依托資源優(yōu)勢(shì)做好民生大文章——常熟市檔案館2009年民生檔案利用分析

□錢棣華 沈榮

近年來(lái)，常熟市檔案館在貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的過(guò)程中，緊緊圍繞構(gòu)建和諧社會(huì)這一主題，以開展民生檔案的建設(shè)和開發(fā)利用為主線，不斷建立、健全、優(yōu)化服務(wù)人民群眾的檔案利用體系，整合民生檔案資源，拓展服務(wù)渠道，使檔案工作在維護(hù)民權(quán)、服務(wù)民生、改善民計(jì)中發(fā)揮了應(yīng)有的作用。

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及人民群眾法制觀念的逐漸增強(qiáng)，民生檔案的利用已呈快速上升趨勢(shì)，發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。近幾年，常熟市檔案館在民生檔案的收集和保管利用上下功夫，不僅豐富了館藏，也使檔案服務(wù)民生更加深入。

一、建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，民生檔案整體利用人數(shù)不斷攀升

近幾年，檔案利用人數(shù)逐年上升，老百姓成為檔案利用的主力軍。2007年常熟市檔案館接待檔案利用人數(shù)為5288人次，2008年接待7811人次，2009年接待8198人次。

如圖所示，檔案利用人數(shù)逐年攀升。這說(shuō)明隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)越來(lái)越深，對(duì)檔案的需求越來(lái)越強(qiáng)，檔案利用對(duì)象不僅有為“公事”而來(lái)的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體的工作人員，更多的則是來(lái)自于社會(huì)各階層的普通市民、職工、農(nóng)民。社會(huì)公眾查檔的比例越來(lái)越高，群眾在工作、生活中遇到難事，解決切身利益，往往想到的是去檔案館尋找憑證。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2009年普通百姓占年度利用總?cè)舜蔚?4.8%。

針對(duì)檔案利用數(shù)量連年攀升的趨勢(shì)，常熟市檔案館一方面加大了對(duì)民生檔案的接收力度，將各鎮(zhèn)保管的婚姻檔案、農(nóng)民建房、土地承包等檔案提前接收進(jìn)館；另一方面，對(duì)符合開放要求的檔案加大開放力度，將之整合為查閱方便、快速，民生優(yōu)先的新格局；三是做好政府信息公開查閱服務(wù)工作，借助網(wǎng)絡(luò)媒體公布服務(wù)指南和開放檔案目錄，方便群眾查閱。

二、建立方便人民群眾的檔案利用體系，民生檔案利用效率不斷提升

當(dāng)前利用目的呈現(xiàn)多樣性，反映人權(quán)、物權(quán)方面的檔案成為新的利用重點(diǎn)。檔案利用不再局限于工作查考、領(lǐng)導(dǎo)決策以及學(xué)術(shù)研究等方面，利用目的有了新的變化，檔案資料利用與經(jīng)濟(jì)社會(huì)活動(dòng)的結(jié)合越來(lái)越密切，反映人權(quán)、物權(quán)方面的婚姻檔案、建房檔案等成為新的利用重點(diǎn)。

在2009年的民生檔案利用中，婚姻檔案利用仍占較大比重，利用人次仍在增加。2008年因補(bǔ)辦結(jié)婚證、戶口遷移、銀行按揭、房產(chǎn)買賣、離婚、生育二胎以及民事訴訟等原因，共接待利用婚姻檔案4239人次，調(diào)閱婚姻檔案2245卷次。此外，利用工齡證明1331卷，農(nóng)民建房檔案1071卷，退伍軍人檔案924卷，獨(dú)生子女檔案651卷，其他檔案(包含用于工作參考、編史修志、學(xué)術(shù)研究等方面的檔案)4004卷。

從圖表中可以看出，婚姻、退休工齡、農(nóng)民建房三項(xiàng)已經(jīng)成為利用的重點(diǎn)，這些檔案均涉及利用者的人權(quán)與物權(quán)，通過(guò)查取憑證，較好地解決了諸如戶口遷移、銀行按揭、婚約解除、房產(chǎn)確權(quán)、產(chǎn)權(quán)公證、確定工齡、辦理退休等切身利益問(wèn)題。

隨著公民個(gè)人通過(guò)查閱檔案解決個(gè)人利益問(wèn)題的需求和意識(shí)的不斷提高，常熟市檔案館進(jìn)一步推進(jìn)檔案全文數(shù)字化建設(shè)，優(yōu)先對(duì)民生檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描。在建立原有的婚姻、建房、獨(dú)生子女檔案數(shù)據(jù)庫(kù)后，又新增了知青、退伍軍人等專門檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，使以前的手工查閱改變?yōu)殡娔X查閱，不僅避免了對(duì)這類檔案原件的重復(fù)使用造成的磨損，而且充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，加快調(diào)檔速度。現(xiàn)在調(diào)閱一份婚姻檔案，從開始登記到最后交到利用者手中只需要幾分鐘的時(shí)間，大大提高了檔案利用效率，在保護(hù)公民個(gè)人隱私的前提下，為公民獲取民生檔案信息提供了便利，也有效地保護(hù)了檔案原件。

三、繼續(xù)優(yōu)化檔案服務(wù)體系，民生檔案更好促進(jìn)社會(huì)和諧

檔案資料的利用正越來(lái)越得到社會(huì)的重視，多樣化、個(gè)性化的利用需求呈明顯趨勢(shì)，這對(duì)檔案館的開發(fā)利用工作提出了新的要求。常熟市檔案館文檔服務(wù)窗口2009著重打造三個(gè)窗口。一是“規(guī)范型”窗口。加強(qiáng)接待窗口的建設(shè)，不斷完善首問(wèn)負(fù)責(zé)制，在窗口放置相關(guān)的服務(wù)指南，新安裝了身份證識(shí)別系統(tǒng)進(jìn)行查閱登記，工作人員亮牌上崗，建立和健全了責(zé)任明確、流程清晰的查檔接待和受理服務(wù)規(guī)范。二是“服務(wù)型”窗口。窗口人員在查檔過(guò)程中耐心做好有關(guān)政策法規(guī)的解釋工作,把文明、高效的服務(wù)貫穿工作的全過(guò)程，使查檔者進(jìn)門有親切感、咨詢有信任感、出門有滿意感，架起了政府與百姓之間溝通的橋梁。工作人員平時(shí)更加注重細(xì)節(jié)，強(qiáng)化微笑服務(wù)。開展函電代查、網(wǎng)上查詢、熱線服務(wù)等人性化服務(wù)。三是“滿意型”窗口。密切關(guān)注民生檔案的需求，定期進(jìn)行檔案利用情況的分析和研究，平時(shí)加強(qiáng)對(duì)政策法規(guī)的關(guān)注，為應(yīng)對(duì)查檔高峰做好準(zhǔn)備。重服務(wù)，輕收費(fèi)，對(duì)失業(yè)、低保、殘疾人等弱勢(shì)群體，實(shí)行免費(fèi)查閱利用檔案資料。

民生檔案是與民眾關(guān)系最直接，也是最受關(guān)注的檔案信息，因此，關(guān)注民生，做好民生檔案的利用工作，促進(jìn)社會(huì)和諧，是檔案部門的重要使命。常熟市檔案館將會(huì)圍繞服務(wù)民生這一工作重點(diǎn)，繼續(xù)加強(qiáng)民生檔案的收集、整理、利用服務(wù)工作，為和諧常熟做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。