基于ASP的吉林省中小物流企業信息化管理研究

蘇立清李 丹

(1.長春市市直機關事物管理局,吉林長春 130022;2.長春工業大學工商管理學院,吉林長春130012)

基于ASP的吉林省中小物流企業信息化管理研究

蘇立清1李 丹2

(1.長春市市直機關事物管理局,吉林長春 130022;2.長春工業大學工商管理學院,吉林長春130012)

物流信息化是作為物流合理化的一個重要途徑,信息化管理對吉林省中小物流企業具有重要意義。本文對ASP及吉林省中小物流企業加以界定,并分析目前吉林省中小物流企業信息化管理中存在的主要問題,闡述在ASP的基礎上如何實現吉林省中小物流企業信息化建設。

吉林省;中小物流企業;應用服務器提供商(ASP)

吉林省的物流行業于20世紀90年代開始發展,各中小物流企業蓬勃發展,但是吉林省中小物流企業不僅要面對國內同行小、亂、雜的競爭環境,同時又要面對國外巨頭大、精、專的競爭。此時,利用信息化實現差異化的服務競爭已經成為面對挑戰、提升實力的最有效的手段。先進水平相比,吉林省信息化整體水平尚處于較低層次,特別是中小物流企業的信息化水平很低。

一、ASP及吉林省中小物流企業概述

(一)ASP的概念

ASP(Application Service Provider)是指以網絡為傳輸工具,以一對多、多對多租賃的形式向用戶提供各種應用與服務的服務提供商,ASP將各類用戶經營、運行、管理各環節所需的各種應用程序放在 IDC(International Data Company國際數據公司)數據中心的服務器,由用戶在遠程終端通過 Internet調用,ASP根據用戶的要求提供幫助、咨詢、資源利用和共享,為用戶解決企業運營、管理中所遇到的各種問題。

(二)ASP的應用服務的主要內容及其服務過程

圖1 ASP應用服務過程簡圖

ASP所提供的服務內容包括:

第一,基礎性服務ASP為用戶管理應用軟件的使用環境,對軟件進行更新升級與維護,全天候監控網絡,保證用戶的基本需求。

第二,高級服務在基礎性服務的基礎上,提供專業技術支持,保證應用軟件的安全和性能,每日數據備份及數據恢復。

第三,外延性服務在高級服務的基礎上更為專業的服務,如配置和擴展應用軟件、為用戶定制專用軟件、提供解決方案和代為培訓等。

(三)中小物流企業的定義

2005年5月1日,國家質量監督檢驗檢疫總局和國家標準化管理委員會聯合發布的《物流企業分類與評估指標》國家標準正式實施。指出了相應的信息系統是物流企業的必要條件。其中,以物流企業中的交通運輸業和郵政業為例,說明中小物流企業的范圍,中小企業和中型企業的分類如表2所示。

表1 運輸業中小企業和中型企業的分類

表2 郵政業中小企業和中型企業的分類

(四)吉林省中小物流企業概況

吉林省中小物流企業大約有500家,包括吉林市華騰物流有限公司、長春安華物流有限公司、榆樹市物流有限公司、長春天予物流有限公司、吉林白城市仁和物流有限公司、吉林省飛鴻配送服務有限公司、吉林省松原物流、吉林省金櫥餐具配送有限公司、四平空運物流、農安泰瑞運輸有限責任公司等。

二、吉林省中小物流企業應用ASP的必要性

對于吉林省的中小物流企業的競爭優勢,在于加強分工合作,利用自身的專業優勢和精力于自身的物流業務;對于信息系統和對于IT技術,中小物流企業沒有充足的資金和技術投資于這方面的建設,而良好的信息系統對中小物流企業卻是生存競爭的關鍵,而ASP可以有效地替代公司IT部門部分或全部功能。通過應用全部或部分系統對構成整個公司IT業務的程序和步驟、角色和關系產生替代效果。ASP就像公司的一個IT部門規劃公司的環境、系統、應用和服務。ASP設計系統和流程,運行軟件,以及負責安裝、開發、操作和管理。ASP要與設備供應商、帶寬提供商、軟件發布商、系統集成商和咨詢公司聯系,特別是與客戶內部用戶進行交流。所有這些原本是由企業自己做的工作現在成了ASP的責任。

同時,與傳統的物流軟件外包模式相比,ASP也擁有著相對的優勢,如表3所示:

表3 傳統軟件模式與ASP模式的比較

三、吉林省中小物流企業信息化進程中存在的主要問題

吉林省許多中小物流企業由傳統運輸倉儲企業發展而來,由于人員素質及資源有限,習慣于用傳統的思想解決問題,使信息化在實施過程中遇到了極大的阻力,信息不能實現共享。另外,吉林省中小物流企業的企業資金、規模和經營能力有限,適合中小物流企業的物流軟件有限,提供基礎信息和公共服務的物流平臺發展緩慢,自己開發或購買物流信息系統軟件的可能性不大,故迫切需要物流公共信息平臺。

(一)信息“孤島”現象嚴重

吉林省中小物流企業的企業資金、規模和經營能力有限,自身發展不健全,不能與其他物流企業實現信息共享。很多用戶對自己的信息化需求并不了解,往往是想到什么就做什么,結果導致“信息孤島”現象非常嚴重。與其他中小物流企業的信息系統缺乏聯系與溝通,不能實現數據和信息的共享,導致許多發貨錯誤,降低了客戶的滿意度,影響企業的聲譽。這一現象如圖2所示。

圖2 信息孤島現象

(二)缺乏員工的信息技能培訓

吉林省許多中小物流企業由傳統運輸倉儲企業發展而來,由于人員素質及資源有限,導致物流發展過程中出現許多問題。中小物流的員工卻普遍缺乏對系統的了解,也缺少相應的信息技能,許多物流應用軟件的功能得不到有效利用,致使客戶的貨物發錯了接貨站,影響客戶的接貨時間,喪失客戶的忠誠度。

(三)信息系統缺乏變更管理和維護

吉林省許多中小物流企業的綜合管理系統在剛剛引入的時候給企業帶來了前所未有的效益,可是隨著時間的推移,企業規模的擴大,原本先進的系統似乎有點“力不從心”了。其實這就是考慮到系統的更新問題了,倘若中小型物流企業堅持地認可原來的系統,遲遲不肯更新的話,將會阻礙其正常發展。

(四)信息技術落后

目前,信息技術在吉林省中小物流企業方面的應用不僅比較少,而且應用層次較低,計算機應用多局限在大型物流企業。調查顯示,在國外物流企業得到普遍采用的條碼技術、RFID、GPS/GIS和 EDI技術在吉林省物流企業的應用不夠理想。同時,在國外得到廣泛應用的倉庫管理系統、運輸管理系統、自動導向車系統、貨物自動跟蹤系統、訂單管理系統在吉林省的眾多中小物流企業中卻應用不多。缺少信息技術的支持將會影響企業應用ASP運作的效率。

四、吉林省中小物流企業推進ASP信息化進程的措施

統計數據表明,目前吉林省中小物流企業中,實施信息化的比例還不到10%,甚至有些企業仍然采用純手工操作。面對吉林省中小物流企業的信息化困境,ASP可以提供一個相對可行的解決方案,然而,不僅是一個簡單的ASP的引入便可以使中小物流的企業的信息化困境變得明朗,這需要中小物流企業本身的信息化重要的意識,政府部門的正確引導,積極建造一個適合中小物流企業發展的環境,以及ASP服務提供商的專業性和可靠性支持。

(一)應用新技術

鼓勵中小物流企業普遍采用條形碼技術(Bar-Coding)和射頻識別技術(RFID),提高信息采集效率和準確性。采用基于互聯網的電子數據交換技術(Web EDI)進行企業內外的信息的傳輸,實現訂單錄入、處理、跟蹤、結算等業務處理的無紙化;廣泛應用的倉庫管理系統、運輸管理系統、自動導向車系統、貨物自動跟蹤系統、訂單管理系統;加強對物流信息的服務,包括:預先發貨通知、送達簽收反饋、訂單跟蹤查詢,庫存狀態查詢、貨物在途跟蹤、運行績效(KPI)監測、管理報告等。有了完善的信息技術作為強勁的后盾,在使用ASP進行業務作業時會大幅度提高企業的運作效率。效率越高勞動時間越少,則完成任務時間快,客戶滿意度也會提高,企業的經濟效益也會隨之提高。

(二)明確合同條款

第一,在硬件方面,ASP應擁有自己的數據處理中心,不能將數據中心外包給另外的外包服務商。前者比后者具有更高的安全性。

第二,在對數據的存放方面,ASP必須提供必要的數據冗余和災難保護措施,經常備份數據等,ASP應有能力應付突發的事件以保證數據不被丟失和破壞。

第三,在保證數據的安全方面,ASP應具有完善的安全保護措施,諸如安裝先進的防火墻軟件、對數據進行加密、對用戶進行嚴格的授權管理、對員工規定嚴格的工作制度等,以保證客戶企業數據不被竊取和泄露。

第四,雙方應簽訂符合法律規定的合同。其內容包括:

首先,指明在不同的時間段,ASP應提供的服務級別是什么;ASP應提供怎樣的用戶支持;何種系統故障是可以接受的,何種故障造成的損失應當由ASP承擔責任;當雙方出現糾紛時誰是最終的裁定者等內容。

其次,確定ASP服務的收費方法及收費標準。這方面的內容主要包括:系統是否要收取初裝費,如果收取,費用是多少;每月的月租費是否包含以后的維護、升級、支持等費用,如果沒有包括,就應詳細寫明ASP在以后的系統維護、系統升級、用戶支持時的收費標準;當雙方終止合同關系時,用戶是否可以擁有應用系統,如果需要購買,購買費用是多少等內容。

最后,明確ASP的違約責任及賠償。這方面的內容應詳細注明系統故障的認定及其責任的承擔情況,具體包括:哪些故障是屬于ASP的違約責任,是否應付違約金或予以賠償,以及賠償金的數額等;對于由于系統故障而使用戶遭受的其他商業損失,ASP是否負有責任,如何賠償等細節。

(三)實現ASP集成應用

中小物流企業舊軟件的“退出成本”,對物流企業來說是一次大手筆的項目運作,需要格外慎重。

首先,企業要按照ASP運作的要求,成立項目運作小組,對自有軟件資源進行分析;對ASP進行全面評價,包括合作的前景和風險分析;對退出資源的優劣、多少和轉化的難易程度進行調查、分析和評估。

其次,企業應預測潛在風險因素,提出相應的解決對策,并評估;成本和收益的平衡分析;對預測收益進行評價和分析。

最后,決定是否原有軟件的退出或延用和重新引進ASP的應用。此外也可以根據企業狀況繼續延用原有軟件與購置的ASP共同應用。

(四)建立完善的網絡設施

在吉林省,由于網絡基礎設施相對落后,開展ASP服務存在著先天不足。近年來,中國電信等帶寬提供商逐漸加大了主干網擴容的力度,進一步降低費率,提高網絡穩定性,近幾年來,基礎網絡狀況已大大緩解。局域網的使用可以免去或最大程度地減少網絡布線的工作量,一般只要安裝一個或多個接入點設備,就可建立覆蓋整個區域的局域網絡。

07年以來,電信企業和ISP掀起了數據中心建設熱潮,在很大程度上,數據中心是因應ASP的迫切需要而發展起來的。它為ASP提供帶寬,可以說,數據中心是ASP的ASP。對于ASP來說,把自己的網站委托給數據中心托管,可以在減少設備投入的同時獲得專業級服務,這與ASP提供應用租賃服務沒什么不同。數據中心提供商是ASP合作伙伴中至關重要的一環。

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蘇立清(1957-),女,長春市市直機關事物管理局高級會計師,主要從事財務管理研究。