新形勢下高校檔案工作服務方式的創新

【摘要】本文在分析高校檔案工作服務方式創新必要性的基礎上，探討了促進高校檔案工作服務方式創新的多種途徑，即實現高校檔案工作人員意識創新;不斷豐富館藏，為檔案工作服務方式的創新打下堅實的基礎;注重培養，不斷提高高校檔案工作人員的素質，等等。

【關鍵詞】高校檔案工作服務方式創新

【文獻編碼】doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C)2010.11.031

高校檔案工作服務方式的創新，就是要對傳統的服務機制進行改革，建立適應社會經濟發展及高校發展的檔案服務新機制。在當前各項技術飛速發展，檔案意識不斷增強的有利形勢下，檔案工作要滿足社會和高校改革發展的需要，必須從檔案服務方式創新人手，對那些與時代發展及高校改革不相適應的工作理念和工作方式進行突破，用新的思路、新的，途徑、新的方式來解決高校檔案工作中出現的各種問題，使高校檔案工作跟上高等教育事業改革與發展的步伐。

一、高校檔案工作服務方式創新的必要性

高校檔案工作的服務性。是高校檔案管理部門賴以生存和發展的基礎。高校檔案如果不能為學校各項工作提供服務，檔案工作就不會存在，也不可能得到發展，檔案管理也就無從談起。檔案工作作為高校管理工作的重要組成部分，其服務方式的轉變和創新，對于加快高校發展與建設，提高高校管理水平，提高高校檔案工作水平，都具有十分重要的意義。

(一)檔案工作服務方式的創新是高校改革發展的需要。一直以來，高校的檔案工作服務都局限于狹隘的范圍一檔案工作長期采用單調而枯燥的工作方式和傳統且落后的工作方法，檔案館(室)只是被動地等待查閱對象，檔案管理人員也缺乏創新意識和創新欲望。在科技日益發展的今天，傳統的服務方式已發生了很大轉變，檔案工作已從傳統的“以藏為主”轉向“藏用結合”。而傳統的高校檔案的工作服務機制已遠不能滿足高校改革發展的需要，對此。應改變過去簡單的借閱服務方式，開展檔案資料檢索服務及歷史資料編研服務。進一步做好高校檔案服務工作，使其更好地為學校各項工作提供有效的服務，已成為高校檔案工作的重中之重，因此，高校檔案工作服務方式的創新和改革已勢在必行。

(二)檔案工作服務方式的創新是高校檔案事業發展的需要。目前，盡管許多高校檔案管理部門隨著學校的發展，增加了不少現代化的設備，但檔案信息的利用方式還是以傳統的上門查找利用的方式為主，加上一些檔案工作者服務意識不強，缺乏服務的主動性，無法滿足利用者多方面的需求。此外，隨著網絡技術在校園內的普及、電子文件的產生，數字化檔案逐漸成為未來高校檔案利用的主體，通過網絡檢索自主查找利用的方式將成為檔案信息共享利用的主要趨勢。因此，高校檔案工作服務方式的變革，是不斷適應檔案信息技術的發展以及服務對象多元化的必然趨勢，同時也是促進高校檔案事業不斷發展的需要。

二、通過多種途徑，促進高校檔案工作服務方式創新

高校檔案工作服務方式的創新要求根據高校改革與發展的需要和學校師生的不同需要，形成具有超前意識的工作機制和工作方向;結合高校檔案工作的特點和服務對象，利用檔案資料為有需要的行政部門、教學部門提供多層次的服務;從檔案信息的查詢到案卷的調閱等環節都以最快的速度、最少的時間提供優質服務。要實現高校檔案工作服務方式的創新，應從以下幾方面進行轉變:

(一)實現高校檔案工作人員意識創新。觀念是行動的先導，只有樹立正確的觀念意識，才能正確地指導實踐活動。近年來，各個高校對信息化工作進行了大量的實踐與探索:數字化校園使得學校的教學手段、管理方式日趨現代化，辦公自動化、網絡化的程度已滲透到校園的每一個角落。在這種新形勢下，高校的檔案工作者必須充分地理解創新工作的重要性。在高校檔案工作信息化方面，應滲透創新思想，開展創新實踐;不斷培養自己具有高校檔案管理知識與技術的創造力;培養自己具有信息處理能力和信息技術開發應用的能力。只有這樣，高校檔案工作者才能充分發揮自己的潛力，才能把知識轉化為有效服務，才能促進高校檔案工作管理與目前的高校信息化管理同步發展。

(二)不斷豐富館藏。為檔案工作服務方式的創新打下堅實的基礎。要實現高校檔案工作服務方式的創新，其前提條件是必須具有豐富的館藏，以滿足利用者的多種需求。首先，檔案收集要齊全。齊全完整的檔案材料，是檔案信息開發利用的先決條件。檔案收集工作應該在兼顧現實需要和長遠需要的同時，嚴把質量關，既要確保檔案館(室)所收藏檔案理性增長，更要做到既不能有文必收，也不能丟三落四、掛一漏萬，真正把檔案館(室)建成一個全面、系統、能反映學校歷史真實記錄的信息庫。其次，擴大檔案收集范圍、對象，豐富館(室)藏結構。擴大檔案的收集范圍，不僅要收集公文文書，而且也要收集個人文書;不僅要收集以紙張和文字為載體的檔案，也要收集不同載體的檔案;既要收集文字檔案，也要收集實物檔案，如領導的重要題詞、名人書畫、獎旗獎杯等。除每年向學校各部門收集檔案外，還應注意收集有關的資料，尤其是同行業的資料，并采用多種形式和途徑，收集和征集個人的檔案。

(三)注重培養，不斷提高高校檔案工作人員的素質。在高校檔案事業不斷改革發展的同時，應樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員的工作特點，努力營造一種尊重個性、鼓勵創新和信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、作風正、紀律嚴的專業人員隊伍。完善干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實提高干部及工作人員運用專業理論解決實際問題的能力，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設。

(四)實現用戶服務方式的轉變。面對新變化，應實現用戶服務方式的轉變。檔案工作人員應不失時機地開拓檔案服務視野，緊跟時代發展步伐，增強服務創新的能力，真正實現從用戶走近檔案部門到檔案部門走近用戶的轉變。檔案部門和檔案工作者應開展主動性、公開性、超前性、直接性的服務工作，變等待用戶上門查詢為主動地貼近用戶;變為少數人提供服務為走近廣大用戶。同時，應努力創新機制，逐步完善設施，不斷更新方式，全面提高和發揮檔案在新形勢下的社會服務功能。

(五)高校檔案館(室)應以向社會提供服務為最終目標。依據《檔案法》“檔案館(室)收藏的檔案要逐步向社會開放”的規定，高校檔案館(室)應該轉變觀念，樹立公眾意識，打破只提供內需服務的做法，由封閉半封閉向開放型轉變。只有開放檔案，才能給高校檔案館(室)的工作帶來生機與活力，才能不斷擴大高校檔案館(室)工作的社會影響;同時也會給其帶來經濟和社會效益，最終達到檔案資源共享，為社會主義建設事業服務的目的。

創新是實現檔案事業發展的必然途徑，是檔案工作的永恒主題。高校檔案工作服務方式的創新，使檔案部門的工作水平和工作效益大大提高，為社會提供全方位、多樣化的服務;使檔案管理者從封閉、保守的禁錮中徹底解放出來，檔案工作將出現前所未有的新形勢。創新是檔案事業興旺發達的不竭動力，必將極大地推動高校檔案工作的開展。

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【作者簡介】郭林峰(1981～)，男，湖北武漢人，廣西交通職業技術學院檔案管理員，研究方向:高校檔案管理。