海安縣房產檔案數字化解決方案探討
2010-12-31 00:00:00沈蘇華
現代商貿工業 2010年16期
摘要:隨著房地產檔案的逐步信息數據化、管理網絡化和服務現代化，從技術和管理兩方面對房產管理部門提出了新的要求，也必然要求提高檔案管理人員的綜合素質，從而更好地為房地產事業服務。在介紹了海安房產檔案數字化項目背景的基礎上，闡述了該項目的建設目標和建設過程以及建設意義。
關鍵詞:
房地產檔案;信息技術標準;數字化檔案
中圖分類號:F49
文獻標識碼:A
文章編號:1672-3198(2010)16-0307-01
1 項目背景
海安縣房地產交易所、海安縣房屋產權監理承擔全縣房地產交易市場管理、房屋登記發證、房地產權屬檔案(以下簡稱房產檔案)管理等多項職能。所內所設檔案室是集房產檔案、房(地)平面圖紙、其它信息文件資料的綜合性信息管理部門。在信息化建設過程中，逐步完善政府信息公開查閱工作，以數字化管理促效率，做到制度健全，軟硬件設施配套，更好地為人民群眾提供快捷方便而全面的服務，是建設海安房產數字檔案館的根本目的。2 建設目標
2.1 盡快實現庫藏紙質房產檔案資源數字化
檔案室存有紙質房產檔案近八萬宗，每年新增約一萬宗，將這些檔案數字化加工，是數字檔案資源數據庫的重要組成部分。自2005年開始，我所與杭州浙大升騰計算機有限公司共同開發海安房產圖文信息系統，采用嵌入式軟件開發方式進行產權產籍網絡化管理，實現網絡化辦公，提高房產檔案的管理效率，使得房地產信息的獲取和處理速度大大加快，房地產信息的儲存能力和儲存壽命更強，最終使得房地產管理向科學化、正規化方向邁進。
2.2 房產檔案管理資源庫的無縫鏈接
房產檔案管理與房屋登記管理如何更好的結合起來，提高效率，是房產檔案數字化管理系統的一個極其重要的環節。在房屋登記工作中充分利用計算機網絡，對房屋登記的收件、初審、復審、審批、繕證、發證和歸檔等實現現代化管理，使登記過程中收集、產生的信息都能輸入計算機，通過對產籍資料的掃描錄入檔案影像，形成完整、準確的數字化房產檔案數據庫。并利用其強大的分類組合、檢索、調閱、復制功能來建立完整的房產檔案管理系統。
目前，許多城市的房屋登記機構都已經使用了房屋登記管理軟件，但這些軟件只是把檔案管理作為權屬登記管理的一個附屬模塊或子程序來處理，對檔案信息的電子化停留在粗淺的層次，還不能完全滿足日常管理的需求，這極大地影響了辦事效率。通過計算機聯網，把兩個職能有機地結合在一起，可以極大地方便用戶，提高辦事效率，也能提高檔案管理的水平。
為了全面、準確地收集信息，必須將房產檔案信息系統與房屋登記系統有機結合，將房屋登記過程中產生的房屋權屬信息自動歸入房產檔案信息系統，形成文本信息;并利用掃描儀、數碼相機等先進設備將有關資料以圖像信息方式歸入房產檔案信息系統;同時，在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實時控制，保證房產檔案信息與房產產權狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。
針對司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務，對房產檔案信息要求也不相同。因此，必須建立一個完整的檔案檢索系統，充分利用計算機強大的檢索功能，將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，提供高效、便捷的查詢服務。
2.3 實現檔案館業務流程的自動化
原始檔案數據進入計算機后，利用計算機建立起完整準確的地產檔案數據庫。包括:編目、歸檔、組卷、借閱、管理、編研、報表、統計等，類似于傳統的檔案管理系統。建立房產檔案數據庫并實現其網絡化管理，制訂統一的規范和標準，以指導具體工作的實施。
2.4 建立準確的房產檔案數據分析系統
房產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要，還要為政府職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求建立一整套房產檔案數據分析系統，以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢做出準確的判斷，以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段，使全社會房產需求保持基本平衡、結構基本合理，達到科學決策，回避風險的目的。
2.5 組織完整的加密壓縮備份防護及權限機制
網絡化管理在提高工作效率的同時，也對房產檔案的安全管理提出了更高的要求，主要是計算機硬件、軟件、數據及網絡等各方面的安全。因此，必須要做好服務器機房的配置，防火防雷措施到位;訂立詳盡的責任制度、安全保密制度;完善權限分級體系，設置網絡防火墻，對傳輸的數據加密、解密;定期進行數據備份，防止數據信息損失;做好防病毒工作等。只有保證系統的安全順利運行，房產檔案的網絡化管理目標才能得以實現。
2.6 建立以GIS空間數據庫實現房產圖文一體化管理與利用平臺
傳統上的房產辦公軟件一般以MIS系統為核心，只能實現簡單的受理，繕證，查詢等功能，無法對圖形數據進行有效的管理，但房管部門在實際業務管理中會涉及到大量的圖形數據，如城市的地籍圖，測繪的分層分戶圖，很多房管部門只能通過其他的圖形處理軟件進行操作，這樣就無法實現相關數據的共享，造成文字檔案和圖形檔案不能有效、時時關聯，給房管部門在管理和決策帶來諸多不便。GIS技術的引入很好的解決了這一問題，通過與傳統MIS系統的完美結合，可以實現文字數據和檔案數據的一體化管理，真正達到“以圖管房，以圖管檔”的目標。以《海安縣房地產綜合管理信息系統》的MIS系統為核心，通過工作流機制對規范化、科學化的純數據統一結案歸檔，建立純MIS數據庫。做到產權產籍純數據、各類圖庫及檔案庫三庫合一、信息共享。
2.7 建設一個完備的圖檔網站和高效的局域網
隨著政府職能的轉變工作地深入開展，各地政府部門大力推行政務公開化和透明化，采取了各種便民服務措施，大大提高了政府形象。房管部門更是強化服務意識，多渠道、多層次地架設政府和社會公眾的溝通橋梁，全面提升電子政務的便民服務水平。
通過本系統建立海安房產信息網，公眾可以通過接入Internet遠程查詢和申請存量房網上合同備案，房地產開發企業申請商品房買賣網上合同備案，金融機構可以查詢房屋抵押權登記信息，政府職能部門可以查詢相關數據。組建高效的局域網，使其有利于檔案資源的快捷存取、安全防護、并發利用、大容量保存、擴展與升級遷移、遠程連接、自動化程度高、并易于維護等。
3 項目應用
本系統網絡結構由兩部分構成，即內網和外網。內網以《海安縣房地產綜合管理信息系統》的MIS系統為核心的局域網絡，負責房產數據的日常管理維護工作，例如房產數據及圖形的錄入、檢索、修改以及統計、打印，是房產管理系統的核心。外網主要完成房產信息的對外發布及查詢。
運行模式采用C/S(客戶/服務器)模式與B/S(瀏覽器/服務器)模式相結合的混合模式。對于登記機構內部的工作人員、政府相關職能部門、金融機構，采用C/S模式，可降低系統開發難度，提高信息安全性;對于外部的用戶采用B/S模式，充分利用Internet和Intranet的便捷性，實現隨時隨地提供服務，用戶可以通過網絡查閱有關房產檔案(房屋登記簿)的基本信息。
4 項目實施
房產檔案數字化管理是形勢發展的必然，但它又是一項系統工程，需要一定的資金和技術作保障，必須統一規劃、分步實施。數字化檔案組織實施過程主要包括:
(1)房產檔案資料的錄入。 錄入過程中必須保證檔案內容的真實性、可靠性、完整性。房產檔案資料的掃描。掃描過程中，不得漏掃或隨個人意愿隨意增減、丟失房產檔案中的每一頁資料，不得造成因在這個工作程序中，房產檔案資料得不到應有的完整保護而丟失或散失，給房屋權利人造成不可彌補的損失。
(2)錄入、掃描的全過程進行檢查。房產檔案資料每一個信息歷經錄入、掃描以后，就進入檢查階段。檢查階段是至關重要的階段，是紙質檔案轉變為電子檔案的最后一道關鍵環節。檢查人員要對房產檔案中每一個信息的真實性負總責。
(3)電子檔案的及時備份。此時的房產檔案已經是傳統的紙質檔案的載體與信息的一體化。
5 項目意義
房產數字檔案的建設完成，使我所在為民服務、內部管理等方面得到全面提升，主要體現在以下幾個方面:
(1)提高了工作效率，通過數字檔案的使用，窗口工作人員實時調閱影像檔案，并可及時打印輸出，節省了業務辦理時間;
(2)便于檔案的規范化整理。
(3)通過數據庫技術管理影像檔案，提高了檔案管理的安全性，并可實現檔案的跨地域共享利用等服務，充分體現了科技創新對業務工作的推進作用。
參考文獻
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