地方高校電子檔案管理存在的問題及對策

【摘要】目前地方高校的電子檔案管理存在管理機構不健全、專業人才缺乏、歸檔和管理不規范、存儲的安全性不足等問題，對此，應提高檔案人員的專業素養，制定相關的歸檔標準，多途徑、多方式做好高校檔案的保管工作。

【關鍵詞】地方高校 電子檔案 管理 問題 對策

一、電子檔案的內涵

所謂電子檔案，是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。與紙質文件比較，電子檔案有以下幾個特點：一是電子檔案不再是直觀的紙質文件，需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；二是電子檔案可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；三是電子檔案的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；四是電子檔案的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

電子檔案主要的類型有字(表)處理文件、數據庫文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、命令文件。電子文件具有以下特點：一是信息的機讀性和對系統的依賴性。電子文件采用的是數字代碼，只能通過計算機的特定程序才能進行人工識別。同時必須借助計算機系統，才能確保某個電子文件的可讀性和可管理性。二是信息與載體的可分離性。電子文件信息不再具有物理意義上的固定實體狀態，可以在不同的載體上同時存在或相互轉換，具有相對獨立性和可流動性。三是信息存儲的高密度性和集成性。電子信息存儲的容量已大大增加，通過壓縮技術，可以使光盤、磁盤等載體存儲文字、圖像等信息的容量增加數倍或更多。四是數據的易變性和可操作性。電子檔案可以很方便地改變它的存在狀態，包括數據更新和修改。

二、地方高校電子檔案管理存在的問題

(一)管理機構不健全、專業人才缺乏

有的高校沒有專門的電子檔案管理機構，辦公自動化網絡建設沒有檔案部門參加，而多數檔案工作者又對計算機網絡了解甚少，這就導致對電子的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求。而且對電子沒有統一的管理，勢必造成文件檔案的泄密和丟失。同時，部分高校的檔案管理員，部分年紀偏高、學歷偏低，不能勝任電子檔案管理工作，對電子這一新生事物接受比較慢，在操作方面有一定的局限性，有待進一步學習與提高。另外，地方高校多數的檔案部門，在人員的調入和安排上并沒有按專業和技能考慮，致使在日常的工作中對檔案業務不熟悉，經常發現有無意地刪除一些有用的信息，新文件覆蓋了舊文件，造成了文件的丟失，文件的準確性和可靠性得不到肯定，影響了電子檔案的利用，還有計算機病毒對電子檔案的影響無疑對檔案人員提出了更高要求。

(二)歸檔和管理的規范化不足

在進行辦公自動化系統設計時沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關知識無法參與意見，使得電子檔案從生成到歸檔的過程中就存在著不少問題。在傳統文件的管理中，從管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、著錄格式到保管條件等，都有相應而且統一的國家和地方部門的標準和規章制度。相應地，如何針對電子文件管理的要求，制定一系列能長久適用的標準和管理規范，就顯得非常必要而迫切。由于學校內部附設機構多，每年上報、下發的公文相應也較多，若沒有規范化的歸檔和管理要求，到學期末或年終將公文作為檔案資料接收人室(館)，就會嚴重影響了檔案的質量。

(三)存儲的安全性不足

一些學校的電子管理不嚴密，存在被刪改的可能。還有的學校由于存儲器的容量問題，使新產生的電子可以覆蓋舊的電子，造成電子的不完整。有的存儲過于分散，未實現集中脫機保管，計算機系統如出現問題，電子將可能丟失。還有的單位未考慮電子與紙質文件共同歸檔管理的適當辦法。甚至一些學校采用“無紙化”辦公方式，由于對電子管理存在隱患，埋下了電子檔案管理上的隱患。

三、對策分析

(一)提高檔案人員的綜合素質

學校可通過種種方式提高現有檔案人員現代化和檔案基礎知識的培訓，不斷提高他們的業務能力。可采取送出去進修、參觀學習和請上級主管業務部門的專業人員來校舉辦講座的辦法，不斷提高他們的科學文化水平，同時對新調入的管理人員和各部門的兼職檔案人員進行崗位培訓，持證上崗，保證檔案工作的順利進行。在掌握好檔案專業知識的同時，掌握現代化的計算機和網絡技術，并積極與網絡中心的教師合作開發適用的檔案管理軟件。切實做到在電子文件和電子檔案的收集范圍、收集原則，整理、保管和服務利用等方面，實行集中統一管理。只有抓好人才的培訓教育，造就一支知識面廣、技術熟練、能夠迎接電子文件挑戰隊伍，才能做好電子檔案管理。

(二)制定高校電子文件歸檔的標準

一般來說，高校電子文件的歸檔標準，從管理的基本原則、歸檔范圍、歸檔時間、組卷方法、著錄格式到保管條件也應有相應的標準。如電子歸檔前要確定歸檔范圍，尤其注意歸檔前對電子有效性、完整性的鑒定。電子文件一經歸檔就不準隨意修改、調閱和復制，使電子檔案的管理更加系統和完善。對于歸檔方式的選擇，可通過學校電子公文傳輸系統從網上交接，實現檔案電子數據的歸檔。實行文檔一體化管理。

(三)多途徑、多方式做好電子文檔的安全和存儲工作

高校的各部門在向檔案館移交紙質檔案的同時移交磁盤，采取電子文件與紙質文件同步歸檔的“雙軌制”，紙質文件的著錄、內容、編號、簽署與對應的電子文件要保持一致。歸檔的電子材料，應按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式三套：一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。應注意防磁、防有害氣體、防劃傷等，以確保信息與載體的完整、安全，還應采用再生性保護措施，以延長載體壽命。電子檔案的容易改動和復制性，決定了在利用時要高度重視其安全性。提供利用有密級要求的歸檔電子文件，采用“加密技術、簽署技術、消息認證、身份驗證、防寫措施、檔案備份等”方式，保證電子文檔的可靠性。

高校電子材料的歸檔工作對于高校檔案管理來說是一個新的挑戰，在高校教育體制改革的今天，檔案數量日益增多與管理資源有限、檔案利用多樣化與管理手段單一等方面的矛盾是無法避免的，利用現代化手段來提高檔案管理質量和效率是大勢所趨。因此，我們必須盡快適應現代化的工作環境，從現在開始，加強對電子文件管理，并盡快掌握現代化管理的有關知識和技術，充分開發各種檔案信息資源為高校服務，為社會服務，使高校檔案事業在電子時代得到更加快速的發展。