赴澳大利亞新西蘭考察檔案工作

□江蘇省檔案代表團

2009年11月28日至12月5日，應澳大利亞新南威爾士州政府及新西蘭政府的邀請，江蘇省檔案代表團一行5人訪問了新南威爾士州立檔案館和新西蘭國家檔案館。通過座談、參觀等形式，代表團較全面地了解了兩國檔案工作情況、經驗和做法。新南威爾士州檔案館的阿曼達女士、拜比恩先生，新西蘭國家檔案館的唐納·瑞索先生給予代表團熱情友好的接待。雙方就共同關心的問題交換了意見，對檔案業務進行了廣泛交流與探討，學習考察達到預期效果。澳大利亞和新西蘭兩國在檔案館建筑、檔案工作體制和檔案管理各方面富有特色，為國內檔案工作創新思路，加強檔案工作信息化建設提供了啟迪和幫助。

一、檔案管理體制

澳大利亞政府分三級管理，聯邦政府、州立政府和當地政府，相應也設立了三級檔案館。澳大利亞國家檔案館成立于1961年，主要收集和保存聯邦政府各部、皇家委員會，司法、軍事、安全、情報、外交等部門檔案，負責保管并提供利用聯邦政府在全國所設各機構的檔案，并負責文件管理標準及有關檔案工作政策的制定。各州政府設立州檔案館，保管本州政府具有長久保存價值的檔案。國家檔案館與各個州檔案館之間不相隸屬，只有合作關系。各州有自己的檔案法，不受聯邦檔案法管轄。從檔案機構設置看，澳大利亞尚未建立全國統一的、縱向的、具有指導協調關系的檔案行政機構，而是以檔案館為主體。檔案的實體管理高度集中，聯邦及各州政府保管檔案的機構只有檔案館，不設各部門的專業專門檔案館。代表團首站訪問的新南威爾士檔案館是州立檔案館，也是新南威爾士州檔案界的權威，共有檔案工作人員130人。新南威爾士檔案館遵循州檔案法規系統，并依法管理整個州的檔案工作，履行檔案管理、保存、利用職能。館內所保存的早期檔案是1788年的罪犯檔案，已被聯合國列為世界文化遺產受到保護。檔案事業發展所需經費一方面來于政府撥款，另一方面來于商業化運作的部分收入，即為政府機構提前將文件交檔案館保管支付的保管和利用費用。

第二站訪問新西蘭國家檔案館，據新西蘭國家檔案館的接待人員介紹，1952年的大火燒毀了許多資料，新西蘭政府于是開始創立國家檔案館，作為專職保管檔案的館庫。這次參觀的是總局，館內工作人員有60多人，保存的是國家和惠靈頓市的檔案。另有分局設有檔案儲存庫，保存當地的檔案資料。

二、檔案館建設

澳大利亞新南威爾士州立檔案館于1960年成立，分為兩個部分。主館坐落在距悉尼100多公里的藍山地區，規模不斷擴大，至今已占地六個足球場大。聯為一體的六幢檔案館建筑，保管著新南威爾士州政府一百多年來的各類檔案，檔案排架長度達60公里。為方便公眾利用，新南威爾士州政府在市中心設立了檔案查閱利用服務中心，并負責新南州檔案法規和檔案工作標準規范的起草修訂工作。查閱中心蘊含著濃郁的歷史文化氛圍。閱覽大廳陳列著歷史老照片，玻璃門印制著歷史地圖，展覽室的歷史資料排放有序，檔案展版生動展現著不同的歷史專題。查閱大廳明亮溫馨，淺咖啡的地毯、鵝黃色的桌面、橘黃色的椅子和同樣是橘黃色的墻面上隨意地點綴著乳白色的圓型圖案，營造出了歷史文化與現代文明氣息交融的優美閱讀環境。

新西蘭國家檔案館于1952年創立，檔案館建筑是舊大樓，作為檔案館后進行了防震加固改造，集中保管新西蘭政府的各種檔案資料，檔案排架長度達82公里之多。檔案館設有嚴密的安保系統，若非跟隨陪同人員進入庫區，則無法單獨出入庫區。館內設有溫濕度控制系統，整個檔案庫的最低層在海平面以下三層，進入庫區后感覺溫濕度宜人，沒有霉味和潮濕。高大優質的手動密集架交由知名機械公司制造，載重可達4噸/架，已使用10年以上，仍手搖輕盈。陪同的瑞索先生介紹自己曾在某部門工作，該部門使用電動密集架進行檔案存放，常出故障，而館內現用的手動密集架承重量大且靈活耐用，他幽默地調侃說可以永遠使用下去。唯有美中不足的是建筑本身不是專門為檔案館設計建造的，還存在一些安全隱患。如原有的消防水管系統若出現問題，對紙質檔案會造成損害。新西蘭國家檔案館也是集人文、歷史、休閑為一體，檔案館入口處的咖啡吧為查閱檔案活動增添了幾分輕松悠閑的色彩。目前，檔案館公眾利用大廳正在擴建裝修，將為公眾提供更加寬敞、舒適、便捷的服務。

三、檔案業務工作

1、館藏檔案。根據澳大利亞新南威爾士州檔案法規定，檔案館負責管理歷史檔案和政府部門現行文件。新南威爾士州館館藏檔案來自政府文件中心，凡涉及重要政策、決議、人權、出生證等方面的材料移交檔案館永久保管。有別于澳大利亞國家檔案館館藏多關于國家安全、防御、軍事、戰爭、外交等敏感內容，新南威爾士州檔案館館藏主要包括交通、警察、環境、公共設施及公民身份狀況等檔案。

新西蘭國家檔案館管理的是古老的歷史資料和現行的政府資料，主要是紙質的，另有圖冊、照片、音像資料。在新西蘭國家檔案館的珍貴館藏中，既有十九世紀的地籍資料，也有第一次世界大戰參戰士兵的家族檔案、反映戰爭場景的書畫檔案等。一幅古老火車站的原始設計圖紙檔案，呈現出160年前南島淘金時代的繁華。由于開發金礦積累了巨額的財富，人們在當地建造了當時堪稱世界一流的豪華火車站，至今仍躋身世界百座名建筑行列。時過境遷，金礦淘空，因氣候寒冷，人們大多北遷了，火車站仍矗立其中。它的設計圖紙仍在檔案館中見證著昔日的輝煌歷史。一張1864年的老地圖見證了當時政府與毛利人交戰后奪取的400萬公頃肥沃土地的版圖。多年來經過毛利人的不懈抗爭，新西蘭政府與毛利人簽訂了協議，償付給毛利人土地補償金，這就是著名的《懷他明協定》。協定的原件也保存在新西蘭國家檔案館。瑞索先生介紹在新西蘭國家檔案館網站上刊載了數字化的《懷他明協定》。

2、檔案數字化。對于檔案的保護和復制，澳大利亞新南威爾士州館采用了兩種方式。一是縮微。經過多年不懈的努力，至1990年，轉為縮微膠片的檔案長度達7公里之多。查閱利用頻繁的放在市中心的檔案查閱利用服務中心，供社會大眾使用。二是數字化。將利用率高的檔案以掃描方式轉為數字檔案。澳大利亞和新西蘭的檔案數字化工作均以公眾需求為原則，向公眾開放、需求量大的檔案類型，數字化程度比例較高。因耗資量比較大，澳大利亞新南威爾士州檔案館已數字化的檔案比例在10%左右。新西蘭國家檔案館的數字化程度不高，目前是致力于把已數字化的檔案上載到網上，讓社會公眾更為便捷地獲取檔案信息。

3、檔案利用。澳大利亞新南威爾士州檔案館、新西蘭國家檔案館建立了電子查檔系統，提取檔案的信息要素存入系統，不僅為檔案館工作人員所檢索，公眾也可在網上從該系統中檢索開放檔案信息，乃至數字化的全文檔案，不需要付費。如果網上查不到，利用者可到檔案館查閱中心現場查閱開放檔案，還可到位于藍山的主館去查檔。除了需要收取復印成本費外，其他服務全部免費。新南威爾士州檔案館建立了嚴格而易行的查檔制度。公眾來館查閱檔案，須提供兩種身份證明，即護照和銀行帳號，或社會保險號。同時簽署一個讀者聲明文件，保證查檔用途是個人事務，不可使用檔案進行人身攻擊。檔案利用人群有兩種:一種是普通大眾。在澳大利亞和新西蘭，社會大眾尋根問祖較為普遍，很多對家族歷史有興趣的公民來館查找與公民個人有關的檔案，年輕人特別是學生對老影片很感興趣，前往觀看者眾多。另一種是學者或歷史學家進行專題研究而利用檔案。新南威爾士州立檔案館每年接到2萬多人的查檔申請，網站點擊率更高達150萬人次/年。新西蘭國家檔案館每年接到來自海內外的查檔申請達4萬多人次。

在澳新檔案工作考察訪問中，國際檔案界同行們給代表團提供了有創意的、建設性的、可操作的經驗做法，我們深感此次檔案工作考察開闊了眼界、拓寬了思路、受到了啟迪。我們看到了兩國國家及地方政府對檔案工作的重視務實的態度，國際檔案界同行們的敬業服務精神，澳大利亞和新西蘭民眾的較強的檔案參與意識，以及開放檔案受到全社會關注的廣泛性。具有特色的中國檔案事業已取得了很大成就，形成了自身的體系和優勢，我們同時要學習借鑒國際檔案界同行的先進管理經驗和好的做法，取長補短，不斷完善，使江蘇省檔案事業又好又快地發展。