淺議企業檔案工作的問題與對策

摘 要 認識不到位、投入不夠、檔案管理水平低是目前企業檔案工作中存在的主要問題，在“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”，這體現了檔案管理的社會化，也是筆者提出的對策之一。

關鍵詞 企業檔案 檔案管理 問題 對策

中圖分類號: F272文獻標識碼:A

隨著各級檔案管理部門工作的不斷深化，企業檔案工作取得了長足的進步，但由于企業所有制形式的多元化，管理體制和經濟效益的不同，部分企業，尤其是中小施工企業領導或法人對檔案意識淡薄、弱化或輕視檔案工作的現象比較普遍，使企業檔案工作出現了一些不容忽視的問題。

一、企業檔案工作的問題

1、認識不到位。一些企業的領導層和職工對檔案工作缺乏正確的認識，意識不到檔案資料對企業經營管理和改革發展的重要性，甚至錯誤地認為檔案工作是只見投入不見效益的“面子工程”，疏于對檔案工作的管理和支持，致使檔案工作處于比較薄弱或停頓狀態。

2、投入不夠。一些企業，特別是經濟效益不佳的企業，對檔案管理、人員配備、設施建設缺乏應有的投入，使企業檔案資源得不到很好的利用和開發，甚至造成檔案資產的流動失和損毀。

3、檔案管理水平低。企業領導對檔案工作重視和管理不到位，檔案建設無目標、無規劃，檔案人員得不到應有的支持與指導，致使檔案人員工作積極性不高，缺乏主動性和爭創意識，造成企業檔案部門僅限于歸檔保管，喪失了檔案信息促進企業改革發展，提升企業管理水平，推進企業又好又快發展的基本功能。

二、“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”體現了檔案管理的社會化

檔案管理的社會化是指檔案是全社會的共同財富，檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為，其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來，形成一個社會性的開放管理系統。這種社會化的檔案管理的實現是以方方面面的條件保證作為基礎的。我國檔案工作的基本原則和檔案管理行政部門的執法權，是實現檔案管理社會化的基本條件;較為完整的國家檔案管理網絡是檔案管理社會化的可靠基礎;檔案館是檔案管理社會化的基本形式，而文件中心、檔案事務所、檔案寄存中心和其他商業化運作的案中介機構則是檔案管理社會化的有效補充。

關于豐富館藏的內涵，人們理解不同，有人認為是擴大館藏檔案的數量，有人認為不僅僅是增加數量，還應保證質量。所謂豐富館藏是指在保證館藏檔案質量和結構合理的前提下，逐步增加館藏檔案的數量、種類和信息容量。可以從以下幾個方面去努力:

1、拓寬檔案收集范圍，向收集多領域、多類型檔案的方向發展，以改變館藏檔案內容上文書檔案“單打一”和載體上暨表紙質檔案“單打一”的局面。具體來說，一是定期接收按規定應當接收進館的檔案，但要拓寬視野，不能只接收文書檔案，還學要注意收集在社會政治、經濟、文化、生活等各大領域和范圍形成的其他重要檔案，從而改變館藏檔案內容上只有單一的文書檔案的局面。二是在接收紙質檔案的同時，注意收集照片、膠卷、磁盤、光盤乃至電子數據等新型載體形式的檔案，從而改變館藏檔案載體上只有單一的紙質檔案的局面。

2、到頤和解決好宏觀與微觀的關系，既要收集領導機(主要是直屬一級領導單位)的檔案，又要收集下屬單位、基層單位檔案;既要收集各級機關形成的具有綜合性、領導性、指導性和政策性的“骨頭型”檔案.又要收集貫徹實施中形成的一是轉具有典型性、代表性、局部性、成果性和經驗性的“血肉型”檔案。只有把二者有機地結合起來，才能使館藏檔案成為有血有肉的系統整體。

3、處理好檔案與資料的關系，使檔案館有別于圖書館。也就是既要收集保存一些與館藏檔案有關的資料，但又不能像收存檔案那樣收存資料，使檔案館等同于圖書館、資料室。而應當從當前本館的庫房條件、經費開支、人力資源等實際情源況出發，確定資料的收集保存范圍，避免重復龐雜，做到收者有用，不擔包袱，以免影響檔案的管理和利用。

三、解決的對策

1、加強宣傳學習力度，增加企業檔案意識。進一步加強對《檔案法》和檔案工作重要性的宣傳學習，提升企業領導層和職工的檔案法律、法規意識，使之確立“企業檔案是財富，是效益，是現實生產力，是企業無形資產重要組成部分”的正確理念，增進企業領導和職工對檔案工作的再認識，著力形成全企業上下共同關心和支持檔案工作的良好氛圍。

2、加強行政干預，推動企業檔案建設。上級檔案部門應加強對企業檔案工作的指導和監督檢查，把建立健全和發展企業檔案工作作為依法治檔的重點，將檔案管理同企業生產經營、經濟效益、干部績效等考核掛鉤。采取一切行之有效的措施，在企業領導層中確立“檔案不直接創造經濟效益，但它可以避免重復勞動，避免不必要的損失，可以間接為企業節約大量資金”和“管不好檔案也是失職”的思想，督促企業對照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的規定以及相關業務建設標準，增加應有的投入，按規定配備專職人員，使檔案工作跟上企業改革發展的步伐。

3.加強組織領導，促進企業檔案管理上臺階。提高企業領導層和管理層對檔案工作的重視，將檔案工作納入企業建設和發展規劃，定期召開檔案工作會議，對檔案工作進行監督檢查。加強對檔案人員隊伍的管理，不斷提高隊伍的政治理論素質和業務技術能力，建立健全各項管理制度，完善監督制約機制，進一步提高企業檔案管理現代化水平。

(作者:中共河南省委黨校，研究方向:企業管理)