充分發(fā)揮高職校友檔案的作用

教育部和國家檔案局于2008年8月聯(lián)合發(fā)布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》(以下簡稱《辦法》)。根據(jù)《辦法》中的要求，采取措施，有利于充分發(fā)揮高等職業(yè)技術(shù)院校(以下簡稱高職)校友檔案的作用。

一、高職校友檔案的作用

傳統(tǒng)的檔案管理模式以管理檔案原件為主，新發(fā)布的《辦法》將“編研檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入高校檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)，突出了高校檔案工作的學(xué)術(shù)性。

通過編研校友檔案，開發(fā)校友檔案信息資源，可以了解當(dāng)?shù)氐木蜆I(yè)信息、就業(yè)渠道、人員流向、就業(yè)政策， 以及對畢業(yè)生知識結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和素質(zhì)結(jié)構(gòu)的要求，獲取關(guān)于對學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量高低、辦學(xué)方向定位、人才培養(yǎng)目標(biāo)定位等方面的信息，有利于高職迅速把握社會對人才培養(yǎng)的需求，及時調(diào)整辦學(xué)目標(biāo)和人才培養(yǎng)方案，以適應(yīng)社會發(fā)展需要;尤其是可以為高職的專業(yè)設(shè)置提供動態(tài)信息交流平臺，便于優(yōu)化高職專業(yè)結(jié)構(gòu)，避免其盲目的趨同現(xiàn)象，避免“滯后”或“一哄而起”，推動專業(yè)發(fā)展和學(xué)科建設(shè)，還可以為高職的課程設(shè)計提供重要參考;利用校友所在行業(yè)與母校相關(guān)專業(yè)的血緣關(guān)系，促進(jìn)校企合作辦學(xué)，促進(jìn)產(chǎn)學(xué)研結(jié)合，或是為在校學(xué)生提供校友所支持的實踐場所;通過編研有關(guān)校友就業(yè)、創(chuàng)業(yè)的檔案，吸取其中的精華，可以為高職開設(shè)就業(yè)、創(chuàng)業(yè)課程提供案例，幫助沒有實戰(zhàn)經(jīng)驗的高職就業(yè)、創(chuàng)業(yè)課老師，更好地為在校學(xué)生服務(wù)。

原始的校友檔案信息一般只能起到通訊錄的作用，針對上述校友檔案的深層價值，按《辦法》的要求對其進(jìn)行篩選、編纂，形成專指的、系統(tǒng)的、深層次的、動態(tài)的信息，然后進(jìn)一步分析、研究，或是及時、準(zhǔn)確、方便地提供給師生、學(xué)校和社會利用，可以充分發(fā)揮校友檔案的作用，全面提升校友活動的意義。

二、為征集高職校友檔案制定專門的制度和辦法

傳統(tǒng)的高校檔案工作服務(wù)功能之所以單一化，一方面是因為受傳統(tǒng)觀念的影響，偏重于為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校管理服務(wù);另一方面，也是因為檔案管理制度不合理、措施不完善。《辦法》強(qiáng)調(diào)“高校檔案機(jī)構(gòu)對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當(dāng)制定專門的制度和辦法”。

高職征集校友檔案需制定專門的制度和辦法，建立長效的機(jī)制和工作機(jī)構(gòu)。例如，要明確規(guī)定母校校友會與班級、行業(yè)、地區(qū)校友會的關(guān)系，以及各類校友會與檔案館(室)的關(guān)系和分工;學(xué)生畢業(yè)前都要按班組織校友會，了解今后作為校友的責(zé)任和聯(lián)系方法，確定校友檔案業(yè)余征集員。又如，定期邀請校友返校，以多種方式與在校學(xué)生交流，培養(yǎng)在校學(xué)生的校友意識;向回校的校友征求學(xué)校發(fā)展的意見和建議，同時征集有關(guān)信息資料;組織校友參觀、座談、開展學(xué)術(shù)交流或技術(shù)交流，并作詳細(xì)記錄;要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工外出開會、出差或教師到各地指導(dǎo)學(xué)生社會實踐、實習(xí)之時，必須盡可能地走訪當(dāng)?shù)匦Ｓ眩@取校友信息。學(xué)校要安排專人專職負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)、收集、整理、篩選、分類校友信息資源，建立動態(tài)的校友檔案資料數(shù)據(jù)庫，組織重大校友活動，建立校友工作網(wǎng)站，創(chuàng)辦定期的校友通訊刊物。

三、利用高職校友檔案開展多種形式的宣傳教育活動

《辦法》要求，“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”，以豐富校園文化和精神文明建設(shè)的內(nèi)涵。例如，利用校友的先進(jìn)事跡、工作業(yè)績等檔案資料，可以“舉辦檔案展覽、建設(shè)檔案網(wǎng)站”。又如，根據(jù)校友檔案，可以有針對性地邀請優(yōu)秀校友回母校參加學(xué)生座談會，或擔(dān)任校外輔導(dǎo)員;邀請校友參與教學(xué)工作，兼任母校的創(chuàng)業(yè)導(dǎo)師或就業(yè)導(dǎo)師，分別負(fù)責(zé)創(chuàng)業(yè)講座和就業(yè)指導(dǎo)講座，指導(dǎo)學(xué)生的創(chuàng)業(yè)項目、創(chuàng)業(yè)計劃大賽和就業(yè)設(shè)計;同時，根據(jù)校友檔案，教師可把優(yōu)秀校友的事跡寫入教案，作為教學(xué)案例。

四、高職校友檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和集成化

《辦法》規(guī)定高校檔案機(jī)構(gòu)要“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，這對于高校檔案信息資源的全面、完整及其信息化、網(wǎng)絡(luò)化和集成化，方便學(xué)校和社會的利用，具有重要的現(xiàn)實意義。

1.針對檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化中存在的問題，采取相應(yīng)措施

目前，我國多數(shù)的檔案網(wǎng)站是“展示——宣傳型”，只能提供信息瀏覽服務(wù)和簡單的信息咨詢檢索服務(wù)，大多沒有反饋功能。國外很多著名高校建立的校友網(wǎng)站，十分重視為校友服務(wù)。例如，英國劍橋大學(xué)的校友在其校友網(wǎng)站上輸入自己信息的同時，就擁有了享受其校友辦公室提供的一系列服務(wù)和優(yōu)惠的權(quán)利。

校友網(wǎng)站要為校友服務(wù)，方便校友與母校聯(lián)系，方便校友會與檔案館的溝通，就需要建立用戶反饋系統(tǒng)，需要分析用戶的需求類型、需求結(jié)構(gòu)、需求的表現(xiàn)形式、需求的影響性因素、需求的滿足方式，針對用戶對檔案信息的需求和檔案形成的特點，確立檔案信息資源建設(shè)的具體任務(wù)并組織有效的檔案信息輸出，最終構(gòu)成校友檔案信息資源管理的雙循環(huán)反饋系統(tǒng)。

校友網(wǎng)站還要有檢索功能，可以將現(xiàn)成的工具軟件嵌入網(wǎng)站。在檔案檢索工具中，著錄項目越完整且詳略得當(dāng)，即檢索工具存貯的信息越能準(zhǔn)確地反映文件或案卷的內(nèi)容及形式特征，則其檢索功能就越強(qiáng)。國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18-1999)規(guī)定檔案著錄項目共分七項，每項分若干著錄單元(小項)。現(xiàn)行的檢索工具對著錄項目的選擇基本反映了文件或案卷的主要特征，但是，如果在編制校友檔案檢索工具時，增加一個“存放地點”作為著錄項目，則其檢索功能就更強(qiáng)。

通過校友網(wǎng)站的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以實現(xiàn)電子文件網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上組卷、網(wǎng)上檢索、網(wǎng)上借閱、網(wǎng)上傳遞信息、遠(yuǎn)程服務(wù)和“互動—服務(wù)式”等功能。

為了保證校友檔案信息共享的安全控制，保護(hù)個人隱私和商業(yè)秘密不受侵害，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)，應(yīng)該依據(jù)相關(guān)法規(guī)，加強(qiáng)信息發(fā)布內(nèi)容的審核，以保證發(fā)布信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性;規(guī)定檔案信息利用的范圍和利用的程度，劃分檔案信息的密級，分級控制;采取權(quán)限設(shè)置、密匙配給、個人身份鑒別、訪問控制、防火墻、網(wǎng)絡(luò)病毒防治、跟蹤檢測、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)，建立健全網(wǎng)絡(luò)管理體制和規(guī)章制度、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行進(jìn)程中的監(jiān)控與管理等。

2.針對高職校友檔案集成化中存在的問題，采取相應(yīng)措施

目前，國內(nèi)各高職檔案信息化建設(shè)往往是獨(dú)立進(jìn)行的，缺乏館際合作、交流和分工，而且數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)程滯后，不利于檔案信息資源的共享。20世紀(jì)90年代中期，美國國家檔案與文件署將國內(nèi)所有已數(shù)字化的檔案資源，按地區(qū)、來源和利用對象分別納入統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)(http://www.nara.gov)，實現(xiàn)了全國數(shù)字化檔案資源的網(wǎng)上集成化查詢、檢索和利用。高職校友檔案的網(wǎng)上集成化也可借鑒國外的經(jīng)驗。在全國檔案資源的網(wǎng)上集成化實現(xiàn)之前，可以在區(qū)域職教共同體內(nèi)，或者聯(lián)合相關(guān)高職按專業(yè)學(xué)科構(gòu)建校友檔案信息集成系統(tǒng)，各參與單位的檔案機(jī)構(gòu)從信息集成、管理集成和服務(wù)集成三個層面，統(tǒng)一實現(xiàn)網(wǎng)上托管，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一管理服務(wù)、統(tǒng)一配備服務(wù)設(shè)施，從而優(yōu)化管理環(huán)境和服務(wù)，節(jié)約管理成本。

實現(xiàn)檔案網(wǎng)上集成化，需要對各高職檔案信息化建設(shè)采用的軟、硬件平臺和應(yīng)用系統(tǒng)，對各信息化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所采用的信息技術(shù)和管理軟件做出統(tǒng)一的要求和規(guī)劃。根據(jù)檔案網(wǎng)上集成化的目標(biāo)，各高職的校友檔案工作要有信息化建設(shè)的總體發(fā)展規(guī)劃和對應(yīng)用信息技術(shù)的深入研究，避免重復(fù)勞動，避免浪費(fèi)人力、物力和時間。

(作者單位:湖北省武漢職業(yè)技術(shù)學(xué)院)