信息技術在學校檔案管理中的應用

隨著我國信息技術的發展，中學進行檔案管理的信息化已經是社會發展的趨勢，也是必然要求。建立學校檔案管理工作的信息化系統，不僅能夠減輕勞動負擔，而且能夠提高服務的質量，加強監督工作的有效性，減少人為因素對于檔案管理工作的干擾。利用計算機管理檔案系統有著處理迅速、存儲量大、查閱方便等顯著特點，而且節省人力，減少檔案管理的成本，可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。

一、學校檔案管理信息化的優勢

針對學校傳統檔案管理方式的現狀和存在問題，建立現代化的學校檔案管理信息化體系刻不容緩。中小學檔案管理信息化系統具有以下優勢。

中小學檔案管理信息化系統是廣泛應用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無可比擬的優勢，這種檔案管理信息化系統真正實現了文檔一體化，文字紙質檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務。

中小學檔案管理信息化系統的建立和不斷完善，為各學校培養和造就了高素質的專職工作人員。盡管學校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象，但也有不少經過專業學習和業余自學在檔案管理信息化工作中獨當一面，各顯才能，為信息化建設做出了較大貢獻的檔案管理人才。

中小學檔案管理信息化系統，具有以地區或學校建立網站、網頁、局域網或電子文件數據管理中心的優勢。如一個學校或地區建立自己的檔案網站、網頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網上利用服務，在學校自己的網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現各學校優質教育資源共享。同時，通過檔案管理信息化建設，可以促進學校各項工作管理的公開化，可以通過網絡征集各界人士對學校發展的意見或建議，更便于廣大群眾對學校各項工作的監督，以不斷改進工作。

二、實現學校師生檔案管理信息化的路徑

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。

1. 著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準、規范化滯后和應用軟件多且亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2. 抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

3. 加強辦公自動化建設，提高檔案管理工作的質量。 微機應用，網絡管理，是知識經濟時代的檔案管理標志。利用微機進行文書檔案的管理，其優點如下。

（1）以“件”為單位的立卷方法，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，便于隨時剔除無保存價值文件的優勢。如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計算機輔助管理檔案，在檔案的保管期限進行調整時，可利用計算機進行檢索工具的調整、刪改，大大提高了工作時效。

（2）微機管理一是有利于遺漏文件的補漏增缺。二是保持文件的歷史原貌。三是利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。隨機存檔后，文件插入就十分方便了，可隨時修改一下檔案目錄便及時解決遺漏問題，實現文書檔案管理工作以及服務水平質的飛躍。

（3）微機管理更有利于文檔的保密。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關的文件，從而達到了文檔保密的要求。

4． 學校的檔案工作者必備良好的素質。 一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。學習檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發，努力提高自己檔案業務水平。

三、學校檔案管理工作信息化中存在的問題

1. 現代化的學校檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。學校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好學校檔案管理的各項工作。從當前全國的情況來看，檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發展，解決檔案事業發展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業的迅速發展，已成為檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

2. 現代化檔案管理方式作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方。

（1）隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變為磁介材料或其他載體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。

（2）國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規范標準，也沒有從法律上予以明確規定。

（3）電子文件具有易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。

知識經濟時代的今天，對文書檔案管理模式和檔案管理的工作人員都提出了更新更高的要求。由傳統的管理模式和理念向現代管理模式和理念轉變，在提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發揮出應有的經濟效益及社會效益。學校檔案管理信息化系統建設是一項長期復雜的系統工程，需要多方面的共同努力方可穩步實現。

責任編輯 羅峰