方式等全面地構成系統的規則。要做到動而有據，有明確的操作對象，操作起來簡易，且行之有效，避免將館員的精力束縛在繁瑣的組織和排架等具體事務之中。

3.4 時效原則

動態館藏組織是一種因時因地而動的管理模式，一旦錯過有效的推送時段，信息的作用甚至失效。時效表現在兩個方面，一是保持動態館藏及時更新，即保持館藏展示書庫資源的新穎、及時，讓新的資源盡快與讀者見面，最大限度地發揮出其優勢。二是保證館藏呆滯資源盡快移庫下架，以節省信息空間和人力浪費，及時保證資源的“吐故”與“納新”。

4 動態館藏組織機制的實踐

4.1 搞好調研工作

建立科學館藏檢測手段，搞好讀者調查是最有效的途徑之一。了解讀者需求有多種途徑和方式，圖書館可以通過QQ、E-mail、BBS、圖書館互動平臺、網頁查詢、電話、走訪和問卷反饋及時了解各院系的專業設置和布局動態，了解讀者對館藏建設及布局的意見。不同層級的館員應經常深入到讀者群體中去，特別是要深入到新設立的院系部讀者群體之中，隨時掌握讀者真實需求，發現館藏資源類型、載體及利用率與老化的問題，調查結果及時反饋。根據圖書館工作的側重點，通過研究，找出解決問題的辦法，制定切實可行、可用的新措施和制度，形成一條新的管理線索，然后經過指導調控，建立起新的平衡和穩定，確保圖書館資源管理工作的有序進行。

4.2 做好流通數據統計

掌握好動態的讀者利用數據是實現動態館藏組織的關鍵，將相關數據納入到統一的分析平臺進行統計分析，及時調整動態館藏數據，指導館藏的布局工作。盡可能地做好館藏圖書利用情況的記錄和統計工作，為及時更新圖書和隨時下架以及進行藏書的優化布局提供數據依據，使下架圖書準確，避免重復勞動，保證動態館藏組織機制的順利運行。對于館藏數據的統計分析，通常有三種方式：一是利用圖書館自動化管理系統自有的統計與分析功能，統計出館藏文獻的借閱情況數據，以圖書外借、歸還次數多少，說明圖書的利用率情況，如外借、歸還次數越高，就越適合短期外借，適用于新書借閱中心館藏；反之，較適合在專業書庫館藏。二是傳統的借還歸架與整架分析，可從亂架情況統計出讀者關注的類別，亂架越嚴重的圖書就是讀者感興趣的圖書，利用率較高；反之，書架上無人問津的圖書，就是藏書利用率低的圖書，適合長期外借，適合調配到專業書庫的圖書。最后將統計結果以表格的形式詳細羅列出來，作為動態館藏組織的參考依據。三是利用網絡統計興趣小組，往往同一需求的讀者會參與到相類似的興趣小組中，從這些興趣小組中采集資源需求情況，有助于動態館藏組織行為的優化。

4.3 設立動態典藏調配崗

大多圖書館將館藏文獻的典藏歸于采編部門。一般情況下，新書到館以后，都是由采編部的工作人員根據典藏工作細則，對加工圖書進行固定模式的藏書典藏，之后除了進行圖書的剔除工作及調整工作外，藏書一般都不再進行流動，在圖書利用的各個環節需要進行二次、三次甚至多次的再調配也就流于形式。一方面的原因是沒有設立專崗，另一方面的原因是典藏人員對館藏的利用率和讀者的需求缺乏及時了解。其實，對藏書的利用情況最有發言權的是圖書流通閱覽的一線服務部門。只有他們在讀者服務工作中能最直接地觀察到圖書的利用率。因此必須將典藏權從采編部門轉換到一線對外服務部門，并在一線部門設立動態典藏調配崗，由典藏館員或館藏組織員隨時不斷地根據藏書的利用情況進行動態調配，使每一本藏書都放在能夠被充分利用的借閱區或書庫內，發揮最大效益。

4.4 運作方法

在原有館藏的基礎上，對即將入藏到借閱區的新書分配思路是：先放入新書展示專架供讀者就地閱覽或短期外借，凡是讀者借閱過的新書都不再放回新書專架，而是典藏到借閱區內固定架位中供讀者借閱。經過一個月的使用之后（具體時間因館而異），只要是還留在新書專架上未被讀者借閱過的新書，就是利用率相對較低的書，這部分書就由專人再進行二次調配典藏，每種書除留下一本供讀者借閱外，其余的復本直接調配到流通借閱區供讀者長期借閱。這樣，新書專架起到了確定新書利用率、分流圖書的作用。同樣的原則，在流通借閱區內也設置推薦專架，除了放置由采編部直接典藏來的高復本的新書之外，還放置從新書展示區調配來的書籍供讀者借閱，由專人對流通借閱區內的書籍進行利用情況觀察，并將利用率低的圖書調配至備用資源區，為今后的藏書騰出空間。反過來，如果在備用資源庫中發現有被利用的圖書，可以將它們再重新調配到新書展示架或推薦書架上，形成逆向流動，從而讓所有的動態資源得到良性循環，真正實現對藏書的動態調配管理（見圖2）。

圖2 動態館藏資源管理圖示

考慮到分館模式的動態館藏，經過讀者推薦后的新進資源，當文獻資源到達典藏部門后，將新進資源直接典藏到推薦讀者的所在分館，并以恰當的推送方式告知讀者，或推薦給同類型的讀者參考。典藏人員需要根據讀者群的需求按學科專業布局進行初次分配，并在有一定復本保障的情況下，盡可能將多出的復本分配到讀者群所在分館，滿足群體讀者之需。由于讀者需求的趨向一致性，同樣的資源極有可能在多個分館都有其類似的讀者群，這些資源可通過讀者的互借模式或動態典藏的方式在各分館間跨區流通。圖書館隨時對這些讀者群的流通數據進行詳細、科學地分析和判斷。如果跨分館借閱只是個別現象，則通過現代信息技術實現文獻的通借、通還，最后回歸原處；如果是反復出現的群體性借閱，而且借閱率高于原館的借閱率，則就近推薦上架；如果跨校區借閱率和原館都很高，則要考慮增加復本、縮短借閱周期或提供電子版圖書供網上閱讀[6]，同時將信息反饋給典藏部門，一方面作為今后典藏工作的參考依據，另一方面通過再次分配予以糾正，讓典藏分配更加科學合理[7]。

5 結語

動態館藏組織機制在圖書館的運用和研究，需要我們在工作實踐中不斷地加以總結和改進。動態館藏組織機制是一種基于利用讀者信息來服務于讀者的理念，在許多方面還需不斷深化和充實，建立起動態館藏組織的評估機制，保證動態館藏組織機制的科學性，進而使圖書館館藏形成整體螺旋上升的動態良性循環，最大限度地滿足讀者的需求，用最好的方式更好地服務讀者，發揮圖書館館藏的最大效率。

[1]楊曉萍.三線典藏制在現代圖書館管理中的拓新[J].圖書館建設，2005，（5）：74-75.

[2]黃湘林，鄒東偉.動態館藏的書標格式定制探討[J].圖書館論壇，2011，（2）：158-160.

[3]劉金玲.何曉嵐.高校圖書館典藏管理新模式[J].圖書館建設，2005，（2）：98-100.

[4]鄒東偉,黃湘林.藏書管理模式的PDCA分析[J].圖書情報工作，2006 ，（2）：100-102.

[5] 趙元章.論館藏剔舊的標準[J].情報雜志，2006，（11）：40.

[6]張海霞，劉 華.跨校區多分館文獻典藏分配模式分析[J].圖書館建設，2009，（5）：36-38.

[7]方向明，張海霞，孫愛莉等.基于多分館模式的典藏策略研究[J].圖書館學研究，2009，（12）：34-37.

（編輯：朱愛瑜）