企業檔案管理人才隊伍建設

許 虹

我國正處于計劃經濟向市場經濟轉型的特殊時期,企業管理制度和模式正發生根本性的變革,尤其在第三次科技革命的沖擊下,網絡信息化、數字化更加速了社會的變革,作為企業經營發展基礎和信息核心地位的檔案管理工作也必然發生改革,從被動的、封閉的紙質記載逐漸演變為主動的、開放的數字化開發與利用,對此迫切需要一支綜合型、全面型的檔案管理人才隊伍來適應新時期的檔案工作,幫助企業充分開發和發揮檔案的潛在價值,協助企業決策。

一、企業檔案管理人才現狀

1.檔案人才隊伍思想認識陳舊。目前,人們對檔案工作的認識頗為老舊,企業檔案的管理工作跟不上企業發展的更新速度。首先,部分檔案人員對自身從事的檔案工作認識不足,沒有正確的企業角色定位,對檔案工作缺乏熱情和積極性,更不愿意對檔案知識和工作方式進行再學習和深入思考,只愿安于現狀的狀態造成檔案部門人才隊伍整體思想認識的落后。其次,企業多數只看到眼前的生產利益和短期效益,對檔案工作的重視程度不足,由此導致企業對檔案人才隊伍建設的認識存在偏見,檔案管理人員因此也輕視檔案工作,因循守舊的思想阻礙了檔案人才對工作的創新精神,對檔案知識、企業知識乃至新技術的更新知識都采取消極甚至是抵觸的態度。

2.檔案人才隊伍素質偏低。企業檔案信息化的深入發展,使得現有檔案人才的知識結構和綜合素質已經不能滿足不斷前進的檔案工作,檔案人才的素質總體偏低的弱點日益顯現。首先,企業檔案人員仍沿襲傳統的檔案管理方式,檔案工作僅停留在簡單的整理和歸類,忽視對檔案知識以外的學習,對企業的發展歷程、企業發展的客觀規律以及生產經營等知識學習不足,缺乏對檔案深層開發和利用的能力。其次,現在不少企業檔案人員屬于兼職的居多,對檔案知識的了解只停留在淺層次上,也沒有把檔案工作放在主體位置,對檔案工作的重視程度不足,導致檔案人才檔案知識的匱乏。再次,現存的大部分檔案人員缺乏再學習的精神,在操作上甚至出現不會上網、不會打字的電腦盲,由此造成不少企業的檔案部門整體素質偏低,科技水平偏弱。

3.檔案人才隊伍年齡結構不合理。由于歷史的原因,人們對檔案工作和檔案人員的理解過于狹隘,對檔案工作人員并沒有過多的要求,因此導致的檔案人員年齡結構問題嚴重。首先,企業為了追求利潤最大化,開始裁剪部門及成員,一部分具有豐富檔案管理經驗的老年人離開了檔案人才隊伍,與此同時也流失了老年檔案工作者擁有的寶貴經驗。其次,企業檔案人員中中年人的比例稍重,他們的知識結構已經模式化,吸收新知識和新技術的效率偏低,無法較快刷新最新的檔案知識和操作技能,這樣直接導致檔案工作跟不上時代發展的步伐。再次,企業檔案管理人才隊伍中青年人比重不強,由于對檔案工作的一貫誤解和低視,一些知識全面、技術先進、學習能力強的年輕人不愿意到檔案部門施展才華。因此,檔案部門的年齡結構不合理,檔案人才斷層,檔案部門沒有及時更新知識和科技的能力,檔案工作缺乏生機和活力。

4.檔案人才隊伍流動性大。與企業其他部門相比,檔案部門的工作條件、獎金待遇、領導重視程度等還存在很大的差距,導致檔案隊伍無法穩定和吸引人才,人員流動頻繁。第一,由于市場經濟浪潮的沖擊和經濟人的定位對人們價值觀影響較大,同時在社會多元利益的誘導下,人們想方設法的跳槽或者以檔案部門作為跳板向其他部門發展,對檔案管理工作的影響相當大。第二,企業對檔案部門的錯誤認識,常常會使企業領導將考核或評估不合格的企業人員“下放”到檔案部門,工作若干年之后再調回其他部門。這樣企業檔案部門頻繁的人才流動性導致人心散漫,人員不能穩定的為檔案工作服務,檔案人員對檔案知識的掌握始終停留在淺層次上,無法積累檔案工作經驗,從而影響檔案人才隊伍的整體工作水平。

二、企業檔案人才隊伍建設問題的成因分析

1.企業檔案體制不健全。企業檔案人才隊伍的建設是依托在企業檔案工作的基礎上的,企業檔案管理體制的健全與否是檔案人才隊伍建設的前提,故目前檔案人員的現狀成因之一在于體制的不完善。第一,不少企業對檔案工作的主體認識存在偏差,忽視了檔案工作真正的主體內容即企業發展、生產、技術、科研和經營、銷售等活動的真實記載,導致企業對檔案管理人才的忽視。第二,由于企業不同于政府部門,在管理上的自主性較大,這對檔案工作是個嚴峻的考驗,因為快速自主的決策容易造成文件混亂和丟失,檔案人員無法及時獲取檔案資源,長此以往使檔案人員失去了投身檔案工作的熱情,檔案人才隊伍無法建立。第三,正是因為企業檔案體制的缺失,甚至一些企業根本不設立檔案部門,由各個部門各自管理檔案,檔案人員分散在各個部門,多數是由其他職員兼職完成檔案工作,這樣檔案人才隊伍的建設就無從談起。

2.人才培訓機制不完善。目前企業對檔案人才培訓的機制還不完善,導致檔案人員的整體素質無法提高。對新上任的檔案人員沒有一整套的教育計劃,對已工作多年的檔案人員沒有常規的再培訓安排,使得檔案人員文化水平停滯不前。有的企業雖然規劃了檔案人員參與人才培訓活動,但是沒有科學、合理、可行的培訓機制和監督機制,形式大于實質,并沒有實際調查研究當前檔案工作中存在的問題,檔案人員缺乏何種必要的素質,盲目進行這些培訓,使預期的意義蕩然無存。更有一些人才培訓機構為了吸引報名數量,打著培訓檔案人才的幌子,行與培訓無關的事,使新上崗的工作人員難以掌握實際知識,中老年的檔案工作人員難逃時代淘汰的現實,不僅浪費企業物力財力資源,更浪費大量檔案人才資源。

3.企業對檔案人力資源開發不足。企業檔案管理工作是一項在短期內難以呈現經濟效益的工作,企業對檔案工作的輕視和誤解導致了其對檔案的人力資源開發滯后于其他部門,從而引起以上一系列檔案人才問題,造成檔案人才隊伍建設的惡性循環。首先,企業對檔案管理人員缺乏應有的激勵機制,企業一般把檔案部門定位為后勤部門,不參與企業的績效評估乃至激勵獎勵,扼殺了檔案人員的工作成就感,挫傷了他們對檔案工作的主動性和積極性。其次,企業一般誤認為檔案管理工作的重點在于引進先進的管理設備和軟件開發工具,以及專業的信息技術人員,但忽略了對檔案信息的收集、分析、規劃和利用都離不開的專業檔案人才,弱化了對檔案人員的投入和開發。因此,很少企業愿意把資源投向收效緩慢的檔案人力上。

三、解決人才隊伍建設問題的對策

1.深化對檔案人才的認識。思想指導行動,只有對企業檔案工作和檔案管理人員有正確的認知,才能為檔案人才隊伍建設打下堅實的基礎。第一,務必充分認識檔案工作的重要性。首先,企業應該加強對檔案工作的認識,轉變固有觀念,從企業長遠的發展考慮,把檔案部門放在事關企業全局性和基礎性的位置,并意識到在社會發展的新形勢下檔案工作對企業發展的關鍵作用,為企業的檔案工作提供優質的服務;其次,企業檔案管理人員應該轉變對檔案工作的認識,加大對檔案工作的宣傳力度,在思想上讓檔案人員了解檔案工作是一個需要不斷更新知識、轉變工作方式的工作,而不是一勞永逸。

第二,務必糾正對檔案管理人員的認識。企業領導和各級各類部門應該重視檔案管理人力資源的開發和利用,堅持以人為本,透過對企業檔案工作的分析,發現檔案人才隊伍中存在的問題和缺陷,努力彌補檔案人才隊伍中的漏洞。

2.強化人才隊伍的教育與培訓。隨著市場經濟的深入發展和信息時代的到來,企業檔案工作服務的領域拓寬了,檔案工作手段科技化了,這就對企業檔案管理人才提出更高的要求,需要企業建立一個規范化、制度化及周期性的檔案人才教育和培訓,提高檔案人才的素質。

第一,加強對新上崗人員的教育。對于檔案部門加入的新成員,應該進行諸如檔案基礎管理知識、工作方式、先進技術以及檔案工作需要涉及的知識進行系統的教育,不僅能夠掌握檔案的收集、整理和歸類技能,還需要能夠利用企業管理、法律、生產經營等知識統計和分析檔案信息的復合型人才,特別是在信息社會還必須掌握計算機等技術手段,協助企業決策,使崗位教育成為培養檔案人才的助推器。

第二,強化對原有人才的再培訓。專題講座、短期培訓、實習調研等活動,對檔案人才進行高強度、高效率的培訓,更新他們的知識結構,改進他們的操作技能,提高檔案人才隊伍的整體素質,并根據不同企業檔案部門存在的人才問題,因材施教,使企業檔案管理人才隊伍的建設能夠與時俱進,推進企業檔案事業的穩步發展。

3.穩定和吸引檔案人才。針對企業檔案人才隊伍年齡結構失調和人才流動頻繁的問題,企業應該想盡辦法千方百計的挽留和穩定人才,并通過優惠的政策和待遇吸引新的檔案人才加入檔案管理工作的隊伍,可以采取以下相應的措施。

第一,健全企業對檔案人才的獎懲機制。企業應該通過加強對檔案人才的激勵措施,縮小檔案部門和其他部門之間的收入差距,并對評估優秀的人才給予晉升、金錢、表彰等物質和精神上的獎勵,實現員工的自我價值并擁有自我成就感,激發他們對檔案管理工作的積極性和主動性。除此之外,還可以在感情上讓檔案人才找到企業的歸屬感,增強檔案工作的凝聚力,穩定住人才的同時還能夠吸引人才。

第二,彌補年齡缺陷。檔案工作中老同志的寶貴經驗彌足珍貴,應該提供優越的退休政策和舒適的工作環境,把經驗傳授給一代代的檔案管理人員,與此同時通過培訓提高中年人才的素質,并努力培養青年人才,形成一支老中青比例適中的可持續發展的檔案管理人才隊伍。

4.完善企業檔案管理制度及加強企業檔案人才監督。建立和完善企業檔案管理制度是建設企業檔案管理人才隊伍的充分條件,企業應該根據《檔案法》及相關法律法規的規定,制定出一套符合企業需求的檔案管理制度。并且根據市場的客觀規律以及企業的發展,探索企業檔案工作的新形式,相對應的培養檔案人才的創新意識,變通按部就班的工作模式,引進諸如數據庫管理、網絡檢索等先進的技術設備,在實踐中發現問題并解決,以滿足新時期的企業檔案管理制度的高要求。

(作者單位:福建省輪船總公司)