圖書采購招標(biāo)過程中的問題及對策

吳興功

（江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院 圖書館，江蘇 南京 211100）

近年，高校圖書館文獻(xiàn)采購被納入到政府體系中，根據(jù)《中華人民共和國采購法》的解釋，文獻(xiàn)資源政府采購是指各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財政性資金采購依法制定了集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)行為。政府采購主要通過備案制、單一來源談判、公開招標(biāo)及競爭性談判四種方式進(jìn)行，其中公開招標(biāo)是主要形式。

政府采購的目的是規(guī)范政府采購行為，提高政府資金使用效率，促進(jìn)廉政建設(shè)。圖書文獻(xiàn)實行政府招標(biāo)采購已不再是理論層面上的探討，通過試點到普遍推行已是大勢所趨。圖書館招標(biāo)采購實施幾年來，從實踐來看有好處，但也存在一些問題。據(jù)調(diào)查，有相當(dāng)數(shù)量的圖書館對這一做法的效果并不滿意，而不少書商也對這種采購方式多有抱怨；圖書館不滿意實行招標(biāo)采購后，由于中標(biāo)書商方面的原因，使藏書的質(zhì)量得不到保證，損害了圖書館的利益；而書商們則抱怨圖書館過分苛求，折扣壓得過低，不僅使他們無利可圖，而且要“倒貼”。面對這種書商和圖書館“雙不贏”的局面，目前有一些學(xué)者開始呼吁停止圖書文獻(xiàn)的政府采購。當(dāng)然，政府采購并非萬能，我們應(yīng)該理性對待。

1.圖書招標(biāo)過程中存在的問題

1.1 招標(biāo)制度不健全。

缺乏圖書采購招標(biāo)專門的組織機構(gòu)，不單獨設(shè)立招標(biāo)工作小組和評標(biāo)工作小組，招標(biāo)、評標(biāo)合二為一現(xiàn)象比較普遍。招標(biāo)文件制定得不科學(xué)、不規(guī)范、不具操作性。招標(biāo)程序過于簡單，缺少對投標(biāo)商資格審查等必備環(huán)節(jié)。由于招標(biāo)制度不健全，已經(jīng)實行招標(biāo)采購圖書館中，有的是由當(dāng)?shù)卣少徶行恼袠?biāo)選擇書商，有的是本單位組織幾個人成立招標(biāo)小組來選擇書商，有的圖書館實行全額招標(biāo)，有的圖書館只是部分招標(biāo)；正因為沒有相應(yīng)的規(guī)范和制度，加之政府主管部門對圖書文獻(xiàn)這一特殊商品的認(rèn)識上的差異，圖書采購與政府采購在某些方面存在著一定的矛盾。

1.2 沒有科學(xué)的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。

在招標(biāo)過程中評標(biāo)是很重要的，也是最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，招標(biāo)采購能否成功，關(guān)鍵是書商的選擇，而決定書商命運的就是評分標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)的、合理的、可操作性的評分標(biāo)準(zhǔn)，是保證公平、公正的重要條件。由于圖書的特殊性決定了沒有明確的標(biāo)的。圖書館只能以自己的購書經(jīng)費制度進(jìn)行集中招標(biāo)。在技術(shù)參數(shù)方面，一般圖書館只會要求，比如社科書多少比例，科技書多少比例，至于買什么書，買多少書，買哪些出版社的書，一概不知道，這樣的參數(shù)根本無法準(zhǔn)確定位需要采購圖書的真實價值，由于沒有科學(xué)的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，造成標(biāo)的不清，從而引發(fā)投標(biāo)過程中的混亂。

1.3 招“折扣標(biāo)”現(xiàn)象普遍。

在政府采購圖書招標(biāo)中，普遍采取“低價評標(biāo)法”，以折扣價格主導(dǎo)招標(biāo)結(jié)果。經(jīng)過多年市場競爭擠壓，圖書折扣在圖書市場已經(jīng)形成較為穩(wěn)定的狀態(tài)，正規(guī)書商間扣點已相差不大。一些資質(zhì)較低的投標(biāo)商家在投標(biāo)時將折扣讓得很高，中標(biāo)后的圖書質(zhì)量，到書率和其他后續(xù)服務(wù)卻難以保證，而一些資質(zhì)高、服務(wù)好的投標(biāo)商在招標(biāo)中反而容易落敗。這樣的招標(biāo)結(jié)果容易導(dǎo)致惡性競爭，購書質(zhì)量和后續(xù)服務(wù)得不到保證。

1.4 對投標(biāo)商家考察不到位。

大部分高校圖書館在組織招標(biāo)時，不對投標(biāo)商家的資質(zhì)進(jìn)行審查，開標(biāo)之前對投標(biāo)公司的狀況，如注冊資金、合作書商情況、業(yè)績與高校圖書館的合作情況、網(wǎng)站、現(xiàn)采場地及征訂數(shù)據(jù)提供能力等了解不完全，對投標(biāo)商的要求過于寬泛，從而導(dǎo)制不合理的評標(biāo)結(jié)果，最終損害的是圖書館的利益。

1.5 監(jiān)督約束機制不健全。

圖書館面對書商的違約行為缺乏有效的約束機制，有的高校圖書館定期約談有關(guān)商家，向書商反饋服務(wù)情況，對服務(wù)不到位的商家提出警告，雖然起到一定作用，但不能從根本上解決問題。雖然合同中也明確了商家違約所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，但實施起來卻十分困難。

1.6 服務(wù)不到位。

雖然書商在投標(biāo)時對其服務(wù)有明確承諾，并將其寫入了合同書，由于這些承諾在履約過程中才能體現(xiàn)，一些書商在投標(biāo)時以價格優(yōu)勢中標(biāo)，而服務(wù)則無法保證。某些書商在配套服務(wù)方面能省則省，競標(biāo)時的承諾無法兌現(xiàn)，直接影響讀者對圖書館的使用和圖書館的館藏量，也損害了圖書館的形象。到書率低，有的是因出版變更等原因造成的，但大部分是因書商考慮自身的利益人為造成的。

1.7 文獻(xiàn)資源建設(shè)質(zhì)量下降。

由于圖書館采購工作的專業(yè)性很強，為圖書館服務(wù)的書商自然是長期合作的最為順手，最能更好地滿足圖書館的專業(yè)需要，然而招標(biāo)采購消除了這種不知明天合作者是誰的困惑。由招標(biāo)選擇的供應(yīng)商具有期限性，也就是說具有不確定性和不穩(wěn)定性，很難有一家供應(yīng)商保證每次都中標(biāo)，使圖書館的預(yù)定工作受到一定影響，連續(xù)出版的多卷書、工具書、配套書很難保證它的系統(tǒng)性和完整性。當(dāng)有些出版社給書商的折扣較少，特別是對一些印數(shù)少的專業(yè)圖書給的折扣更少，低于書商競標(biāo)的均價時，書商就不得不考慮自身的利益，很難再以均價將這些圖書配送給圖書館。這就必然會造成圖書館所需文獻(xiàn)的缺藏，從而直接影響文獻(xiàn)資源建設(shè)的質(zhì)量。

2.解決辦法

面對文獻(xiàn)資源政府采購中存在的各種問題，對于實施采購的具體圖書館來說，要保證文獻(xiàn)資源建設(shè)工作的順利完成，應(yīng)從以下幾方面做好工作。

2.1 健全相關(guān)的組織機構(gòu)。

學(xué)校要成立圖書采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對全校圖書采購工作的領(lǐng)導(dǎo)、組織和監(jiān)督。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)采購招標(biāo)小組和采購評標(biāo)工作小組。采購招標(biāo)工作小組，由采購項目承辦單位相關(guān)人員組成，具體負(fù)責(zé)起草圖書文獻(xiàn)采購招標(biāo)相關(guān)文件和技術(shù)規(guī)范，對投標(biāo)單位資質(zhì)進(jìn)行初審，管理相關(guān)招標(biāo)文件。采購評標(biāo)小組由采購項目承辦單位工作人員和評標(biāo)專家組成，評標(biāo)工作小組負(fù)責(zé)圖書采購的開標(biāo)、評標(biāo)工作。

2.2 制定科學(xué)合理的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。

在眾多的投標(biāo)中，如何篩選出最適合本圖書館需要的最佳書商，評標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)相當(dāng)重要。評標(biāo)是通過分值來計算的，招標(biāo)委員會應(yīng)制定一套科學(xué)的、合理的評分標(biāo)準(zhǔn)，而且要易于操作，細(xì)化技術(shù)評分要求，如經(jīng)營資質(zhì)、經(jīng)營場所、營銷網(wǎng)絡(luò)、客戶群體、客戶數(shù)量、成功案例、信譽度、服務(wù)能力、服務(wù)水平、財務(wù)狀況、到貨率、到貨周期、性價比都要有詳細(xì)的指標(biāo)。要減少價格分的比例，為避免指標(biāo)采購中價格“一票勝出”的弊端，招標(biāo)時可以取所有投標(biāo)單位報價的平均值為參考依據(jù)、上下都進(jìn)行扣分的處理辦法。

評分標(biāo)準(zhǔn)一般分商業(yè)標(biāo)和技術(shù)標(biāo)兩部分，總分值為100分。一般情況下，商務(wù)標(biāo)占60分，商務(wù)標(biāo)中一般商務(wù)資質(zhì)20分和折扣優(yōu)惠40分。商務(wù)資質(zhì)中又分注冊資金，近幾年的營業(yè)額。標(biāo)書內(nèi)容完善規(guī)范，標(biāo)書對服務(wù)承諾明確完整等若干小項，可視情況賦分，在折扣優(yōu)惠項目中還可以根據(jù)需要設(shè)置“攔標(biāo)價”，防止個別商家采取超低價惡意競標(biāo)。

技術(shù)標(biāo)占40分，技術(shù)標(biāo)分信譽情況10分和服務(wù)承諾30分，信譽情況分高校圖書館服務(wù)情況和與各學(xué)科主要書商合作情況兩要項。服務(wù)承諾中又不能提供所需準(zhǔn)確圖書征訂數(shù)據(jù)，每月提供書目條款數(shù)，每月提供所需準(zhǔn)確、質(zhì)量符合CALIS要求的標(biāo)準(zhǔn)MARC編目數(shù)據(jù)，具有全面的采購網(wǎng)絡(luò)，建有功能較完善且性能穩(wěn)定的電子商務(wù)網(wǎng)站，供貨能力，保證圖書質(zhì)量，供書清單符合要求，每批訂單及現(xiàn)采到書率，按出版社統(tǒng)計每批訂單的到書率等若干小項，可根據(jù)情況賦分。

2.3 加強與主管部門的溝通。

政府采購是政府上的要求和稱呼，其對采購的規(guī)定也僅僅是采購的程序而不是具體的操作細(xì)節(jié)。主管部門對其特殊性的認(rèn)識也有較大差異，在已實行政府采購的圖書館中，具體操作要求是難以完全一致，有的實行全額招標(biāo)，有的只是部分招標(biāo)；有的中文圖書采用政府采購；有的所有文獻(xiàn)類型都采用政府采購。因此，加強與政府主管部門的溝通是完善文獻(xiàn)資源政府采購過程的要素。

2.4 實行供應(yīng)商的準(zhǔn)入制度。

面對供應(yīng)商資質(zhì)參差不齊的狀況，政府主管部門應(yīng)通過市場的廣泛調(diào)研，明確書商的基本條件和各項服務(wù)指標(biāo)，如資質(zhì)、性價比、供書周期、增值服務(wù)、付款方式等，實行準(zhǔn)入制度。只有達(dá)到準(zhǔn)入制要求的供應(yīng)商，才可以成為文獻(xiàn)資源政府采購的供應(yīng)商。政府主管部門要對其實行資格審核，頒發(fā)資格證書。通過對參與投標(biāo)商家的資質(zhì)、規(guī)模、實力、信譽反應(yīng)能力等諸多因素的篩選、過濾、確定最終參與投標(biāo)的商家，謹(jǐn)防不法商家擾亂市場秩序，給采購工作帶來不必要損失。

實行準(zhǔn)入制度，圖書館可以選擇具有資格證書的供應(yīng)商完成采購，同時還可以增強供應(yīng)商自身的品牌效應(yīng)，形成一個服務(wù)與銷售雙贏的局面，防止有的供應(yīng)商片面增加折扣，提供低質(zhì)量產(chǎn)品和服務(wù)的情況發(fā)生。

2.5 完善監(jiān)督和評估機制。

要對政府采購過程進(jìn)行全面監(jiān)督，包括：財務(wù)、技術(shù)和黨紀(jì)監(jiān)督，同時還應(yīng)對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。作為采購方的圖書館要及時向政府主管部門提供服務(wù)質(zhì)量的評估材料和產(chǎn)品反饋信息，以便于主管部門對供應(yīng)商的資格進(jìn)行宏觀調(diào)控，對有違規(guī)操作或被投訴的供應(yīng)商向社會公布，取消其資格，甚至進(jìn)行行政處罰，保證采購市場的健康發(fā)展。

同樣，如果采購方有任何超出采購合同的要求，供應(yīng)商可以向政府主管部門進(jìn)行投訴，保證整個采購過程的公開、公平、公正，使文獻(xiàn)資源政府采購成為真正意義上的陽光交易。

2.6 正確認(rèn)識折扣，客觀公正評標(biāo)。

折扣不是圖書館選擇供應(yīng)商的唯一標(biāo)準(zhǔn)，除折扣外，還應(yīng)考慮供應(yīng)商提供文獻(xiàn)資源的完整性和及時性、資源保障率等因素。如果一味追求高折扣率，就會犧牲質(zhì)量和一些增值服務(wù)，如資源的完整性、及時性、售后服務(wù)的快捷高效等。

針對目前市場存在不正當(dāng)競爭現(xiàn)象，圖書館方面應(yīng)呼吁有關(guān)部門正視折扣的問題，充分認(rèn)識到只注重折扣對圖書館資源采購工作的負(fù)面影響。同時，還要尊重圖書館采購人員的意見，避免通過犧牲資源質(zhì)量或服務(wù)來獲得折扣的情況發(fā)生。

2.7 加強對圖書的宣傳,提高優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

圖書資料實行政府采購之后,到館的新書都有一定的滯后性,與讀者的求快心理和求新心理相違背。圖書館工作人員對一些暢銷新書要有敏銳的洞察力,即使這些新書沒有到館,也可以先出示此類新書的目錄及相關(guān)內(nèi)容,充分吸引讀者的濃厚的求知欲和期待感,為滯后新書的到館埋下一個伏筆。同時也要做好網(wǎng)上預(yù)約或者直接預(yù)約，保證他們所需的新書到來后第一時間送達(dá)其手中。當(dāng)這些新書實際到館后，應(yīng)充分挖掘這部分圖書的資源，把這些資源重新推送到讀者面前。必要時，對這些優(yōu)質(zhì)圖書重新宣傳，再次喚起讀者對這部分圖書利用的欲望和認(rèn)識。另外，圖書館還可以提供更優(yōu)越的服務(wù)條件，如延長借閱期限、提高借閱冊次、降低過期賠款金額，以便穩(wěn)定讀者群，防止讀者群的流失。

綜上所述，政府采購在圖書館的實行，是一項新興事物，圖書館界的全體同仁都在摸著石頭過河，邊實踐邊探索。實踐是理論的基礎(chǔ)，理論反過來將有效地指導(dǎo)實踐，任何一項改革都面臨著陣痛，出現(xiàn)一些問題也是正常的，發(fā)現(xiàn)問題固然重要，解決問題才是關(guān)鍵。只要我們積極對待，在試驗中不斷探索、不斷總結(jié)和完善，就能保證圖書文獻(xiàn)資源建設(shè)的質(zhì)量。

［1］謝小梅.淺析高校圖書館圖書采購招標(biāo)中供應(yīng)商的選擇［J］.圖書館論壇，2006，（4）.

［2］吳錦榮.論高校圖書館文獻(xiàn)政府采購［J］.圖書館，2008，（4）.

［3］周謹(jǐn).圖書實行政府采購應(yīng)注意的問題［J］.圖書館建設(shè)，2004，（5）.

［4］王巧萍.高校圖書館圖書的招標(biāo)采購［J］.圖書館論壇，2005，（3）.