對職業院校文秘工作的幾點再認識

近年來，隨著我國高等教育改革的逐步深入，高校內外管理事務日益增多，職業院校文秘工作發生了較大的轉變。從單一執行角色轉變為參謀助手角色，從注重自身內涵轉變為注重發展的復合型角色，從側重自身職責轉變為服務創新型角色，從經驗被動型轉變為靈活主動型，從事務型角色轉變為智能型角色，文秘工作表現出越來越強的創新性、政策性、綜合性、服務性和專業性，這就要求文秘人員需要對文秘工作進行再認識。

一 對悟性的認識

有效地做好文秘工作，單憑職業技能和熟練的工作技巧是不夠的。尤其在今天社會發展越來越迅速，科技含量、工作質量、管理水平、創新意識越來越高、工作容量越來越大的工作環境中，必須把培養工作的悟性放在重要的位置。

1 文秘工作的悟性是指秘書在工作流程中體現出來的，能充分領悟工作事理，發揮自己的才能，處理事情既讓大家認同、領導滿意又遵章守法的一種良好的內在素養。它是由生活閱歷、工作經驗、精神意志、思想品質、原則品味決定的。

2 一個優秀的文秘人員的悟性主要表現在對工作的深度思考、效率、預見性以及對領導、上下部門工作中的難處和痛處的認識和理解，能有的放矢地去解決問題，創造性地展開工作。在原則問題上，應當有堅強的意志，執著的追求，百折不撓的勇氣，不達目的不罷休的毅力。在達到目標的過程中，應當有高超的工作藝術和工作策略。解決問題時，既追求目的也講究手段和運用恰當的方法，能設身處地從宏觀、換位角度思考全局工作，從大的方面理解領導的意圖。

3 悟性與思維的關系：思維決定思路，思路決定出路。良好的悟性要具有多種思維能力，特別要具有創新思維能力，能深思考，勤思考，不斷拓展思維創新領域，逐步拋棄“天天忙”的“事務型”和“常規慣例”的經驗型行為，做一個思維超前型、創新型、預見型的文秘工作者。這也是提高悟性的基礎。

4 對悟性的要求：文秘工作的職能是輔助管理、綜合服務。其要求是輔助得力、服務到位。而主動性強，服務到位，工作流程、方法、目的和結果更完滿，是文秘工作悟性的具體要求。悟性越來越決定工作的成敗和成效，當今社會已經把文秘工作的悟性放在了相當重要的位置。這就要求每個文秘人員必須要進行自身悟性培養鍛煉，挖掘悟性潛能，在實踐工作中不斷優化秘書素養，準確領會應用秘書工作的悟性。

5 如何提高工作悟性：文秘人員在工作中顯示出的悟性越來越決定著工作的成敗。因此如何提高秘書的悟性已成為職業院校急需解決的問題。我認為：(1)培養思維創新能力；(2)要完善知識結構強化綜合能力；(3)要在工作生活中加強思想修養、思想作風和職業道德建設；(4)要建設良好的心理素質和性格；(5)要增強預見性和溝通能力；(6)要善于創新、善于換位、勤于動腦，提高思維深度領會能力。

總之，在實踐工作中不斷培養鍛煉、準確領會秘書工作的悟性，有利于在“輔助決策”和“提供服務”過程中既堅持原則又靈活有度，有利于嫻熟而又縝密地處理好方方面面的關系，公平并高效地辦好各項事務。

二 對參謀助手的認識

一個好的文秘工作者在現代社會的大學里不僅要做好本職的分內工作，還要是上級的好參謀、好助手，有些事情要替上級考慮周全，甚至在不影響關系的前提下，有效地引導上級開展各項工作，這一作用是任何人都替代不了的，這就是新時期對文秘人員提出的新要求。

文秘工作的基本準則是貫徹領導意圖。新時期的職業院校文秘人員，更應當努力適應領導要求，在當好參謀助手上下功夫。只有在工作上服務好領導，服務好師生，服務好社會，文秘人員的價值才能得以體現，例如在工作中，既要準確認真辦理事務，做到“跟得緊、抓得準、用得上”，又要能夠圍繞中心工作，及時調查研究和搜集信息，為領導決策提供參考。既要能夠從小處入手當好領導的“手和腳”、“耳和目”，又要能夠從大處著眼當好領導的“智囊”。要學會換位思考，力求對領導在工作上的所想所思、所期所盼了然于心，經常性地站在領導的角度思考問題、處理問題、解決問題。為領導和部門出謀獻策、輔助決策。這樣才能“參”到點子上，“助”到關鍵處，謀到精明處，才能全方位發揮作用。

三 對心理調適的認識

文秘工作壓力大，需要及時進行心理調試，這也是文秘的工作性質決定的。文秘人員由于工作繁雜多、地位從屬，在工作中難免有悲哀、憎恨、憤怒、煩躁、緊張、憂郁、委屈而悶悶不樂，很容易產生厭煩或消極情緒。而大多數文秘人員忽視了心理調適，也未引起足夠重視，出現了很多心理問題，已經成為秘書群體的一種社會現象。為了保證正常的工作和生活，文秘人員要學會用多種方法做好自己的心理調適，并充分認識到它的重要性，時刻保持穩定、樂觀、健康、開闊的心態。培養自信、沉著、冷靜、持恒、溫情的良好情緒，這樣才能闖過一次又一次的心理關，才能以良好的心態投入到工作之中，在長期的工作中使心理調試能力得到成長。這是新時期必備的基本素質。

四 對創新能力的認識

創新能力是指文秘人員打破習慣性思維定勢，創造性地貫徹領導者的意圖，為領導者工作提供最佳服務的能力。每個文秘工作者要樹立在創新中發展的認識。

創新，是時代主旋律，同時還是職業院校文秘人員所必須面臨和解決的重要課題。工作要有深度，要有激情，要有效能就必須具有創新性，因此，文秘人員必須樹立在創新中發展的理念，盡早終結工作中長期“一貫制”的做法。否則，工作就會缺少發展的動力和活力。創新是高水平的實踐活動，需要文秘人員不斷提高綜合素質，不但要具有能力、知識、作風，更重要的是要具有現代管理思想，要具有敢為天下先的膽識、勇氣和決心，就是能審時度勢打破日常中習慣性思維定勢，實現跨越性飛躍。

1 在思想觀念上創新。就要順應時代進步潮流，在吃透基本知識的基礎上，進一步深化思想上的創新認識，不斷研究新情況、總結新經驗、發現新問題、創造新思路、探索新方法，使職業院校文秘工作更好地體現時代要求，增強文秘工作的責任性和自豪感。要突破文秘工作的被動局面，主動地想領導所未想，比領導想得早、想得細、想得深，想得全，切實當好領導的創新助手。

2 在質量意識上創新。它是對舊的思想觀念和工作方式的更新和改造，是工作與時俱進的不竭動力。文秘工作者如何充分發揮其作用，如何在實踐中在做好基礎工作不斷提高整體水平，做到工作內容合法，工作思路合拍，工作措施得力，工作出發點合心，工作質量提升，這些都靠其自身有開拓的氣魄和創新的作風才能實現的。

3 在工作思路上創新。就是在思路上要適應新情況，與時俱進，善于發現苗頭性、傾向性、規律性問題，研究做好工作的新對策。要多進行前瞻性和戰略性問題的研究，善于在復雜的情況下挖掘問題的實質，做到見事早、動議早，搶占先機，及時反映和傳遞工作的新動向、新經驗、新思路和其它有關信息，在思路上還要預見到有許多未知的領域需要創新的問題。無論是何種事物，都要以創新的思維周密謀劃，精心組織，認真籌備，增強工作的主動性、創造性和預見性，在關鍵環節上大膽探索、穩中求準、準中求細、細中求精、精中求新。文秘工作不僅滿足于擬好一篇材料、編好一份報告、籌辦一次會議，服務一次事物，更要善于創新性理清思路，在思路上跟上領導的節拍，了解領導的意圖，想大事，謀全局。這樣工作才會有新起色、新成效。才能盡快提高自己，升華自我。

4 在工作方式上創新。面對時代的發展和社會的進步，職業院校文秘人員，不能僅僅局限于當傳遞員，還應騰出更多的時間和精力用于思考，用于創新。要真正做到與時俱進，在工作方式和機制上不斷強化創新意識，提高創新能力。要善于解放思想，用新思維去分析和解決問題，創造性地開展工作，才能變被動為主動，變保守為超前，變一般性服務為高質量服務。文秘工作在工作方式上只有不斷創新，才能符合高等教育事業改革發展的實際需要，才能為推動學校各項工作的順利開展做出應有的貢獻。

5 在服務理念上創新。職業院校文秘人員要樹立一流的服務理念，與時俱進，向國際化轉軌。就是要強化服務創新意識；就是要強化效率、宗旨、思維；就是要強化全心全意帶頭當學生、干事業、敢開拓、負責任。服務理念創新的目的就是提供一流的服務質量，就是要確保領導滿意、師生滿意、社會滿意。

牢固樹立服務創新理念，做好核心服務工作。為領導服務，為教學服務，為科研服務，為全校教職員工服務。以創新態度，以有禮有節、不卑不亢的態度面對領導，面對全校教職員工。

牢固樹立服務創新理念就要在工作的各方面有開拓精神，學會換位思考，善于轉變工作思路，善于變化工作方式，善于突破思維定勢，把自己打造成具有親和力的多面性和復合性人才。

牢固樹立服務創新理念就要對所負責的工作經常作全面性、前瞻性的思考。要善于出新點子，想新方法，特別要善于靈活運用現代化辦公手段，不斷提高辦事效率。

牢固樹立服務創新理念就要努力克服文秘服務工作的被動性，發揮主觀能動性，積極拓寬服務領域，想領導之所想，急領導之所急，力求先人一步、快人一拍、高人一籌，為單位、領導、師生提供高質量的服務。

總之，文秘工作是一項綜合性很強、服務性要求很高、成就感卻很低的工作，需要綜合素質較強的文秘人員承擔，其工作不能只停留在完成一般日常事務上，而應注意研究新情況，產生新思想，解決新問題，總結新經驗。要增強創新意識，提高創新能力，平時要勤于學習，提高素質，不斷有所發現，有所創造，有所進步，把職業院校文秘工作推向一個新的水平。