高校二級學院辦公室秘書的角色意識新探索

摘要為促進高等教育改革，提高高等教育教學質量，高校行政秘書作為高校教學管理隊伍的重要組成部分，必須重新進行角色定位。本文以高校二級學院辦公室秘書為例，分析了高校秘書在新形勢下如何轉化角色地位，從提高辦公室秘書素質出發，增強行政秘書參政、議政的能力。

中圖分類號:G64文獻標識碼:A

隨著我國高校院、系二級管理體制的確立，二級學院直接面向學生、教師，是負責教學工作的基層單位。因此，為確保行政工作和教學工作的運轉順利，二級學院辦公室秘書既要聯系著校級職能部門，完成上級部門的各項任務，又是聯系著院領導和廣大師生的樞紐。此外，院辦為促進高校二級學院之間的交流，還與平行院系發生著必要的關聯。所以，院辦秘書的工作效率和質量直接影響著學校的各項工作。作為學校服務的窗口，做好秘書工作，必須認識到院辦公室工作的重要性，以科學發展觀為指導，進一步解放思想，全面提高院辦公室秘書的綜合素質，對于發揮辦公室人員的潛在能力，培養創新意識，提高服務水平，都具有重要的現實意義和理論價值。

1 高校二級學院辦公室秘書的角色定位

依據勞動和社會保障部制定的《國家職業標準》，秘書被定義為“專門從事辦公室程序工作，協助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及實施服務的人員”。高校二級學院辦公室秘書也可依此具體定義為，專門從事高校辦公室具體工作(如財務的報銷、公文的上傳下達，網頁的更新，會議的記錄整理及計劃和總結的起草等)，協助系領導處理政務，并為院領導決策及實施服務的人員。這樣的定義與我們以前所認為的傳統型秘書相差甚遠。傳統意義上的秘書作為領導行政工作的輔助人員，經常只注重完成領導交代的各項具體任務，鮮有發揮主觀能動性者。因為缺少了秘書的參考，領導很容易“一言堂”，往往不利于政策的制定和執行。現在高校學院辦公室的秘書大多都受過大學本科或以上學歷教育，是高校知識分子的一員，有自己的思想和認知能力，完全有能力協助領導處理工作，并為領導決策提出參考意見。

高校二級學院作為教學、科研的第一線，作為學院的院長一般是學科帶頭人或某學科的專家，不可能對所有的具體事務事事躬親。這就需要辦公室人員承擔起輔助職能，及時領會院長的意圖，做好信息的收集和整合工作，做到“上情”和“下情”的傳達，不僅要將上級部門的公文、公函、通知信息及時反饋給領導，做到信息傳遞的準確性和及時性，還要深入到師生中，深入到學院教學、科研的各個環節中去，廣泛的搜集信息，進行調查研究，提供有價值的建議，制定切實可行的措施，協助院領導做好各項決策，使得學院工作能有條不紊的展開。

高校二級學院辦公室是學校基層的辦事機構，是直接面向教師、學生的服務窗口。要做好高校二級學院辦公室秘書的工作，必須牢固樹立服務意識，充分認識和理解自覺服務的重要性。首先，高校二級學院辦公室秘書是為院領導、師生員工和高校改革與發展服務的。其次，因為高校的核心工作是教學，所以二級學院辦公室秘書的工作必須既服從于教學，又服務于教學，貫徹在教學過程的始終。服務工作是否能搞好，能不能做到師生、領導滿意，是衡量辦公室工作效率高低的標準。

2 高校二級學院辦公室秘書角色素質及能力培養

只有對角色進行準確的定位后，才能使得高校二級學院辦公室秘書能夠有的放矢，根據職業需要，提高自身的綜合素質。此外，隨著高等教育改革的深入，高校行政管理的專業化、信息化和知識化的不斷發展，對高校秘書人員的工作提出了更高的要求。高校二級學院辦公室秘書要順利實現角色轉變，適應角色發展的需要，必須培養以下素質:

2.1 端正態度，做到自覺服務

高校二級學院秘書是高校知識分子的一員，受過良好的高等教育，有做好本職工作的基礎。但高校二級學院辦公室工作的好壞，在很大程度上取決于辦公室秘書對于工作的態度。態度優劣比能力高下更影響工作的好壞。高校二級學院辦公室是教學管理的基層單位，因為直接面對學生、教師，往往容易產生矛盾。辦公室需要負責分配教師的工作量、安排教師的教學活動，考察教師的科研能力，提供教學活動必須的物質條件等方面，這些工作為教學的順利進行奠定了基礎。這些工作與整個學院的工作密切相連，與廣大師生的切身利益密切相連，這就需要辦公室人員做到以服務為宗旨，在完成事務工作之余，做好與師生的人際溝通，做到自覺服務。

高校二級學院秘書工作不直接從事一線教學，這項工作的服務職能又決定了這一崗位具有輔助性、被動性、從屬性等特點。但是作為高校基層教學單位的辦公室工作人員有著重要的作用，沒有秘書人員的高度負責和認真工作，整個學校的教學工作及日常事務便無法正常運轉。所以，無論從領導階層，還是秘書本身，都應該充分重視和理解秘書工作。

2.2 注意方法，重視協調藝術

高校二級學院辦公室崗位特殊，在工作中要經常性的承上啟下、協調內外，因此要格外注意方式方法，重視協調藝術。作為知識分子匯集地的高校，應該更加注重民主、公平的原則，秉公辦事，真誠待人，理順關系，為順利完成工作奠定基礎。此外，要注重溝通能力的培養，充分認識到協調本身的學問。當局部利益和整體利益、個人利益和集體利益發生矛盾時，協調工作就變得尤為重要。在這個講求實現個人價值的時代，高校二級學院的秘書應該遵循學校、院系規章制度，不能以感情代替政策，更不能為了一己私利而損害他人利益、集體利益。

在高校二級學院內部，協調工作主要是在院領導、學生、教師之間展開。二級學院辦公室地位特殊，既要接受決策者的領導，為院領導出謀劃策，又要代領導對學生、教師布置任務，檢查工作。這就需要二級學院秘書能夠耐心、細致地對待每一位教師、學生。只有尊重別人，才能贏得別人的尊重。凡事換位思考，以關心、愛護、友善為出發點，創建和諧的工作環境，形成全系教師、學生在團結協作的氛圍中不斷提高自身的業務素質和道德修養。

2.3 不斷學習，提高專業素質

高校二級學院工作人員的工作對象是文化知識層次較高的社會精英群體，因此對高校秘書人員的專業素質能力提出更高要求。不僅要有端正的態度，自覺的服務意識，較高的的政治理論水平、廣博的知識面，還要懂得與教書育人工作相關的高等教育學、心理學、管理學等學科知識。秘書工作綜合性強，要不斷學習，不斷總結工作經驗和教學，完善知識結構，才能勝任這項工作。

就專業素質而言，高校二級學院秘書應該注意提高以下幾個方面的能力:一是提高公文處理能力。公文處理能力是秘書人員的基本功，提高公文處理工作的質量和效率，必須嚴格遵守學校相關規章制度，明確發文、收文工作流程，做好登記、傳閱、簽收工作，做到有章可查、有據可循。二是提高文字工作處理能力。起草和修改各類文稿是高校秘書工作的一項重要任務。高校二級學院秘書工作一般都比較“雜”，涉及到方方面面，需要撰寫的文稿種類也比較多，如公文、公函、講話稿、新聞稿、會議記錄、工作簡報等，性質和用途不同，需要秘書區分對待，熟悉眾多文稿格式，準確、規范、得體地完成文稿地撰寫工作。三是提高信息調研能力。高校二級學院辦公室人員必須提高信息素養，具備收集信息的敏銳感，掌握信息來源，加強分析能力，透過現象看本質，確保領導能獲得高質量的信息。四是提高創新能力。在掌握專業知識和工作技能的基礎上，不因循守舊，運用創新性思維方法去開展工作，可以提高工作效率，做到原則性和靈活性相結合，調動一切積極因素，開展辦公室工作創新局面。

2.4 認真辦事，增強責任意識

高校二級學院辦公室工作牽扯面廣，涉及師生的切身利益，一點小的失誤就可能引發不可彌補的損失，因此，無論大事、小事，都應該以細致周密地態度對待處理，樹立責任意識，決不能有半點大意。秘書工作以重復性工作居多，極為瑣碎，這往往使秘書人員容易產生懈怠，安于現狀，不思進取。要堅決擯棄這種消極的思想，結合高等教育改革，不斷提高工作質量和水平。

總之，在新形勢下，隨著高等教育的不斷發展，高校二級學院秘書將面臨著新的挑戰和機遇。二級學院辦公室的工作范圍不斷擴大，要求也不斷提高，高校秘書面臨的壓力也越來越大。這就需要高校辦公室秘書要從傳統秘書角色中解放出來，扮演新角色，必須在充分認識和把握角色意識的基礎上，有意識地強化自己的角色意識和提高提高自身地角色素質及能力。只有端正態度、注意方法、不斷學習，才能不斷提高自身的綜合素質;只有做到自覺服務、重視協調藝術、提高專業素質、增強責任意識，才能為院系服務、為師生服務，為學校各項工作的順利展開提供全面而優質的服務。

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