對(duì)信息時(shí)代檔案管理的思考

摘要:目前，檔案保存除有少量的音像資料外，仍以紙質(zhì)為主。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展完善和辦公自動(dòng)化的普遍應(yīng)用，檔案管理由紙質(zhì)檔案向電子檔案過(guò)渡和轉(zhuǎn)變已經(jīng)成為趨勢(shì)。電子檔案以其占用空間小、存儲(chǔ)信息量大、查閱方便快捷越來(lái)越受到歡迎。但沿用多年的紙質(zhì)檔案由于載體穩(wěn)定安全，操作相對(duì)熟練，且立卷工作駕輕就熟，一時(shí)還難以完全退出歷史舞臺(tái)。我們要從檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，逐步摸索探討新技術(shù)的應(yīng)用，促使電子文件歸檔，納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立電子文件歸檔制度。

關(guān)鍵詞:信息;檔案管理;思考

一、推動(dòng)電子文件歸檔面臨的困難

推行電子文件歸檔的優(yōu)越性不言而喻，但真正實(shí)行起來(lái)難度很大，除人們觀念上的誤區(qū)外，還需要制度上的創(chuàng)新、技能上的培訓(xùn)等一系列的工作。

首先，人們長(zhǎng)期以來(lái)形成了一種觀念，對(duì)紙質(zhì)文件比較重視，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔;其二，多年來(lái)從事紙質(zhì)文件的歸檔工作，對(duì)紙質(zhì)文件的立卷、等工作駕輕就熟，如果再增加電子文件的一系列工作，容易產(chǎn)生怕麻煩思想等畏難情緒，不愿意增加自己的工作量;其三，實(shí)行電子文件的管理必須要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)，這對(duì)于微機(jī)運(yùn)用比較生疏，尤其是對(duì)年齡較大的檔案管理人員是個(gè)挑戰(zhàn);其四，檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)形成了比較完善的工作流程和管理制度，如果實(shí)行電子文件歸檔，這些制度和運(yùn)作模式都要發(fā)生改變，甚至要摸索很長(zhǎng)時(shí)間才能協(xié)調(diào);其五，紙質(zhì)檔案的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如果利用磁盤(pán)采用脫機(jī)采集數(shù)據(jù)容易造成數(shù)據(jù)丟失，遇到質(zhì)量較差的磁盤(pán)還影響文件的可讀性。

盡管電子檔案推行起來(lái)有許多困難，但從檔案管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)大局考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化是符合趨勢(shì)發(fā)展和潮流的歸途，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日趨完善和光盤(pán)儲(chǔ)存的穩(wěn)定性越來(lái)越好，實(shí)現(xiàn)電子文件管理的條件就更加成熟。

二、電子文件的歸檔方式和途徑

電子文件的來(lái)源比較廣泛，因此電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制因素很多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成。

1. 文書(shū)電子文件歸檔

對(duì)于文書(shū)的電子歸檔工作，宜采用由電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法，共同完成電子文件的歸檔工作。電子文件的形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解文件形成的原因和歷史關(guān)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán);檔案部門(mén)掌握歸檔原則、方法，又了解全局情況發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計(jì)算機(jī)和信息部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)互相配合，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，才能共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

對(duì)于內(nèi)部文件，現(xiàn)在一般都采用了辦公自動(dòng)化處理，其撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、傳遞等都依靠微機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，所以，直接按年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限直接歸檔就可以;對(duì)外來(lái)文件，通過(guò)文書(shū)處理，也要掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，和其他公文處理一樣，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上的傳遞、批辦、督辦，最后由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管年限，進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

2. 科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類(lèi)較多，來(lái)源也比較復(fù)雜，更加需要檔案管理人員做出艱苦細(xì)致的工作。

科技電子文件可以按照基建、設(shè)計(jì)、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后按項(xiàng)目歸檔。基建設(shè)計(jì)檔案的形成比較容易，多數(shù)基建設(shè)計(jì)圖紙都已經(jīng)利用了微機(jī)設(shè)計(jì)，按照分類(lèi)整理以后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就可以了，個(gè)別的紙質(zhì)圖紙掃描以后再歸檔也不太復(fù)雜;對(duì)于設(shè)備檔案的電子文件歸檔工作比較困難，許多廠家提供的設(shè)備資料仍以紙質(zhì)為主，但不能因此而放棄電子文件歸檔工作。從趨勢(shì)上看，現(xiàn)在廠家提供的設(shè)備資料已經(jīng)逐漸向電子文件方向發(fā)展，在可能的情況下，如果在購(gòu)買(mǎi)設(shè)備合同中明確提出電子文件的有關(guān)要求，如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、注意事項(xiàng)等，也會(huì)進(jìn)一步推動(dòng)設(shè)備檔案向電子文件檔案過(guò)渡。

參考文獻(xiàn):

[1]李奕南.電子檔案與紙質(zhì)檔案的差異.哈爾濱市黨校學(xué)報(bào)，2006.

[2]翁?hào)|東，王曉方，饒文英.電子文件歸檔與電子檔案管理.蘭臺(tái)世界，2005.

[3]黃粵珊.電子文件的收集與歸檔管理.機(jī)電兵船檔案，2007.

(焦作供電公司)