淺析高校院系資料室的建設

徐佑敏

(重慶文理學院化學與環境工程學院，重慶 永川 402168)

長期以來，高校院系資料室工作常常不被重視，資料管理工作的滯后影響了其服務質量，大大降低了資料的利用率，阻礙了其功能的發揮.隨著我國高等教育的發展，高校招生規模不斷擴大，在校人數逐年增加，加之院校合并，高校圖書館的壓力也隨之增大.為緩解圖書館的壓力，高校院系資料室存在的必要性、不可替代性及它的科學性、專業性就日益顯現出來［1-2］.隨著網絡、信息技術的迅猛發展和圖書、情報事業的不斷進步，加強高校院系資料室建設，充分發揮其功能，更好地服務于教學、科研工作，值得我們認真研究和探討.

1 院系資料室的任務

高校院系資料室，主要任務是收集、整理和研究與本院系有關的專業文獻情報，并為院系的教學、科研提供服務.

1.1 專業文獻信息的收集

文獻信息的收集是資料室的主要任務之一.院系文獻信息具有很強的專業性，收集時應把握其實用性、完整性、連續性，以及科學性原則.資料的收集范圍可適當放寬，增加信息量.既保證專業資料的相對集中，又兼顧對輔助材料的需求.

1.2 系統資料的整理

資料整理是資料室管理工作中一個十分重要的組成部分，也是管理過程的高級階段，它是對資料進行再利用或二次開發(亦可將它們作為大型數據庫里的專題庫使用).我們要從根本上改變過去資料管理工作只注重收藏、管理，而不生產信息產品的運作模式，從而提高服務層次，拓寬服務項目［3］.這主要包括:(1)專題資料整理:即根據需要確定一個主題，通過各種渠道收集大量有關信息重新排列組合，形成有序文獻;(2)網絡信息整理:是通過網絡采集大量文獻信息，加以分析研究，重新分類入庫;(3)資料整理工作具有很好的市場發展前景，它可以獨立成書，也可制作成電子讀物或以網絡信息的形式發布.

1.3 數據庫、網站建設

隨著計算機信息和互聯網技術的飛速發展，高校院系資料室要充分利用自身特點和優勢，將網絡、數據庫技術引入資料管理工作，提供方便、快捷的查詢、傳輸，從而達到資料的有效利用.

2 院系資料室的特點

2.1 特定的讀者群

在科學技術高速發展的時代，知識更新的速度非常之快.高校教師和科研人員需要及時得到信息并有選擇地獲取自己最需要的新知識，掌握新的科技動態，更好地進行教學和科研.院系資料室面對的主要是本院從事理論研究和實踐教學的科研人員和教師以及部分高年級學生，其整體文化層次高.他們要求圖書資料必須具有一定的學術水平和專業特色.他們在閱讀興趣、閱讀需要、閱讀能力上，也往往比一般讀者要高出許多［4］.這種高層次文化結構的讀者群，對院系資料室文獻服務提出了更高的要求.

2.2 專業性強

高校院系資料室是專為各院系教學、科研服務的文獻信息資源供應機構，它收集、保管的文獻信息資源與本學科結合緊，內容專、深.專門為教學、科研提供直接有效服務的場所，專業性就是院系資料室的特殊本質屬性.這是由它的服務對象及需求特點決定的.院系資料室服務的對象具有一定的專業特長和研究能力，都帶有較明確的教學和科研目的，長時間從事專業性很強的科研工作，培養了這個讀者群獨特的閱讀心理.所借閱的文獻資料針對性很強，往往關注那些與他們的專業接近的文獻情報資料.

2.3 針對性強

由于資料室設置在各院系，與教學科研一線接觸多，便于及時了解本院系師生的需求，尤其與教師專業工作崗位聯系密切，可以盡快掌握最新的科研成果，把握本專業學科或專題研究軌跡、動態、熱點、爭論的焦點、不同的學術意見、發展方向、尚需深入研究的課題等，有選擇地將教學、科研項目中亟待解決的問題作為服務內容.

3 院系資料室的功能

3.1 彌補圖書館的不足

高校圖書館的藏書量大，涉及的專業面廣，但在經費有限的情況下，考慮到文獻資料的利用率，常常采取有選擇性的收藏.一般來說，圖書館收集的資料大多注重廣泛性和多樣化，對一些專業資料的收藏，由于受到種種條件的限制，其收藏數量還不能盡如人意.該類資料對專業發展、學科學位建設又是非常重要的.院系資料室可以彌補圖書館在這方面的不足，在院系的教學、科研服務中發揮很好的作用［5］.

院系資料室收藏有規模大、門類齊全、功能完備的專業文獻資料.在學科強項形成的同時，資料室文獻也成為不同級別的學科文獻保障體系.為學院學科建設、專業設置、課程開發、學位建設等制定規則和文件提供信息和決策咨詢，為學院與兄弟院校交流、學習提供支撐.

3.2 服務教學、科研

在教學過程中，學院的教師和學生經常需要大量的參考文獻資料和科學發展前沿新信息，院系資料室可利用豐富的信息資源為學院師生教學、科研、自修提供服務.資料室應積極深入了解教師和學生的需要，開發資料現有資料信息，優化藏書結構，多方面滿足師生要求.資料室人員應主動與有關科研人員合作，了解他們的要求，利用現有資源及現代科技手段為其收集、整理相關資料，為學科專業建設和學位建設提供服務，使科研人員能跟蹤科研前沿，掌握本學科的最新發展動態，確定科研方向，借鑒國內外先進的科研方法和手段［6］.

4 院系資料室存在的問題

4.1 經費不足，環境建設較差

近年來高校大幅擴招，學生人數急增，而教學基本設施建設滯后，特別是資料室面積過小，造成藏書量與讀者入室量不斷增長，共同爭奪空間.

4.2 規章不健全，管理不規范

院系資料室管理不嚴格，一方面造成收集的資料不完整，無連續性，無法裝訂成冊.另一方面，資料室服務的對象主要是本系老師和學生，對逾期未歸還的圖書資料無強有力的追討制度，往往是有借無還，造成部分資料流失.

4.3 收藏單一，資料不能共享

資料室主要是情報職能，但目前絕大多數的院系資料室只注重印刷型文獻的收藏，提供靜態的服務，缺少對文獻資源的二次開發.隨著信息量的增大，人們不再滿足于單純的文獻檢索和原文的提供，而是需要獲得經過情報人員綜合分析、含有情報人員智力勞動的增值情報.加之資料室一般只對本院系教師和學生開放，使外系師生無法得到所需的文獻資源，形成了文獻資源短缺和閑置的局面.資料室的這一管理模式不利于資料室的可持續發展.

4.4 硬件落后，服務水平低

目前，資料室仍偏重于手工檢索和局限于館藏印刷型文獻的查找，而對網絡信息的利用缺乏足夠的認識.管理人員的計算機知識不夠深入和全面，不能熟練地掌握和運用計算機技術來進行網絡信息的檢索和利用;而日益網絡化、信息化的社會環境，使資料室傳統的工作手段受到極大的沖擊.隨著計算機的普及和信息技術的發展，手工操作的資料信息管理將被現代化的管理方式所取代.

5 重視院系資料室建設，提高服務質量

院系資料室建設是一項十分重要的基礎性工作.它既要服務于科研，更要面向教學.管理人員、預算經費、設備設施等硬件建設，在很大程度上制約了院系資料室工作的開展.“管理出效率、管理出精品”，要想充分發揮資料管理在教學科研中的輔助作用，就必須加大管理力度.

5.1 加強隊伍建設

管理人員素質決定著各項事業發展的速度和水平.隨著續修工作的穩步推進和信息技術的不斷提高，培養一支高素質、高效率的資料管理人員隊伍勢在必行.

加強業務培訓.知識的陳舊阻礙著現代化管理的發展，現代管理技術對資料管理人員的要求在不斷提高.一名優秀的資料管理人員應該具備一定的相關專業理論知識和圖書管理知識，以及計算機應用能力.這就要求我們不斷加強專業理論學習，組織、舉辦業務培訓.通過參加圖書管理、計算機應用技術等各類業務培訓，逐步提高現代化管理的理論水平和實際操作能力.

5.2 轉變觀念、提高認識

觀念的守舊制約著現代化管理的發展水平.過去，大家認為資料管理工作只是簡單的收藏和管理，工作缺乏挑戰性和創造性.隨著信息化建設的快速推進，管理技術不斷提高，信息產業化框架逐步形成，迫使我們必須轉變舊的思想觀念，重新認識資料管理工作的科學性、重要性.只有認識到位、管理到位、不斷研究、努力創新，才能真正提高資料的現代化管理能力.

5.3 加強管理，增進交流

資料管理系統應組織一個由資料管理人員組成的、相對穩定的資料信息交流網絡，定期舉辦資料管理交流研討會.各院系管理員通過資料信息管理交流，加強資料管理研究，增進相互了解，更好地提高資料管理水平.

5.4 改進手段，提高服務水平

借助現代高科技手段，加以科學的管理方法，提供方便、快捷、準確的信息查詢檢索系統，為教學、科研提供更為便捷的服務.根據多年的實踐經驗以及全國各高校的先進經驗，院系資料管理工作已逐漸走向正規化、科學化、系統化.這包括資料的收集、整理、科學分類、數據庫的建立、網絡的運行，等等.

6 結語

為支持教育教學和學術研究，推廣教育資源，建設具有專業特色的資料室是高校院系資料室的發展方向.高校院系資料室應通過加強內部管理和制度建設，進一步提高院系資料室的使用效果，更好地滿足師生對文獻信息的需求.

［1］沈惠萍.高等院校如何搞好資料室建設［J］.蘇州職業大學學報，2004(4):141-142.

［2］馬克芬，金玉玲.談高校系資料室的前景［J］.高校圖書館工作，2000(4):86-87.

［3］來麗.系資料室的獨特功能與新技術環境下的發展優勢［J］.圖書館雜志，2000(6):50-52.

［4］宮文紅.新形勢下高校院(系)資料室的建設和發展［J］.遼寧稅務高等專科學校學報，2005，17(1):47-48.

［5］馬熙融.論高校系(部)資料室的整合及其功能轉變［J］.前沿，2004(12):250-252.

［6］劉連玉.院系圖書資料的管理和改革淺析［J］.泰安教育學院學報岱宗學刊，2005(2):121-122.