高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的探索與實(shí)踐

［摘 要］ 本文對高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義以及高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀等方面進(jìn)行探索，并提出利用LAMP（Linux + Apache + Mysql + PHP/Perl）4種開源軟件技術(shù)的組合，設(shè)計(jì)開發(fā)一套基于B/S模式的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)。

［關(guān)鍵詞］ 教學(xué)檔案管理； 信息化； LAMP； B/S

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 06 . 018

［中圖分類號］G472.4；TP315 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）06- 0033 - 03

近年來，伴隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與普及，高校數(shù)字化校園建設(shè)和數(shù)字化教育也隨之蓬勃興起，這給高校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇。

１高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

所謂高校檔案信息化建設(shè)，是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)的一項(xiàng)重要檔案建設(shè)。它是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率與效益，實(shí)現(xiàn)資源共享，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化的重要途徑。具體來說，檔案信息化主要包括3個(gè)方面：① 檔案數(shù)據(jù)資料信息化。應(yīng)用掃描、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞桨褢?yīng)存檔的文件資料、信息等以統(tǒng)一、規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計(jì)算機(jī)。② 檔案管理工作流程信息化。通過檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的上傳、分類、編目和排序，使檔案材料分類科學(xué)、編號統(tǒng)一、目錄規(guī)范、排列有序。③ 檔案查閱檢索信息化。用戶通過校園網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)可實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確地檢索所需要的存檔文件、資料等。

２高校加強(qiáng)教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義

（１） 教學(xué)檔案管理信息化是響應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)，適應(yīng)信息化時(shí)代的需要。隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，特別是以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的先進(jìn)技術(shù)日益滲透到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式已不再適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，依托計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理信息化是新形勢下對高校檔案工作的新要求，它把教學(xué)檔案工作帶入了一個(gè)嶄新的階段。

（２） 教學(xué)檔案管理信息化是拓寬檔案服務(wù)形式，提高服務(wù)效率，滿足日益增長的查閱要求的需要。教學(xué)檔案管理信息化不僅使得教學(xué)檔案信息獲得了更多的受眾，而且可以利用其超鏈接、多媒體、數(shù)字化等形式給檔案使用者帶來更加生動(dòng)形象的認(rèn)知效果。同時(shí)，使用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)快速、高效、準(zhǔn)確的檢索，不受時(shí)空限制，滿足了日益增長的查閱需求。

（３） 教學(xué)檔案管理信息化適應(yīng)高等教育大眾化，增強(qiáng)社會(huì)化服務(wù)的需要。隨著高校教學(xué)體制改革的不斷深入和高校持續(xù)高速的發(fā)展，教學(xué)檔案管理已成為各高校面臨的重大難題。一方面，教學(xué)檔案數(shù)量急劇增加，種類日益豐富，同時(shí)教學(xué)檔案的利用量增加，利用范圍擴(kuò)大，利用深度加強(qiáng)；另一方面，各種用戶從不同的角度出發(fā)，對教學(xué)檔案提出了各種不同的利用要求，不僅要求查全、查準(zhǔn)，還要及時(shí)、快速，并能夠從不同的途徑提供應(yīng)用。同時(shí)，社會(huì)的許多領(lǐng)域?qū)Ω咝＝虒W(xué)檔案的需求也在日益增長。

３高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（１） 教師教學(xué)檔案管理落后，信息化程度不高， 缺乏規(guī)范化管理。盡管目前大部分高校校園網(wǎng)已經(jīng)普及，但許多高校對教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)相對滯后，管理方式陳舊，工作效率低，缺乏規(guī)范化管理。

（２） 教學(xué)檔案查閱受時(shí)空限制，使用不方便、效率低。當(dāng)前大部分高校教學(xué)檔案管理仍然處在手工和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的階段，教師查詢、借閱等必須在工作時(shí)間到相應(yīng)的部門去辦理，這種一對一的服務(wù)，受到時(shí)空的限制，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，難以適應(yīng)當(dāng)前高等教育發(fā)展的需要。

（３） 教學(xué)檔案來源廣泛，管理分散，沒有完全納入學(xué)校檔案管理體系中。

４基于Ｂ／Ｓ模式的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

利用ＬＡＭＰ（Ｌｉｎｕｘ ＋ Ａｐａｃｈｅ ＋ Ｍｙｓｑｌ ＋ ＰＨＰ／Ｐｅｒｌ）的Ｗｅｂ 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和開發(fā)環(huán)境，設(shè)計(jì)開發(fā)出一套基于Ｂ／Ｓ模式的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)。

４．１相關(guān)技術(shù)介紹

（１） ＬＡＭＰ簡介。ＬＡＭＰ（Ｌｉｎｕｘ ＋ Ａｐａｃｈｅ ＋ Ｍｙｓｑｌ ＋ ＰＨＰ／Ｐｅｒｌ）是一種Ｗｅｂ 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用和開發(fā)環(huán)境，是4種開源軟件技術(shù)的組合。ＬＡＭＰ 是一種使用相對簡單方便，但功能強(qiáng)大的應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)，廣泛應(yīng)用于網(wǎng)站建設(shè)、辦公自動(dòng)化等Ｗｅｂ 應(yīng)用系統(tǒng)。

采用ＬＡＭＰ技術(shù)的主要特點(diǎn)是：性能穩(wěn)定、數(shù)據(jù)安全、運(yùn)行速度快、開源。

（２） Ｂ／Ｓ結(jié)構(gòu)。Ｂ／Ｓ（Ｂｒｏｗｓｅｒ／Ｓｅｒｖｅｒ）結(jié)構(gòu)即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。它是隨著 Ｉｎｔｅｒｎｅｔ技術(shù)的興起，對Ｃ／Ｓ 結(jié)構(gòu)的一種變化或者改進(jìn)的結(jié)構(gòu)。Ｂ／Ｓ 結(jié)構(gòu)簡化了客戶機(jī)的工作，對數(shù)據(jù)庫的訪問和應(yīng)用程序的執(zhí)行在服務(wù)器上完成。Ｂ／Ｓ結(jié)構(gòu)具有維護(hù)和升級方式簡單；客戶端簡化，提高了數(shù)據(jù)安全性，確保數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性和一致性；良好的可擴(kuò)展性；成本降低等特點(diǎn)。

４．２教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

教師教學(xué)檔案管理系統(tǒng)包括用戶管理、分類管理、檢索查詢、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、資料下載、通知公告等６個(gè)模塊，如圖１所示。

（１） 用戶管理模塊。通過該模塊后臺(tái)操作實(shí)現(xiàn)對用戶和用戶權(quán)限的管理。本系統(tǒng)設(shè)置一般用戶、管理員、高級管理員3類用戶，具體情況見表１。

（２） 分類管理模塊。超級管理員、管理員對系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行修改、刪除和更新，達(dá)到分類管理的目的，如圖２所示。

（３） 檢索查詢模塊。本模塊含有個(gè)人基本信息、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)質(zhì)量評價(jià)、教學(xué)工作量、教學(xué)研究、教學(xué)獎(jiǎng)懲等６個(gè)子模塊，滿足了一般用戶信息檢索、輸出、打印等需求。

（４） 報(bào)表統(tǒng)計(jì)模塊。本模塊可以實(shí)現(xiàn)資料索引的查詢。授權(quán)用戶可以通過該功能生成規(guī)范報(bào)表。

（５） 資料下載模塊。本模塊提供相關(guān)教學(xué)規(guī)章制度、表格、文件資料的下載服務(wù)。

（６） 通知公告模塊。本模塊的主要功能是發(fā)布通知、公告和相關(guān)信息等。

教學(xué)檔案是高校檔案的主體，是衡量高校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平的重要標(biāo)志，也是反映教育發(fā)展和教育改革的主要依據(jù)。在當(dāng)前形勢下，教學(xué)檔案管理必須采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行信息化改造和提升，從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，從分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變，從手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。

注：本文是山東理工大學(xué)教學(xué)研究立項(xiàng)課題。

主要參考文獻(xiàn)

［１］ 李麗芳，華蕊，羅偉賢，葉藝峰．基于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ的高校教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)及實(shí)現(xiàn)［Ｊ］．桂林師范高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，２００５（２）．

［２］ 謝建湘，李潤求，鄒白茹，施式亮．教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的研究與實(shí)踐［Ｊ］． 當(dāng)代教育論壇：下半月，２００７（２）．

［３］ 蔡玉芳． 論高校教學(xué)檔案的信息化建設(shè)［Ｊ］． 湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào)，２００９（２）．

［４］于紅波． 基于ＬＡＭＰ架構(gòu)開發(fā)Ｗｅｂ應(yīng)用的優(yōu)勢［Ｊ］． 廣西紡織科技，２００９（２）．