Excel在高職班主任統計學生成績中的應用

　　摘要：高職院校中，班級學生的日常管理和成績管理是班主任工作的重要環節。運用Excel函數功能，對班級學生成績進行快速有效的統計計算、分析與查詢，對提高班主任工作的質量與效率，具有一定的實用性。
　　關鍵詞：Excel；高職院校；班主任；成績統計
　　
　　一、引言
　　高職院校中，由于推行雙師型教師隊伍建設，教師同時承擔理論課和實訓實踐課的教學任務，部分教師還兼任班主任工作。學生成績的統計與管理和學生日常管理工作，是班主任工作的重要內容之一，同時它也是學生各類評優評先、各類獎學金和助學金評比等的重要依據。因此每學期結束，每位教師除了批改數量繁多的理論試卷和實訓報告外，兼任班主任的教師還要對所帶班級學生的成績進行統計分析，根據學生平時表現和期末考試等各項成績，統計計算班級學生的學期總評成績、綜合測評成績和名次等，時間緊迫，任務繁重，枯燥煩瑣且易出錯。
　　目前學校教師大部分都有電腦，使用office辦公軟件，其中Excel電子表格軟件是應用最廣泛的辦公軟件之一，它集數據管理、數理統計、繪圖、制表于一體，既可以作為數據庫使用，又可以完成多種表格與圖表設計，而且Excel內置了數百個函數，能夠完成絕大部分數理統計分析和復雜的數據運算，精度也達到了專業系統分析軟件的水平，因此利用Excel提供的函數，可以讓班主任迅速完成多個班級學生的成績統計分析工作，縮短工作時間，提高工作效率。下面結合自身工作經驗，以蘭州石化職業技術學院電子電氣工程系2010級過程自動化104班2010～2011學年第1學期成績為例，借助函數功能完成學生成績的統計計算，充分展示Excel在班級學生成績統計中的應用。
　　二、建立工作表
　　蘭州石化職業技術學院學生綜合素質測評主要由總評成績、加分值和扣分值三部分組成。總評成績又包括文化課成績與平時表現考核成績，其中文化課成績占總評成績的70%，平時表現考核成績占總評成績的30%。平時表現考核成績由學生各月的班級考核總評值構成。在Excel中，分別建三個工作簿，取名為“過程自動化104班X月份班級考核表.xls”（以11月為例）、“過程自動化104班2010-2011學年第1學期平時表現總評表.xls”、“過程自動化104班2010-2011學年第1學期綜合測評表.xls”，在相應工作表中輸入該學期學生各項管理信息。
　　班級月份考核由晚自習、早操出操、上課紀律及出勤、宿舍衛生、團生活海報、團生活表現、勞動加分和其他加分共同組成。在班級月份考核工作表（以11月為例）中，在單元格A2中輸入“序號”，單元格A3中輸入“1”，再單擊A3單元格，先按住Ctrl鍵，再移動空心十字光標至單元格右下角，待光標變成小實心十字（“填充柄”）時，按住鼠標左鍵沿行向下拖動鼠標至最后一行，可以自動按順序生成每位學生的序號。在單元格B2中輸入“姓名”，然后依次輸入每位學生姓名，在C2至J2單元格中依次輸入各項考核指標的內容名稱，在單元格K2中輸入“總分”，單元格L2中輸入“名次”，完成工作表表頭制作，如圖1所示。工作表中各項考核指標分值由班主任和班干部成員各司其職，采取班主任不定期隨機抽查和班干部每天考核的方式，打出每位學生分值。如班長和學習委員負責上課和晚自習的紀律和出勤，團支部書記負責團生活，體育委員負責早操出操，衛生委員負責檢查宿舍衛生等，各自負責一項考核指標的打分，避免部分班干部權力過于集中，同時便于班干部之間相互配合和班級學生之間互相監督，最后所有數據在每月結束后的下月初由班主任統一匯總，計算總分，并向全班同學公示。
　　每學期末，班主任即可對班級學生的班級月份考核統計，進行平時表現總評的計算。在平時表現總評工作表中，A列為序號（單元格A2內容為“序號”），B列為學號（單元格B2內容為“學號”），C列為姓名（單元格C2內容為“姓名”），D列至G列為學期各月份的班級學生考核成績，H列為平時表現總評值（單元格H2內容為“總評值”），I列為名次（單元格I2內容為“名次”）。
　　當學期期末考試結束，班主任根據每位學生的文化課成績，結合已計算出的平時表現總評值，兩者綜合，就可進行班級學生綜合測評的統計計算。在綜合測評工作表中，A、B、C列分別為序號、學號、姓名，D列至M列為各門理論課與實訓實踐課成績（單元格D2至M2內容為各門課程名稱，單元格D3至M3內容為各門課程所占學分），N列為平均學分成績（單元格N3內容為各門課程的總學分），P列為權重70%的文化課成績，Q列為平時表現總評值，S列為權重30%的平時表現總評值，T列為總評成績，U列為加分值，V列為扣分值，W列為最終計算得出的學生綜合測評值，X列為綜合測評值的班級名次。
　　三、學生成績的統計與計算
　　在三個工作表中輸入學生一學期以來的所有考核指標成績分值，如晚自習考核得分、每門課程期末考試成績，加分值和扣分值等，即可開始利用Excel提供的函數功能，綜合統計計算班級學生成績。
　　1．計算班級月份考核。各班干部先將各自統計的學生各項考核指標分值，依次輸入到班級月份考核工作表的C列至J列中，班主任再根據隨機抽查結果，重點檢查班干部及各位學生的考核指標分值是否準確無誤，是否有出入較大的打分結果，防止部分班干部徇私舞弊，弄虛作假。待檢查確認無誤后，利用SUM函數及RANK函數，計算班級月份考核總分值及名次。
　　由于C3至J3單元格連續，在K3單元格中輸入：“=SUM（C3：J3）”，求出學號1學生的當月班級考核總分，單擊K3單元格，利用填充柄功能，完成公式的復制，求出全班學生當月班級考核總分。
　　計算出全班學生當月班級考核總分后，確定全班學生當月班級考核名次，在L3單元格中輸入：“=RANK（K3，$K$3：$K$44）”，求出學號1學生的當月班級考核名次，單擊L3單元格，利用填充柄功能，即按降序方式求出全班學生當月班級考核名次。需要說明的是，RANK函數對重復分數的排位相同，但重復分數的存在將影響后續學生分數的排位。如圖2所示，過程自動化104班11月份班級考核中有多名同學總分為93分，并列名次11位，故名次中不再出現12位，而是直接跳到23位。按月對全班學生平時表現進行考核，計算出總分并排出名次，能有效對學生進行日常管理，對大部分學生起到積極督促作用，在班級中營造出“人人爭先，個個向上”的良好氛圍，促進班級學風班風建設。同時班主任也可及早發現部分落后學生情況，在下個月對落后學生給予重點關注，及時幫助他們解決學習、心理、生活上各種問題，使其盡快趕上，不致掉隊。
　　2.計算平時表現總評。班主任在做好每月班級考核的基礎上，由于已掌握班級學生每月的考核成績，待學期末即可對本學期班級學生平時表現進行總評，這樣按月分步完成，大批量考核數據的輸入就不會覺得工作量繁重巨大。利用AVERAGE函數及RANK函數，計算班級學生平時表現總評值及名次。
　　在平時表現總評工作表中，D列至G列為班級學生各月份考核總分，因此只需進行復制粘貼即可。首先在已生成的X月份班級考核（以11月為例）工作表中復制相應的單元格區域，如復制K3至K44單元格區域，再打開已建立的“過程自動化104班2010-2011學年第1學期平時表現總評表.xls”，在其工作表中單擊F3單元格，單擊“編輯”菜單，選擇“選擇性粘貼”選項，在對話框中選擇“數值”，完成11月份班級考核總分的粘貼，工作表中9月、10月和12月各列操作以此類推。由于D3至G3單元格連續，在H3單元格中輸入：“=AVERAGE（D3：G3）”，求出學號1學生的學期平時表現總評值，單擊H3單元格，利用填充柄功能，求出全班學生學期平時表現總評值。最后計算全班學生學期平時表現總評名次，方法同上。
　　
　　統計學生平時表現成績時，為進一步觀察學生各月平時表現變化情況，希望學生平時表現成績大于90分的以藍色顯示，小于70分的以紅色顯示，如圖3所示。選中學生平時表現成績所在的D列至H列，單擊“格式”菜單，選擇“條件格式”選項，打開“條件格式”對話框，單擊第二個方框右側下拉按鈕，選擇“大于”選項，在后面的方框中輸入數值“90”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，將“字體”的“顏色”設置為“藍色”。再點擊“添加”按鈕即可。重復上述操作，設置小于70分的數值為紅色。
　　3.計算學期綜合測評。當學期期末考試結束，班主任拿到班級學生各門課程成績單后，即可著手統計計算班級學生學期綜合測評。下面重點介紹對班級學生學期綜合測評的統計、計算和查詢分析。
　　（1）計算文化課成績。由于目前大部分高職院校都已采用學分制的教學模式，統計學生文化課成績采用平均學分績的方式，來綜合評價學生學習的質和量。所謂平均學分績，也叫加權平均分，是指各門課程百分制成績乘以各門課程所占學分，求和后再除以各門課程總學分。公式如下：
　　以往統計學生成績常用的求和函數SUM，求平均值函數AVERAGE等方法，已不適用于計算學生平均學分績。通過Excel的求乘積和函數SUMPRODUCT和對單元格的絕對引用，可以巧妙解決這一問題。
　　在綜合測評工作表中，分別在D2至M2單元格輸入過程自動化104班2010-2011學年第1學期所有文化課課程名稱（包括理論課和實訓課），在D3至M3單元格中輸入所有文化課課程各自所占學分，在N3單元格中輸入：“=SUM（D3：M3）”，求出所有文化課課程總學分。在D4至M45單元格區域中依次輸入班級學生每門課程的期末考試成績，為了能夠及時核對成績，需要進行窗口凍結，讓課程名稱、學分行和學生姓名列始終顯示。選中課程、學分行下姓名列右側的那個單元格（即單元格D4），再單擊“窗口”菜單，選擇“凍結窗格”，就完成了單元格的窗口凍結。這樣，我們在輸入分數的過程中，無論班級學生數量多少，課程名稱、學分和學生姓名始終能在窗口中顯示，可以隨時進行核對，增加輸入成績速度。在N4單元格中輸入：“=SUMPRODUCT（$D$3：$M$3，D4：M4）/$N$3”，求出學號1學生的平均學分績。其中$是絕對引用符號，$N$3表示絕對引用N3單元格，即是已計算出的所有文化課課程總學分值。$D$3：$M$3表示絕對引用D3至M3單元格，SUMPRODUCT（$D$3：$M$3，D4：M4）表示對應絕對引用D3至M3單元格數值和D4至M4單元格數值，先求乘積再求和。最后單擊N4單元格，利用填充柄功能，求出全班學生的平均學分績，如圖4所示。需要說明的是，SUMPRODUCT函數要求數組參數必須具有相同的維數，否則，將返回錯誤值“#VALUE！”；同時SUMPRODUCT函數將非數值型的數組元素作為0處理。對應H10單元格，該名學生該課程期末考試作弊，注明“作弊”字樣，計算該生平均學分績時，該門課程成績即做零分處理，不影響SUMPRODUCT函數的計算。設置單元格的條件格式，將期末考試課程成績不及格（<60分）學生的成績用紅色加粗字體顯示，期末考試課程成績優秀（>90分）學生的成績用藍色顯示GhN0fVCS3RZFRdraeEYaiA==，便于班主任今后迅速查詢學生成績及跟蹤學生學習動態。
　　（2）計算總評成績。學生總評成績由70%的學生平均學分成績和30%的學生平時表現總評值兩部分組成。在O4單元格中輸入“0.7”，表示70%權重，在P4單元格中輸入：“=N4*$O$4”，應用對O4單元格的絕對引用，求出學號1學生的70%平均學分績，利用填充柄功能，求出班級所有學生70%平均學分績，如圖5所示。復制圖3工作表中已計算出的班級學生平時表現總評值，選擇Q4單元格，執行“選擇性粘貼”操作，粘貼數值到Q列。在R4單元格中輸入“0.3”，表示30%權重，在S4單元格中輸入：“=Q4*$R$4”，應用對R4單元格的絕對引用，求出學號1學生的30%平時表現總評成績，利用填充柄功能，求出班級所有學生30%平時表現總評成績，由于P4和S4單元格不連續，在T4單元格輸入：“=SUM（P4，S4）”，求出學號1學生的學期總評成績，利用填充柄功能，求出班級所有學生學期總評成績。
　　（3）計算綜合測評。班級學生綜合測評成績由學生總評成績、加分值、扣分值三部分組成。我院加分和扣分值規定如下，學生文化課在各級統考、競賽中獲前三名者：國家級加1分，省（部）級加0.5分，院（系）級加0.3分；在各級報刊、雜志發表論文者：國家級加1分，省級加0.5分，地（JSEJkDOPJnA5jmIjuR5Wxw==市）級加0.3分；擔任各級學生干部工作出色者，院學生會干部加1分，系學生會干部加0.8分，班級學生干部0.5分；獲院級及以上優秀黨員、優秀團員、優秀學生干部稱號者加0.2分；在社會實踐活動中取得優異成績獲獎者：國家級加1分，省級加0.5分，地（市）級加0.3分，院級加0.1分；在各級文藝、體育比賽中獲獎者：國家級加1分，省級加0.5分，院級加0.3分；因特殊原因作出突出貢獻者加1分。考試作弊者扣3分/門；有曠課現象者扣1～3分；受警告處分者扣4分；受警告以上處分者扣5～10分。確定班級學生加分值和扣分值后，綜合已計算出的總評成績，在W4單元格中輸入：“=SUM（T4，U4，V4）”，求出學號1學生的綜合測評成績，利用填充柄功能，最后求出班級所有學生學期綜合測評成績。再利用RANK函數，就可確定班級所有學生學期綜合測評成績的名次。
　　四、結論
　　班主任在第一次完成上述班級學生成績表的統計后，如圖6所示，可以把它保存為一個模板，每次利用這一模板創建新的成績統計表，只需將其中的所有原始數據（如平時成績、期末成績、課程名稱、課程學分、班級人數等）換成新的數據，那么所有成績統計工作將會自動完成，大大提高學生成績統計的準確率和工作效率。同時當學生成績由于某種原因需要進行修改時，因為成績統計工作表中各項統計數據是通過公式互相聯系的，當工作表中數據發生改變時，成績統計工作表中各項統計結果會自動修改，從而保證了學生成績統計始終是正確的。采用上述方法，本系學生成績統計及班主任管理工作已在實踐中取得了良好的效果。
　　參考文獻：
　　［1］ 王艷紅.中文Excel 2003入門與實例教程［M］.北京：電子工業出版社，2005.
　　［2］ 雷蕾.巧用Excel進行有效的考試成績分析［J］.南昌高專學報，2009，（3）.
　　［3］ 李芳，辛俊勃.淺談高職班主任工作秘訣［J］.職業時空，2010，（6）.
　　［4］ 朱樹國，申沛，等.學分制下的成績管理工作［J］.中國電力教育，2009，（3）.