煤礦企業(yè)物資采購中存在的問題及管理措施

齊保安

隨著市場競爭的日益激烈,越來越多的煤礦企業(yè)已認識到物資采購管理的重要性。為了提高企業(yè)的采購水平和采購效益,許多煤礦企業(yè)正在關(guān)注和完善采購管理體制,提高管理水平,以期在新的市場形勢下挖掘新的效益增長點。但是,當今不少煤礦企業(yè)采購管理不盡規(guī)范、合理,必須盡快加以解決。

一、當前煤礦企業(yè)物資采購管理存在的主要問題

1.物資采購管理體制還不夠完善。目前,還有許多煤礦企業(yè)物資供應(yīng)仍實行“多頭領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”體制,各煤礦企業(yè)各自為政、管理粗放,采購過程的隨意性大。越權(quán)采購,為庫存而采購,重復(fù)采購等現(xiàn)象十分嚴重,嚴重影響了采購的效率和有效性。

2.物資采購工作的地位和作用還沒有被準確地認識、沒有得到足夠的重視。煤礦企業(yè)要想提高經(jīng)濟效益很重要的一點就是降低物資采購成本。采購物資質(zhì)量的好壞、價格的高低、服務(wù)的優(yōu)劣,直接影響到企業(yè)采購成本的高低、經(jīng)濟效益的好壞、生產(chǎn)建設(shè)的順利進行以及安全生產(chǎn)。但在煤礦企業(yè)中還程度不等地存在著一些理念上的偏差和認識上的模糊,已經(jīng)和正在影響著煤礦企業(yè)物資采購工作的健康開展。

3.部分采購人員的綜合素質(zhì)偏低。如業(yè)務(wù)能力、工作能力不強,沒有一定的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗。

4.物資計劃管理不到位,計劃提報的嚴肅性、準確性差,臨時性和應(yīng)急性采購多。結(jié)果往往是在實際采購中,采購與物資需求計劃結(jié)合不緊,超計劃采購、無計劃采購現(xiàn)象普遍存在,有的煤礦企業(yè)還存在個別行政領(lǐng)導(dǎo)確定采購的情況。

5.缺乏對供應(yīng)商的評價和管理。在市場經(jīng)濟條件下,很多無實力、不具備資質(zhì)的供應(yīng)商以臨時的或短期的合作機制為主,與采購人員打交道時心懷不軌,往往通過“短斤少兩”和“質(zhì)次價高”等不正當競爭手段破壞供應(yīng)秩序,“蒙騙”采購人員,拉攏腐蝕采購人員,擾亂采購行為。如果采購人員未能把握市場脈搏,缺乏對供應(yīng)商的評價和管理,就會使企業(yè)蒙受巨大的損失。

6.物資采購價格存在虛高的現(xiàn)象很突出。盡管物資采購價格是一項綜合性的經(jīng)濟指標,受多種因素的作用和影響。但有些煤礦企業(yè)的物資采購方式,采購價格不透明,采購人員不本著為企業(yè)采購質(zhì)優(yōu)價廉的物資,購“關(guān)系貨”、“人情貨”,不從為企業(yè)節(jié)約采購資金的角度出發(fā),使物資采購價格虛高,給企業(yè)帶來了嚴重的經(jīng)濟損失。更有甚者,少數(shù)道德低下的采購人員與不良供應(yīng)商沆瀣一氣,利用職務(wù)之便“暗箱操作”和做“小動作”,索賄、受賄,從中漁利。

7.采購管理制度不完善,缺乏監(jiān)督制約機制。許多煤礦企業(yè)采購管理制度不完善,采購決策、采購過程公開不夠,缺乏監(jiān)督制約機制或監(jiān)督制約機制不全,越權(quán)、侵權(quán)、濫用權(quán)力等違法違紀行為時有發(fā)生,而且內(nèi)部的制約有誰實行、怎樣執(zhí)行,還存在不少問題,還有許多不到位的地方,企業(yè)外部的監(jiān)督制約缺乏深度或難以到位。尤其是價格方面的監(jiān)控力度不夠,結(jié)果導(dǎo)致?lián)p公肥私,給企業(yè)造成了很大的經(jīng)濟損失。

二、加強物資采購管理的對策和措施

1.完善物資采購管理體制。分散采購是大量滋生問題的十分重要的體制性原因。集中管理是由企業(yè)物資供應(yīng)部門實行業(yè)務(wù)歸口,集中人權(quán)、物權(quán),實行送料到現(xiàn)場,管理到現(xiàn)場。煤礦企業(yè)采購管理實踐證明,煤礦企業(yè)物資采購體制的實施是實行集中采購,集中采購可以有效發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢,不僅可以形成采購批量、增強議價能力、獲得可觀的價格折扣、降低采購成本,減少儲備資金占用。而且可以實施專業(yè)化采購、規(guī)范化管理,還可以通過實行集中監(jiān)控、重點監(jiān)督等措施來減少效益流失和發(fā)生問題的機會,是堵塞采購過程中各種漏洞的非常重要的體制保證。

2.充分認識采購管理在煤礦企業(yè)管理中的戰(zhàn)略性地位。在社會主義市場經(jīng)濟體制下,隨著物資市場的迅速發(fā)展,一方面,物資資源日益豐富,市場中充滿了品種、規(guī)格紛繁的各種物資,物資采購部門的可選余地很大;另一方面,各種物資的價格變動頻繁,供應(yīng)商的資信優(yōu)劣懸殊,產(chǎn)品質(zhì)量參差不齊、魚龍混雜,物資采購部門選擇的難度加大,非專業(yè)采購帶來的風險很大。物資采購部門不僅要千方百計保證生產(chǎn)建設(shè)物資供應(yīng),更要在保證供應(yīng)的同時,千方百計減少儲備資金占用,降低物資采購成本。這就要求物資采購要適時、適地、適價、適量地購回可用、好用、耐用、經(jīng)濟、維護成本低的物資的同時,參與企業(yè)物資需求的優(yōu)化,及時提供市場與新產(chǎn)品動態(tài)報告,為企業(yè)降低成本營造空間。因此,物資采購工作只有得到各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)注才能為物資采購工作提高效率、降低成本和規(guī)范管理創(chuàng)造條件。

3.如今,越來越多的人們認同只有專業(yè)人員才能以專業(yè)水準和方式來完成一項工作。采購雖然不是一種非常專業(yè)化的職業(yè),但由于采購具有舉足輕重的作用,這就要求采購從業(yè)人員要政治覺悟高,接受過專門的培訓(xùn),擁有較高的綜合素質(zhì),并具備要求的業(yè)務(wù)知識和工作技能。

4.加強物資計劃管理,使計劃管理具有前瞻性、準確性、先進性和科學性。為了強化物資需用計劃管理,提高計劃提報的及時率、準確率,杜絕因無計劃或超計劃及臨時計劃采購而造成的資金積壓。煤礦企業(yè)從主管領(lǐng)導(dǎo)到有關(guān)人員,都要提高對物資計劃管理重要性的認識,嚴把計劃審批關(guān)口,建立完善物資計劃管理辦法,使物資采購活動始終在科學規(guī)范的制度作用下進行。

5.加強供應(yīng)商管理是搞好采購管理的首要前提,是采購管理的重要環(huán)節(jié),對整個采購過程影響重大。①為保證供貨及時,質(zhì)量合格,價格合理,減少流通環(huán)節(jié),降低采購成本,就必須選好供貨商。供貨商的選擇一定要科學、合理,要通過對供應(yīng)商進行資信調(diào)查,全面、具體了解和掌握其社會環(huán)境、信譽、企業(yè)性質(zhì)、注冊資金、供應(yīng)能力、供貨質(zhì)量、價格狀況、售后服務(wù)等。要按照“公平、公正、公開、有序競爭、總量控制,優(yōu)勝劣汰”的原則,嚴格進行篩選,宜精不宜粗,宜少不宜多,建立考核評價體系,完善考核辦法。要對供應(yīng)商實行動態(tài)管理。②加強供應(yīng)商管理是節(jié)約成本的有效手段。加強對供應(yīng)商的管理,與主要供應(yīng)商建立一種長期的相對穩(wěn)定的合作關(guān)系,從而穩(wěn)定物資采購資源市場,穩(wěn)定供應(yīng)渠道,是煤礦企業(yè)適應(yīng)市場經(jīng)濟不可缺少的重要內(nèi)容,是物資采購部門的職能之一。這種長期的相對穩(wěn)定關(guān)系的建立必須以互相信任為基礎(chǔ),而信任又必須以為煤礦企業(yè)提供高質(zhì)量的產(chǎn)品,合理的價格,供應(yīng)的及時性,完善的售后服務(wù)為條件。只有建立了這種動態(tài)的長期的穩(wěn)定關(guān)系,才能保證企業(yè)所采購物資的質(zhì)量、價格、服務(wù)及供需關(guān)系的穩(wěn)定,才能使供方有薄利多銷的策略產(chǎn)生,從而使需方達到降低采購成本的效果。③加強供應(yīng)商管理有利于規(guī)范采購行為。由于愈來愈多的供應(yīng)商想占領(lǐng)煤礦企業(yè)這個大市場,因此,供應(yīng)商管理部門要把好供應(yīng)商調(diào)查關(guān),通過科學的評價方法,對供應(yīng)商的表現(xiàn)從品質(zhì)、價格、交貨期、服務(wù)等進行動態(tài)評定,擇優(yōu)選擇供應(yīng)商,對表現(xiàn)差的、槽糕的供應(yīng)商,責其離開煤礦企業(yè),對好的供應(yīng)商采取持續(xù)發(fā)展的合作策略,從而形成規(guī)范的資源市場,有效地規(guī)范采購行為。

6.物資采購價格是降低物資采購成本的關(guān)鍵。選擇了供應(yīng)商,交易雙方需要針對采購價格進行談判。目前,物資采購價格已經(jīng)成為企業(yè)各級經(jīng)營管理者關(guān)注的焦點。由于同樣一種物資的采購價格存在一個可高可低的空間幅度,回旋余地比較大。所以采購人員在采購物資前就要用科學的態(tài)度對待物資采購價格問題,對同一種物資的采購要比質(zhì)比價、科學壓價、擇優(yōu)采購,確保滿足物資功能與質(zhì)量需求的前提下,千方百計降低物資采購價格,節(jié)省采購資金。追求最佳的價格功能比,不能以縮短材料設(shè)備使用壽命、刪減使用功能、降低質(zhì)量等級、危及安全生產(chǎn)為代價,追求價格的降低和最低。

一個合適的價格往往要經(jīng)過多渠道才能獲得,這不僅要求現(xiàn)有渠道供應(yīng)商報價,還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報價。獲得多渠道的報價后,企業(yè)就會對該物品的市場價有一個大體的了解,并進行比較。在比較過程中,對物資采購的價格水平,不能忽略各種特定的條件而簡單的以高低來評價,因為影響物資采購價格的因素很多,如物資的種類、功能、品牌、質(zhì)量等級、使用壽命、是否為長期購買、是否為大量購買、物資的可替代性、采購方式、采購渠道、采購周期、采購付款條件、采購者對需求的了解程度和市場變化的把握程度、供應(yīng)商的銷售策略與售后維護服務(wù)內(nèi)容及市場供求關(guān)系等。因此,必須具體分析影響物資采購價格的各種因素,作出科學客觀的判斷。

7.煤礦企業(yè)要建立和完善物資采購管理監(jiān)督機制,對物資采購管理進行監(jiān)督。①建立健全采購管理各項規(guī)章制度。以制度管人,從制度上堵塞漏洞,著力強化制度約束,重點利用計算機網(wǎng)絡(luò)、價格信息類報刊等手段,廣泛收集市場價格信息,建立煤礦企業(yè)價格信息庫和價格監(jiān)督網(wǎng)絡(luò),以便對物資價格有針對性地進行防范和監(jiān)督。②引入煤礦企業(yè)內(nèi)部審計監(jiān)督和外部審計監(jiān)督,將物資采購重點部位的權(quán)利監(jiān)督民主化,隱蔽的權(quán)利公開化,改變某一個業(yè)務(wù)人員或一個領(lǐng)導(dǎo)決定采購的行為,要重點加強物資采購事前審計,從問題的源頭堵住管理漏洞,并要建立定期審計制度,同時,還要對重大物資采購活動實行專項審計和效能監(jiān)察。③推行礦務(wù)公開,以加大物資采購的透明度,提高采購業(yè)務(wù)管理過程的公開性、合法合規(guī)性,使物資采購公開化、制度化、流程化。

總之,采購管理是物資管理的重要一環(huán),對提高煤礦企業(yè)的效益意義非常重大,煤礦企業(yè)應(yīng)從戰(zhàn)略的角度高度重視采購管理,只有這樣才能為煤礦企業(yè)帶來大幅度降低采購成本的效益,從而實現(xiàn)煤礦企業(yè)的快速穩(wěn)步發(fā)展。

(作者單位:陜煤銅川礦業(yè)有限公司下石節(jié)礦)