加強會計電算化管理

[摘要]會計電算化的普及對傳統的會計理論和實務都提出了新的問題和要求，必然對以會計為基礎的審計產生重大影響，需要我們根據這些影響研究采取相應的對策，以達到審計的目的，切實有效地防范審計風險，以確保單位實行會計電算化后，系統能夠正常、安全、有效地運行。

[關鍵詞]會計電算化；審計；會計準則

一、開展計算機審計技術的必要性

由于會計電算化的推行，審計人員開展審計工作時的審計風險不斷增大。不論對手工系統還是對電算化系統進行審計，風險的重新評估是必不可少的。同時由于計算機的應用，作弊可不留痕跡，更具隱蔽性。在電算化系統下，數據由計算機集中處理，其發生錯誤的可能性比較小。目前，不少軟件都有取消審計、反計賬、反結賬功能，可以對會計記錄進行不留痕跡的修改，特別是當有關人員故意篡改程序時，在電算化系統下就更不易被察覺，程序一旦被篡改，就會導致連鎖性、重復性錯誤。內存資料可以毫不留痕跡地被消除篡改，若沒有相關內部控制制度，對于會計報表的影響是無法估量的。從總體上看，在電算化系統下，風險更大一些，多數情況下，審計人員可以把它設定為100％。電算化系統下，數據處理的環節減少，并且數據處理過程都是不可見的，手工系統下一些原有的控制便不復存在。一般來說電算化系統下的控制風險和手工系統下相比更高一些。對電算化系統應采取更廣泛的符合性測試。由于固有風險和控制風險都有上升趨勢，若要把審計風險維持在一個可以接受的水平上，就必須把檢查風險降低到一個較低_的水平上。這就要求審計人員必須相應擴大實質性測試的內容及范圍。

二、會計電算化的轉變

1.會計平衡驗證方面的轉變。在手工會計下會計準則、會計制度規定在登賬時，對總賬和明細賬，分別由兩個或兩個以上的會計人員根據審核無誤的原始憑證或記賬憑證、科目匯總表等進行平衡登記，目的是對發生的錯誤可以利用這種平衡登記方式檢查差錯。但會計電算化后，由于總賬和明細賬的數據均來源于原始憑證或記賬憑證，計算機按照登錄總賬和明細賬的程序命令將數據從憑證數據庫中轉移到總賬數據庫和明細賬數據庫，只要記賬憑證審核無誤，計算機的內部運算不可能發生數據運算錯誤。所以，總賬金額一定衡等于各所屬明細賬金額之和。那種在會計實務檢驗中占據重要地位的、用來檢驗實務工作是否正確的最基本“平衡驗證”，仍出現在會計電算化軟件中，就成為畫蛇添足。

2.日記賬和明細賬功用的轉變。手工會計通過對現金、銀行存款設置日記賬，主要是現金、銀行存款的流動性強，業務頻度較大，比較出現的差錯和舞弊。通過日記賬達到日清月結，增強對貨幣資金的管理。設置明細賬主要是為了歸類信息，便于查詢。當實行會計電算化后，利用計算機較強的運算速度和可靠運算能力，對各種記賬憑證進行統計和求和，并對記賬憑證提供多種查詢方式。如日期、憑證號、摘要、科目代碼、單位名稱、金額、憑證類型等，若要了解貨幣資金的收支結余以及各明細賬的情況，只需敲入幾個指令，其結果便躍入屏上。針對貨幣資金管理的獨特性，可改每日登記、每隔5天(或10天)登記一次，而對于明細賬除了年終存檔外，平時就沒有再設一個模塊每月都去登記日記賬的必要。

3.會計信息傳輸形式的轉變。在手工條件下，信息載體是紙張，成本高，使大容量的信息處理和大范圍的信息交流極受限制，同時運算速度慢。因此，對外提供信息時不得不將信息予以綜合，主要采用定期(每月或每年)發布通用財務報告的方式輸出會計信息，輸入到使用者那里，使用者再將其進行解集。現行的不少會計電算化軟件為了緊扣會計準則和會計制度這個軸心，使手工會計在計算機上再現，導致軟件開發思維停留在現行傳輸模式下。這種模式的主要局限是現行傳輸的時空固定化、格式化和高度集中化。會計電算化軟件開發應充分利用計算機資源，除了定時、按規定格式提供信息外，更多的精力應花在設計出適時提供各種現行使用者所需的各種信息上，通過網絡系統使得各信息使用者能及時、有效地選取，分析其所需的信息，作出各種決策，不必再等到分期報告出來后，獲取那些經綜合的歷史信息。

三、會計電算化對會計方法的影響

1.會計科目級別的命名。傳統會計教科書把統馭性質的科目稱為總賬科目，總賬科目下屬科目稱為二級科目或子目，子目下屬科目稱為明細科目。如果明細科目下屬還有科目，對于怎么命名，會計電算化會根據實踐，把總賬科目稱為一級科目，一級科目下屬科目稱為二級科目，依次類推。這樣科目的上下級關系明確，表達也很方便，使用也很靈活。

2.會計科目代碼的統一。(1)一級科目代碼長度的統一。根據目前出臺的16種行業會計制度分析，只有外商投資企業的會計制度一級科目用了4位數。但只要舍去它們第一位，對某些科目的編碼稍作調整，那么16種行業的會計科目便可統一為3位數。(2)一級科目代碼對應的科目名稱的統一。如施工企業中511的科目名稱為“其他業務支出”，而旅游企業511的科目名稱為管理費用，還不統一，有待改進。會計科目代碼長度的統一與對應的科目名稱的統一，將為上級企業和政府部門的數據采集與共享帶來極大方便。

3.記賬憑證種類的統一。根據現行的會計制度，記賬憑證的種類有三大類九種。傳統的記賬憑證分類有其原因：一是查找方便：二是工作習慣。實現會計電算化后，查找憑證的方法增加了許多，可以按憑證號查、按會計科目查、按摘要中的文字查、按金額查等。傳統記賬憑證的分類就沒有存在的必要了，現行的會計制度能做到查找方便、迅速，省去了操作上的麻煩，提高了計算機處理的速度。

4.三大會計報表的統一。三大會計報表指“資產負債表”、“損益表”、“現金流量表”。分析16種行業的三大會計報表，內容上、格式上均存在大同小異的現象。根據當今集團企業越來越多的現狀和集團企業跨行業、跨地區的發展趨勢，三大報表統一的要求將更強烈。

四、加強電算化管理的建議

1.賬簿形式的改造。(1)賬簿載體的改造。傳統賬簿載體是紙張，會計電算化后，除了傳統的賬簿必須打印之外，還有磁性介質(硬盤、軟盤、光盤)作賬簿，但只是處于從屬地位。當時是財政部門考慮到相當一部分人不習慣使用電子賬簿，采用高成本的措施——打印所有賬簿。現在20年過去了，可以采取必要的措施，確立電子賬簿在會計電算化中的主導地位。(2)賬簿格式的改造。傳統賬簿格式有三欄式、多欄式、數量金額式，再加上外幣格式等。目前，相當一部分會計人員只習慣用傳統的賬簿格式來查賬。其實電腦可以對任何數據進行分類、組合，遠遠超過現行賬簿的格式。

2.取消中間過程表式的輸出。所謂中間過程，指“科目匯總表”、“匯總記賬憑證”、“總賬科目試算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式。編制這些中間過程表式無非是為了登總賬方便與做報表方便；分析電算化中登賬與做報表的思路，完全可以依照對憑證的分類登記總賬，再形成報表，根本不必考慮平衡與否的問題，因為在憑證輸入時，借貸不平的憑證是無法存盤的。取消中間過程的輸出，不僅可以減輕操作人員的負擔，而且可以使會計軟件更簡潔明了。

3.強化內部控制制度。國內外會計電算化的實踐表明，計算機本身處理出錯幾乎為零，人為造成出錯和舞弊的現象有增無減，一旦出現舞弊，損失巨大。因此，制定嚴格的內控制度是非常有必要的，嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證，有助于防止違法行為的發生。由于會計電算化知識與功能的相對集中，必須制定相應的組織和管理控制制度，明確職責分工，加強組織控制。

參考文獻

[1]鄧鈉，商業銀行會計信息失真原因分析及防治[J].安陽師范學院學報，2004(5)。

[2]韓光強，張永，現代審計發展的新階段—網絡審計[J].企業經濟，2004(11)。

[3]鄭娟，會計電算化對會計工作的影響[J].科技資訊，2005(27)。

[4]黃昌勇，黃國勝，電算會計基礎[M].上海：立信會計出版社，2002。