醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策分析

摘要:醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其發(fā)展不僅影響著檔案工作自身的發(fā)展，而且也關(guān)系到醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。因此，通過(guò)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，了解目前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀，分析醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題和不足，并找出應(yīng)對(duì)措施，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理發(fā)展。

關(guān)鍵詞:醫(yī)院;檔案管理;問(wèn)題

中圖分類(lèi)號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1673-291X(2010)26-0208-02

檔案是人類(lèi)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識(shí)和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠更好地了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)。醫(yī)院檔案記載了醫(yī)院歷史發(fā)展的過(guò)程，它從不同的角度全面客觀地反映各個(gè)不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物和重要工作等，是醫(yī)院歷史的見(jiàn)證[1]。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)醫(yī)院檔案管理一直處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，與醫(yī)療技術(shù)的迅猛發(fā)展和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程極不適應(yīng)。我國(guó)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀從理論上違背了系統(tǒng)論和控制論，不符合檔案管理學(xué)的基本原理，從實(shí)踐上來(lái)講，造成了管理資源的浪費(fèi)和管理效能的低下，在醫(yī)療爭(zhēng)議訴訟中也常常使醫(yī)院處于被動(dòng)或不利的地位[2]。

當(dāng)前，醫(yī)療體制改革正在引起全社會(huì)的深度關(guān)注，醫(yī)療服務(wù)模式正在發(fā)生著深刻的變化。醫(yī)院的檔案管理工作順應(yīng)衛(wèi)生改革的要求，由原來(lái)的邊緣化向著醫(yī)院的管理內(nèi)核靠近，形勢(shì)要求我們檔案工作者必須做好各項(xiàng)檔案工作。而檔案工作者做好檔案管理工作的首要任務(wù)是充分認(rèn)清目前醫(yī)院檔案管理的實(shí)際情況，因?yàn)橹挥羞@樣，才能在實(shí)踐中有針對(duì)性地改進(jìn)不足，以不斷促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

(一)醫(yī)院檔案管理意識(shí)淡薄

思想是行動(dòng)的向?qū)ВJ(rèn)識(shí)的不足必然帶來(lái)行動(dòng)的滯后。首先表現(xiàn)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作不重視。其次表現(xiàn)為醫(yī)院?jiǎn)T工的意識(shí)淡薄。醫(yī)院的中心工作是醫(yī)療，在醫(yī)院的管理工作中重視醫(yī)療而輕視檔案管理的觀念極為普遍。由于檔案管理工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，因此，醫(yī)院的檔案管理工作一直沒(méi)有被真正重視起來(lái)。認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，必然不能充分開(kāi)發(fā)現(xiàn)有的檔案資料的使用價(jià)值，為醫(yī)院建設(shè)發(fā)展所用。

(二)醫(yī)院檔案管理制度不健全

在醫(yī)院管理中，大多數(shù)醫(yī)院一般都按照衛(wèi)生部門(mén)要求制定了適用于本院的較為健全的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)則較少，沒(méi)有相關(guān)的制度和檢查考核措施。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核。制度的不完善必然會(huì)導(dǎo)致管理工作的不到位甚至漏洞百出。例如，有些醫(yī)院沒(méi)有建立嚴(yán)格的檔案利用制度，對(duì)于檔案的借閱、復(fù)制等沒(méi)有作出嚴(yán)格的規(guī)定，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)有些人借用檔案忘記歸還或故意不歸還的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案丟失或者泄密，造成檔案管理工作的混亂，甚至給醫(yī)院發(fā)展帶來(lái)嚴(yán)重的不良影響。

(三)醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)檔案管理水平有著至關(guān)重要的影響。目前，我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員在業(yè)務(wù)水平、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為專(zhuān)業(yè)出身的人員少、專(zhuān)業(yè)知識(shí)老化、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理、學(xué)歷低、現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)貧乏，及高層次的檔案專(zhuān)業(yè)人才較少，這些已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展。此外，檔案管理人員配備不足，與醫(yī)院的發(fā)展需求不相適應(yīng)，也是醫(yī)院檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題。

(四)醫(yī)患關(guān)系的變化，對(duì)醫(yī)院病案(檔案)管理的新挑戰(zhàn)

隨著我國(guó)的法制化建設(shè)進(jìn)程，全社會(huì)法律意識(shí)逐漸增強(qiáng)，病人也日益重視自己的權(quán)益，通過(guò)法律手段來(lái)解決醫(yī)患糾紛的數(shù)量越來(lái)越多。這其中，病案往往成為雙方爭(zhēng)奪控制的焦點(diǎn)。提高病案書(shū)寫(xiě)質(zhì)量，完善病案管理，也就成了迫切的任務(wù)。醫(yī)院作為和人民群眾切身利益息息相關(guān)的特殊行業(yè)，依法管理已成為行業(yè)發(fā)展的必然要求。醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院行政管理的一部分，在醫(yī)療爭(zhēng)議訴訟實(shí)行“舉證責(zé)任倒置”法律要求的今天，起著舉足輕重的作用。

(五)醫(yī)院檔案管理水平不高，現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的運(yùn)用愈來(lái)愈廣泛，然而，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻不多，許多醫(yī)院檔案管理工作還停留在手工收集、檢索階段，嚴(yán)重影響著檔案的收集、開(kāi)發(fā)和利用。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足外，還有許多難題。其中既有技術(shù)因素，也有非技術(shù)因素。概括起來(lái)，以下三個(gè)問(wèn)題尤為突出:一是由于醫(yī)院檔案內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量繁多、時(shí)間跨度長(zhǎng)，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。二是醫(yī)院檔案管理體制與管理思想相對(duì)滯后，專(zhuān)業(yè)人員嚴(yán)重不足。三是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不理想，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施不足，性能偏低。

二、醫(yī)院檔案管理發(fā)展對(duì)策

(一)轉(zhuǎn)變觀念，把檔案管理工作納入醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)議事日程

領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持是做好檔案工作的關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作作為單位基礎(chǔ)管理的重要組成部分列入議事日程，關(guān)心并解決檔案工作中出現(xiàn)的諸如檔案升級(jí)達(dá)標(biāo)、檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員培訓(xùn)、設(shè)施配置、經(jīng)費(fèi)投入和關(guān)系到檔案管理人員切身利益的職稱評(píng)定等實(shí)際問(wèn)題，使檔案工作者體會(huì)到領(lǐng)導(dǎo)支持檔案工作，從而調(diào)動(dòng)各方面人員的積極性，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展。在醫(yī)院管理工作中，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變重醫(yī)療技術(shù)輕檔案管理、重醫(yī)療技術(shù)人才培養(yǎng)輕檔案管理人員培養(yǎng)的觀念和認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作納入醫(yī)院的重要議事日程，使檔案管理工作成為醫(yī)院日常工作的重要組成部分。

同時(shí)，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的“等、靠、要”被動(dòng)的工作觀念，從根本上貫徹落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，積極主動(dòng)開(kāi)發(fā)檔案資源，樹(shù)立檔案開(kāi)發(fā)利用的觀念，以實(shí)際行動(dòng)和工作成效體現(xiàn)檔案的價(jià)值和作用。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)檔案深層次開(kāi)發(fā)，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)。同時(shí)，通過(guò)利用檔案為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。做好檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，可以從以下方面著手。

1.積極開(kāi)展醫(yī)療檔案創(chuàng)效活動(dòng)

綜合檔案室及其專(zhuān)職檔案工作人員，應(yīng)采取信息加工、數(shù)據(jù)分析、報(bào)道交流、技術(shù)咨詢等多種方法，為醫(yī)療活動(dòng)積極主動(dòng)提供、跟蹤服務(wù)和超前服務(wù)，使檔案資料在醫(yī)療活動(dòng)中發(fā)揮重大效益。

2.總結(jié)匯編各種材料，服務(wù)醫(yī)院工作

檔案管理人員可以充分利用館藏材料，通過(guò)整理、總結(jié)、匯編等，為醫(yī)院科教研、機(jī)構(gòu)改革、人事任免和職稱評(píng)定等工作提供翔實(shí)的材料。

3.拓寬服務(wù)項(xiàng)目，延伸服務(wù)領(lǐng)域

例如，利用期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，為科技興院戰(zhàn)略服務(wù)。醫(yī)院可以將圖書(shū)期刊分類(lèi)編目并錄入圖書(shū)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣，醫(yī)務(wù)人員就可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及期刊數(shù)據(jù)庫(kù)查尋文獻(xiàn)資料。此外，在醫(yī)院的重大紀(jì)念日，開(kāi)展醫(yī)院歷史展覽活動(dòng)，介紹醫(yī)院有史以來(lái)的發(fā)展歷程和重大事跡，讓醫(yī)院的歷史重新展現(xiàn)。

(二)結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，完善檔案管理制度

為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè)，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理方法和程序，使檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)，檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。依據(jù)《檔案法》等相關(guān)規(guī)定，完善、制定檔案管理制度和檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。

檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，要使各級(jí)嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，還須建立相應(yīng)的考核制度。醫(yī)院可將此內(nèi)容納入科室管理責(zé)任書(shū)之中，將檔案管理與科主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科主任對(duì)科室檔案工作的管理責(zé)任，此外，還需要加強(qiáng)檔案管理工作的監(jiān)督，以確保和促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化順利發(fā)展。

(三)通過(guò)各種途徑，提高檔案工作者的綜合素質(zhì)

檔案人員的素質(zhì)直接影響著檔案管理水平。現(xiàn)代化管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務(wù)、又掌握現(xiàn)代知識(shí)的復(fù)合型人才。高素質(zhì)的檔案管理人員需要具備以下素質(zhì):一是政治素質(zhì)。這是檔案人員必備的、最基本的素質(zhì)。提高貫徹執(zhí)行黨的基本路線、基本綱領(lǐng)和各項(xiàng)方針政策的自覺(jué)性，樹(shù)立正確的世界觀、人生觀和價(jià)值觀。愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，嚴(yán)守機(jī)密，默默無(wú)聞，勇于奉獻(xiàn)。在思想上跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐，在知識(shí)上跟上時(shí)代的需要。二是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展使檔案內(nèi)容日益廣泛，涉及到多學(xué)科、多領(lǐng)域。電子文檔、辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)的建立，都需要檔案人員具備現(xiàn)代化科技知識(shí)，尤其是計(jì)算機(jī)知識(shí)。這就要求檔案管理人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，擴(kuò)大知識(shí)面，運(yùn)用新知識(shí)分析和解決工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，提高處理問(wèn)題的綜合能力，使自己的知識(shí)和技能滿足工作的需要，適應(yīng)新形勢(shì)的變化，經(jīng)受住新的挑戰(zhàn)。

在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的條件下，醫(yī)院檔案工作面臨著范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大的挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極參加學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文寫(xiě)作，可以采取“送出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)”的辦法，積極選派人員參加各種交流會(huì)議和參觀考察，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外衛(wèi)生管理方面的知名專(zhuān)家來(lái)院講學(xué)，使檔案管理人員思路開(kāi)拓。檔案人員管理理論水平和研究能力的提高，除了專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)時(shí)形成的基礎(chǔ)外，主要是靠在工作實(shí)踐中不斷鉆研和積累并結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行自學(xué)和業(yè)務(wù)進(jìn)修，不斷開(kāi)動(dòng)腦筋，用新的思維方式開(kāi)拓視野，吸收新知識(shí)，不斷地把知識(shí)轉(zhuǎn)化成工作能力，為醫(yī)院檔案工作的發(fā)展和研究打下基礎(chǔ)。

(四)加強(qiáng)病案的規(guī)范化建設(shè)

要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)務(wù)人員病案書(shū)寫(xiě)的培訓(xùn)，提高對(duì)病案嚴(yán)肅性的認(rèn)識(shí)，使醫(yī)務(wù)人員從思想上給以重視，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要使員工明確病歷質(zhì)量既反映了一個(gè)人的敬業(yè)精神和態(tài)度，也反映了醫(yī)療質(zhì)量的好壞，還可避免由此引起的醫(yī)患糾紛。要規(guī)范病案書(shū)寫(xiě)的內(nèi)容、格式，完善上級(jí)醫(yī)師簽名的手續(xù)，嚴(yán)格監(jiān)督，適時(shí)抽查。

(五)與時(shí)俱進(jìn)，加快醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程

《全國(guó)檔案建設(shè)“十五”計(jì)劃》已把現(xiàn)代化、信息化列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案現(xiàn)代化建設(shè)的各項(xiàng)重要任務(wù)。明確提出了要“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程，在檔案利用服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)化方面取得明顯進(jìn)展”。其中包括:實(shí)現(xiàn)“館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化”的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，是檔案管理工作現(xiàn)代化的核心。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給檔案管理提供了新的廣闊的發(fā)展平臺(tái)，復(fù)雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)所取代。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化已成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。

怎樣做好檔案信息的利用，有效地發(fā)揮檔案的價(jià)值，是檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案工作信息化是檔案工作領(lǐng)域內(nèi)的一場(chǎng)技術(shù)革命，將給檔案工作帶來(lái)巨大的變革，產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。

因此，醫(yī)院要立足自身，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，并且要通過(guò)多種形式，培養(yǎng)能勝任檔案管理信息化的管理人員、技術(shù)操作和維護(hù)人員，為醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的人力基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn):

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