從認識現狀審視文件生命周期理論內涵結構

□鄒吉輝

文件生命周期理論傳入我國已20余年，雖在中國化過程中得到了極大的豐富和發展，顯示出一定的成熟性和系統性，但其理論內涵與要素仍需繼續深入發掘，方能使之不斷趨于完整與完善，以增強其對文檔工作實踐的指導力。筆者現以一得之愚，求教方家。

一、我國檔案學界對文件生命周期理論的認識

我國檔案學者對文件生命周期理論認識比較復雜，筆者從版本、理論層次、理論特點三方面作一淺析。

（一）關于版本的認識

我國檔案學界有西方版文件生命周期理論和中國版文件生命周期理論之說（以下簡稱“西方版”、“中國版”），其差異有三：

1、兩種版本來源不同

西方版直接來源于文件（檔案）管理實踐，既是對當時文件管理實踐新生事物——文件中心合理性的一種理論性解釋，也是對現行文件、半現行文件、非現行文件及其相對應的存放、管理方式呈階段性變化過程的一種理論性概括。中國版并非直接來源于我國文件與檔案管理實踐，它主要是在西方版基礎上，結合我國文件與檔案管理實踐的具體情況，經過充實與改進而形成的①。因此，西方版可稱為原創型版本（即原版），中國版可稱為擴充型版本或改進型版本（即改革版）。

2、兩種版本與文件（檔案）管理實踐的關系不同

西方版僅揭示了文件不同作用及其存放處所、管理方式差異的階段性變化過程，側重于文件管理規律，具有較濃郁的應用理論色彩。中國版不僅揭示了文件作用、存放和管理過程的階段性，而且揭示了該過程的整體性（完整性）與內在聯系性，側重于文件運動規律，具有很濃郁的基礎理論色彩。因此，從理論產生來看，西方版與文件（檔案）管理實踐之間的關系是直接的，中國版與文件（檔案）管理實踐之間的關系是間接的，從這個意義上來說，西方版可稱為應用型版本，中國版可稱為基礎型版本。

3、兩種版本內容豐約不同

西方版作為初始的理論化表述，由于受到主觀認識的局限和學科發展的制約，內容簡明單一，缺乏理論深度，抽象度不高。盡管如此，仍不失為杰出的理論創新，因為半個多世紀以來，它不僅指導了檔案管理實踐發展和理論建設，而且對檔案學基礎理論建設也產生了重要影響，被譽為二十世紀檔案學理論豐碑②。中國版較全面地概括了文件運動過程的整體性（完整性）、階段性、連續性和內在聯系性，賦予理論內涵以新的深度和廣度，多層面全方位地揭示了文件生命周期運動的基本規律與特點，將文件生命周期理論豐富發展為一個系統性理論。由此看來，西方版是初級版本，中國版則是升級版本。

（二）關于理論層次定位的認識

我國檔案學界不僅對西方版和中國版作了不同的理論定位，而且對中國版的理論定位也有不同的認識。

1、西方版和中國版的不同理論層次定位

我國檔案學者多將西方版視為應用理論，其依據主要是外國檔案學者的認識，如何嘉蓀、史習人說“目前大多數西方學者承認的主要是其方法論，也就是今日文件生命周期理論內應用理論部分的核心（即所謂的‘文件生命周期模式’）”③。另一方面，中國版的理論品格已經提升，已不完全承襲西方版應用理論的特性。靳穎在述評文件生命周期理論“中國化”問題時說：“從我國現有的研究成果來看，‘中國化’了的文件生命周期理論與西方的文件生命周期學說的最大差異就在于：西方學者只把文件生命周期的研究看作是文件管理的一種模式或學說，而我國卻通過進一步的充實與改進，已經把它上升為檔案學的重要理論之一。因此，西方的學說一般只對文件管理有意義，而‘中國化’了的理論則被用來指導文件、檔案管理的全過程。”④故有學者將西方版稱為“文件生命周期模式（或學說）”，把中國版稱為“文件生命周期理論”，主張西方版是文件管理模式，主要屬于檔案學應用理論范疇，中國版是文件運動規律概括，主要屬于檔案學基礎理論范疇⑤。

2、中國版的不同理論層次定位

目前我國檔案學界關于中國版理論定位的認識雖較復雜，但歸納起來，不外乎以下三種基本情況：

（1）“基礎理論”說

持此論者主張中國版屬于基礎理論范疇，如鄒吉輝、何永斌、楊杰在《文件生命周期理論與文件連續體理論研究現狀評析》、《文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究》、《文件生命周期理論與文件連續體理論關系再研究》、《科學認識文件生命周期理論與文件連續體理論》、《論文件生命周期理論與文件連續體理論的理論定位》等文中均反復申明了該觀點并作了論述⑥。

（2）“兼具兩種理論”說

持此論者認為中國版兼具基礎理論與應用理論，如何嘉蓀、史習人認為，檔案學科屬于管理科學，偏重于應用，某些專門描述文件檔案領域特定現象和規律的理論，往往既具有基礎理論部分，又具有應用理論部分，兩者之間往往很難切割清楚，相互之間存在著千絲萬縷的聯系，并明確指出“文件生命周期理論從總體而言也有基礎理論和應用理論之分”⑦。何達多在《新文件生命周期理論與文件連續體模式同一性探討》一文中也表達了相同的看法⑧。對此，有學者將其形象化為“一手牽著基礎理論，一手牽著應用理論”⑨。

（3）態度未明

持此態度者為數較多，無論其自覺或不自覺，都沒有給出一個明確的意見，具體情況有二：一種是態度不定，如章燕華在討論文件生命周期理論和文件連續體理論關系的文章中，先是認為文件生命周期理論屬于基礎理論，文件連續體理論屬于應用理論，但最后卻渴望找到第三條發展道路，又回到了兩種理論定位相同的認識上，至于定位何種理論則不明確，令人不解⑩；一種是態度不清，如安小米、黃霄羽、傅榮校等在論述文件生命周期理論和文件連續體理論的關系時，都將它們視為同一層次理論，并且都沒有明確其理論定位，故筆者姑以態度不清論?。

筆者以為，這些認識差異反映了學者觀點的多元性和學界思想的開放性，有利于促進學術研究的發展和進步。

（三）關于理論特點定位的認識

隨著我國檔案學界對文件生命周期理論研究的深入，在其理論特點定位上也有了新的不同認識，集中反映在運動維向和反映對象上。

1、在運動維向上，認為西方版只是文件常規運動形式的思維抽象，不是所有文件運動形式的理論概括。具體來說，西方版文件生命周期理論只反映了文件一維運動——縱向運動的常規形式的規律與特點；沒有反映文件多維運動——非縱向運動的特殊形式的規律與特點，如“文件運動跳躍與回流”、“文件橫向運動”、“文件螺旋式運動”等，具有一定的理論缺陷?。而中國版正在彌補文件生命周期理論之不足，努力使之趨于完整化和完善化。

2、在反映對象上，無論認為西方版是“文件管理的一種模式或學說”，還是認為西方版“主要是對文件線性運動規律而不是管理模式的科學描述”?，都在不同程度上肯定了西方版是一種在于建立文件管理模式的創造性理論，突出的是實踐應用性。而中國版是一種在于揭示文件運動內在邏輯聯系和不同文件運動形式之間辯證關系的系統性理論，側重理論抽象性。

以上各方面的各種認識在客觀上為深化文件生命周期理論研究提供了不同的視角、維度和思路，是值得學界人士關注和重視的。

二、文件生命周期理論內涵及其結構再認識

通過總結文件生命周期理論中國化的理論研究和實踐運用的歷史過程，結合我國檔案學界關于文件生命周期理論的認識現狀，筆者認為，作為文件運動規律理論體系之一的文件生命周期理論，應多層面全方位地系統揭示文件運動的基本規律與特點，即其理論系統應包括文件運動形式（常規形式與特殊形式）、文件管理模式、文件管理者職能與角色定位、文件價值變化規律等理論要素。只有這樣，文件生命周期理論才能成為一個相對完整的科學體系。

文件生命周期理論的這些要素，根據物質運動的基本原理，可以分為表層與里層兩個方面，其中文件運動形式、文件管理模式當屬文件生命周期理論表層要素，文件管理者職能與角色定位、文件價值變化規律應為文件生命周期理論里層要素。

（一）文件生命周期理論表層要素

文件生命周期理論表層要素又可謂之外在要素，它們是文件生命周期理論初始研究的對象，即文件生命周期理論就是從研究文件運動形式和文件管理模式開始的。文件生命周期外在理論要素應該且必須反映文件運動外部形態發展變化的規律與特點，包括文件何時運動、如何運動、向何處運動等，換言之，就是要對文件位移的走向、形式及其相應的時間、空間、主體等變化的規律與特點作出合理的解釋、科學的回答和理性的概括，使之既能真實反映文件運動外部形態的實際情況，又能增強文件運動外部形態組織的合理性、科學性與主體的自覺性，有利于不斷提高和優化文件運動外部構件的質量。

1、文件運動形式

文件運動形式是文件生命周期理論體系的重要內容，也是西方版文件生命周期理論形成的肇端之一。從文件運動的外表形態和文檔管理過程來看，文件運動形式呈現出縱向式常規運動和多向式非常規運動兩種狀況，文件運動無論以哪一種形式表現出來，都具有一定的生命周期，因此，它們是文件生命周期理論必須完成的一項重要且主要的研究任務。其中，縱向式常規運動形式是文件運動主流形式，已為現有文件生命周期理論所概括，并成為現有文件生命周期理論的核心；多向式非常規運動形式目前尚在學者研討之中，已形成三種主要觀點，即以何嘉蓀為代表的“文件運動跳躍與回流”說，以吳品才為代表的“文件橫向運動”說，以鄒吉輝為代表的“文件螺旋式運動”說。文件縱向式常規運動和多向式非常規運動，既是物質運動普遍性與特殊性在文件運動中的具體反映，也是文件運動形式多樣性、豐富性的具體表現，兩者缺一不可，相輔相成，共同構成了完整的文件運動形式體系。

2、文件管理模式

文件管理模式作為文件生命周期理論體系的重要內容，是西方版文件生命周期理論形成的又一肇端。從文件管理實踐來看，一定的文件運動形態在一定的時間點和空間點上與一定的管理主體具有一定的對應關系（即文件運動階段性與管理變化階段性具有相對的統一性）。具體來說，第一階段——現行文件時，處于實施或辦理狀態的文件適宜由職能部門獨立存放和管理；第二階段——半現行文件時，處于備查狀態的文件適宜由檔案服務部門（機關檔案室、聯合檔案室或文件中心，下同）集中存放和管理；第三階段——非現行文件時，處于歷史狀態的文件適宜由社會專業機構（檔案館，下同）統一存放和管理。

這種文件管理模式具有如下兩個特點：一是反映了文件信息利用規律，即現行文件由作為信息一線部門的職能部門管理，既能夠最大限度地方便其履行職責，充分發揮現行文件的作用，又能夠省時省力，提高辦事效率；半現行文件由作為信息后勤部門的服務部門集中管理，既能夠有利于整合人、財、物資源，降低管理成本，又能夠對檔案所有者提供系統性、成套性的信息服務（無償或有償），提高檔案利用效能；非現行文件由作為信息職業部門的社會專業機構統一管理，既便于整合檔案資源，建設國家檔案體系，確保檔案安全，又便于面向全社會開放利用，最大限度地實現檔案歷史文化價值。二是反映了文件信息系統形成規律，文件運動從職能部門（形成者）開始，經過檔案服務部門（中轉站），最后到達社會專業機構（歸宿），在這一過程中，文件信息在實現由現實性向歷史性轉變的同時，也實現了點（單件）→線（類）→面（全宗）→體（全體）的集群化發展變化，最終形成了一定區域內完整的檔案信息資源體系。

（二）文件生命周期理論里層要素

文件生命周期理論里層要素亦稱內在要素，又可再分為淺、深兩個層次，淺層理論要素為文件管理者職能與角色定位（即不同機關應對不同價值階段的文件承擔相應職責的分工及其銜接），深層理論要素為文件價值理論（包括文件價值轉化過程及其內在邏輯聯系等）。其中淺層理論要素在西方版文件生命周期理論中有所顯示，但缺乏清晰度和完整性；深層理論要素在西方版文件生命周期理論中雖然沒有明確反映出來，但其蘊意幾乎昭然若揭，為后來學者發展、豐富和完善文件生命周期理論提供了必要的認識基礎。

筆者以為，從理論建設目的與理論應有功能來看，文件生命周期理論內在要素應該且必須反映文件運動發展變化的動力及其規律與特點，包括文件為什么會運動、通過什么運動、怎樣實現運動、能否及怎樣控制其運動等，換言之，就是要對文件位移的作用力、作用方向及其相應的主、客觀條件等規律與特點作出合理的解釋、科學的回答和理性的概括，使之既能真實反映文件運動內部規律和特點，又能增強文件運動內在動力配合的主動性、協調性與主體的能動性，不斷提高文件運動內部要素組合的質量。此前學者們雖然沒有做這樣多層面的系統研究與剖析，但給予了我們進行這種認識的目標指向，提供了許多可貴的教益和啟迪。筆者沿著這一路徑深入論析如下：

1、文件管理者職能與角色定位

文件運動的動力之一就是社會需要（即有一定的利用主體）變化，不同的社會需求為文件不同的社會功能（即利用價值）的形成、實現及其轉化提供了客觀上的可能性和可行性，換言之，沒有不同的社會需求，文件的不同社會功能要么不可能產生，要么不可能實現和轉化，可見社會需要及其變化是文件價值產生、發展不可或缺的決定性因素，因此，社會需要及其變化就是文件運動強大而不竭的客觀動力。在文件不同社會功能產生、發展、實現和轉化及其相應的時、空移動變換的全部過程中，不同社會需求是通過不同的文件管理者來實現的，因此，不同的文件管理者在文件不同社會功能實現和轉化及其相應時、空中負有特定的職能分工，承擔一定的角色責任，并且在其履行不同分工的職責，努力實現當期文件社會功能的同時，還須相互聯系、密切配合、緊密銜接，共同為文件社會功能的有序轉化和全面實現創造條件、提供服務。具體而言，文件處于現行作用階段時，文件執行或辦理的職能部門不僅要負責現行文件社會功能的實現，而且還要負責現行文件的收集、存放和管理，并在檔案服務部門指導下按照歸檔制度要求適時做好整理和歸檔工作，因此，現行文件管理應定位于形成者（包括文件制發者和執行者，下同）職能工作，即只能由文件形成者（職能部門）負責管理。文件處于備查作用階段時，檔案服務部門則在同級檔案行政管理部門監督、指導下按照國家檔案法規要求認真完成三大任務：一是歸檔驗收并集中存放、統一管理立檔單位全部歸檔文件；二是對歸檔文件實施安全保管、提供利用、統計上報等；三是向同級國家檔案館移交需長久保存的檔案。因此，半現行文件管理可定位于機關非職能工作，即可由文件形成者（本機關檔案室）負責管理，也可委托非形成者（聯合檔案室或文件中心）負責管理。文件處于歷史文化作用階段時，社會專業機構則在同級檔案行政管理部門監督、指導下按照國家檔案法規要求切實履行五個方面職責：一是負責接收、征集檔案，不斷豐富檔案信息資源，著力建設結構合理的檔案信息資源體系；二是科學管理館藏檔案，負責檔案的完整與安全；三是負責檔案信息資源的社會開發利用，不斷提高檔案對經濟社會建設的貢獻率；四是負責對保管期滿檔案的鑒定與銷毀，優化館藏檔案資源結構；五是開展檔案科學技術研究，不斷探索檔案工作規律與特點，促進檔案工作的科學發展。因此，非現行文件管理應定位于社會職能工作，即只能由社會專業機構或被授權機構負責管理。文件管理者職能與角色定位是促進文件作用朝外化（社會化）方向有序轉化、實現前后社會功能無縫鏈接的有效控制手段與保障。

2、文件價值運動規律

文件運動是由文件的管理主體、信息客體、利用受體在一定時、空有機結合并按照一定規律有序轉換的一個完整的變化過程（無論是有限或永恒），其內在動力就是文件固有價值轉化。不同的社會需求是文件不同社會功能形成、實現及其轉化必需的客觀條件（外因），而不同的文件固有價值是文件不同社會功能形成、實現及其轉化必然的主觀條件（內因），其關系正如毛澤東在《矛盾論》中所說：“外因是變化的條件，內因是變化的根據，外因通過內因而起作用。”文件固有價值是指文件與生俱來的價值，具體表現為三種價值形態，即現行文件價值、半現行文件價值和非現行文件價值。其中，現行文件價值是指文件所具有的現實活動（包括公私事務）的組織、指揮等導向作用，可稱之為工具性價值；半現行文件價值是指暫存期文件對形成者所具有的備查作用，通常稱之為憑證性價值；非現行文件價值是指永存期文件對非形成者（社會利用者）所具有的科學文化研究作用，通常稱之為情報性價值。在我國檔案學語境中，一般把文件的工具性價值直接叫作“文件價值”，把文件的憑證性價值和情報性價值直接統稱“檔案價值”。從文件生命周期實踐來看，文件的三種價值形態既具有一定（相對）的獨立性，又具有相互的聯系性和可轉化性，即這些價值既可以靜態形式獨立存在為價值單體，又能以動態形式構成具有內在聯系并可轉化（順向和多向）的價值體系。因此，有的文件在工具性價值實現后就失去了保存價值，即可銷毀，不再轉化為檔案；有的文件雖轉化為檔案，但只具有定期的憑證性價值，一定期滿后就失去了繼續保存價值，即可銷毀，不再轉化為永存檔案；只有極少數文件完全具有三種價值，得到永久保存。

上述事實和分析說明，沒有不同的文件固有價值及其可轉化運動，文件的不同社會功能要么無從產生，要么無從實現和轉化，可見文件固有價值及其變化是文件不同價值產生、發展的根本性因素，因此，文件固有價值及其變化就是文件運動本源的內在動力。這就是文件價值理論得以構建的認識基礎、所要揭示的運動規律和必須解答的實踐問題，也是文件功能能夠由內向外轉化、不斷擴展輻射時空范圍的內在依據，從而為文件功能的社會化（具體表現為信息管理主體與利用主體定位逐步外移）由可能性變為現實性提供了根本條件和原動力。

（三）文件生命周期理論表、里層要素的結構關系

就文件生命周期理論體系而言，上述文件運動形式、管理模式、管理者職能與角色定位、價值變化規律，僅為現已認識到的要素，并非全部要素。因此，現在分析該體系理論要素結構關系，雖有為時尚早之嫌，但作為學科理論基本建設的一種基礎性探索，又是完全必要的。故筆者不揣冒昧，試作淺陋分析，以便拋磚引玉。

文件生命周期理論內涵諸要素具有對立統一的辯證關系，里層要素作為根本性要素，既決定了表層要素的存在又受到表層要素的一定制約；表層要素作為不可或缺的重要成分，亦受制并反作用于一定里層要素；其中“價值變化規律”作為核心要素，又是其他所有要素得以存在的根本條件。在社會發展過程中，它們之間對立是絕對的，統一是相對的。君不見，自20世紀40年代初以來“，現行文件→半現行文件→非現行文件”的文件運動形式“、文件形成機關→檔案室（文件中心）→檔案館”的文件管理模式“、現行文件執行者→半現行文件內向型服務者→非現行文件外向型服務者”的管理者職能與角色定位，在手工運作條件下，無不沿著“工具價值→憑證價值→情報價值”的文件價值變化規律按階段逐步展開。當計算機和網絡改變了文件運動形式和文件管理模式的技術環境和運行機制以后，管理者職能與角色定位受到了沖擊，傳統理論的平衡性遭到了“顛覆”。為了應對新技術環境和適應新運行機制，檔案工作不得不對手工運作過程進行改造，打破時空限制，簡化流通環節，優化整體結構，實行一體化操控，調整管理者職能與角色定位，節省人、財、物力，提高工作效益，并由此開啟了檔案學理論的新思維。這些變化表面上似乎超越了文件價值變化規律，其實并沒有脫離文件價值變化規律的軌道，只不過是以一種新的形式反映文件價值變化規律罷了，換言之，這些變化已成為新形勢下文件生命周期理論內涵諸要素由對立到統一轉化的助推器，在促進理論與實踐協調發展的過程中幫助文件生命周期理論要素實現新的平衡。文件生命周期理論內涵要素就是在“破”和“立”交替的歷史過程中不斷豐富發展，逐步形成科學化完整性體系的。現將其結構關系圖解如圖。

當然，以上論析主要是就理論層面和范圍而言的，是否科學合理還須接受文檔工作實踐的檢驗。

注釋：

①④?靳穎：《文件生命周期理論“中國化”問題述評》，《浙江檔案》2005年第2期：12～14頁。

②?鄒吉輝、何永斌：《科學認識文件生命周期理論和文件連續體理論》，《浙江檔案》2009年第 3期：26～28頁。

③⑦何嘉蓀、史習人：《“指導與被指導關系”——關于文件連續體理論和生命周期理論屬性之思辨》，《浙江檔案》2006年第9期：6～9頁。

⑤鄒吉輝、何永斌：《論文件生命周期理論與文件連續體理論的理論定位》，《檔案與建設》2009年第7期：5～7頁。

⑥鄒吉輝、楊杰：《文件生命周期理論與文件連續體理論研究現狀評析》，《檔案與建設》2004年第8期：8～9、23頁；《文件生命周期理論與文件連續體理論關系研究》，《檔案學研究》2006年第1期：6～9頁；《文件生命周期理論與文件連續體理論關系再研究》，《浙江檔案》2007年第5期：18～21頁；其他見②⑤。

⑧何達多：《新文件生命周期理論與文件連續體模式同一性探討》，《檔案學研究》2005年第3期：11～15,32頁。

⑨⑩章燕華：《“水火不容”還是“和平共處”——再論文件生命周期理論和文件連續體理論的優劣之爭》，《檔案學通訊》2006年第2期。

?安小米：《文件連續體模式對電子文件最優化管理的啟示》，《檔案學通訊》2002年第3期；黃霄羽：《文件生命周期理論在電子文件時代的修正與發展》，《檔案學研究》2003年第1期：6～9頁；傅榮校：《理論核心問題:原則與內容——文件生命周期理論與文件連續體理論比較研究之二》，《檔案學通訊》2004年第4期。