如何加強中職學校的學生檔案管理

摘 要: 中職學校學生檔案管理工作是學校檔案工作的一個重要分支。學生檔案是學校對學生基本信息的了解的基本依據，是學生畢業后用人單位選拔使用、培養人才的重要依據，是做好學生管理工作的重要手段。但是，目前中職學校的學生檔案管理還存在一些問題，所以，應完善學生檔案管理的相關制度，加快學生檔案計算機網絡化管理的建設，充分挖掘檔案的利用價值，為畢業生就業服務。

關鍵詞: 中職學校 學生檔案管理 問題 解決辦法

中職學校學生檔案是學生從入學到畢業期間學習、生活及各種社會實踐的生活記錄，是中職學生就業及今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據，更是每個學生由學校走向社會的重要人生履歷。在目前就業競爭激烈的情況下，中職學校學生檔案作為畢業生的一項重要憑證，有著非常重要的作用。目前中職學校學生檔案的管理有著諸多弊端，加強管理、改革學生的檔案管理尤為重要。本文從以下幾個方面探討學生檔案管理存在的問題和解決辦法。

一、中職學校學生檔案管理存在的問題

中職學校學生檔案管理的目的在于對學生在校期間，以及在畢業生追蹤調查中所形成的各種材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查閱、借閱服務及畢業學生檔案的轉遞、管理等工作。長期以來，由于諸多原因，中職學校學生檔案未能得到應有的重視，致使檔案材料收集不全，質量不高，不能準確全面地反映中職學校學生的全貌，甚至出現檔案丟失等現象。當前中職學校學生檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。

1.學生檔案管理體制不完善。

學生檔案是學校檔案的一個分支，但是，中職學校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作提到議事日程，在檔案管理二級機構中沒有配備專職人員，沒有進行必要的檢查監督和指導，沒有將學生檔案管理與檔案管理部門的業績掛鉤，沒有進行有關的制度建設，不重視學生檔案管理工作，缺乏領導重視，管理體制明顯不完善。

2.學生檔案的收集整理不規范。

目前中職學校學生檔案一般由學生管理部門進行統一管理，并將學生檔案的整理交由院系來完成。由于學生管理部門沒有配備專職人員，加上學校缺乏監督檢查和業務指導，導致學生檔案的收集整理缺乏標準化、規范化，錯誤百出，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、錯別字連連、學年度班主任鑒定千篇一律、材料缺失，等等。

3.學生檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備。

檔案收集不及時，整理、服務環節跟不上等，導致學生檔案只成為“廢紙”一堆，無人查閱，也無法查閱、借閱，不利于中職學校教師了解學生，因材施教。

4.畢業學生檔案的轉遞、管理等工作不盡完善。

目前，中等職業教育學校學生檔案在畢業時可移交人才交流中心保管，成人檔案仍由學校管理，這兩種方法都有相同的弊病。

二、解決中職學校學生檔案管理的辦法

1.加強工作人員的工作職責。

中職學校學生檔案的管理要做到組織機構落實、人員落實、庫房落實。實踐表明，要搞好中職學校學生檔案管理工作，首先必須理順管理體制，做到組織機構落實。不論當前中職學校對學生管理采取何種模式，都要根據學校工作的實際情況，建立學生檔案管理組織機構;不論學生檔案是放在何處，都要有專人負責學生檔案的管理工作。其次必須根據學生檔案的數量，配備適當編制的專業人員。為了確保學生檔案的管理質量，應該實行集中式管理。管理機構可設置在學生工作處下，并配備專職檔案管理人員。如果中職學校已經設立綜合檔案館，那么學生檔案就應歸綜合檔案館統一管理。對于采用分散管理模式的，一定要加強業務指導工作，以保證學生檔案的歸檔和整理質量。

2.擴大學校的學習宣傳力度，強化師生檔案意識。

通過學習宣傳，提高師生對學生檔案工作的認識，積極關心支持學生檔案工作。讓大家認識到，學生檔案是關系到中職學校全面推進素質教育、向社會輸送合格人才的一件大事。一份高質量的檔案，對用人單位是具有強烈的誘惑力和吸引力的。每一位學生都應該重視檔案材料的填寫，做到如實填寫、書寫清楚、格式規范，檔案制成材料符合要求，同時也要努力爭取創造優良的業績，書寫自己的歷史。

3.建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。

(1)規范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規定，歸檔材料必須統一使用紙張，字跡材料應是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復寫紙、紅墨水、純藍墨水及鉛筆書寫，也不宜采用噴墨打印件歸檔，而應選用激光打印件或靜電復印件歸檔。凡是不符合要求的，都必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。

(2)建立歸檔材料收集制度。雖然中職學校學生檔案材料的形成渠道多、來源廣，但材料形成大多是比較有規律的，只要留心觀察，就不難掌握。如中職學校學生的檔案材料的收集工作，大致可以分為三個階段:第一個階段是收集招生時形成的和中職學校入學前的檔案材料，這些檔案材料應在招生錄取時和學生入學時就著手抓緊收集;第二個階段檔案材料的收集，除了平時有規律地收集學生在學期間的所形成的德智體能、各類社會實踐活動、各種競賽及各類證書復印件等材料外，還要從黨、團組織收集他們加入黨、團組織的材料，向教務處、團委和學生會收集評優評獎等材料;第三個階段是最重要的收集階段，即畢業之際對學生在中職學校期間德智體能的總結和評價材料，大致可形成的材料有:畢業生登記表、畢業生鑒定表、成績總表和積分表、中職學生體育合格登記卡、畢業生體檢表等材料。此外，還應建立學生檔案收集歸檔制度，形成收集網絡。形成學生檔案材料的單位都要明確一位負責人，負責對各階段形成的檔案材料及時收集與傳遞。這樣既有利于學生檔案材料的及時收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

(3)嚴格畢業生檔案轉遞制度。一方面必須認真執行檔案轉遞制度，嚴格按照檔案轉出的程序進行:如填寫轉遞單—填寫轉檔登記—嚴密包封—通過機要轉遞—檢查收存回執—回執未退的及時催查(應在一月之內)。同時，還應注意接收單位是否具備文件中規定的“縣(團)級以上的組織、人事部門或縣級(含縣)以上人才服務中心”等具有管理檔案資格的機構。若用人單位不具備保管條件，就應送到人事部門所屬的人才流動服務中心保管。這樣就可以有效避免檔案轉遞出去后造成檔案丟失的現象發生。另一方面，對中職學校畢業生檔案中能夠體現在學期間德智能績的綜合材料，如畢業生登記表、學生成績總表、畢業生基本情況表(積分總表)等材料形成一式二份，其中一份存放在畢業生本人檔案中，另一份存放在學校的學籍檔案中。這樣做的好處是便于今后部分學生的檔案丟失后重新建檔(即畢業生通過原所在學校保存的學籍檔案的復印件來重新建檔)，同時也可以避免有些畢業生利用重新建檔的機會弄虛作假，如做假材料、開假證明、涂改成績等現象發生。

4.加速學生檔案的網絡化管理。

隨著信息化社會的到來與辦公自動化的普及，中職生數量的劇增和檔案內容和數量的不斷增加，傳統的手工操作已遠遠不能適應現代改革的需要。中職學校學生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念，更新管理意識，勇于實踐，敢于開拓創新，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現學生檔案管理工作標準化、規范化、信息化。要使學生檔案全部納入網絡管理庫，管理人員必須積極開發實用、高效、功能強大的學生檔案管理信息系統，加速檔案管理的現代化的步伐。

總之，中職學校學生檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，要做到主動提供服務，使檔案的價值得以充分體現。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，又要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態度，把學校檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。