中職學校電子檔案管理策略

【摘要】網(wǎng)絡(luò)信息化時代的到采，對學校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文擬通過對中職學校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析，探尋適合中職學校檔案管理的有效策略。

【關(guān)鍵詞】中職電子檔案規(guī)范管理

【文獻編碼】doi:10.3969/j.issn.0450-9889(C).2010.11.034

隨著信息社會化的發(fā)展，電子文件以其傳輸快捷、可復制等優(yōu)點，正逐步代替紙質(zhì)文件，這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎(chǔ)工作之一，是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志，也是評估學校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學校檔案管理工作中，如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求，做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時代電子檔案管理的環(huán)境，已成為目前學校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。

一、中職學校電子檔案管理的現(xiàn)狀

(一)重視程度不夠，管理不規(guī)范

1 制度不完善，管理隨意性強。中職學校部門多，教育教學管理工作繁雜，如涉及到教務(wù)方面的工作有:教學計劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學生成績管理、學籍管理等等。由于工作繁雜，資料繁多，有些部門在計算機上起草制作的文件，經(jīng)常被忽視，沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同，從而失去了歸檔保存的意義。

2 歸檔程序不明確，存儲載體不安全。目前很多中職學校對電子文件的歸檔程序要求不夠明確，存儲過于分散，未實現(xiàn)集中脫機保管，計算機系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失;一些學校的電子文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，或以軟磁盤作為電子文件存儲的介質(zhì)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題。或軟磁盤遭到損壞，極有可能造成電子文件遭到破壞，甚至全部丟失的嚴重后果。

3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e。歸檔電子文件的真假與價值，需要做辨別及鑒定，如果電子存檔只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價值不大的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來諸多不便。

(二)專業(yè)人才缺乏。設(shè)備落后

中職學校電子文件的歸檔工作，不但必須具有一支具備一定的檔案專業(yè)知識、較好的計算機操作技能的人才隊伍，還要引進先進的計算機設(shè)備，及相應(yīng)的管理軟件，這樣才能充分發(fā)揮專業(yè)人才的作用。

二、中職學校電子檔案管理對策

(一)健全規(guī)章制度，完善管理體系

1 明確分工，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學校檔案要實事求是地記錄學校各項工作、活動，記錄教師工作業(yè)績、學生情況等等，這些是學校總結(jié)經(jīng)驗、制訂計劃、進行決策、處理各種問題最有價值的參考資料，是教師評先晉級的憑證，學生成長的記錄。因此中職學校要明確學校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工，形成科學的檔案管理體系，發(fā)揮檔案積極作用，促進學校健康發(fā)展。

2 規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因為文件的收集歸檔是否有序規(guī)范，不僅會影響檔案的完整性，而且影響今后的開發(fā)利用。對于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對正式的紙質(zhì)文件有進行全文信息自動檢索的要求時，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對其進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標識關(guān)系，尤其是對無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當有更嚴格的措施。并應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

3 嚴格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔，是將應(yīng)當歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從計算機的存儲器或其網(wǎng)絡(luò)存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，運用“雙套式”管理模式，將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份，并分別歸檔管理，形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。

目前在學校檔案管理中，為了便于保管和利用，兩套同版本的電子文件，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。為確保電子文件的真實性，歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標準，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對電子文件進行歸檔的同時，應(yīng)注意對電子文件的運行環(huán)境、使用的操作平臺、設(shè)備要求等進行說明，必要時運行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

4 健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布的要求等等。

5 規(guī)范公文制作和控制程序。對形成的新的公文檔案要指定一個終端(專人或部門)，各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進行刪除處理。

6 嚴格查閱制度。學校檔案保存要求完整、準確、系統(tǒng)、安全，便于開發(fā)利用，學校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學校相關(guān)負責人審批，嚴格履行登記手續(xù)，寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復制粘貼。

(二)加大投入力度，充實硬件設(shè)備

中職學校要積極開辟電子檔案存儲的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級。搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。

(三)加強隊伍建設(shè)，適應(yīng)技術(shù)發(fā)展

從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識和計算機信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。一要注意引進多方面的專業(yè)人才，充實檔案干部隊伍，建立復合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊伍。如電子’計算機軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才，接受過大學教育的檔案管理專業(yè)人才，對此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓就基本能夠達到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，對在職人員進行各種形式的再教育，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識技能，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。

【參考文獻】

[1]譚錚培，記電子文件鑒定的特殊性[J]，檔案與建設(shè)，2002(1)

[2]馬學華，高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討[J]，黃河水利職業(yè)技術(shù)學院學報，2008(1)

[3]倪曉敏，淺談電子文件與電子檔案管理[J]，機電兵船檔案，2006(5)

[4]韓杰，淺談電子文件和電子檔案管理的幾個問題[J]，安陽師范學院學報，2003(6)

【作者簡介】王立芳(1957～)，女合浦師范學校檔案管理員。