淺談血站業務檔案管理

李燕紅 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

淺談血站業務檔案管理

李燕紅 王 敏 徐 燕

（河南省焦作市中心血站，河南 焦作 454000）

血站；檔案管理

檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優質、專指、廣泛之間的矛盾。隨著社會的進步和科學技術的發展，檔案和檔案管理工作也在不斷的發展，檔案學理論始終處于不斷的建設之中，對檔案的認識就有一個不斷豐富、完善的發展過程。血站的業務檔案對血站、血站工作人員、獻血者和輸血者都具有重要意義，這就要求檔案管理工作必須規范化、標準化。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者認為應該采取以下措施。

1 完善歸檔范圍和要求

歸檔范圍包括通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄、工作計劃、請示、批復、統計報表及簡報等。歸檔要求包括：①正本與定稿作為一件；②法律法規等重要文件的歷次修改稿（包括定稿）可合為一件；③正文與補充說明正文的文字、圖表、數據等附件，原則上為一件（附件頁數多，也可各為一件）；④具有保存價值的文件處理單應與正文作為一件；⑤原件與復印件或手抄件，應作為一件；⑥轉發文件與被轉發文件，應作為一件；⑦報表、名冊、圖表類文字材料按其原裝訂方式，一冊（本）作為一件；⑧請示與批復，報告與批示，問函與復函等來往文件，原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件，也可各為一件，并在“歸檔文件目錄”的備注欄中加以說明。

2 歸檔文件目錄的項目

2.1 件號

指每一個歸檔機構的歸檔文件在劃分保管期限（永久、長期、短期）后，分別在各種保管期限中的順序號。

2.2 責任者

是指制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者。聯合發文填幾個主要的就可以了，不必一一填寫，責任者可填正規的簡稱。

2.3 文號

即文件的發文字號，是由發文機關按發文次序編制的順序號，一般由機關的代字、年度、順序號組成，可按豎3排照實填寫。

2.4 題名

即文件標題，它是直接表達文件的內容和中心主題的文件特征，是歸檔文件內容的起點，文件題名較長的可填二，三行不等，沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加"[ ]"號。

2.5 日期

即文件的形成時間，它是文件的重要特征之一，反映文件產生的時代背景，是查找檔案的常用途徑。

3 歸檔文件的裝訂

3.1 裝訂前歸檔文件的處理

對破損的文件進行修復以延長其壽命，修復主要針對一些有孔洞、殘缺或折疊處已被磨損的文件，進行修補和托裱。

3.2 復制字跡模糊或易退變的文件

目前，一般采用復印的方式進行復制。比如傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔，復印時，墨粉濃度不宜太大，顏色不宜太深，并且最好采用單面復印。

3.3 某些特殊超大的紙張文件處理

報表、基建圖紙等文件都很大，通常需要加以折疊，折疊的操作要求比較簡單，但要注意盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件，圖表字跡之外.取齊右邊和下沿。此外，文件頁數較多時，宜單張折疊，以方便歸檔后的查閱利用。

4 蓋歸檔章的要求

4.1 蓋歸檔章的位置

一律加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置，如果領導批示或收文公章等占用上述位置，可將歸檔章蓋在其他空白位置，但以上端為宜，以籃黑色印泥為宜。

4.2 填寫歸檔章項目的要求

應使用符合檔案保護要求的字跡材料，如碳素墨水等，檔案材料一律杜絕使用圓珠筆，鉛筆，紅色或純藍色筆。

5 歸檔文件的編目

在搞好前四步工作的基礎上，不要急于編目，還應注意搞好復查定盒，它是保證文件歸檔質量的必要措施。復查的內容如下：①文件收集是否齊全完整（注意發現漏收，重份等問題）；②年度是否分清（注意跨年度文件的補收）；③盒內文件排列是否合理（注意密不可分的文件有無人為分開）；④歸檔文件保管期限劃分是否準確（注意幾種保管期限保存的文件有無交叉現象）；⑤一個事由（或問題）的文件是否集中（注意有無夾雜其他內容）。

6 小 結

檔案具有歷史再現性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，檔案管理是一項管理性服務性的工作，檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。隨著我國經濟的快速發展，檔案管理工作有了很大的進步。我們要在原有的基礎上不斷完善，加強監督管理，使檔案內容更加完整、規范。

R197；R197.32

C

1671-8194（2011）03-0165-02