如何做好學校的檔案管理工作

摘 要: 學校的檔案管理工作是學校的重點工作之一，只有與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理不但可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開發和利用工作，而且可以實現檔案管理工作的自身價值，更可以為學校的進步作出應有的貢獻，推動檔案事業持續快速發展。

關鍵詞: 檔案管理工作 流程 綜合素質 基本功

學校的檔案管理工作是學校的一項重要任務，對現有學校的健康發展起著至關重要的作用。做好檔案管理工作要吸收和借鑒優秀的檔案管理工作經驗，不斷適應檔案管理工作的新形勢。如何科學利用好檔案資源，是檔案管理人員面對的新課題。根據近年來的工作實踐，我認為應該從以下幾個方面去努力。

一、健全流程體制實現管理科學化

學校檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必檔”的關系，明確文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。做好檔案管理工作是現在學校健康發展的需要，檔案管理工作是學校管理工作的一部分，也是提高學校工作質量和工作效率的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量學校業績與管理水平的重要尺度，是進行科學分析，揚長避短，定住學校發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面，為管理人員及時了解整體狀況，適時調整策略提供準確依據。另一方面，為管理決策提供支持性證據;在我校目前歷史背景條件下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映整體發展狀況。因此，做好檔案管理工作對于促進學校的全面發展具有重要意義。

1.健全管理體制，發揮網絡作用。要結合我校自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合、左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。專職檔案管理人員應與各部門信息員經常聯系，加強對平時收集工作的檢查和指導工作，做到隨時收集和定期收集相結合，盡可能防止和減少文件資料的流失。這樣做不僅能拓寬檔案的收集范圍，而且能豐富室藏，推動收集工作的開展。

2.文件材料的收集工作除了建立健全文件資料的收集歸檔制度、取得學校領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案管理人員應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。首先根據文件材料形成時間的規律主動收集，把握文件收集的主動權，把反映主要職能活動和歷史面貌的重要材料都收集起來，加強與學校各部門的溝通，避免歸檔時遺漏。在階段工作結束或年度工作完結后，專職檔案管理人員應主動上門將所形成的文件材料收集歸檔，把大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別、歸檔集中，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展各項管理工作服務，為各項管理工作提供齊全、完整、準確、可靠的檔案信息資源。同時檔案管理工作還應加強宣傳，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺配合好文件資料的收集和歸檔工作，以有利于檔案工作的順利開展。

二、提高綜合素質，實現管理現代化

學校的檔案數量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實現檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，只有檔案管理工作者涉獵廣博的專業知識，拓寬知識層面，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習和掌握，努力使自己成為具備信息技術和網絡技術的綜合型檔案管理人才。

3.利用現代化技術，整理檔案。利用計算機等現代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既可降低人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機的管理優勢，減少手工操作，提高工作效率，更好地服務于社會。

三、練好基本功，實現管理規范化

檔案保管的目的是利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關系的前提下，要不斷完善工作制度和查找工具。

1.加強編研工作。要搞好檔案編研就要主動了解社會需要及素材狀況，采取征編結合的方法，通過對檔案的分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準確、更系統、更精練。因此，要從實際出發，有針對性地編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。

2.積極主動提供服務，改變以往被動服務的局面。要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代信息化技術提供遠程服務，利用網上信息量大、傳遞速度快的優勢，實現檔案信息資源共享。

3.檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業務，當好活字典。檔案管理工作者要把熟悉“家底”當成自己的天職。要建立健全檔案管理制度，配置適宜檔案保存的設施，利用先進技術設備和現代化管理手段，按照國家的有關規定整理、保管檔案，防止檔案的破損、腿色、霉變和散失，確保檔案的完整和安全，并對重要的和珍貴的檔案采取特殊的保護措施。

檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，還應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用，加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應學校社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造學校社會效益的同時，促進檔案事業的發展。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為學校又好又快地發展提供優質的檔案服務。

只有科學規范的學校檔案管理堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理不但可以不斷地提升管理水平，做好檔案的開發和利用工作，而且可以實現檔案管理工作的自身價值，更可以為學校的發展作出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮學校特有的管理優勢，堅持走特色的檔案管理道路，就一定會實現我校檔案管理工作的規范化、科學化、法制化、現代化。